Réaliser des inspections

Une inspection consigne l’état d’une unité immobilière, élément par élément. Cet article présente tout le travail : créer une inspection (ou reconnaître celle que REDA a créée pour vous), construire sa liste de contrôle en appliquant un modèle, parcourir les éléments dans l’écran de l’inspecteur en ajoutant statuts, commentaires et photos, l’affecter à un prestataire si nécessaire, puis la terminer. Il contient aussi l’avertissement essentiel de cette section : réappliquer un modèle efface la liste de contrôle déjà renseignée. Aucune expérience préalable de REDA n’est requise.

Structure d’une inspection

Une inspection comporte un en-tête et une liste de contrôle. L’en-tête contient l’Objet de l'inspection, la Date planifiée, la Date d'achèvement, le Statut, le champ Attribué à et les liens vers le Bien immobilier, le bail et, pour une inspection créée depuis un ticket, le ticket d’origine. La liste de contrôle contient les éléments à vérifier, chacun affiché sous la forme « Lieu : Élément ».

Le Statut d’une inspection suit le parcours Planifiée → En cours → Terminé (ou Annulé). Ces quatre valeurs constituent une convention de travail, pas une séquence verrouillée : REDA ne vous oblige pas à les parcourir dans cet ordre. Vous pouvez choisir En cours au début du travail et Terminé à la fin. Deux compteurs figurent en haut : Total des éléments (le nombre de lignes) et Éléments terminés (le nombre de lignes ayant une réponse). Un élément est compté comme terminé dès qu’un statut, quel qu’il soit, est choisi ; rien d’autre n’est exigé pour ce compteur.

Créer une inspection

La plupart des inspections à traiter ont été créées pour vous. À l’entrée ou au départ du locataire, REDA peut créer automatiquement l’inspection depuis le ticket, avec sa liste de contrôle déjà construite. Elle est alors prête à remplir : vous ne devez pas lui appliquer de modèle (voir Inspections d’entrée, de départ et récurrentes).

Pour en créer une manuellement, ouvrez l’onglet Inspections, cliquez sur Nouveau, puis renseignez Objet de l'inspection, Date planifiée et Bien immobilier (ainsi que le bail, le cas échéant). Choisissez le Modèle d'inspection voulu ; vous pouvez alors construire la liste.

Construire la liste : Appliquer le modèle

Après avoir choisi un modèle, cochez Appliquer le modèle et enregistrez. REDA crée un élément de liste de contrôle pour chaque ligne du modèle, dans son ordre de tri et avec le nom « Lieu : Élément », puis décoche automatiquement la case Appliquer le modèle. La case vide est normale : elle indique que l’application a été exécutée.

Appliquer un modèle à une inspection neuve et vide est le parcours normal, sans risque de perte de saisie. Le réappliquer a une autre conséquence :

La règle est donc simple : appliquez un modèle une seule fois, au début, sur une inspection vide. Si une inspection automatique possède déjà sa liste, ne touchez pas à Appliquer le modèle.

Effectuer l’inspection : l’écran Gérer l'inspection

Cliquez sur Gérer l'inspection pour ouvrir l’écran de travail. Les éléments apparaissent par ordre de tri, puis par lieu et par nom. Chacun affiche son nom « Lieu : Élément » et les consignes de son élément de référence. Pour chaque ligne :

Enregistrez votre travail ; REDA confirme par « Inspection enregistrée avec succès. ». Le compteur Éléments terminés augmente au fil des réponses. Vérifiez-le avant de terminer : « 3 sur 5 terminés » signifie que deux éléments n’ont pas encore de statut.

Affecter l’inspection à un prestataire

Un prestataire extérieur peut réaliser l’inspection. Définissez Attribué à sur Fournisseur et renseignez le compte Fournisseur / Prestataire. Ces deux champs vont ensemble : si le fournisseur manque, REDA bloque l’enregistrement :

L’inspection reste dans les enregistrements de votre équipe ; le champ fournisseur indique simplement qui a réalisé le travail.

Terminer, annuler et vérifier les compteurs

Lorsque chaque élément possède une réponse, définissez le Statut de l’en-tête sur Terminé et renseignez la Date d'achèvement. Vérifiez d’abord les compteurs : si Éléments terminés est inférieur à Total des éléments, une ligne est encore sans réponse ; trouvez-la et attribuez-lui un statut. Le statut Annulé clôt l’inspection sans l’achever. L’annulation concerne uniquement cet enregistrement ; elle ne modifie pas le ticket ou le bail d’origine.

Cloner une inspection

Pour réutiliser sa configuration, l’action Cloner avec lignes copie l’inspection et tous ses éléments de liste de contrôle. C’est utile pour inspecter plusieurs unités similaires. La copie est une nouvelle inspection à parcourir depuis le début.

Exemple détaillé : un départ à Meridian Court #101

Un inspecteur de Meridian Properties traite l’inspection créée automatiquement « Move Out Inspection Meridian Court #101 ». Ses quatre éléments sont déjà ordonnés :

Si un collègue avait recoché Appliquer le modèle en cours de travail, les quatre éléments partiellement renseignés auraient été effacés et recréés vides. L’avertissement de l’action rappelle ce risque ; une modification directe de la case ne doit pas être prise pour une opération sans danger.

Un enregistrement d’inspection (INS - 000000, « Move-In Inspection - Unit 101 »). L’en-tête comporte les actions Gérer l'inspection et Appliquer le modèle. La section de progression regroupe les compteurs Total des éléments et Éléments terminés, qui indiquent ici 2 sur 2 après saisie. La capture présente les libellés anglais.

L’onglet Éléments d'inspection de la même inspection après saisie. Chaque ligne associe un Emplacement d'inspection à un Élément d'inspection et porte le Statut enregistré. Ici, Living Room : Walls & Paint = Good (salon, murs et peinture : bon état) et Kitchen : Appliances = Needs Repair (cuisine, électroménager : à réparer). Les boutons eux-mêmes se trouvent dans l’écran Gérer l'inspection, non représenté sur cette capture en anglais.

Référence : champs et actions

Champs de l’en-tête :

Les trois actions de l’enregistrement :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Construire votre catalogue d’inspection : créer d’abord les éléments, lieux et modèles.
2. Inspections d’entrée, de départ et récurrentes : l’origine des inspections automatiques.
3. Comprendre les tickets : les tickets d’entrée et de départ qui créent des inspections.

Questions fréquentes