Configuration comptable des codes de facturation

Un Code de facturation identifie une catégorie de montant dû : loyer, dépôt, refacturation de charges ou pénalité de retard. Avec REDA Financials et son extension, il porte aussi les paramètres utilisés pour créer la ligne comptable : compte général, produit, centre de coûts, profil fiscal et priorité d’imputation. Cet article couvre également le marquage des comptes généraux de gestion immobilière, utilisés dans les calculs d’honoraires et de versements aux propriétaires. Il s’adresse à l’administrateur qui prépare la liaison entre facturation et comptabilité, avec validation des choix par le responsable comptable. Vous y trouverez les six champs concernés, la règle de repli du compte général, les deux profils fiscaux, la priorité d’imputation et le rôle du marquage des comptes. Les libellés Financials et d’extension restent indiqués en anglais lorsqu’aucune traduction française vérifiée n’est disponible.

Les six champs comptables

Les six champs ci-dessous orientent la création de la pièce comptable à partir d’un code de facturation. Ils complètent les paramètres de l’entité, des produits et des règles Financials ; ils ne décrivent pas à eux seuls toutes les conditions de comptabilisation.

Le parcours décrit crée une ligne par facture source : une pièce individuelle porte une ligne, tandis qu’un lot porte les lignes de ses factures enfants. La quantité vaut un et le prix unitaire reprend le montant de la facture. Un montant négatif suit le chemin d’avoir ; le traitement consulté place aussi zéro dans cette branche, sans garantir sa comptabilisation. Un avoir n’est pas à lui seul un remboursement bancaire. Le compte, le produit, le centre de coûts et le profil fiscal proviennent des paramètres ci-dessus ; les règles Financials peuvent ensuite compléter le traitement.

Comment le compte général est choisi

Le compte général, GL Account, est le compte du plan comptable utilisé par la ligne, par exemple un compte de produits locatifs. Choisissez-le selon la nature de la charge, notamment pour les dépôts qui peuvent relever du passif. La liaison utilise deux niveaux de résolution :

Renseignez le compte directement ou utilisez le compte de produits par défaut du produit. Ne laissez pas les deux sources vides. Vérifiez aussi que le compte est approprié à l’opération et disponible pour l’entité concernée : sa présence seule ne garantit pas la comptabilisation.

Produit obligatoire et centre de coûts facultatif dans le parcours décrit

Deux champs méritent une attention particulière, car leurs rôles et leurs conditions diffèrent.

Le Product est obligatoire sur la ligne dans les métadonnées Financials consultées. Le produit sert aussi à résoudre le compte général de repli. Choisissez donc un produit valide et, si vous utilisez ce repli, renseignez son Default Revenue GL Account, le compte de produits par défaut. Un compte explicite ne dispense pas du produit requis ; vérifiez également son activité et sa disponibilité pour l’entité et le territoire concernés.

Le Cost Center est une dimension analytique, par exemple pour une équipe, un immeuble ou une unité opérationnelle. La liaison le copie lorsqu’il est renseigné et laisse ce champ vide sinon. Ce parcours ne le rend pas obligatoire à lui seul ; respectez toutefois les règles de validation et les exigences analytiques de votre configuration comptable.

Profils fiscaux des factures individuelles et des lots

Un Tax Profile fournit une entrée au calcul fiscal de REDA Financials. Le taux et le traitement final dépendent aussi des règles et du contexte fiscal. La liaison lit deux champs distincts selon que la facture est individuelle ou incluse dans un lot consolidé :

Configurez les deux parcours que vous utilisez, avec validation du responsable fiscal. Ils peuvent partager le même profil ou en utiliser des différents selon le traitement requis. Cette distinction permet une configuration séparée ; elle ne détermine pas à elle seule une obligation fiscale. Un champ vide signifie qu’aucun profil explicite n’est transmis par cette source, pas nécessairement qu’aucune taxe ne sera calculée : les règles Financials peuvent résoudre un profil ou un traitement de repli. Testez chaque parcours.

Ordre d’imputation des paiements

Lorsqu’un paiement est imputé automatiquement sur plusieurs factures admissibles, Cash Application Sort Order peut alimenter leur Application Priority. Dans le parcours consulté, une valeur plus faible passe avant une valeur plus élevée. Un loyer de priorité 1 peut ainsi précéder des charges de priorité 2, si les autres critères d’admissibilité sont satisfaits. Le service consulté place les priorités vides en dernier, puis départage par date de facture et par nom. Une imputation manuelle ou un autre parcours peut suivre un choix différent.

