Prélèvements et relevés propriétaires

Chaque mois, deux questions se posent pour les propriétaires dont vous gérez les biens : quel montant peuvent-ils prélever et quel relevé leur envoyer ? Avec l’extension REDA Financials configurée, REDA effectue les calculs. Un prélèvement propriétaire calcule un montant à partir des soldes comptables, le répartit selon les parts de propriété et crée les documents comptables correspondants ; le paiement bancaire reste une étape distincte. Les relevés propriétaires présentent les produits, les charges et le solde d’un portefeuille dans un PDF personnalisé, dont l’envoi peut être planifié. Ce guide s’adresse aux équipes chargées des propriétaires et des finances de gestion immobilière. Il définit les termes employés, détaille les deux calculs et explique la réserve, le jour d’envoi et les traces de traitement.

Articulation des prélèvements et des relevés

Les deux fonctions lisent les écritures comptables, avec des périmètres différents. Les produits locatifs augmentent le résultat ; les frais de gestion et les autres charges le diminuent. Le prélèvement calcule un montant à partir des actifs et passifs de gestion immobilière de l’entité propriétaire, puis prépare sa comptabilisation. Le relevé présente les produits, charges, distributions et soldes du périmètre du portefeuille. Rapprochez les dates, l’entité, les biens et les comptes retenus pour expliquer les écarts. Aucun des deux documents ne prouve à lui seul qu’un virement bancaire a eu lieu.

L’ordre des opérations mensuelles compte donc. Enregistrez les loyers et calculez les frais de gestion avant le prélèvement, afin de disposer de soldes à jour ; établissez le relevé une fois les opérations du mois contrôlées. REDA ne vous impose pas cet ordre, mais un mois incomplet produit des chiffres provisoires. Le prélèvement documenté est comptabilisé dans les livres du propriétaire, au titre de ses propres fonds, et non dans ceux du gestionnaire. Le relevé consulte les écritures sans en créer.

Partie 1 : calcul du prélèvement

Le propriétaire ne peut pas assimiler toutes les sommes enregistrées pour ses biens à des liquidités disponibles : certaines correspondent à des créances, d’autres à des dettes ou à une réserve. Le calcul utilise les comptes de gestion immobilière depuis l’origine des écritures jusqu’à la date du prélèvement, et non uniquement le mois en cours. Il repose sur trois éléments ; vérifiez séparément la trésorerie bancaire réellement disponible :

REDA enchaîne ensuite deux soustractions :

Voici le calcul complet pour un propriétaire. Les chiffres proviennent des écritures de son entité dans REDA Financials. Leur constitution relève des règles comptables décrites dans le centre d’aide REDA Financials ; le prélèvement lit les soldes et effectue les soustractions.

Le calcul ne propose un prélèvement que si le résultat est positif. Une réserve supérieure ou égale au montant disponible exclut donc le propriétaire du calcul. Ce contrôle porte sur les soldes comptables retenus ; il ne remplace pas une vérification des fonds en banque.

Répartition entre propriétaires

En présence de copropriétaires, REDA répartit le prélèvement selon leurs pourcentages de propriété, à partir des enregistrements valables à la date du prélèvement. Chaque part positive donne lieu à un document comptable distinct, qui permet de suivre le montant attribué à son bénéficiaire.

Les enregistrements Propriété du compte indiquent le Compte parent (bailleur), le Compte propriétaire (copropriétaire), le Pourcentage de propriété, ainsi que la Date de début de propriété et la Date de fin de propriété. Le calcul retient les parts positives dont la date de début est atteinte et dont la date de fin est vide ou non dépassée, bornes incluses. Contrôlez les chevauchements et le total des parts avant le traitement ; les montants sont arrondis par bénéficiaire.

Documents créés par un prélèvement

Le traitement conserve le détail du calcul puis crée les documents comptables de distribution, afin de relier le montant calculé aux écritures. Leur comptabilisation doit être distinguée du paiement effectif.

Chaque ligne conserve les chiffres utilisés pour le prélèvement :

Le produit Owner Draw Product est configuré sur l’entité propriétaire. Vérifiez-le après l’activation du compte, ainsi que son compte général par défaut : l’activation ne garantit pas que tous ces paramètres sont prêts (voir Activer un compte client comme entité comptable). Le traitement met à jour Last Owner Draw Date sur les comptes traités. Consultez aussi les résultats et les documents : cet horodatage n’atteste pas un paiement bancaire.

Exécuter un prélèvement, étape par étape

Vérifiez les prérequis des bailleurs concernés, puis lancez le traitement :

Un bailleur sélectionné peut être exclu du calcul. Parmi les motifs affichés : compte non marqué Active PM Client, absence de Owner Draw Product ou de son compte général par défaut, solde disponible nul ou négatif, ou réserve absorbant le solde. Un compte sans entité liée peut aussi être absent de la sélection exploitable. Corrigez la configuration ou actualisez les écritures selon le motif, puis recalculez ; n’interprétez pas une exclusion comme un simple retard d’encaissement.

Partie 2 : calcul du relevé

Le relevé présente les produits, les charges, les distributions comptabilisées et le solde du portefeuille, qui regroupe des comptes et des biens. L’envoi programmé couvre le mois civil précédent ; la génération manuelle peut porter sur une autre période. Le périmètre documenté retient la première entité non vide rencontrée parmi les comptes actifs du portefeuille, sans ordre de sélection garanti ; il ne consolide pas les livres de toutes leurs entités. Il utilise les biens actifs du portefeuille, le bien d’administration et les écritures sans bien, sur les comptes généraux marqués pour la gestion immobilière. Un filtre manuel sur un bien masque les soldes initial et final dans le parcours consulté. Vérifiez la cohérence d’entité du portefeuille avant d’utiliser ses totaux. Quatre chiffres composent le solde final.

