Ativando uma conta de cliente como entidade financeira
Antes que a REDA Financials consiga contabilizar um único valor para um dos seus clientes, esse cliente precisa do seu próprio conjunto de livros contábeis. Na REDA, isso é um trabalho de uma única caixa de seleção: marque uma conta de cliente como Financial Active e a REDA cria automaticamente uma Entidade contábil correspondente — o contêiner de livro razão em que o lado contábil contabiliza. Mas a caixa de seleção só dispara quando algumas coisas já estão no lugar, e a Entidade que ela cria chega meio configurada: pode receber faturas contabilizadas imediatamente, mas os recursos de gestão de propriedades (pagamentos de locatários, taxas de administração, repasses ao proprietário) precisam, cada um, de um ou dois padrões definidos na Entidade antes de funcionarem. Este guia é para o administrador de implementação ou o responsável pelos serviços ao proprietário que está integrando um locador — ou a sua própria empresa de gestão de propriedades — à contabilidade. Ao final, você saberá quais contas ativar, como satisfazer cada pré-requisito, exatamente como é a Entidade criada automaticamente e como completar a configuração dela campo a campo para que nada "pule" este cliente mais tarde.
Acesso necessário. O acesso a Contas é concedido pelo seu administrador, separadamente dos conjuntos de permissões da própria REDA — se você não conseguir abrir ou editar a conta, é a primeira coisa a verificar. Editar os campos contábeis da conta (Financial Active, Account Code) e configurar a Entidade é uma tarefa de administrador.
O que é uma entidade financeira e quais contas precisam de uma
Pense em uma Entidade como um livro razão isolado para o dinheiro de uma única parte. Quando você administra propriedades em nome de vários locadores, o aluguel, as taxas e os repasses de cada locador precisam permanecer nos livros contábeis daquele locador — nunca misturados com os de outro proprietário e nunca misturados com o dinheiro operacional da sua própria empresa. É a Entidade que os mantém separados na REDA: todo documento contábil é carimbado com a Entidade à qual pertence, e os relatórios são gerados por Entidade.
Nem toda conta precisa dos seus próprios livros contábeis. A regra é simples — ative as contas que têm um livro razão próprio (as que recebem documentos contábeis em nome próprio) e deixe as demais como contas comuns. Locatários e fornecedores são nomeados diretamente nos documentos como o cliente ou o beneficiário do pagamento; eles nunca precisam de um conjunto de livros contábeis próprio.
| Conta | Ativar? | Por quê |
|---|---|---|
| Um cliente locador / investidor | Sim | Tem um livro razão próprio; recebe documentos de taxa e de repasse ao proprietário em nome próprio |
| A sua própria empresa de gestão de propriedades | Sim | É a entidade que ganha a receita da taxa de administração e conduz a operação |
| Um locatário | Não | É nomeado diretamente como o cliente em faturas e recebimentos — não precisa de um livro razão separado para ser faturado |
| Um fornecedor | Não | É nomeado diretamente como o beneficiário do pagamento nas faturas de compra — não requer ativação |
Antes de ativar: os pré-requisitos
Marcar Financial Active é o gatilho, mas a REDA só constrói uma Entidade quando a conta já se qualifica em quatro pontos. Se algum deles faltar, a caixa pode ficar marcada sem que nenhuma Entidade jamais apareça — por isso vale a pena confirmar os quatro antes de clicar.
| Pré-requisito | O que definir | Por que é obrigatório |
|---|---|---|
| O tipo certo de conta | Tipo de registro Client, ou tipo de registro Internal Entity com Internal Entity Type = Company | Somente esses dois tipos têm um livro razão próprio. Uma conta Lease ou Vendor — ou uma Internal Entity que seja Employee ou Team — é ignorada |
| Account Code | Um código curto e único, de até 10 caracteres (por exemplo, CLI-001) | Ele se torna o código da Entidade, então defina o que você pretende usar antes de ativar |
| Região | A região da conta | A moeda da Entidade é herdada da moeda da região — sem região, não há moeda a derivar |
| Território | O território da conta | É levado para a Entidade como dimensão de roteamento; a ativação não avança sem ele |
O que a ativação cria
A ativação é uma única ação com uma consequência automática. No instante em que você marca Financial Active em uma conta qualificada e salva, a REDA constrói uma Entidade para ela e preenche o essencial a partir da conta e da região dela. Não há nada a digitar na Entidade — ela já chega pronta:
| Na nova Entidade | Valor | De onde vem |
|---|---|---|
| Name | O nome da conta | Conta |
| Entity Account | A própria conta | Um link de volta para a origem |
| Entity Code | O Account Code da conta | Conta |
| Territory | O Territory da conta | Conta |
| Region | A Region da conta | Conta |
| Currency Code | A moeda da região | Region |
| Accounting Basis | Accrual | Padrão fixo |
| Fiscal Year Start Month | Janeiro | Padrão fixo |
| Active | Sim | Padrão fixo |
Como o Entity Code e a moeda vêm diretamente da conta e da região dela, defina o Account Code, a Region e o Territory antes de ativar, para que a nova Entidade carregue exatamente o que você pretende. O Accounting Basis (Accrual) e o Fiscal Year Start Month (janeiro) ficam fixos na criação; se os livros contábeis de um cliente precisarem de valores diferentes, ajuste-os na Entidade depois, pela sua configuração contábil.
