Instantâneos mensais e análise de ocupação

Um instantâneo de reconciliação responde a duas perguntas sobre uma unidade em um único mês: ela faturou o que deveria? e quão ocupada esteve, e a que valor? Ele captura as duas coisas como um registro permanente cuja evolução você pode acompanhar ao longo do tempo — uma auditoria de faturamento somada a uma análise de ocupação, uma por propriedade e por mês. Este artigo mostra como ler um instantâneo (a auditoria de Scheduled versus Invoiced e as métricas de ocupação, com cada fórmula explicada em palavras simples), como escolher entre o modo padrão e o avançado, como gerar um instantâneo sob demanda e — o que mais surpreende a maioria das equipes — que o trabalho mensal não é executado logo de cara e precisa antes ser agendado por um administrador.

O que é um instantâneo

Um instantâneo é um único registro para uma propriedade e um mês. Seu nome é o período, escrito no formato YYYY-MM — assim, 2026-01 é janeiro de 2026 para aquela propriedade. Nele, a REDA registra o que deveria ter sido faturado, o que de fato foi, a diferença e um conjunto de números de ocupação e de perda do mês. Os instantâneos são reconstruídos sob demanda: gerar um para um mês que você já tem o substitui, de modo que os números sempre refletem o faturamento mais recente.

Como o instantâneo é um registro mensal, uma propriedade vai acumulando uma linha por mês — uma sequência que você pode percorrer de cima para baixo para identificar o mês em que o faturamento escapou, ou o mês em que a ocupação caiu.

A auditoria de faturamento: Scheduled versus Invoiced

O coração da auditoria é a comparação de dois números:

A REDA transforma essa diferença em um veredito direto. O Audit Status mostra Matched quando a variação é inferior a um centavo (|variação| < 0,01), e Action Required caso contrário. Ou seja, "Matched" significa que a unidade faturou exatamente o que deveria, até o centavo; "Action Required" significa que não faturou, e o mês merece uma conferida — uma fatura esquecida, uma alteração no meio do mês ou um crédito manual. Há ainda uma caixa de seleção Is Reconciled ? separada, para que uma pessoa a marque depois de ter revisado a linha.

A análise de ocupação

Além da auditoria, cada instantâneo captura quão ocupada e quão valiosa a unidade esteve naquele mês. Cada número é uma razão simples de dias ou de valores — veja cada um deles em palavras, com um cálculo prático para um janeiro de 31 dias em uma unidade cujo aluguel de mercado é 1.550,00 e cujo aluguel contratado é 1.500,00:

O Loss to Lease é a diferença entre o que a unidade poderia render a valor de mercado e o valor pelo qual ela está de fato contratada, considerando os dias em que esteve locada — aqui, 50,00 deixados na mesa por alugá-la a 1.500 contra um mercado de 1.550. Ele pode ficar negativo: um Loss to Lease negativo simplesmente significa que você está faturando acima do mercado para aquela unidade. O Vacancy Loss é o valor de mercado dos dias vazios — zero aqui, porque a unidade esteve ocupada o mês inteiro. O instantâneo também armazena o Leasing Status e o Market Rent da propriedade, para que você possa acompanhar a evolução deles.

Modo padrão versus avançado

Por padrão, uma propriedade produz uma linha de instantâneo por mês — a unidade inteira em um único registro. Ative a configuração Advanced Reconciliation Snapshot da propriedade e a REDA passa a produzir uma linha por código de cobrança (aluguel, comodidade, taxa administrativa, promoção — resolvidos a partir da configuração da propriedade). A linha do encargo de aluguel fica marcada (Is Rent Snapshot) e é a única linha que carrega as métricas de ocupação e de perda; nas demais linhas de código de cobrança, Physical e Economic Occupancy, Loss to Lease e Vacant Days ficam em branco por definição.

Quais propriedades recebem instantâneos

Uma propriedade só é incluída se atender a dois pré-requisitos — verifique-os quando uma unidade não aparecer na execução:

Gerando instantâneos

Há duas formas de produzir instantâneos, e ambas reconstroem em vez de duplicar:

A ação Create Reconciliation Snapshot gera um instantâneo para uma propriedade e um mês; o valor informado precisa ser um mês no formato YYYY-MM. Se você informar outra coisa, a REDA rejeita:

Os instantâneos seguem as mesmas regras de data em que a auditoria se apoia, e a REDA as aplica literalmente caso você algum dia crie um deles à mão:

Agendando o trabalho mensal (configuração obrigatória)

Um administrador o agenda a partir do REDA Admin Console → Trabalhos Agendados. O horário padrão do catálogo é o dia 1º do mês às 6:00 (no fuso horário do agendador). Quando é executado, ele processa o mês anterior para cada propriedade marcada, em lotes, e registra as falhas em log sem interromper as linhas corretas. O catálogo completo de trabalhos e uma lista de verificação de entrada em produção estão em Agendamento de Trabalhos em Segundo Plano — configure isso como parte da entrada em produção, para que seu histórico de ocupação comece a se acumular desde o primeiro dia.

Exemplo prático: Meridian Court, janeiro de 2026

A Meridian Properties revisa os instantâneos de janeiro do Meridian Court (31 dias). O aluguel de mercado de cada unidade é 1.550,00 e o aluguel contratado, 1.500,00:

Percorrendo a sequência, o Action Required da unidade #102 sinaliza a fatura de janeiro que foi esquecida. Depois de corrigir o faturamento, a Meridian regera o instantâneo 2026-01 de #102 — a linha antiga é substituída e, com a fatura agora presente, ele passa a indicar Matched. No modo avançado, a #101, com um encargo de aluguel e um encargo de comodidade, produziria duas linhas: a linha de aluguel carregando todas as métricas de ocupação acima, e a linha de comodidade auditando apenas os próprios números de scheduled versus invoiced.

Um único instantâneo da unidade #101, período 2026-06: o cabeçalho traz o status da auditoria (Matched), enquanto a seção de Ocupação registra 30 dias locados, zero dias vagos e 100% de ocupação física e econômica.

Referência: os campos do instantâneo

O que vem a seguir

1. Agendamento de Trabalhos em Segundo Plano — configuração obrigatória: agende o trabalho mensal de instantâneos.
2. Reconciliação de despesas: conceitos — o outro motor, que recupera custos em vez de auditá-los.
3. Como Funciona o Faturamento Recorrente — por que Scheduled e Invoiced podem se distanciar.
4. Prorrateio — a chave de mês de 30 dias que molda os Scheduled Charges.
5. Repasses e extratos de proprietários — o lado voltado ao proprietário, onde a ocupação e o faturamento alimentam o que o proprietário vê a cada período.
6. Gestão de propriedades por terceiros na REDA — onde os relatórios ao proprietário se encaixam no todo.

Perguntas frequentes