Le solde final résulte de la formule suivante :

Exemple pour un compte propriétaire sur le mois de juin :

Quote-part de chaque propriétaire

Lorsque des parts de propriété sont enregistrées sur un compte du portefeuille, le relevé répartit ses produits et ses charges selon la durée de détention pendant la période et le pourcentage détenu. Ce calcul est utile lorsqu’une part change de propriétaire en cours de mois ou lorsque plusieurs parties détiennent des pourcentages différents.

Le coefficient combine la fraction de la période pendant laquelle la part est détenue et le pourcentage de propriété.

Pour une détention limitée à la moitié du mois, la fraction devient 15 ÷ 30 = 0,5 : le coefficient passe à 0,20 et la quote-part nette est divisée par deux. Le calcul compte des jours entiers, bornes incluses ; une détention du premier au dernier jour couvre donc toute la période.

Envoi des relevés

Le traitement planifié recherche chaque jour les portefeuilles actifs dont Statement Send Day correspond au jour du mois. Pour chaque portefeuille retenu, il prépare le relevé du mois civil précédent dans son intégralité et tente son envoi aux contacts configurés.

L’apparence du PDF — logo, couleurs, polices et format de page — dépend de la configuration de marque et du modèle comptable utilisé pour le relevé. Les modifications se font côté REDA Financials ; consultez le centre d’aide REDA Financials et faites vérifier le modèle réellement utilisé.

Exemple : Continental Holdings et Meridian

Votre société, Meridian Properties, gère les biens de Continental Holdings, regroupés dans Meridian Core Portfolio : Harbour Tower et Meridian Court. Les deux exemples suivants illustrent la clôture de juin. Leurs montants de distribution diffèrent volontairement ; ils ne constituent pas un rapprochement du même prélèvement.

Prélèvement. À la date retenue, Continental Holdings présente un solde d’actifs de gestion immobilière de 18 000,00, un solde de passifs de 5 000,00 et une réserve Cumulative Escrow Amount de 2 000,00 :

Le traitement crée deux factures fournisseurs de type Expense et les fait passer à Posted dans l’entité de Continental Holdings : 6 600,00 pour le propriétaire principal et 4 400,00 pour le copropriétaire, soit 11 000,00. Elles utilisent Owner Draw Product ; le traitement met aussi à jour Last Owner Draw Date. Vérifiez les résultats et procédez séparément au paiement.

Relevé. Statement Send Day vaut 5 pour Meridian Core Portfolio. Le traitement du 5 juillet prépare donc son relevé de juin, sous réserve de la planification et des prérequis d’envoi. Dans cet exemple distinct, le mois se présente ainsi :

Si un copropriétaire détient 40 % du compte de Continental Holdings pendant tout le mois, sa quote-part de produits est de 3 600,00 et celle des charges de 1 400,00, soit un résultat net de 2 200,00. Après le traitement d’envoi, Last Statement Sent On indique le 5 juillet ; le PDF joint au portefeuille reste consultable par les utilisateurs autorisés. Cet horodatage ne confirme pas sa réception par le destinataire.

Exemple de capture distinct : le prélèvement OED-00434 affiche Status Completed et Total Amount $3,312.00. Results indique Total Lines 1, Succeeded 1 et Failed 0. Les soldes d’actifs et de passifs, le montant disponible et la réserve figurent dans Draw Lines. La facture issue du prélèvement est accessible dans Purchase Invoices. Les montants affichés en anglais sont ceux de la capture.

La facture issue de ce prélèvement est une Expense Purchase Invoice au statut Posted, avec Continental Holdings comme Vendor et un total de $3,312.00. Invoice Summary affiche le badge vert POSTED et Balance Due $0.00. La description est « Owner Equity Draw | Continental Holdings (100.00%). » Ces indications décrivent le document présenté ; elles ne constituent pas une preuve de virement bancaire.

La fiche Meridian Core Portfolio affiche Properties #4, Primary Contact Aisha Rahman et Is Portfolio Active coché, ainsi que l’action Generate Statement. Le panneau Files (1) contient le PDF Portfolio Statement — Meridian Core Portfolio (Jul 1, 2026), consultable selon les droits d’accès. Les champs de planification Send Day et Last Statement Sent On se trouvent dans les détails de la fiche.

Première page du PDF de Continental Holdings, pour la période du 1er juillet au 31 octobre 2026, distincte de l’exemple mensuel ci-dessus. Les totaux se rapprochent : Previous Balance 0.00, Income 3,600.00, Expenses 288.00, Disbursements 3,312.00 et Ending Balance 0.00. Le détail comprend trois lignes de loyer, les frais de gestion et la distribution propriétaire.

Tableaux de référence

Emplacement des paramètres et des horodatages. Les champs à configurer et à consulter sont les suivants ; les libellés anglais de l’extension sont conservés :

Configuration des deux parcours. Vérifiez ces éléments avant l’utilisation ; le tableau distingue les besoins opérationnels des champs facultatifs :

Pour aller plus loin

1. Automatiser les frais de gestion — leur comptabilisation influe sur les soldes ; traitez-les avant le prélèvement.
2. Activer un compte client comme entité comptable — vérifier Owner Draw Product et Default Bank Account après l’activation.
3. Traitement bancaire EFT / NACHA — effectuer le paiement électronique d’un prélèvement.
4. Planifier les traitements en arrière-plan — activer le traitement d’envoi des relevés.
5. Dimensions immobilières dans les rapports financiers — contrôler l’attribution des écritures du relevé.
6. Fonctionnement de REDA avec REDA Financials — comprendre l’ensemble de l’intégration.

Questions fréquentes