Personnaliser la conversion des demandes de renseignements
La conversion d’une demande peut créer quatre enregistrements en une action : un compte, un contact, une opportunité et un rôle de contact sur cette opportunité. Les champs copiés sont définis dans une table de correspondance modifiable. Les champs absents de cette table ne sont pas copiés, ce qui explique certaines données manquantes après conversion. Cet article s’adresse à l’administrateur qui souhaite transférer un champ personnalisé ou modifier le rôle de contact par défaut. Il explique comment ajouter ou désactiver une correspondance, définir les rôles par type de transaction et respecter les limites : trois objets cibles autorisés et des comportements configurés séparément.
Autorisations nécessaires. La modification relève d’un administrateur Salesforce. La conversion nécessite les droits de création/modification sur les demandes et opportunités, par exemple via REDA - Property Leasing User.
Les enregistrements produits par une conversion
Avant de modifier les correspondances, identifiez les résultats de la conversion. L’opération est atomique : si une étape échoue, l’ensemble est annulé et aucun nouvel enregistrement n’est conservé.
| Enregistrement | Création | Points clés |
|---|---|---|
| Compte | Uniquement si aucun compte existant n’est sélectionné | Le nom provient de l’entreprise de la demande ; téléphone, région, type de demande et nom développeur de son type d’enregistrement sont également copiés. Un paramètre de l’application détermine son type d’enregistrement, Lease ou Client. |
| Contact | Uniquement si aucun contact existant n’est sélectionné | Coordonnées de la personne et adresse postale ; contact lié au compte |
| Opportunité | Toujours nouvelle | Reçoit les champs correspondants, un type d’enregistrement de même nom développeur et une référence à la demande |
| Rôle de contact | Toujours nouveau | Principal ; rôle par défaut issu de la table des rôles si aucune valeur n’est renseignée |
| Demande d’origine | Mise à jour | Marquée comme convertie avec le statut Convertie ; le bouton de conversion disparaît |
La fenêtre permet de réutiliser des enregistrements : « Choisissez « Compte existant » OU laissez ce champ vide pour créer un nouveau compte. » et « Choisissez « Contact existant » OU laissez ce champ vide pour créer un nouveau contact. ». C’est un choix manuel explicite, et non une recherche approximative automatique. Consultez Convertir une demande de renseignements pour le parcours utilisateur complet.
En cas de réussite, le message « Votre demande a bien été traitée. Vous allez être redirigé vers la nouvelle fiche d'opportunité. » précède l’ouverture de l’opportunité. Si la demande est déjà convertie ou si les droits sont insuffisants, la fenêtre refuse l’opération et affiche « Requête incorrecte. Soit la requête a déjà été convertie, soit vous ne disposez pas des autorisations suffisantes pour la convertir. Veuillez contacter votre administrateur système. ».
La table de correspondance de conversion
Chaque ligne indique quel champ de la demande copier vers quel champ d’un objet cible : champ source, champ cible, objet cible et indicateur actif. Seuls trois objets cibles sont acceptés : Account, Contact et l’opportunité. Une correspondance ne peut donc pas copier directement un champ de la demande vers un ticket ou un autre objet.
Le package fournit 60 correspondances actives : 5 vers le compte, 12 vers le contact et 43 vers l’opportunité. La conversion relit les lignes actives à chaque exécution : ajoutez une ligne pour transférer un nouveau champ, sans code. Désactiver une ligne arrête sa copie tout en conservant la configuration.
Un exemple illustre la réutilisation d’une source : Date d'emménagement sur la demande alimente trois champs de l’opportunité, Date de clôture, Date de début de bail et Date d'emménagement prévue. Un champ source peut donc alimenter plusieurs cibles.
Voici les champs transférés vers l’opportunité, regroupés pour faciliter la lecture. Les correspondances fournies restent une liste à plat.
| Groupe | Champs de la demande transférés vers l’opportunité |
|---|---|
| Besoins de location | Durée de location (mois), Loyer maximal, Date d'emménagement, qui alimente Date de clôture, Date de début de bail et Date d'emménagement prévue |
| Bien et localisation | Bien immobilier, Type de bien, Nom/adresse du bien, Code postal du bien, Région, Quartier, N° de parcelle |
| Caractéristiques du logement | Chambres, Salles de bain, Surface construite, Surface brute, Année de construction, État du bien, Dernière réparation/amélior., Date dernière occupation, Places de stationnement, Notes de stationnement, Détail alimentation eau, Détails fosse/égout, Info accès/boîte à clés |
| Données économiques de l’acquisition | Type d'acquisition, Prix demandé, Valeur de marché après loc. (ARV), Coût estimé constr./rénov., Coût estimé de détention, Profit estimé, Loyer estimé, Stratégie de sortie, Règle profit et détention, Date d'évaluation, Motif de vente, Prêt sur le bien |
| Recommandation et origine | Compte de recommandation, Frais de recommandation, Ticket de recommandation, Source de la demande |
| Traçabilité : à conserver | Identifiant de la demande et référence à son type d’enregistrement, pour relier les nouveaux enregistrements à leur origine |
Les autres cibles reçoivent moins de champs. Le compte reçoit 5 valeurs : nom de l’entreprise, téléphone, région, type de demande et nom développeur de son type d’enregistrement. Le contact reçoit 12 valeurs : prénom, nom, e-mail, téléphone, mobile, adresse complète (rue, ville, État/province, code postal, pays), identifiant de la demande et référence de son type. Les coordonnées vont donc principalement sur le contact, les données de transaction sur l’opportunité et certains attributs communs sur le compte.
