Le portail des résidents

Administration 9 min de lecture Mis à jour en juillet 2026

Le portail des résidents peut réunir, dans un espace connecté, les baux, soldes, paiements, demandes de service, réservations, colis, visiteurs et actualités disponibles pour vos locataires. Il leur permet de consulter des informations et d’effectuer certaines démarches sans contacter systématiquement l’équipe. Ce guide présente les rubriques du parcours documenté, leurs sources de données, le lien entre l’utilisateur et ses dossiers, ainsi que la préparation administrative. Les fonctions accessibles dépendent des composants et versions installés et de votre configuration. Ce guide couvre le portail des résidents ; il ne décrit ni ne confirme un portail pour propriétaires ou fournisseurs. Vérifiez séparément la disponibilité et le périmètre de tout autre espace externe avant de le proposer.

Accès. Utilisez l’adresse du site résident de votre organisation, créée et communiquée par l’administrateur. Les équipes internes traitent les demandes, tickets et réservations depuis leurs écrans REDA habituels.
Droits nécessaires. Le résident doit disposer d’un utilisateur externe actif, d’une licence et des autorisations adaptées, ainsi que des liens de données requis. L’inscription autonome ou la création par l’équipe doit suivre le parcours effectivement configuré ; ce choix ne s’active pas par la seule installation de REDA One.

Vous utilisez l’édition REDA Sales Cloud ? L’exemple Platform utilise l’objet Demande de service ; Sales Cloud utilise l’objet standard Case. Les composants d’extension, noms de champs et critères d’accès doivent être vérifiés pour l’édition installée. La présence d’un écran similaire ne garantit pas une configuration identique. Consultez les éditions REDA.

Comment l’utilisateur retrouve ses données

Pour comprendre une absence de données, vérifiez d’abord l’identité liée à la connexion et les relations métier. Chaque rubrique applique ensuite ses propres critères ; la chaîne suivante constitue un point de départ pour le diagnostic, pas une règle d’accès universelle :

connexion → contact de l’utilisateur et son compte → rôles de contact et baux admissibles pour certaines rubriques ; chaque autre rubrique applique ses propres critères

Un Rôle de contact relie une personne à un bail. Dans le parcours de référence, la liste des baux recherche les rôles Lessee (locataire) et Guarantor (garant), tandis que la sélection des paiements peut aussi inclure Payee (payeur). L’utilisateur connecté fournit le contact et son compte ; les baux sont trouvés depuis les rôles de ce contact. D’autres rubriques, notamment les demandes de service ou l’historique des encaissements, peuvent utiliser le compte comme périmètre. Vérifiez donc chaque rubrique et les accès attendus avec des utilisateurs représentatifs.

Si le locataire ne voit pas son bail ou voit une mauvaise unité, contrôlez le contact associé à l’utilisateur, son compte, les rôles sur le bail, l’état comptable du bail, puis les droits et composants installés. Consultez les Rôles des contacts. Ajouter un rôle sans vérifier le parcours n’est pas une solution universelle et ne constitue pas un test complet d’isolation des données.

Les rubriques du portail

Les rubriques ci-dessous présentent les fonctions décrites dans ce parcours. Leur affichage et leurs libellés dépendent de votre site. Certaines consultent des enregistrements existants ; les formulaires de demande, de réservation ou de profil peuvent aussi créer ou modifier des données :

Rubrique	Action du résident	Source ou périmètre à vérifier
Tableau de bord d’accueil	Consulter une synthèse des informations disponibles.	Données regroupées par les composants d’accueil.
Baux	Consulter les baux accessibles et télécharger un relevé lorsque le lien est configuré.	Rôles de contact admissibles ; distinction courant/ancien selon les critères du composant, notamment l’activité comptable.
Paiements	Consulter charges, crédit et historique ; ouvrir le parcours de paiement configuré.	Factures comptabilisées restant dues, écritures de crédit et encaissements, avec des périmètres qui peuvent différer.
Demandes de service	Créer une demande, suivre son état et échanger des commentaires visibles dans le portail.	Demandes et commentaires accessibles ; la liste de référence utilise le compte du contact.
Réservations d’équipements	Demander un créneau disponible.	Réservations, calendriers, règles de créneaux et éventuelles approbations.
Créneaux de maintenance	Choisir une plage d’intervention proposée.	Calendriers et règles de disponibilité de la maintenance.
Colis	Consulter les informations et codes de retrait disponibles.	Tickets de colis accessibles dans le parcours configuré.
Visiteurs	Préparer et consulter les entrées de visiteurs autorisées.	Autorisations et journaux de visiteurs selon le parcours installé.
Actualités	Lire les informations publiées pour la communauté.	Enregistrements d’actualité et règles de publication.
Notifications	Lire les notifications du portail ; recevoir des e-mails lorsque ce canal est configuré.	Notifications et automatisations applicables, sans garantie de livraison par la seule présence d’une fiche.
Profil	Modifier les informations autorisées et déposer des fichiers dans les parcours prévus.	Données du contact et de l’utilisateur, avec les contrôles du composant.

