Cenário: administrando o edifício de um proprietário

Este passo a passo acompanha a gestão de propriedades por terceiros de ponta a ponta: ganhar um negócio de administração, assinar o Contrato de administração de imóveis, carimbar a relação de administração no imóvel, executar ordens de serviço de manutenção, reconciliar as despesas recuperáveis e produzir o extrato do proprietário. Ele sequencia os recursos e aponta o artigo dono de cada um; não os redocumenta. Acompanhamos a Meridian Properties administrando um edifício de propriedade da Continental Holdings, com a locatária Aisha Rahman e o fornecedor SwiftFix Maintenance. Dois fatos de sequenciamento sustentam a história: o chamado PMA exige que o negócio de administração esteja Closed Won primeiro e os extratos e repasses ao proprietário são recursos da REDA Financials.

A história em resumo

A Meridian Properties é a administradora e entidade de faturamento; a Continental Holdings é a proprietária cujo edifício está sendo administrado; Aisha Rahman é uma locatária do edifício; a SwiftFix Maintenance é o fornecedor que faz os reparos. Um engajamento de administração é uma oportunidade Property Management e percorre um Path de cinco estágios:

Prospecting → Contract Out → Under Contract → Closed Won (ou Closed Lost)

A ordem das operações importa aqui mais do que na maioria dos fluxos: você precisa ganhar o negócio antes que o contrato possa ser assinado, e é o fechamento do contrato — não a vitória no negócio — que carimba a relação de administração no imóvel.

A linha do tempo

Todo o engajamento em uma tabela — quem age, o que a REDA faz em resposta e qual artigo é dono de cada etapa.

Ato 1 — Ganhar o negócio

O engajamento de administração é uma oportunidade Property Management percorrendo a sua escada de cinco estágios (Prospecting → Contract Out → Under Contract → Closed Won → Closed Lost). O contato do proprietário no negócio assume por padrão a função PM Client — a pessoa do lado da Continental Holdings que aprova o engajamento. Leve o negócio até Closed Won. Isso importa por causa do próximo ato: o chamado PMA não se anexa a um negócio que ainda não foi ganho. Detalhes: Gestão de propriedades por terceiros na REDA.

Ato 2 — Assinar o PMA

Crie o chamado PMA (Property Management Agreement) no negócio. A barreira verificada é explícita — a oportunidade do chamado precisa ser um negócio Property Sale ou Property Management fechado e ganho:

As condições de taxas ficam no chamado, como o contrato de registro — não no imóvel. Isso inclui o Management Fee Type (Fixed ou Rent Percentage, com um mínimo e um máximo no modelo percentual), os tipos das taxas Placement e Renewal, o Maintenance Escrow, o PM Company / Entity (que se torna a entidade de faturamento nas faturas geradas) e as datas de início e de término do contrato.

Trabalhar o chamado movimenta o negócio: Contract Sent o leva a Contract Out e Contract Signed a Under Contract. Um PMA não pode pular direto para Closed:

Fechar o PMA é o momento decisivo: ele carimba o imóvel com o PM Agreement, o PM Company / Entity, o PM Opportunity e o PM Stage — o ponto em que o edifício passa a ser um imóvel administrado. Uma ressalva que vale conhecer: cancelar um PMA não tira o imóvel da administração automaticamente; retirar da administração é uma etapa manual. Detalhes: Contratos de administração de imóveis e Gerenciando uma propriedade sob um contrato de administração.

O imóvel administrado (Continental Plaza - 88 Harbour Road) depois que o chamado PMA é fechado — a sua seção PM Info traz os quatro carimbos: PM Opportunity, PM Company/Entity, PM Stage (Under Contract) e PM Agreement, que aponta de volta para o chamado PMA fechado (T-0000000219).

Ato 3 — Manutenção

A manutenção do dia a dia começa quando um problema do locatário vira uma Solicitação de serviço. As Ordens de serviço se anexam a Solicitações de serviço — não a chamados — e são atribuídas ao fornecedor, aqui a SwiftFix Maintenance, percorrendo New → Scheduled → In Process → Completed conforme o trabalho avança. Detalhes: Solicitações de serviço e Ordens de serviço.

