Fonctionnement de la facturation récurrente
REDA peut générer les factures récurrentes de loyer selon les postes, leurs dates et les traitements configurés. Cet article explique le calendrier de génération, la facturation mensuelle ou hebdomadaire en avance et le cas où un locataire reçoit deux factures lors du premier traitement. Il présente aussi les vérifications à faire lorsqu’une facture attendue n’apparaît pas. Le résultat dépend de l’admissibilité du poste, du parcours de déclenchement et de la réussite du traitement.
Autorisations. Vérifiez notamment REDA - Property Leasing User pour les postes et factures, et les droits de paramétrage appropriés de REDA - Master Data - Admin. La programmation des traitements relève des permissions administratives ; l’accès effectif dépend de la configuration.
Les éléments nécessaires
Pour le traitement récurrent programmé, trois éléments doivent être réunis :
Facturation en avance selon la période
Le traitement mensuel ou hebdomadaire prépare normalement la période suivante. Le traitement journalier porte sur le jour de traitement lui-même. Voici les fenêtres de départ, avant les ajustements liés au poste et au bail :
| Période du poste | Fenêtre de départ |
|---|---|
| Mois | Du premier au dernier jour du mois civil suivant |
| Mois, cycle personnalisé, par exemple 25 au 24 | Du 25 du mois suivant au 24 du mois d’après, selon les jours configurés |
| Semaine | Semaine suivante, sur sept jours ; le début de semaine dépend des paramètres régionaux utilisés par le traitement |
| Jour | Jour de traitement lui-même |
Le cycle mensuel personnalisé est facultatif. Avec les jours de début 25 et de fin 24 sur la règle, la fenêtre suit ces bornes plutôt que le mois civil. Une période vide est traitée comme mensuelle dans le calcul ; faites vérifier les dates générées, notamment aux changements de mois et d’année.
Quand le poste est-il sélectionné ?
Chaque poste récurrent possède une Proch. date fact. réc., date effective utilisée pour sa sélection. Pour les périodes mensuelles et hebdomadaires, elle correspond normalement à un traitement antérieur à la période facturée. Le calcul utilise le Jour traitement fact. récurrente - M pour les mois et les paramètres hebdomadaires - S, notamment Jour traitement fact. récurrente - S et Jour seuil proch. fact. récur. - S. Vérifiez leur interprétation avec les paramètres régionaux du traitement plutôt que de supposer une correspondance universelle dimanche = 1. Après réussite, REDA enregistre la fin facturée et recalcule la date suivante.
Le champ Remplacer proch. date fact. permet d’indiquer une date effective de traitement différente. Utilisez-le dans le parcours de correction approuvé, après contrôle des factures existantes et de la période qui sera générée. Il ne lance pas à lui seul un traitement programmé.
Deux factures au premier traitement
Dans certaines conditions, le premier traitement d’un poste peut générer deux factures : sa première fenêtre, souvent partielle, et la suivante. Ce cas est prévu, mais deux factures créées le même jour ne suffisent pas à prouver qu’il s’agit de ce mécanisme.
Pour un poste mensuel jamais encore traité, le générateur compare le début de la première fenêtre facturée au seuil défini dans le mois de début du bail. Si cette fenêtre commence au seuil ou après, dans ce même mois, il peut ajouter la période suivante. Il utilise le jour seuil, ou à défaut le jour de traitement. Le mécanisme intervient au premier traitement ; il existe aussi une condition hebdomadaire propre au moteur, et il est exclu pour les postes journaliers.
Résultats du traitement
Pour chaque fenêtre admissible, le générateur prépare une facture avec :
- Le montant : net du poste, ou calcul par période lorsque Calculer au prorata est activé. Voir Calcul au prorata pour les conventions et la protection du mois civil complet.
- Les dates : facturation au début de la fenêtre, échéance augmentée du délai du code s’il est renseigné, et période ajoutée entre crochets au commentaire.
- Le regroupement : au moins deux factures admissibles partageant la clé complète peuvent être réunies dans un lot ; voir Factures consolidées.
- Le compteur d’occurrences : il augmente d’une unité par facture retenue pour un poste traité avec succès. Une première paire de factures augmente donc le compteur de deux.
