Tarefas, eventos e atividades na REDA
Sempre que você precisa registrar uma pendência, agendar uma reunião ou uma visita, ou deixar registrado que uma ligação aconteceu, você está trabalhando com atividades — Tarefas, Eventos e chamadas registradas. É assim que a REDA registra o que já foi feito e o que está por vir em um contato, uma conta, um lead, um negócio ou uma propriedade. Este artigo mostra como criar cada um deles, a diferença entre eles, os status e as prioridades padrão de Tarefa que a REDA usa, e o único ponto específico da REDA que costuma pegar as pessoas de surpresa: vários recursos da REDA criam os próprios eventos agendados, então nem sempre é você que os adiciona à mão. Onde essas atividades aparecem — o calendário e a linha do tempo do registro — está em O calendário e a linha do tempo de atividades.
Acesso necessário. Tarefas e Eventos são objetos padrão do Salesforce, então o acesso é concedido separadamente pelo seu administrador — ele não faz parte dos conjuntos de permissões da REDA. Se você não consegue editar uma tarefa, isso é uma permissão no nível da organização, e não uma configuração da REDA.
O que são as atividades
Tarefas, Eventos e chamadas registradas formam a camada de atividades padrão que a REDA usa sem alterações. Uma Tarefa é uma pendência com data de vencimento. Um Evento é uma entrada de calendário com hora de início e de fim. Uma chamada registrada é o registro de que uma conversa aconteceu. As três se anexam ao registro a partir do qual você as cria e aparecem na linha do tempo desse registro, de modo que a equipe inteira compartilha o mesmo histórico.
A escolha entre eles é uma questão de tempo. Se algo tem um prazo, mas não uma hora fixa — "cobrar o contrato de locação assinado até sexta-feira" —, é uma Tarefa. Se acontece em um horário específico — "visita quinta-feira às 15h" —, é um Evento. E se já aconteceu e você só quer deixar isso no registro — "falei com o locatário sobre a caução" —, é uma chamada registrada. Acertar essa escolha mantém a sua página inicial e o seu calendário confiáveis: as tarefas a vencer aparecem como pendências, os eventos bloqueiam horários e as chamadas registradas completam o histórico.
Mais uma coisa para saber desde já: as atividades ficam visíveis para qualquer pessoa com acesso ao registro ao qual elas estão anexadas. Essa é justamente a ideia — a equipe trabalha a partir de uma trilha compartilhada, e não de anotações privadas —, mas isso também significa que uma tarefa ou um evento que você vincula a um negócio faz parte do registro daquele negócio, e não é um lembrete pessoal que só você enxerga.
Criando uma Tarefa
Crie uma tarefa pelo + global (Nova tarefa) ou pelo compositor de Atividade de um registro (Nova tarefa) — criá-la a partir de um registro já a vincula automaticamente àquele registro. Preencha:
Marque a tarefa como concluída quando ela estiver pronta — isso define o Status dela como Concluído e a move para o histórico do registro.
Status e Prioridade da Tarefa
| Campo | Valores |
|---|---|
| Status | Não iniciado · Em andamento · Concluído · Aguardando outra pessoa · Adiado |
| Prioridade | Alta · Normal · Baixa |
Criando um Evento
Crie um evento pelo compositor de Atividade de um registro (Novo evento), pelo + global ou clicando em um horário no calendário (o que preenche previamente a data e a hora — consulte O calendário e a linha do tempo de atividades). Um evento traz uma hora de Início e de Fim e convidados opcionais. Vale conhecer duas opções:
Adicione Contatos ou usuários da REDA como convidados. Assim como nas tarefas, Nome vincula a pessoa principal e Relacionado a vincula o negócio, a conta ou a propriedade. Participantes externos precisam existir antes como Contatos. Por exemplo, para deixar marcada uma visita que você mesmo está organizando, crie um Novo evento "Visita — Meridian Court #101", defina a hora de início e de fim, adicione o contato do locatário (digamos, Aisha Rahman) como convidado e relacione-o à propriedade ou ao lead para que ele apareça na linha do tempo daquele registro. (Uma visita marcada pelo recurso de visitas da REDA já cria o próprio evento — veja a seção abaixo —, portanto use Novo evento apenas para visitas pontuais que você marca à mão.)
