O calendário e a linha do tempo de atividades

O REDA oferece duas formas de ver a sua atividade. O calendário é a visão voltada para o futuro e baseada no tempo — tudo o que está agendado, das reuniões que você mesmo marcou às visitas, reservas e ordens de serviço que a REDA agendou para você. A linha do tempo de Atividade é a visão por registro — o histórico corrente do que aconteceu, e do que está por vir, em um único contato, negócio ou imóvel. As duas se alimentam das mesmas Tarefas e Eventos criados em Tarefas, Eventos e Atividades na REDA; este artigo trata de onde elas aparecem, não de como criá-las.

O que são o calendário e a linha do tempo

Eles respondem a duas perguntas diferentes. O calendário responde "o que está agendado, e quando?" em todos os seus registros de uma vez. A linha do tempo responde "qual é a história deste registro?" — os e-mails, as chamadas, as tarefas e os eventos ligados a um contato ou negócio. Como as duas leem as mesmas atividades subjacentes, um evento que você agenda aparece nos dois lugares: no calendário, para quem está planejando a semana, e na linha do tempo do registro, para quem abrir aquele locatário ou negócio.

Saber qual visão usar economiza tempo. Quando você está planejando — "tenho a terça-feira à tarde livre para uma visita?" — o calendário é a lente certa. Quando você está se atualizando sobre um relacionamento específico — "o que anda acontecendo com este locatário, e o que vem depois?" — a linha do tempo do registro é onde mora o fio inteiro da conversa. Nenhuma das duas visões é onde você cria atividades do zero; as duas exibem o que você (e os recursos de agendamento da REDA) já colocaram no lugar.

O calendário

Abra o calendário pela guia Calendário do aplicativo REDA. Ele oferece as conhecidas visualizações de Dia, Semana e Mês:

O que aparece no calendário

O calendário é um retrato único de tudo o que está agendado, alimentado por várias fontes:

Então, se você encontrar no seu calendário um horário de visita ou de ordem de serviço que não se lembra de ter inserido, isso é esperado — foram os recursos de agendamento da REDA que o colocaram ali. Para alterá-lo, abra o registro de origem, e não a entrada do calendário.

Criar um evento a partir de um espaço do calendário

Clique em um espaço de tempo vazio na visualização Dia ou Semana e um formulário rápido de Novo evento abre com a data e a hora já preenchidas; "Mais opções" abre o formulário completo. A referência completa dos campos está em Tarefas, Eventos e Atividades na REDA.

Sobrepor o calendário de outras pessoas

Se o calendário da sua organização tiver o painel de outros calendários habilitado, você pode sobrepor o calendário de um colega para conferir a disponibilidade dele antes de agendar algo. Esse é um recurso padrão do Salesforce configurado pelo seu administrador, portanto a presença dele depende de como a sua organização foi configurada.

A linha do tempo de Atividade em um registro

Na área Atividade de um registro, a linha do tempo se divide em duas seções:

Cada entrada se expande para mostrar o detalhe completo. Os e-mails enviados pelo REDA aparecem com o corpo completo (veja Envio de e-mail pelo REDA), as chamadas registradas caem no histórico como concluídas, as tarefas passam de Próximas para o Histórico quando são marcadas como concluídas, e os eventos passam para o Histórico depois de acontecerem. Como a linha do tempo é compartilhada, todo mundo que tem acesso ao registro vê a mesma história — ela é a memória da equipe sobre aquele registro.

Dois hábitos fazem a linha do tempo render de verdade. Primeiro, uma tarefa aberta e atrasada permanece em Próximas e abertas e fica destacada, de modo que a linha do tempo também funciona como lista de lembretes — se alguma coisa atrasou, ela fica visível no topo em vez de se perder no histórico. Segundo, como os e-mails enviados e as chamadas registradas caem aqui automaticamente, a linha do tempo costuma ser a forma mais rápida de responder "quando falamos com este locatário pela última vez, e sobre o quê?" sem sair do registro. Quando um colega assume um negócio que você começou, é esse histórico compartilhado que permite a ele se atualizar em segundos.

Exemplo prático: planejar a semana

A agente de locação Nadia Khan abre a guia Calendário na visualização Semana para planejar as visitas nas unidades da Meridian. Ela vê duas visitas agendadas pelo recurso de visitas, uma retenção de reserva de curta duração e um horário de ordem de serviço para a preparação de uma unidade do Meridian Court — nada disso inserido por ela à mão. Ela clica em um horário livre na terça-feira às 15h para adicionar um Novo evento manual para uma ligação com o locador. Mais tarde, no contrato de locação de David Okafor, a linha do tempo de Atividade mostra no topo o próximo evento de assinatura e, abaixo dele, o histórico: um e-mail de contrato de locação enviado, uma chamada registrada e uma tarefa concluída de "preparar o contrato".

O que vem a seguir

1. Tarefas, Eventos e Atividades na REDA — como criar as tarefas e os eventos mostrados aqui.
2. Envio de e-mail pelo REDA — e-mails que aparecem na linha do tempo.
3. Agendando visitas — um recurso que coloca itens no calendário.
4. Reservas de curta duração — reservas no calendário.
5. Agendamento de manutenção e calendários de equipe — ordens de serviço agendadas.

Perguntas frequentes