Dans le traitement programmé, les erreurs de lignes sont consignées. Si un poste a une facture réussie et une autre en échec, le générateur tente de supprimer les factures réussies de ce poste avant de poursuivre ; une erreur de suppression peut elle-même entraîner le retour arrière du lot de traitement. Vérifiez les journaux, les factures et les compteurs après un échec. Ne supposez pas qu’un message d’erreur garantit à lui seul l’absence de tout résultat.
Vérifier la programmation des traitements
La génération récurrente programmée nécessite un calendrier actif. L’administrateur configure et contrôle les traitements mensuel, hebdomadaire et journalier dans la console. Leur présence dans le catalogue ne prouve pas qu’ils s’exécutent dans votre organisation. Le parcours à la demande peut toutefois produire une facture sans attendre ce traitement programmé. Voir Planifier les traitements d’arrière-plan.
Vérifier une facture manquante
Pour une facture attendue du traitement programmé, contrôlez successivement :
| N° | Vérification | Emplacement |
|---|---|---|
| 1 | Créer facture d'opport. est-il coché ? | Poste |
| 2 | Le bail est-il actif pour la comptabilité ? | Bail |
| 3 | Un bien est-il renseigné sur le bail ? | Bail |
| 4 | Le poste est-il admissible à la récurrence, avec les dates et paramètres requis ? | Poste |
| 5 | La date effective de prochaine facture égale-t-elle la date de traitement ? | Poste |
| 6 | Le traitement correspondant à cette période est-il programmé et actif ? | Console d'administration REDA → Tâches planifiées |
| 7 | Des erreurs sont-elles consignées ? | Journaux asynchrones REDA |
Une date de début de bail manquante peut empêcher la construction d’une fenêtre valide. Selon le chemin exécuté, le poste peut être écarté avant le générateur ou produire « Erreur lors du traitement de la facture d'opportunité. ». L’absence de cette erreur ne prouve donc pas que les dates sont valides : vérifiez aussi les données et la sélection.
Cas particuliers
- Première facture à la demande. Dans les conditions prévues par le flux, activer Créer facture d'opport. peut lancer une génération : le poste récurrent doit être admissible avec une date effective non vide, aujourd’hui ou avant. Le générateur réutilise cette date pour préparer la fenêtre. Le poste ponctuel suit un autre chemin, facturé aujourd’hui et sans regroupement récurrent. Ne désactivez puis réactivez pas l’option pour forcer des doublons.
- Promotions à nombre fixe d’occurrences. Le moteur possède une branche de comptage pour les postes sans date de début. Cependant, la validation active fournie exige les deux dates pour tout poste marqué récurrent, sans exception explicite pour ces promotions. La présence d’une branche du moteur ne garantit donc pas que cette configuration sans dates puisse être enregistrée. Faites vérifier le parcours et les données réels avant de promettre un arrêt automatique au nombre prévu.
- Fin de facturation. Le moteur tient compte de la Date de fin et de la date de désactivation, celle-ci étant inclusive. Il existe des exceptions : le dernier poste d’une série peut rester admissible au-delà de sa date de fin, et le calcul de la fin du bail dépend du contexte. Vérifiez la fenêtre générée et le parcours de sortie ; ne supposez pas un arrêt universel au minimum des trois dates.
- Départ retardé. Un traitement dédié peut prolonger la facturation après la date de sortie prévue lorsque ses conditions sont réunies. Il doit être programmé séparément ; vérifiez les dates de dernière facturation et de sortie pour déterminer la fenêtre admissible.
- Renouvellement. La clôture admissible du ticket de renouvellement peut activer Créer facture d'opport. sur les postes concernés. La poursuite dépend ensuite de leurs dates, de leur admissibilité et de la réussite de la génération ; elle n’est pas garantie par le seul statut du ticket.