Les données non copiées
Deux catégories expliquent les données apparemment manquantes :
- Les coordonnées ne sont pas dupliquées sur l’opportunité. Les correspondances fournies copient le prénom, le nom, l’e-mail et l’adresse vers le contact, auquel l’opportunité est reliée. Elles ne comportent pas de lignes pour un deuxième prénom, une description ou des notes : ne présumez pas leur copie. Les données d’attribution web et marketing restent sur la demande ; consultez Attribution web et campagnes.
- Trois champs à distinguer des correspondances. Aucune ligne n’est fournie pour Offre maximale autorisée (MAO), Compte de commission ou Montant de commission, même si une ancienne aide pouvait laisser penser le contraire. L’offre maximale apparaît sur l’opportunité parce qu’elle y est recalculée avec la même formule : sa valeur est régénérée, et non copiée.
Les comportements configurés ailleurs
Certains réglages de conversion ne relèvent pas de la table de correspondance :
| Comportement | Origine du réglage |
|---|---|
| Type d’enregistrement de l’opportunité | Correspond au type d’opportunité portant le même nom développeur que celui de la demande. Choisissez donc le bon type sur la demande ; aucune ligne de correspondance ne le détermine. |
| Type d’enregistrement du compte : Lease ou Client | Paramètre de l’application ; consultez Paramètres globaux de l’application. |
| Statut après conversion | Paramètre de l’application, avec la valeur technique Converted par défaut, affichée Convertie dans la liste française |
| Prérequis de location | La conversion en location exige une date d’emménagement et une durée de location. Leur absence annule l’opération entière. Le message exact figure dans Convertir une demande de renseignements. |
Rôle de contact par défaut selon le type de transaction
Une table distincte définit le rôle par défaut du nouveau contact principal, avec une ligne par type d’opportunité. La valeur s’applique uniquement si le rôle est vide : un choix manuel n’est pas remplacé. Ce comportement existe aussi hors conversion, lors de la création d’un rôle de contact dont le rôle n’est pas renseigné ; il relève de l’enregistrement, pas du seul bouton de conversion.
| Type de transaction | Rôle de contact par défaut |
|---|---|
| Acquisition | Vendeur |
| Location | Locataire |
| Prêt | Prêteur |
| Gestion de biens | Client gestion immobilière |
| Vente de bien | Acheteur |
| Réservation | TBD : valeur provisoire d’un type d’enregistrement fourni inactif |
Procédures courantes
Transférer un champ personnalisé
Arrêter la copie d’un champ
Désactivez la ligne sans la supprimer pour conserver l’intention de configuration. La modification prend effet à la conversion suivante.
Modifier un rôle par défaut
Modifiez la valeur de rôle sur la ligne du type d’opportunité concerné. Les rôles de contact existants restent inchangés ; seuls les nouveaux enregistrements au rôle vide prennent cette valeur.
Un moteur de correspondance distinct
D’autres tables peuvent copier des champs vers les enregistrements créés à partir d’une opportunité, comme les tickets ou les frais de règlement. Elles utilisent un autre moteur et ne prennent pas la demande pour source. Ne les modifiez pas pour changer sa conversion ; leur fonctionnement est décrit dans les articles Tickets et Facturation.
Exemple : transférer un champ personnalisé
Meridian Properties ajoute le champ personnalisé Étage souhaité aux demandes de location et souhaite le retrouver sur le bail. L’administrateur crée le champ correspondant sur l’opportunité, puis une correspondance active : source Étage souhaité, cible opportunité, champ cible Étage souhaité. Il convertit une demande de test pour Aisha Rahman, avec une entrée le 1er août 2026 et une durée de 12 mois. Le bail contient Étage souhaité ; Date de clôture, Date de début de bail et Date d'emménagement prévue indiquent toutes le 1er août 2026. Le rôle de contact reçoit la valeur Locataire.
Autre exemple : l’agence souhaite utiliser le rôle personnalisé « Acquéreur » au lieu d’« Acheteur » pour les ventes immobilières. L’administrateur modifie la ligne correspondante de la table des rôles. Les rôles existants ne sont pas modifiés.
Pour aller plus loin
- Convertir une demande de renseignements : parcours utilisateur et prérequis.
- Paramètres globaux de l’application : autres réglages de conversion.
- Configurer les règles de doublons et de fusion : l’autre guide de configuration avancée.
- Attribution web et campagnes : pourquoi les données UTM restent sur la demande.
- Comprendre les demandes de renseignements : l’enregistrement de départ.
Questions fréquentes
Seuls les champs de la table de correspondance sont copiés. Ajoutez une ligne reliant le champ source au champ cible de l’opportunité ; elle s’appliquera à la prochaine conversion.
Les coordonnées, comme le nom, l’e-mail et l’adresse, sont copiées sur le contact auquel l’opportunité est reliée. Les champs propres à la transaction sont transférés sur l’opportunité.
Aucune correspondance n’est fournie pour ce champ. L’offre maximale est recalculée sur l’opportunité avec la même formule ; elle peut donc apparaître sans avoir été copiée.
Non. Les cibles autorisées sont le compte, le contact et l’opportunité. Les enregistrements créés ensuite à partir de l’opportunité relèvent d’un autre moteur de correspondance.
Choisissez le type approprié sur la demande. La conversion recherche le type d’opportunité de même nom développeur ; ce réglage ne passe pas par une correspondance de champs.
Une conversion en location exige ces deux valeurs sur la demande. Sans elles, toute l’opération est annulée. Consultez Convertir une demande de renseignements pour le message exact.
La demande peut déjà être convertie, même si le bouton reste brièvement affiché, ou l’utilisateur peut manquer des droits de conversion sur la demande ou l’opportunité. Vérifiez d’abord que le statut n’est pas Convertie, puis l’ensemble attribué, par exemple REDA - Property Leasing User.
Cet article vous a-t-il été utile ?