Comprendre la facturation dans REDA
Une facture vient d’apparaître sur un bail — ou vous cherchez pourquoi elle manque. Cet article explique le fonctionnement de la facturation REDA : la différence entre un poste de facturation, qui définit les conditions convenues, et une facture, qui en matérialise une occurrence ; les deux indicateurs à vérifier ensemble pour les traitements récurrents programmés ; et la répartition des montants entre REDA et l’extension comptable. Les factures ponctuelles et la génération à la demande suivent aussi leurs propres déclencheurs, expliqués ci-dessous. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Autorisations nécessaires. Dans Platform, REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User fournissent les droits de gestion des factures ; REDA - Invoice Management Read Only fournit la lecture. Les droits effectifs et le partage restent à vérifier dans votre édition.
Postes et factures : conditions prévues et montants facturés
Un poste décrit les conditions convenues : quoi facturer, quel montant, à quelle fréquence et sur quelle période. Une facture représente un montant effectivement facturé pour une occurrence ou une période. Un poste récurrent peut donc produire plusieurs factures : un loyer mensuel sur douze mois en produit généralement environ douze, selon les périodes, seuils et ajustements applicables.
Lors de la préparation du bail, vous créez les postes. REDA génère ensuite les factures lorsqu’un déclencheur autorisé active leur traitement ou lors d’une exécution programmée. Le poste définit le calcul ; la facture en porte le résultat pour une occurrence donnée.
Les quatre familles d’enregistrements
La facturation s’organise autour de quatre familles. Cette carte suffit pour comprendre le parcours d’une facture de bail :
| Enregistrement | Rôle | Où le trouver |
|---|---|---|
| Code de facturation | Catégorie réutilisable : loyer, dépôt de garantie, pénalité de retard ou frais de gestion | REDA Admin → Codes de facturation |
| Charge d’opportunité | Poste convenu sur un bail donné | Bail → Comptabilité / Conditions et frais |
| Facture opportunité | Montant facturé pour une occurrence ou un autre événement facturable | Onglet Factures opportunité ou rubrique de comptabilité du bail |
| Lot de factures Opp | Facture consolidée regroupant des factures compatibles ; selon le traitement, un lot peut aussi ne contenir qu’une seule ligne | Onglet Lots de factures Opp |
Les codes, grilles de loyer et configurations administratives alimentent les postes du bail. Ceux-ci produisent des factures, qui peuvent être regroupées en lots lorsque les paramètres le permettent. Les ventes et commissions ajoutent d’autres origines et types de postes, mais cette chaîne est le socle de la facturation locative.
Deux indicateurs pour la facturation récurrente programmée
Pour comprendre une facture récurrente absente, vérifiez d’abord deux indicateurs : l’activation du poste et celle de la facturation du bail. Leur rôle ci-dessous concerne les traitements récurrents programmés ; il ne faut pas en déduire qu’aucune facture n’est possible avant l’occupation, notamment pour les frais de demande et d’approbation.
Si l’un de ces indicateurs manque, le traitement récurrent programmé ignore le poste ou le bail concerné. D’autres conditions — dates, récurrence, période et limite d’occurrences — restent nécessaires. À la clôture d’un renouvellement, le flux réactive Créer facture d'opport. sur les postes associés au ticket pour poursuivre la facturation selon les nouvelles conditions.
Déclencheurs et calendrier
La génération à la demande peut être déclenchée à la création d’un poste activé ou lors du passage de Créer facture d'opport. à coché, sous les conditions du flux. Un poste ponctuel peut être facturé immédiatement ; un poste récurrent doit notamment avoir une prochaine date de traitement atteinte. Ce parcours à la demande ne teste pas systématiquement l’indicateur de facturation du bail comme le traitement programmé. Utilisez les étapes et tickets prévus plutôt que de forcer les cases pour contourner le parcours.
Les traitements d’arrière-plan produisent ensuite les factures récurrentes mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes. Leur exécution dépend d’une programmation effective :
Le package comporte aussi un flux actif de comptabilisation des échéances de vente, avec une programmation quotidienne indiquée à 02:00 dans ses métadonnées. Vérifiez dans Salesforce son activation réelle, le fuseau horaire applicable et la prochaine exécution ; ne supposez pas que tous les traitements de facturation sont déjà opérationnels après installation.