Exemple : les deux premiers mois d’Aisha
Bail de Aisha Rahman, Meridian Court #101, loyer de 1 200,00 par mois, Calculer au prorata activé, début au 2 janvier et jour seuil au 15 :
| Traitement | Résultat dans ce cas mensuel |
|---|---|
| Premier traitement de la fenêtre de janvier | La fenêtre du 2 au 31 janvier commence avant le seuil du 15 : elle produit la facture partielle selon Calcul au prorata. Elle ne déclenche pas la facture supplémentaire de février par la condition de première paire. Février, à 1 200,00, est généré au prochain cycle admissible qui couvre ce mois, pas automatiquement dans cette première paire. |
| Traitements suivants | Chaque traitement mensuel admissible prépare sa fenêtre suivante. Par exemple, un traitement de février prépare normalement mars, du 1er au 31, pour 1 200,00. La prochaine date est recalculée à partir de la dernière période facturée. |
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform ; les différences fournies dans Sales Cloud figurent ci-dessous. Les abréviations de prochaine date et de seuil sont les libellés livrés par le package. Vérifiez la période, la règle et les dates effectives du poste pour interpréter le résultat. Les captures en anglais sont expliquées dans leurs légendes.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Créer facture d'opport. | Créer une facture d'opportunité |
| Proch. date fact. réc. | Date de la prochaine facture récurrente |
| Remplacer proch. date fact. | Modification de la date de la prochaine |
| Date de début | À partir de la date |
| Date de fin | À ce jour |
| Frais net $ | Frais nets $ |
| Jour traitement fact. récurrente - M | Jour de traitement des factures récurren |
| Jour traitement fact. récurrente - S | Jour de traitement des factures récurren |
| Jour seuil proch. fact. récur. - S | Prochaine date limite de facturation réc |
| Pour des frais récurrents, les dates de début et de fin (plage de dates) doivent être renseignées. | Pour les frais récurrents, les dates de début et de fin (plage de dates) doivent être fournies. |
| Les occurrences récurrentes sont obligatoires pour les promotions récurrentes de type de calcul Occurrences fixes. | Les instances récurrentes sont nécessaires pour les promotions récurrentes de type de calcul « Instances fixes ». |
| Conditions et frais | Conditions générales et frais |
Pour aller plus loin
- Planifier les traitements d’arrière-plan : vérifier le calendrier et les résultats.
- Fonctionnement de la facturation dans REDA : conditions des parcours programmé et à la demande.
- Calcul au prorata : premières et dernières fenêtres partielles.
- Factures consolidées : les lots : critères de regroupement.
- Comprendre les factures : lecture des champs générés.
Questions fréquentes
Pas nécessairement. Dans le cas mensuel prévu, une première fenêtre commençant au seuil ou après, dans le mois de début du bail, peut générer sa facture et celle de la période suivante. Comparez les dates et les références du poste. Une entrée au 2 janvier avec seuil au 15 ne remplit pas cette condition ; deux factures le même jour ne constituent pas à elles seules une preuve de fonctionnement correct.
Pour le traitement programmé, contrôlez Créer facture d'opport., l’activation comptable du bail, le bien, les dates et l’admissibilité du poste, puis le calendrier et les journaux. La date effective doit égaler celle du traitement ; un jour manqué n’est pas automatiquement rattrapé le lendemain.
Le calcul mensuel standard prépare le mois suivant, avant les ajustements des dates du poste et du bail. Le traitement hebdomadaire prépare la semaine suivante ; le journalier traite le jour lui-même.
Consultez les journaux asynchrones REDA dans REDA Admin et les résultats du traitement. Le générateur peut afficher « Erreur lors du traitement de la facture d'opportunité. », mais certains postes invalides sont écartés avant cette étape. Vérifiez donc aussi les données, l’admissibilité et les factures effectivement créées.
Utilisez Remplacer proch. date fact. dans le parcours de correction prévu. Cette date remplace la date effective de sélection ; elle est effacée après la mise à jour réussie du poste par le générateur. En cas d’échec, vérifiez factures, compteur et journaux avant toute nouvelle tentative.
La validation fournie exige les deux dates : « Pour des frais récurrents, les dates de début et de fin (plage de dates) doivent être renseignées. » Une autre règle impose le compteur des promotions à occurrences fixes : « Les occurrences récurrentes sont obligatoires pour les promotions récurrentes de type de calcul Occurrences fixes. » Cette seconde règle ne dispense pas de la première. Faites vérifier la configuration réelle du parcours de promotion plutôt que de supposer une exception sans dates.
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