Ativando uma conta, passo a passo
Esta é a sequência completa para integrar um locador — a Continental Holdings — à contabilidade.
Depois da ativação: configurando a Entidade
Uma Entidade recém-criada pode receber faturas contabilizadas de imediato, mas os pagamentos de locatários, as taxas de administração e os repasses ao proprietário precisam, cada um, de uma ou duas configurações na Entidade antes de funcionarem para este cliente. Defina-as agora, enquanto você está aqui, em vez de descobrir que faltam na primeira execução. Os campos se dividem em três grupos — bancos, produtos e uma propriedade opcional — mais um conjunto de padrões contábeis que pertencem à REDA Financials.
As contas bancárias
| Campo | O que é | O que ele comanda · o que quebra se ficar em branco |
|---|---|---|
| Operations Bank | A conta bancária operacional do dia a dia da sua empresa | Quando uma execução da taxa de administração é liquidada, ela move a taxa ganha do escrow do aluguel para esta conta operacional. Em branco → a taxa ganha não tem onde cair |
| Management Fee Settlement Bank | O banco usado para liquidar os documentos de taxa que uma execução da taxa cria. Defina-o tanto na Entidade da sua empresa quanto na Entidade de cada locador | A execução da taxa registra o recebimento e o pagamento da taxa por meio deste banco. Em branco → a execução não consegue liquidar a taxa deste cliente |
Os produtos
Um "produto" aqui é o produto contábil que carrega a conta contábil em que uma linha é contabilizada. A taxa tem dois lados — a sua empresa a ganha, o locador a paga — por isso os dois produtos ficam em duas entidades diferentes.
| Campo | Onde defini-lo | O que ele comanda · o que quebra se ficar em branco |
|---|---|---|
| Management Fee Revenue Product | A Entidade da sua empresa de gestão de propriedades | Fornece a linha de receita quando a sua empresa fatura a taxa (a sua empresa ganhando a taxa). Em branco → o lado da receita da execução da taxa não tem produto em que contabilizar |
| Management Fee Expense Product | A Entidade de cada locador | Fornece a linha de despesa na fatura de taxa do locador (o locador pagando a taxa). Em branco → o documento de taxa do locador não pode ser construído e a execução o pula |
| Owner Draw Product | A Entidade de cada locador | Fornece a linha de um pagamento de repasse de capital ao proprietário (pagando ao proprietário o saldo disponível dele). Em branco → o documento de repasse não pode ser construído e a execução o pula |
A propriedade de administração
O Administration Property é opcional. Se você o definir, o lançamento contábil que liquida uma execução da taxa de administração registra as suas linhas contra essa única propriedade — útil quando você quer que todas as contabilizações de liquidação de taxa fiquem sob uma única propriedade administrativa nos relatórios. Deixe-o em branco e nada quebra; as linhas de liquidação simplesmente não ficam amarradas a uma propriedade dedicada.
Os padrões contábeis (para pagamentos de locatários)
A Entidade também carrega três padrões que pertencem à própria REDA Financials: Default Bank Account, Default Cash Account e Default Ledger. Quando você registra um pagamento de locatário, a REDA cria um recebimento e copia esses três para ele, então eles precisam estar definidos para a entidade dona da propriedade que está sendo paga. Consulte o centro de ajuda de REDA Financials para saber o que cada um significa dentro do livro razão.
A regra de moeda da Region
A moeda da Entidade é herdada da Region dela na criação, e a REDA as mantém alinhadas. Se mais tarde você mudar a Region da Entidade para uma cuja moeda já não coincide com a moeda da Entidade, o salvamento é bloqueado:
A consistência de moeda importa para além desta única mensagem: uma execução da taxa de administração não pode cruzar moedas. A Entidade do locador e a Entidade da sua empresa precisam compartilhar a mesma moeda, ou a taxa daquele locador dá erro. Mantenha em uma única moeda todas as entidades entre as quais você pretende executar taxas. Consulte Automação da taxa de administração.
Exemplo prático: Meridian Properties e Continental Holdings
Duas contas, duas entidades — uma para a empresa administradora, outra para um locador que ela atende. Ambas ficam na região Harbour District e compartilham uma mesma moeda, então uma execução da taxa entre elas é permitida. (Dê um território a cada uma também — é uma dimensão de roteamento obrigatória; o território exato que você escolher não afeta a moeda.)