Qui renseigne la facture ?
REDA crée les données de base de la facture d’opportunité. Dans l’intégration comptable de référence, REDA Financials prend en charge la fiscalité, les encaissements et la comptabilisation. La table décrit cette répartition fonctionnelle ; l’installation et le paramétrage de l’extension doivent être vérifiés dans votre organisation :
| Données de la facture | Responsable du traitement | Moment |
|---|---|---|
| Montant de base, dates de début et de fin, date de facturation et échéance | REDA | Lors de la génération |
| Compte facturé, Compte client par défaut et Bien immobilier | REDA | Lors de la génération, selon les règles d’affectation |
| Commentaire facture | REDA | Depuis la description de la source ; suffixe de période pour les postes récurrents |
| Montant de la taxe | Extension comptable configurée | Lors du calcul fiscal, indépendamment du paiement |
| Montant reçu/appliqué | Extension comptable configurée | Lors de l’affectation des encaissements |
| Montant annulé et Montant d’ajustement | Extension comptable configurée | Lors des opérations de remise ou d’ajustement |
| Montant total et Montant du solde | Formules utilisant les données des deux côtés | Recalculés à partir des valeurs présentes |
Montant total = montant de base + taxe. Montant du solde = (base + taxe) − (reçu + annulé + ajustement). Utilisez les opérations comptables prévues pour les taxes et règlements, sans remplacer ces montants manuellement pour simuler un paiement. La liaison vers les factures de vente REDA Financials dépend de la configuration et du regroupement : ne supposez pas une facture comptable distincte pour chaque ligne consolidée. Voir La passerelle REDA Financials.
Où consulter les montants ?
La page de bail de référence comporte une rubrique Comptabilité avec deux sous-rubriques. Actif présente les factures, postes et lots de l’arrangement courant ; Inactif présente les enregistrements classés inactifs par la configuration. Ces listes constituent un premier point de contrôle, sans remplacer l’examen du statut et des liens de chaque pièce.
Le composant Ledger Summary — synthèse comptable de la page de référence donne cinq indicateurs. Ses libellés anglais permettent de les retrouver dans les captures :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Total Outstanding — total restant dû | Créances ouvertes retenues par le composant pour le bail, y compris les pièces consolidées selon leur périmètre |
| Unapplied Payments — paiements non affectés | Encaissements enregistrés mais pas encore affectés à une facture |
| Unapplied Memos — avoirs non affectés | Avoirs disponibles qui ne sont pas encore imputés à un solde |
| Net Outstanding — solde net restant dû | Solde après prise en compte des paiements et avoirs non affectés, dans le périmètre du composant |
| Total Liabilities — total des engagements à reverser | Montants à reverser ou détenus pour compte de tiers, selon la configuration : par exemple dépôts et montants répercutés |
Un Net Outstanding nul peut coexister avec un Total Outstanding positif si des paiements ou avoirs compensateurs restent non affectés. Le solde net ne prouve donc pas que chaque facture est soldée : vérifiez l’affectation des pièces et leur périmètre. L’extension comptable tient à jour les montants reçus et appliqués.
Exemple : le loyer d’Aisha
Aisha Rahman loue Meridian Court #101 pour 1 200,00 par mois. Son poste a Créer facture d'opport. coché, le bail est actif pour la facturation et les autres conditions de périodicité sont remplies. Chaque traitement mensuel concerné produit alors une facture de 1 200,00. Cet exemple suppose une taxe nulle ; avant affectation d’un paiement, le reçu est nul et le solde vaut 1 200,00. Le calcul de la taxe est indépendant du paiement. Après l’encaissement complet et son affectation, l’extension met à jour le montant reçu et le solde atteint zéro.
Pour le traitement récurrent programmé de cet exemple, décocher Créer facture d'opport. ou avoir un bail non actif pour la facturation entraîne zéro facture pour ce poste, sans nécessairement produire une erreur. Cela ne décrit pas tous les parcours ponctuels ou à la demande : vérifiez le déclencheur réellement utilisé.
