Gerenciando uma propriedade sob um contrato de administração

O contrato está assinado, a propriedade está sob a sua administração — e agora, o que realmente muda e o que você faz no dia a dia? Este artigo é a resposta honesta. Ele continua de onde Contratos de administração de imóveis parou e mostra como confirmar que uma propriedade está corretamente sob administração, o que os selos de administração mudam e o que não mudam, como a locação e a manutenção do dia a dia funcionam em uma unidade administrada e onde ficam os pontos de contato da contabilidade do proprietário — taxas de administração, recuperação de despesas, extratos do proprietário. É um guia de orientação: ele indica o artigo certo para cada tarefa em vez de reensinar a mecânica. Nenhuma experiência prévia com a REDA é pressuposta.

Como "sob administração" aparece na propriedade

Quando o contrato de administração é fechado, a REDA grava quatro informações na guia Detalhes da propriedade. Juntas, elas são o registro de que a propriedade está sob administração:

Para confirmar que uma propriedade está sob administração, verifique se esses campos estão preenchidos e se o negócio está em Under Contract ou além. Um ponto de atenção: a Owner Account e a PM Company/Entity são duas contas diferentes — o proprietário é o dono, a sua empresa administra. Se forem a mesma conta, a propriedade não está de fato sob administração de terceiros.

O que muda — e o que não muda

Esta é a parte que as pessoas mais erram, então vamos ser diretos. Colocar uma propriedade sob administração não muda o comportamento da locação, das solicitações de serviço nem das ordens de serviço. Uma unidade administrada é locada, mantida e faturada exatamente como uma propriedade que você mesmo possui e opera. Não existe um fluxo de trabalho "administrado" separado para aprender.

O que a administração acrescenta é uma camada de contabilidade do proprietário. As condições da taxa registradas no contrato passam a ser a base do que você fatura ao proprietário, e a sua empresa de administração passa a ser a entidade de faturamento nas faturas que a REDA gera. Ou seja, a mecânica de operar a propriedade não muda; um segundo conjunto de movimentações financeiras — entre você e o proprietário — é sobreposto a ela.

Operações do dia a dia em uma unidade administrada

Como uma propriedade administrada funciona como qualquer outra, o trabalho diário é o fluxo padrão da REDA:

A manutenção e o fornecedor

O fluxo de manutenção em uma propriedade administrada é igual ao de qualquer outra: uma Solicitação de serviço vira uma Ordem de serviço, a ordem de serviço é atribuída a uma conta Vendor e agendada a partir da Agendamento de manutenção e calendários de equipe da propriedade. Se o reparo for cobrável do locatário, você marca Invoice to Tenant na ordem de serviço e a REDA emite uma fatura ao locatário quando o trabalho é concluído. A mecânica completa — incluindo os campos de faturamento que você precisa preencher — está em Ordens de serviço; aqui não há nada específico da administração a acrescentar.

Pontos de contato da contabilidade do proprietário

O lado do proprietário no livro razão é onde a administração se diferencia dos imóveis operados pelo próprio dono. Cada um destes temas tem o seu próprio artigo; esta seção apenas orienta sobre o que eles são e indica onde ler mais:

Confirmando e alterando a relação

Para verificar se a administração está ativa, confira novamente a guia Detalhes da propriedade: os quatro selos PM estão preenchidos e o negócio está em Under Contract ou além. Se algum selo estiver faltando, o contrato provavelmente nunca chegou a Closed — volte ao Contratos de administração de imóveis e feche-o corretamente.

Referência: onde fica cada informação da administração

Uma propriedade administrada envolve várias partes da REDA. Veja onde procurar cada coisa — e qual artigo detém os detalhes:

Exemplo prático: a Meridian administra o edifício da Continental

A Meridian Properties administra um edifício de propriedade da Continental Holdings. O contrato foi fechado, então o registro de propriedade do edifício mostra PM Agreement = esse contrato, PM Company/Entity = Meridian Properties, Owner Account = Continental Holdings, e o negócio em Under Contract. Veja um dia típico:

Observe que o trabalho do lado do locatário é manutenção comum — a mesma de qualquer propriedade — enquanto os lançamentos do lado do proprietário são a camada que a administração acrescenta. Cada um tem o seu próprio artigo; este roteiro apenas indica o caminho.

A seção PM Info da propriedade administrada Continental Plaza - 88 Harbour Road. Quando o contrato foi firmado, a propriedade foi carimbada com o seu PM Opportunity ("Continental Plaza - 88 Harbour Road [ PM ]"), o PM Stage (Under Contract) e o PM Agreement (chamado T-0000000219). PM Company/Entity está em branco aqui — ele só é preenchido quando uma empresa/entidade de administração é definida no negócio.

A unidade administrada Meridian Court #101 com a guia Leasing | PM | Booking aberta. A coluna à direita traz a lista Solicitações de serviço da propriedade (SR-00125) e a lista Ordens de serviço dela (WO-00004, "HVAC Repair - Unit 101") — o trabalho de manutenção do lado do locatário que ocorre em qualquer propriedade, administrada ou não.

O que vem a seguir

1. Contratos de administração de imóveis — crie e feche o contrato que coloca uma propriedade sob administração.
2. Ordens de serviço — agende a manutenção e fature os reparos cobráveis ao locatário.
3. Reconciliação de despesas: conceitos — recupere as despesas compartilhadas; o proprietário absorve a vacância.
4. Taxas de administração — como o proprietário é faturado pelo seu serviço de administração.
5. Repasses e extratos de proprietários — os pagamentos ao proprietário e a prestação de contas periódica.

Perguntas frequentes