Registrando uma chamada
Registrar uma chamada registra uma atividade já concluída, com uma descrição, direto no Histórico de atividades do registro — sem data de vencimento, sem horário no calendário. Preencha um Assunto (por exemplo, "Liguei sobre a devolução da caução") e uma nota em Comentários resumindo o que foi dito, e ela aparece na linha do tempo carimbada com a data e o seu nome. Use logo depois de uma conversa por telefone para deixar uma anotação que a equipe possa ver. Você também pode adicionar uma Tarefa de acompanhamento pelo mesmo painel — útil quando uma ligação termina com "eu envio isso amanhã".
Eventos agendados pela REDA vs. eventos manuais
Este é o ponto específico da REDA que vale lembrar. Vários recursos da REDA criam os próprios Eventos automaticamente, que depois aparecem no calendário junto com tudo o que você adiciona à mão:
A conclusão: use Novo evento para reuniões e visitas pontuais que você mesmo agenda; os itens criados por reservas, visitas e ordens de serviço não precisam de um evento manual — eles já estão no calendário.
Referência: Tarefa vs. Evento
| Tarefa | Evento | |
|---|---|---|
| Modelo de tempo | Somente Data de vencimento | Hora de Início + Fim (ou Dia inteiro) |
| Uso típico | Ligação de acompanhamento, lembrete de documento, aviso de renovação | Visita ao imóvel, reunião com o locatário, vistoria, reunião de equipe |
| Conclusão | Marcar como concluída → Status = Concluído | Passa para o histórico depois de acontecer |
| Lembrete | — | Lembrete opcional |
| Vínculos | Nome (pessoa) + Relacionado a (registro) | Convidados + Nome + Relacionado a |
Exemplo prático: tocando a locação de David
Um agente de locação que cuida da locação de David Okafor no Meridian termina uma visita e abre o contato de David para Registrar uma chamada com o teor da conversa. Ele adiciona uma Nova tarefa — "Enviar o contrato de locação para assinatura", Data de vencimento amanhã, Prioridade Alta, Relacionado a: a locação —, que aparece na área de Atividade de David e do negócio e em Tarefas de hoje na página inicial. Em seguida, ele agenda um acompanhamento com um Novo evento — "Assinatura da locação — Meridian Court #101", na semana seguinte, com David como convidado. A própria visita marcada tinha sido criada antes pelo recurso de visitas, e não à mão — por isso ela nunca precisou de um Novo evento manual.
O que vem a seguir
- O calendário e a linha do tempo de atividades — onde as tarefas e os eventos aparecem.
- Enviando e-mail pelo REDA — enviar e registrar e-mail como atividade.
- Agendando visitas — um recurso da REDA que cria eventos agendados.
- Agendamento de manutenção e calendários de equipe — ordens de serviço agendadas no calendário.
- Reuniões e notificações do Conselho — o registro da REDA que compartilha a palavra "evento".
Perguntas frequentes
Uma Tarefa tem Data de vencimento e não tem hora; um Evento tem hora de início e de fim (ou é de dia inteiro). Use Tarefas para pendências e Eventos para reuniões e visitas agendadas.
A edição de tarefas é concedida no nível da organização, e nenhum conjunto de permissões da REDA a inclui. Peça ao seu administrador para habilitar a edição de tarefas nas suas permissões.
Não iniciado, Em andamento, Concluído, Aguardando outra pessoa e Adiado. Marcar uma tarefa como concluída define o status como Concluído.
As visitas a imóveis, as reservas e as ordens de serviço são criadas por esses recursos da REDA, e não por Novo evento. Abra o registro da Visita, da Reserva ou da Ordem de serviço para gerenciar o item agendado.
Por padrão, você vê apenas as suas. Ver as tarefas de outras pessoas exige uma permissão concedida pelo seu administrador no nível da organização.
Na linha do tempo de Atividades do registro e, se estiverem agendadas, no calendário e nos widgets da página inicial — consulte O calendário e a linha do tempo de atividades.
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