Referência: todas as configurações da Entidade
Um único lugar para ver as duas metades — os campos que a ativação define para você e os campos que você define depois.
| Campo da Entidade | Definido por | Comanda / onde é usado |
|---|---|---|
| Name | Ativação (a partir da conta) | Identifica o conjunto de livros contábeis em todos os lugares |
| Entity Code | Ativação (a partir do Account Code da conta) | Referência curta em documentos e relatórios |
| Region | Ativação (a partir da conta) | Fonte da moeda; relatórios por região |
| Territory | Ativação (a partir da conta) | Dimensão de roteamento levada para a Entidade |
| Currency Code | Ativação (a partir da região) | A moeda da Entidade; precisa coincidir com a Region |
| Accounting Basis | Ativação (Accrual, fixo) | Como o livro razão reconhece as transações |
| Fiscal Year Start Month | Ativação (janeiro, fixo) | O ano fiscal do livro razão |
| Active | Ativação (Sim, fixo) | Se a Entidade está em uso |
| Entity Account | Ativação (link de volta, gerenciado pelo sistema) | Como a ponte de faturamento rastreia uma fatura até os livros contábeis dela |
| Operations Bank | Você, depois da ativação | Liquidação da taxa de administração — onde a taxa ganha cai |
| Management Fee Settlement Bank | Você, depois da ativação | Execução da taxa de administração — liquida os documentos de taxa |
| Management Fee Revenue Product | Você (Entidade da empresa PM) | Execução da taxa — a linha de receita da sua empresa |
| Management Fee Expense Product | Você (Entidade do locador) | Execução da taxa — a linha de despesa do locador |
| Owner Draw Product | Você (Entidade do locador) | Repasses ao proprietário — a linha do pagamento |
| Administration Property | Você, depois da ativação (opcional) | Liquidação da taxa — atribui as linhas do lançamento de liquidação |
| Default Bank / Cash Account / Ledger | Você, depois da ativação | Registro de pagamentos de locatários — padrões no recebimento |
A conta carrega mais do que o interruptor
Enquanto a conta está aberta, vale a pena definir algumas configurações vizinhas na mesma passada — elas ficam na conta, não na Entidade.
- Financial Type marca se a conta se comporta como Customer, Vendor ou Customer & Vendor na contabilidade.
- Dados do beneficiário para pagamento eletrônico (EFT) — os dados bancários que a REDA usa quando paga ou arrecada eletronicamente. Consulte Transferências bancárias EFT / Processamento NACHA.
- Configurações da taxa de pagamento devolvido (NSF) — se, e quanto, refaturar quando um pagamento é devolvido. Consulte Registro de pagamentos de locatários.
O que vem a seguir
- Como a REDA funciona com a REDA Financials — toda a costura dentro da qual esta ativação se encaixa.
- Sincronização de pagamentos e saldos — por que uma conta a receber não ativada é a principal falha de ponte.
- Registro de pagamentos de locatários — onde os padrões de banco, caixa e livro razão da Entidade são usados.
- Automação da taxa de administração — onde os produtos de taxa e o banco de liquidação entram em jogo.
- Repasses e extratos de proprietários — onde o Owner Draw Product é usado.
Perguntas frequentes
Percorra os quatro pré-requisitos. A extensão de contabilidade precisa estar ativada para o seu espaço de trabalho; a conta precisa ser do tipo de registro Client (ou Internal Entity definido como Company); e precisa ter um Account Code, uma Region e um Territory. Se qualquer um deles faltar, marcar a caixa simplesmente não faz nada. Adicione a peça que falta e salve de novo.
Não. Locatários são clientes — eles são nomeados diretamente nos documentos deles. A ativação é apenas para as contas que mantêm os seus próprios livros contábeis, ou seja, os seus locadores e a sua própria empresa de gestão de propriedades.
Quem decide é a conta a receber da fatura. A Entidade vinculada a ela é o conjunto de livros contábeis que recebe a fatura de venda — e é por isso que toda conta a receber usada em faturas precisa ser uma Entidade ativada.
Porque a moeda da nova região já não coincide com a moeda da Entidade. A REDA mostra: "Entity Currency must match the Region Currency. Please ensure both currencies are aligned." Escolha uma região cuja moeda coincida com a da Entidade, ou alinhe as moedas, e depois salve.
Quase sempre porque a Entidade daquele locador está sem as configurações de taxa — o Management Fee Settlement Bank ou o Management Fee Expense Product — ou porque a Entidade do locador e a Entidade da sua empresa estão em moedas diferentes (uma execução da taxa não pode cruzar moedas). Corrija a configuração e execute de novo. Consulte Automação da taxa de administração.
A REDA mostra: "Default Cash Account is not defined for the entity." O pagamento resolve a entidade através da conta do proprietário da propriedade, e essa Entidade precisa ter um Default Cash Account definido. Adicione-o na Entidade do locador. Consulte Registro de pagamentos de locatários.
Não. O Management Fee Revenue Product fica na Entidade da sua empresa de gestão de propriedades — é a empresa que ganha a taxa. O Management Fee Expense Product e o Owner Draw Product ficam na Entidade de cada locador — é o locador que paga a taxa e recebe os repasses.
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