Pour un lot consolidé, la pièce porte une seule priorité. Le flux consulté retient la valeur maximale des codes enfants, avec un accumulateur initialisé à zéro : des valeurs toutes vides ou négatives ne donnent donc pas un maximum négatif. Pour des priorités positives, le lot reprend celle de sa charge la moins prioritaire. Le flux renseigne uniquement une priorité encore vide ; il n’écrase pas systématiquement une valeur existante. Définissez un ordre cohérent, puis testez l’imputation automatique et le retour proportionnel vers les factures enfants.

Marquer les comptes de gestion immobilière

Les champs précédents orientent la création d’une facture. Le marquage suivant détermine quels comptes les traitements vont relire pour les honoraires ou les versements aux propriétaires. Il se configure sur les comptes généraux et doit correspondre aux écritures réellement présentes dans les livres.

Sur un GL Account, l’indicateur Property Management GL Account sélectionne le compte pour les lectures de gestion immobilière. Son Type — Revenue, produits, Expense, charges, Asset, actif, Liability, passif, ou Equity, capitaux propres — détermine l’usage de ses écritures par les traitements décrits :

Le calcul d’honoraires lit les comptes Revenue marqués, puis déduit l’activité des comptes Expense marqués utilisée comme montant déjà facturé. Dans le code consulté, ces agrégats sont la valeur absolue du net crédits moins débits, par entité, bien et période ; ils ne filtrent pas à eux seuls les seuls encaissements. Le calcul de versement lit les comptes Asset et Liability marqués : disponible pour le propriétaire = actif − passif, avant déduction de la réserve. Ce solde comptable n’est pas nécessairement du numéraire disponible à la banque. L’article Versements et relevés des propriétaires détaille le calcul ; ici, retenez pourquoi le choix des comptes et le périmètre des écritures sont déterminants.

Configurer un code de facturation, étape par étape

Voici le parcours de configuration d’un code Rent, destiné au loyer.

Exemple complet d’un code de loyer

Meridian Properties gère Meridian Court pour Continental Holdings. Le loyer mensuel est de 1 200,00. Les deux codes ci-dessous illustrent le compte direct et le compte de repli ; leurs noms et numéros sont des exemples, à adapter à votre plan comptable.

Avec Rent, la facture de 1 200,00 produit une ligne de quantité un et de prix unitaire 1 200,00, avec 4210 Rental Income comme compte et Rent comme produit. Le parcours individuel transmet Tax Profile au calcul fiscal. Puisque le compte est explicite, la liaison n’utilise pas le compte de repli du produit. La comptabilisation reste soumise aux contrôles Financials.

Avec Utility Recovery, GL Account est vide, mais le Product Utility Recovery porte Default Revenue GL Account = 4260 Utility Recovery. La liaison transmet donc 4260. Pour deux factures individuelles admissibles dont les priorités ont été renseignées ainsi, l’imputation automatique consultée traite le loyer de priorité 1 avant les charges de priorité 2 lorsqu’un paiement ne couvre pas l’ensemble.

Du côté de la gestion immobilière, le compte 4210 Rental Income, de type Revenue, est marqué Property Management GL Account. Le calcul lit alors ses écritures admissibles sur la période pour Meridian Court comme base d’honoraires. Avec un taux de 8 %, il applique ce taux à la base calculée ; celle-ci ne représente du loyer encaissé que si la configuration et les écritures le permettent. Le code dirige la ligne vers 4210, puis le marquage sélectionne ses écritures. Si 4210 n’est pas marqué, il est exclu de cette lecture ; sans autre compte Revenue marqué, le contrôle décrit peut empêcher le calcul.

Capture de la ligne obtenue : GL Account affiche Residential Rental Income, Product affiche Residential Rent et Tax Base indique Exclusive of Tax, hors taxes. Le compte et le produit illustrent le paramétrage de la liaison ; Tax Base relève aussi des paramètres Financials. La capture ne signifie pas que chacun de ces champs est directement copié depuis l’un des six champs du code.

Capture du compte général Residential Rental Income. Les informations principales indiquent Type: Revenue et la section Account Information montre Property Management GL Account coché. Cette combinaison sélectionne le compte pour le calcul d’honoraires ; elle ne certifie pas, à elle seule, que toutes ses écritures correspondent à des loyers encaissés.

Référence rapide des champs

Les six champs du code de facturation :

Le marquage des comptes généraux, par type :

Pour aller plus loin

1. Comment REDA fonctionne avec REDA Financials — transmettre les paramètres du code vers la pièce comptable.
2. Activer un compte client comme entité comptable — préparer l’entité destinataire.
3. Automatisation des honoraires de gestion — comprendre les agrégats des comptes de produits et de charges marqués.
4. Versements et relevés des propriétaires — comprendre le calcul à partir des comptes d’actif et de passif.
5. Synchronisation des paiements et des soldes — diagnostiquer une ligne sans compte général.
6. Enregistrer les paiements des locataires — configurer le code des frais de paiement rejeté.

Questions fréquentes