Renovando uma Locação

As renovações na REDA são um ciclo autoperpetuante. Antes do vencimento de uma locação, a REDA abre um chamado Renewal para você; você negocia e define os termos e encargos renovados nesse chamado; e, quando você o fecha, a REDA estende a locação e cria automaticamente o próximo chamado de renovação. Este artigo percorre todo o ciclo: de onde vem o chamado Renewal, cada status que ele pode assumir (incluindo a não renovação e o cancelamento), de onde vem o valor do aluguel de renovação e exatamente o que muda na locação quando uma renovação é fechada. No REDA, um chamado é uma breve lista de verificação rastreada para uma etapa da vida de um registro — ele tem seu próprio Path de status e conduz o registro pai enquanto você trabalha nele.

Como funcionam as renovações

Você não precisa se lembrar de iniciar uma renovação — a REDA faz isso. Quando a automação está ativada, o chamado Renewal aparece bem antes de a locação terminar, e o chamado é o espaço de trabalho: você registra a intenção do locatário, define as novas datas e o aluguel, acompanha a papelada e o fecha. O Path de Renewal traz até um texto de orientação passo a passo na tela — o único Path de chamado na REDA que faz isso — então expanda o painel "Guidance for Success" enquanto trabalha.

De onde vem o chamado Renewal

O ciclo de renovação é conduzido pela Leasing Rule da locação (consulte Regras de Locação: o Motor de Políticas). Quando a locação chega a Occupied - No Notice — faturável e com o locatário já instalado — e a regra tem Renewal Automation marcada com uma Renewal Policy (um valor em dias) definida, a REDA cria um chamado Renewal no status New, já preenchido com:

Depois disso, o ciclo se perpetua: toda vez que você fecha uma renovação, a REDA cria a seguinte (status New; início = fim desta renovação mais um dia; vencimento = esse fim menos os dias de renovação). Se mais tarde a locação deixar de ser faturável — ela chega a Expired — qualquer chamado de renovação futuro que esteja aberto em "Renewal - Opted In" com data de início igual ou posterior a hoje é cancelado automaticamente.

Os status da renovação

Um chamado Renewal avança por seu próprio Path de status. Os status são: New, Renewal - Opted In, Contract Sent, Contract Signed, Closed, mais as duas saídas Renewal - Opted Out e Cancelled. O caminho ideal percorre New → Renewal - Opted In → (definir os termos) → Contract Sent → Contract Signed → Closed.

Definindo os termos e encargos renovados

No chamado você define as datas da renovação: Lease Renewal Start Date, Lease Renewal End Date e Lease Renewal Term (Months). A data de início não pode abrir uma lacuna nem se sobrepor — ela precisa cair na data de vencimento atual da locação ou antes dela — e a REDA verifica isso até o momento em que o chamado é fechado; se estiver errada, você verá "Lease Renewal Lease Start Date is invalid." A Renewal Due Date aciona os lembretes, e o Renewal Opted Out Reason registra uma recusa.

Para definir os valores, clique em Renewal Terms & Charges no chamado; ele abre o editor de encargos restrito a esta renovação. Os aluguéis de renovação são resolvidos a partir dos cartões de aluguel da propriedade usando o Renew Lease Base Amount (não o valor de locação nova), com um cartão específico do prazo prevalecendo sobre um cartão independente de prazo, e com o total da renovação incluindo o aluguel adicional de comodidades da propriedade. Ou seja, o valor da renovação é definido pelo cartão, e não herdado do aluguel atual — um cartão com um New Lease Base Amount de 1.200,00 e um Renew Lease Base Amount de 1.250,00 renova a 1.250,00, e não aos 1.200,00 que o locatário paga hoje. As promoções marcadas como Applicable On Renewal são oferecidas aqui; as promoções exclusivas de locação nova ficam de fora. Os reajustes escalonados plurianuais se aplicam na geração dos encargos de renovação da mesma forma que em uma locação nova (consulte Locações Plurianuais e Reajustes Escalonados).

O que acontece ao fechar a renovação

Definir o chamado como Closed executa a renovação. Em uma única etapa, a REDA:

Fechar uma renovação não altera o Stage da locação — ele permanece em Occupied - No Notice. Somente as datas e as referências mudam.

Quando o locatário opta por não renovar

Se o locatário recusar a renovação, defina o chamado como Renewal - Opted Out. Isso exige uma data de desocupação — "Please provide Move Out Date if renewal is opted out." — e, uma vez definida, a REDA gera um chamado Move Out como filho da renovação e impede que as linhas de encargo da renovação sejam faturadas. A partir daí, a desocupação segue seu curso normal (consulte Aviso, Desocupação e Fim da Locação).

Cancelando uma renovação

Se uma renovação for abandonada em vez de recusada, defina-a como Cancelled. O REDA exclui as linhas de encargo de renovação não faturadas que havia criado, restaura as referências de renovação da locação para a última renovação fechada anteriormente (ou as limpa, se não houver nenhuma) e reverte o estágio da locação para o instantâneo que o chamado capturou quando foi criado.

O documento assinado

As renovações seguem as mesmas regras de documentos dos demais chamados de acordo. Renovações assinadas em papel não podem ser fechadas até que o documento assinado seja anexado — "Please attach Document prior closing Ticket." — e marcar Document Attached como "Yes" exige um arquivo real: "No document found associated to this ticket. Please upload document prior provide Document Attached as "Yes"."

Exemplo prático: a renovação de Aisha

Aisha Rahman tem uma locação de 12 meses no Meridian Court #101 a 1.200,00 por mês, encerrando em 31 Jul 2027, sob uma regra com a Renewal Automation ativada e uma Renewal Policy de 90 dias. Veja o ciclo:

Variante de não renovação: em vez de assinar, Aisha recusa. Defina o chamado como Renewal - Opted Out com uma Move Out Date de 31 Jul 2027. O REDA gera um chamado Move Out e interrompe os encargos de renovação — a locação passa agora para o caminho da desocupação.

Um chamado Renewal na locação, com a Lease Renewal Start Date e a Lease Renewal End Date preenchidas e a taxa de renovação definida.

O Path do chamado Renewal, com o estágio atual destacado e a orientação na tela visível acima do detalhe do registro.

O editor de Terms & Charges, mostrando as linhas de aluguel com datas que levam o aluguel da tarifa de renovação para o novo prazo.

Referência: os status da renovação

Uma linha para cada status do chamado Renewal e o que a REDA faz quando você o define.

A aritmética das datas, em palavras. Com a automação ativada e dias de renovação = N: o primeiro chamado é criado em Occupied - No Notice, com início da renovação = vencimento atual + 1 dia e data de vencimento = vencimento − N dias. Cada chamado seguinte é criado quando a renovação anterior é fechada, com início = fim da renovação anterior + 1 dia e vencimento = fim da renovação anterior − N dias.

O que vem a seguir

1. Aviso, Desocupação e Fim da Locação — para onde a não renovação leva a locação.
2. Configurando os Encargos da Locação — como funciona o editor de encargos de renovação.
3. Locações Plurianuais e Reajustes Escalonados — os reajustes escalonados na geração da renovação.
4. Configurações de Cobrança de Aluguel — onde fica o valor do aluguel de Renew Lease.
5. O Registro da Locação — os campos Renewed Till Date e Lease Expiration Date.
6. Entendendo os Chamados — o motor de processos e a reversão por cancelamento.

Perguntas frequentes