Ato 4 — Um reparo cobrável do locatário

Se um reparo for faturável ao locatário, marque Invoice to Tenant com um código de cobrança, um valor de fatura e uma observação de fatura antes de concluir a ordem de serviço. Os três são obrigatórios — se faltar algum, a barreira correspondente dispara literalmente:

Na transição New→Completed (uma única vez), a REDA cria uma Fatura Opp ao locatário — o valor sem impostos, o comentário de faturamento vindo da observação, a data de faturamento no dia da conclusão e a data de vencimento na conclusão mais os dias de carência do código de cobrança. Detalhes: Faturar o locatário por uma ordem de serviço.

Ato 5 — Reconciliação de despesas

As despesas recuperáveis do edifício (no estilo CAM) rodam como um lote de reconciliação de despesas. Escolha exatamente um escopo — um edifício / imóvel ou uma lista de propriedades —, um período, um montante total de despesa mais imposto e um código de cobrança (que serve também de filtro do "já faturado"). A REDA monta uma linha por intervalo de ocupação ou de vacância por unidade, calcula a participação de cada unidade pelo seu percentual de rateio e a abate do que já foi faturado no período.

Contabilizar o lote cria uma Fatura Opp recuperável para o proprietário por linha de ocupação qualificada (onde o saldo pendente é maior que 0) e bloqueia o lote — você descontabiliza para alterá-lo, e descontabilizar exclui as faturas que ele criou. A regra a guardar:

Detalhes: Reconciliação de despesas: conceitos, Executando um lote de reconciliação e Contabilizando e descontabilizando reconciliações.

Um lote de reconciliação de despesas contabilizado (ERB-000000, Status Posted) na sua guia Reconciliation Lines — uma linha por intervalo por unidade (ERL-00000 em Meridian Court #101, ERL-00001 em Meridian Court), cada uma com o seu Property, Line Type e o período From/To. A contabilização criou as Faturas Opp recuperáveis para o proprietário a partir das linhas de ocupação com saldo pendente positivo.

Ato 6 — Extrato do proprietário

O ato final cruza para a REDA Financials, onde três coisas acontecem para o edifício da Continental Holdings. Primeiro, a taxa de administração é ganha: em um contrato Rent Percentage, ela é um percentual do aluguel recebido — o dinheiro efetivamente recebido no imóvel no período — calculada a partir das condições de taxas do PMA, depois faturada ao proprietário e espelhada nos livros do proprietário como um custo, de modo que a mesma taxa aparece como receita para a Meridian Properties e como despesa para a Continental Holdings. Segundo, o repasse ao proprietário — o patrimônio disponível para pagar ao proprietário depois dos custos e de qualquer reserva de escrow — é executado para o período; um proprietário só entra em um repasse quando a conta dele está marcada como cliente PM ativo, então um proprietário que nunca foi ativado é silenciosamente ignorado. Terceiro, o extrato do proprietário periódico é enviado por e-mail ao proprietário. Os três são recursos da Financials; neste cenário, você faz a passagem de bastão e deixa a Financials produzi-los. Detalhes: Taxas de administração e Repasses e extratos de proprietários.

O que vem a seguir

1. Contratos de administração de imóveis — o chamado PMA, as suas condições de taxas e os carimbos no imóvel.
2. Gerenciando uma propriedade sob um contrato de administração — o que os carimbos de PM significam depois que o imóvel está sob administração.
3. Ordens de serviço — a manutenção sob as Solicitações de serviço.
4. Reconciliação de despesas: conceitos — as despesas recuperáveis e a regra da vacância.
5. Repasses e extratos de proprietários — o lado da Financials na relação com o proprietário.
6. Visão geral da REDA Financials — como a extensão de contabilidade se encaixa.

Perguntas frequentes