Inspections d’entrée, de départ et récurrentes
REDA peut créer des inspections à l’entrée du locataire, à son départ et selon une fréquence récurrente. Cet article explique comment configurer les trois cas : préparer un bien pour qu’une inspection d’entrée ou de départ soit créée automatiquement depuis les tickets du bail, mettre en place une série récurrente et comprendre le point souvent oublié : aucune inspection récurrente n’est générée tant qu’un administrateur n’a pas planifié le traitement en arrière-plan qui les produit. Aucune expérience préalable de REDA n’est requise.
Droits nécessaires. Les inspections nécessitent l’ensemble d’autorisations REDA - Inspection User ou REDA - Inspection Manager. La configuration du bien nécessite des droits de modification, par exemple REDA - Property Management User (ou REDA - Master Data - Admin). Parmi les ensembles fournis, REDA - Master Data - Admin accorde l’autorisation de la console nécessaire à cette planification. Votre administrateur vérifie aussi les droits effectifs d’exécution. Dans Sales Cloud, les ensembles d’inspection s’intitulent REDA Inspection User et REDA Inspection Manager.
Les trois types d’inspections automatiques
Avant la configuration, voici les correspondances :
| Type | Moment de création | Traitement planifié nécessaire ? |
|---|---|---|
| Inspection d’entrée | À la création du ticket d’entrée du bail | Non |
| Inspection de départ | À la création du ticket de départ du bail | Non |
| Inspection récurrente | À chaque date prévue de la série | Oui : voir l’avertissement ci-dessous |
Configurer les inspections automatiques d’entrée et de départ
Les inspections d’entrée et de départ dépendent des paramètres du bien. Deux paires de champs correspondent aux deux événements : un modèle (la liste de contrôle à utiliser) et un décalage de planification (le nombre de jours à ajouter à la date d’entrée ou de départ pour planifier l’inspection).
| Champ du bien | Champ associé | Effet lorsque les deux sont renseignés |
|---|---|---|
| Modèle inspection entrée | Planif. inspect. entrée (Jours) (décalage en jours) | La création du ticket d’entrée du bail crée l’inspection, planifiée à la date d’entrée plus le décalage |
| Modèle inspection sortie | Planif. inspect. sortie (Jours) (décalage en jours) | La création du ticket de départ du bail crée l’inspection, planifiée à la date de départ plus le décalage |
Ce que REDA crée, et à quel moment
Le déclencheur est la création du ticket, pas son achèvement. Dès la création du ticket d’entrée ou de départ d’un bien configuré, REDA construit l’inspection :
| Attribut | Valeur |
|---|---|
| Objet | « Move In Inspection <Property> » ou « Move Out Inspection <Property> » |
| Statut | Planifiée |
| Date planifiée | La date d’entrée ou de départ du ticket, plus le décalage du bien en jours |
| Liste de contrôle | Construite immédiatement depuis le modèle du bien ; aucune application manuelle nécessaire |
| Liens | Le ticket, le bail et le bien |
La liste étant déjà construite, l’inspecteur peut ouvrir l’inspection et commencer. Il ne doit pas lui appliquer de modèle, ce qui reconstruirait la liste (voir Réaliser des inspections). Si le processus change, l’annulation du ticket d’entrée ou de départ fait automatiquement passer ses inspections non annulées au statut Annulé.
Configurer une inspection récurrente
Une inspection récurrente est une inspection source qui se clone selon un calendrier, par exemple pour un contrôle trimestriel du chauffage, de la ventilation et de la climatisation (CVC). Ouvrez ou créez une inspection, puis renseignez sa section de récurrence :
Les trois informations sont requises ensemble. Si l’une manque, REDA affiche :
La date de début ne peut pas être passée :
Après enregistrement, REDA calcule la prochaine échéance à partir de la date de début, de la fréquence et du nombre de copies déjà créées.
Contenu de chaque copie générée
À une date prévue, lorsque le traitement s’exécute (voir l’avertissement ci-dessous), REDA clone l’inspection source dans une nouvelle inspection :
| Attribut | Valeur |
|---|---|
| Liste de contrôle | Copie complète des éléments de l’inspection source |
| Généré par le système | Coché, pour filtrer les copies automatiques dans les vues de liste |
| Inspection parente | Référence à l’inspection source |
| Date planifiée | Le jour de sa génération |
Chaque copie augmente aussi le nombre d’occurrences générées sur la source, ce qui permet à REDA de calculer la prochaine échéance.
Le traitement planifié est indispensable
Voici le point à vérifier avant de configurer une série :
Avec cette planification quotidienne, le traitement crée chaque jour les copies des inspections dont l’échéance tombe ce jour-là. Pour les traitements en arrière-plan documentés et les vérifications avant mise en service, consultez Planifier les traitements en arrière-plan.