Identifier l’origine d’une facture
Toutes les factures ne proviennent pas d’un loyer récurrent. Les liens et caractéristiques suivants aident à identifier leur origine ; un champ vide, pris isolément, ne suffit pas toujours :
| Origine possible | Indices sur la facture |
|---|---|
| Poste récurrent | Poste source lié, période de début et de fin, suffixe « [début - fin] » dans le commentaire |
| Poste ponctuel | Poste source lié, généralement sans période ; date de facturation déterminée lors de sa création |
| Pénalité de retard | Facture parente renseignée ; lien visible dans les factures associées. Le générateur fourni l’utilise pour les pénalités ; vérifiez aussi le code et la source en cas de personnalisation. |
| Frais de maintien dans les lieux après expiration — MTM | Pas de poste source lié dans ce parcours ; cette absence ne prouve pas à elle seule une origine MTM |
| Réservation | Relation Réservation renseignée |
| Ordre de travail | Relation Ordre de travail renseignée |
| Récupération de dépenses | Relation Ligne de rappr. de frais renseignée |
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform ; les différences fournies dans Sales Cloud figurent ci-dessous. Le champ Compte client par défaut désigne le titulaire de la créance, pas le compte du locataire facturé. Les libellés de la synthèse comptable et les textes des captures sont conservés en anglais avec leur sens français : ils appartiennent à l’extension comptable de la page de référence, dont la configuration peut varier. Le champ de réservation présenté est propre à Platform dans les packages examinés.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Montant de la taxe | Montant de l'impôt |
| Montant d'ajustement | Montant de l'ajustement |
| Compte client par défaut | Compte de créances en défaut |
| Bien immobilier | Propriété |
| Commentaire facture | Commentaire de facturation |
| Facture parente | Facture parentale |
| Date de début | À partir de la date |
| Date de fin | À ce jour |
| Ligne de rappr. de frais | Ligne de rapprochement des dépenses |
| Frais total (non exact) | Montant total (non exact) |
| Créer facture d'opport. | Créer une facture d'opportunité |
| L'enregistrement est verrouillé en modification. Les frais ne peuvent pas être créés ni mis à jour si l'opportunité, son opportunité parente ou le ticket associé sont approuvés. | L'enregistrement est verrouillé et ne peut être modifié. Il est impossible de créer ou de mettre à jour des frais si l'opportunité, son opportunité parente ou le ticket associé est approuvé. |
Pour aller plus loin
- Codes de facturation — catégories, affectation, regroupement et délais de paiement.
- Comprendre les factures — lire les rubriques d’une facture d’opportunité.
- Fonctionnement de la facturation récurrente — prochaine période et deux factures possibles au premier cycle.
- Prorata — le calcul des périodes partielles.
- Programmer les traitements d’arrière-plan — les exécutions nécessaires à la facturation régulière.
- La passerelle REDA Financials — taxes, encaissements et comptabilisation.
Questions fréquentes
Pour un traitement récurrent programmé, vérifiez Créer facture d'opport. et l’indicateur de facturation active du bail, puis la programmation effective, les dates, la période et les limites d’occurrences. La génération à la demande possède un parcours distinct et ne teste pas systématiquement la facturation active du bail ; ne forcez pas un indicateur pour remplacer le processus prévu.
La génération ne la décoche pas systématiquement : elle reste normalement active pour la récurrence. Certains traitements du cycle de vie peuvent cependant la décocher. Si l’aide de votre organisation annonce une remise à zéro après chaque facture, faites vérifier sa correspondance avec la version installée.
Dans l’intégration de référence, le calcul fiscal et l’affectation des encaissements alimentent ces montants. Utilisez ces opérations pour conserver la cohérence entre la facture, le reçu et les écritures, plutôt que de saisir directement un montant pour faire disparaître un solde.
La protection fournie bloque la suppression si le solde diffère du total ou si la facture appartient à un lot : « Cette facture d'opportunité ne peut pas être supprimée. » La différence peut provenir d’encaissements, remises ou ajustements. Faites examiner la correction ou contrepassation comptable appropriée par l’administrateur ; ne retirez pas des liens ou montants uniquement pour contourner le contrôle.
Les contrôles protègent certains champs selon l’approbation du bail ou du ticket associé : « L'enregistrement est verrouillé en modification. Les frais ne peuvent pas être créés ni mis à jour si l'opportunité, son opportunité parente ou le ticket associé sont approuvés. » La condition précise distingue les postes avec ticket et sans ticket. Utilisez le processus d’ajustement adapté ; un ticket approuvé peut lui aussi verrouiller ses postes.
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