Executando inspeções

Uma inspeção é a forma de registrar o estado de uma unidade, item por item. Este artigo percorre o trabalho inteiro: criar uma inspeção (ou reconhecer uma que a REDA criou para você), montar a sua lista de verificação aplicando um modelo, trabalhar os itens na tela do inspetor — acrescentando status, comentários e fotos —, atribuí-la a um fornecedor se outra pessoa a realizar, e marcá-la como concluída. Ele também traz o aviso mais importante desta seção: reaplicar um modelo apaga a lista de verificação que você já preencheu. Nenhuma experiência prévia com a REDA é necessária.

Anatomia de uma inspeção

Uma inspeção tem duas partes: um cabeçalho e uma lista de verificação. O cabeçalho carrega o Inspection Subject, a Scheduled Date e a Completed Date, o Status, a quem ela está Assigned To e vínculos com a Property, com o contrato de locação e — nas inspeções que a REDA criou a partir de um chamado — com o chamado que a originou. A lista de verificação é a relação de itens a verificar, cada um exibido como "Local : Item".

O Status de uma inspeção percorre Scheduled → In Progress → Completed (ou Cancelled). Esses quatro valores são uma convenção de trabalho, não uma sequência obrigatória — a REDA não força você a passar por eles em ordem, então você pode mover uma inspeção para In Progress ao começar a trabalhá-la e para Completed quando terminar. Dois contadores acompanham o topo: Total Items (quantos itens a lista de verificação tem) e Completed Items (quantos já têm resposta). Um item conta como concluído no momento em que você escolhe qualquer status para ele — nada além disso.

Criando uma inspeção

A maioria das inspeções que você vai trabalhar já foi criada para você. Quando um contrato de locação chega à entrada ou à saída do locatário, a REDA pode criar a inspeção automaticamente a partir do chamado, com a lista de verificação já montada — essas chegam prontas para trabalhar, e você não deve aplicar um modelo a elas (isso é tratado em Inspeções de entrada / saída e recorrentes).

Para criar uma manualmente, abra a guia Inspeções, clique em Novo e preencha o Inspection Subject, a Scheduled Date e a Property (e o contrato de locação, se ela se relacionar a um). Escolha o Inspection Template que quiser e você estará pronto para montar a lista de verificação.

Montando a lista de verificação: Apply Template

Com um modelo escolhido, marque Apply Template e salve. A REDA cria um item da lista de verificação para cada linha do modelo — na ordem de classificação do modelo, cada um chamado "Local : Item" — e então desmarca silenciosamente a caixa Apply Template de novo. Essa caixa vazia é normal: é o sinal de que o modelo foi aplicado.

Aplicar um modelo a uma inspeção nova e vazia é o caminho normal e inofensivo. Reaplicá-lo é outra história:

Então a regra segura é simples: aplique um modelo uma única vez, no início, em uma inspeção vazia. Se uma inspeção criada automaticamente já tem a sua lista de verificação, não mexa em Apply Template.

Fazendo a inspeção: a tela Manage Inspection

Clique em Manage Inspection para abrir a tela de trabalho do inspetor. Os itens aparecem em ordem — classificados pela ordem de classificação, depois pelo local e depois pelo nome — cada um mostrando o seu nome "Local : Item" e as notas de orientação definidas no seu mestre. Para cada item, você:

Salve o seu trabalho e a REDA confirma com "Inspection saved successfully." O contador Completed Items sobe conforme você responde aos itens — use-o como a sua conferência antes de terminar: "3 of 5 completed" significa que dois itens ainda estão sem status.

Atribuindo a um fornecedor

Às vezes um prestador externo realiza a inspeção. Defina Assigned To como Vendor e indique a conta em Vendor / Contractor. Os dois andam juntos — deixe o fornecedor em branco e a REDA impede você:

A inspeção continua pertencendo aos registros da sua equipe; o campo do fornecedor apenas registra quem fez o trabalho.

Concluindo, cancelando e os contadores

Quando todos os itens tiverem uma resposta, defina o Status do cabeçalho como Completed e registre a Completed Date. Antes disso, dê uma olhada nos contadores: se Completed Items marcar menos que Total Items, ainda há um item sem resposta — encontre-o e dê um status a ele. Definir uma inspeção como Cancelled a encerra sem concluí-la; cancelar uma inspeção afeta apenas esse registro — não mexe no chamado nem no contrato de locação de onde ela veio.

Clonando uma inspeção

Para reaproveitar a configuração de uma inspeção, a ação Clone with Lines copia a inspeção junto com todos os seus itens da lista de verificação — útil quando você inspeciona uma sequência de unidades parecidas. A cópia é uma nova inspeção que você trabalha desde o começo.

Exemplo prático: uma saída na Meridian Court #101

Um inspetor da Meridian Properties trabalha a inspeção criada automaticamente "Move Out Inspection Meridian Court #101". Os seus quatro itens já estão em ordem:

Se um colega tivesse remarcado Apply Template no meio do caminho, os quatro itens parcialmente preenchidos teriam sido apagados e reconstruídos em branco — o motivo pelo qual essa caixa traz uma confirmação.

Um registro de inspeção (INS - 000000, "Move-In Inspection - Unit 101"). O seu cabeçalho traz as ações Manage Inspection e Apply Template, e a seção Progress resume a lista de verificação nos contadores Total Items e Completed Items — aqui marcando 2 of 2 conforme os itens são trabalhados.

A guia Itens de Inspeção da mesma inspeção depois que a lista de verificação foi trabalhada. Cada item combina um Inspection Location com um Inspection Item e carrega o Status que o inspetor registrou — aqui Living Room : Walls & Paint = Good e Kitchen : Appliances = Needs Repair. (Os próprios botões de status ficam na tela Manage Inspection, que não é mostrada aqui.)

Referência: campos e ações

Campos do cabeçalho da inspeção:

As três ações do registro:

O que vem a seguir

1. Criando seu catálogo de inspeções — crie antes os itens, os locais e os modelos.
2. Inspeções de entrada / saída e recorrentes — de onde vêm as inspeções criadas automaticamente.
3. Entendendo os Chamados — os chamados de entrada e de saída que originam as inspeções.

Perguntas frequentes