Exemple détaillé : une série trimestrielle de contrôle CVC
Meridian Properties souhaite une inspection CVC chaque trimestre à Meridian Court. Voici la configuration et les copies obtenues, à condition que le traitement soit planifié :
| Configuration | Résultat |
|---|---|
| Créez « Inspection CVC trimestrielle - Meridian Court » ; cochez Est récurrent ; choisissez la fréquence 3 MOIS, le début au 1er août 2026 et la fin au 31 juillet 2027 | REDA calcule la prochaine échéance et attend le traitement |
| Le traitement s’exécute à chaque date prévue | Des copies apparaissent les 1er août 2026, 1er novembre 2026, 1er février 2027 et 1er mai 2027 ; chacune contient une copie complète de la liste et porte Généré par le système |
Pour l’entrée et le départ, configurez Meridian Court #101 avec un modèle « Entrée d’unité standard » et un modèle « Départ d’unité standard », chacun avec son décalage. Lorsque le ticket de départ de l’unité est créé avec une date de départ au 31 août 2026 et un décalage de deux jours, REDA crée « Move Out Inspection Meridian Court #101 », planifiée au 2 septembre 2026.
Référence : configuration et fréquences
Les quatre paramètres d’inspection du bien :
| Champ | Champ associé | Effet lorsque les deux sont renseignés |
|---|---|---|
| Modèle inspection entrée | Planif. inspect. entrée (Jours) | La création du ticket d’entrée crée l’inspection (date d’entrée + décalage) |
| Modèle inspection sortie | Planif. inspect. sortie (Jours) | La création du ticket de départ crée l’inspection (date de départ + décalage) |
Fréquences de récurrence :
| Fréquence | Copie suivante après |
|---|---|
| TOUS LES JOURS | 1 jour |
| SEMAINE | 7 jours |
| 2 SEMAINES | 14 jours |
| MOIS | 1 mois |
| 3 MOIS | 3 mois |
| 6 MOIS | 6 mois |
| ANNÉE | 1 an |
Libellés selon l’édition
Les champs et messages cités utilisent les libellés Platform. Le tableau indique les variantes Sales Cloud, y compris les libellés abrégés tels qu’ils sont fournis. Les valeurs de fréquence, Est récurrent, Console d'administration REDA et Tâches planifiées sont identiques dans les deux éditions. Les noms automatiques d’inspection sont montrés sous la forme documentée ; les noms de modèles et de séries saisis dans les exemples ont été adaptés en français. Les dates de l’exemple illustrent le calcul : lors d’une configuration réelle, choisissez aujourd’hui ou une date future.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Modèle inspection entrée | Modèle d'inspection d'emménagement |
| Planif. inspect. entrée (Jours) | Calendrier des inspections d'emménagemen |
| Modèle inspection sortie | Modèle d'inspection de départ |
| Planif. inspect. sortie (Jours) | Calendrier des inspections de sortie (jo |
| Date planifiée | Date prévue |
| Fréquence de récurrence | Fréquence récurrente |
| Date de début de récurrence | Date de début récurrente |
| Date de fin de récurrence | Date de fin récurrente |
| Généré par le système | Système généré |
| Inspection parente | Inspection parentale |
| Planifiée | Programmé |
| Vous devez indiquer la Date de début de récurrence, la Date de fin de récurrence et la Fréquence de récurrence si l'inspection est marquée comme récurrente. | Vous devez fournir la date de début de la récurrence, la date de fin de la récurrence et la fréquence de récurrence si l'inspection est marquée comme récurrente. |
| La Date de début de récurrence doit être aujourd'hui ou une date future. | La date de début récurrente doit être soit aujourd'hui, soit une date ultérieure. |
Pour aller plus loin
- Planifier les traitements en arrière-plan : étape obligatoire avant de compter sur une série d’inspections récurrentes.
- Réaliser des inspections : remplir les inspections créées par REDA.
- Construire votre catalogue d’inspection : les modèles utilisés par l’automatisation.
- Comprendre les tickets : les tickets d’entrée et de départ qui déclenchent les inspections.
Questions fréquentes
Vérifiez d’abord la planification : le traitement qui les produit n’est pas activé par défaut. S’il est déjà planifié, vérifiez son exécution, les dates de la série et les erreurs signalées. Demandez à votre administrateur de le configurer dans la Console d'administration REDA, sous Tâches planifiées. Le rythme conseillé est quotidien, à 5 h dans son fuseau horaire.
Le bien doit posséder à la fois le modèle d’entrée et le décalage de planification avant la création du ticket d’entrée. Configurez les quatre champs d’inspection ensemble.
Les trois informations de récurrence sont obligatoires : « Vous devez indiquer la Date de début de récurrence, la Date de fin de récurrence et la Fréquence de récurrence si l'inspection est marquée comme récurrente. »
La série ne peut pas commencer dans le passé : « La Date de début de récurrence doit être aujourd'hui ou une date future. » Utilisez aujourd’hui ou une date future.
L’annulation du ticket de départ ou d’entrée fait automatiquement passer ses inspections non annulées au statut Annulé.
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