Soldes et paiements

La rubrique Paiements présente les données comptables accessibles ; le résident ne modifie pas directement son solde. Distinguez les montants suivants et vérifiez leur devise :

Les charges restant dues correspondent aux soldes positifs des factures comptabilisées admissibles du bail sélectionné.

Le crédit provient des écritures du compte de trésorerie non affectée. Son périmètre peut être celui du compte client plutôt que du seul bail ; le montant net présenté soustrait ce crédit des charges. Vérifiez le périmètre et la devise avec l’équipe comptable.

L’historique des paiements liste les encaissements accessibles du compte. Il peut inclure des brouillons : vérifiez leur statut avant de considérer un montant comme encaissé et comptabilisé. L’écran n’est pas nécessairement un historique exhaustif.

Le relevé de compte est un PDF téléchargé depuis le site de relevés configuré par l’administrateur.

Make Payment ouvre le parcours de paiement configuré. Le bouton Make Payment (« Effectuer un paiement ») transmet le contexte et le montant à la page de paiement définie dans le site. Dans le composant de référence, la configuration désigne une page nommée du portail. Le traitement par carte ou un autre moyen dépend de l’intégration de cette page avec le prestataire choisi. Ne présentez pas la simple présence du bouton comme la preuve d’un encaissement opérationnel.

Pourquoi un montant diffère-t-il de la liste des factures REDA ? Le détail des charges du parcours comptable de référence retient les factures comptabilisées, hors avoirs, dont le solde est positif et qui sont liées au bail sélectionné. Une facture brouillon, entièrement réglée ou non transmise à la comptabilité n’entre pas dans cette liste. Vérifiez aussi le crédit, son périmètre de compte et la devise avant de comparer les totaux.

Le parcours d’une demande de service

Le résident et l’équipe échangent autour de la demande selon les étapes suivantes :

Le résident crée une demande via le formulaire prévu. Selon le motif et les automatisations installées, le traitement peut créer une intervention, une réservation ou un ticket ; vérifiez les liens obtenus.

L’équipe traite la demande dans REDA depuis ses écrans habituels.

Les commentaires visibles permettent l’échange. Les commentaires internes restent distincts. Les commentaires externes peuvent déclencher une notification selon leur auteur, le contact lié et la configuration. L’enregistrement distingue notamment un commentaire du portail d’un commentaire de l’équipe ; vérifiez la notification attendue plutôt que de supposer chaque envoi livré.

L’équipe termine ou annule la demande. La clôture et l’annulation n’ont pas nécessairement le même effet. Dans le parcours d’extension de référence, le passage à Cancelled annule les réservations, interventions ou tickets liés selon le motif. Ne supposez pas qu’une simple clôture annule tous les éléments associés : vérifiez aussi les créneaux et les opérations terminées.

Pour le traitement par les équipes, consultez Demandes de service. Ce guide décrit le point de rencontre entre le portail et ce travail interne.

Préparation par l’administrateur

L’expérience doit être installée, configurée et testée avant d’être proposée aux résidents. Les éléments à préparer comprennent :

Élément	Configuration
Licence, utilisateur externe, permissions et accès du résident.	Configuration des utilisateurs et du site.
Page de paiement recevant le contexte de bien, bail, compte, contact et montant.	Propriété du composant de paiement : Payment Gateway Page Name dans la référence consultée ; renseigner le nom de page attendu et tester le parcours.
Adresse du site servant le relevé PDF.	Paramètres de l’application : voir Paramètres de l’application.
Compte comptable de trésorerie non affectée utilisé pour le crédit.	Configuration de l’entité financière : voir Activer un compte client comme entité financière.
Actualités et notifications.	Contenus, règles de publication et automatisations du portail.
Inscription autonome ou création des utilisateurs par l’équipe.	Parcours configuré et testé par votre organisation.

Configurer et tester le relevé. Le lien de téléchargement utilise une adresse de site définie dans les paramètres de l’application. Vérifiez cette adresse, l’accès au document et le périmètre du relevé avec un utilisateur résident avant de diffuser le portail.

Exemple : une journée dans le portail d’Aisha

La locataire Aisha Rahman, liée au bail de Meridian Court #101, se connecte à un portail configuré et testé :

Son tableau de bord présente un bail. La rubrique Paiements affiche 1 200,00 de charges restant dues pour la facture de juillet comptabilisée, 150,00 de crédit issu d’un versement antérieur non affecté, ainsi que l’historique des encaissements. Les montants de cet exemple sont dans la même devise et sur un périmètre de crédit validé.

Elle télécharge son relevé, puis clique sur Make Payment (« Effectuer un paiement »). La page configurée reçoit le montant net de 1 050,00, soit 1 200,00 − 150,00 ; Aisha vérifie ce montant avant de poursuivre.

Elle signale « La climatisation ne refroidit pas ». L’équipe retrouve la demande, échange des commentaires et crée une intervention. À la fin du traitement, elle vérifie l’état de la demande, de l’intervention et du créneau restant ; une clôture ne prouve pas que ce dernier a été annulé.

Un colis arrive ; son code de retrait est consultable dans la rubrique Colis lorsque le ticket et les critères d’accès du parcours le permettent.

Capture anglaise d’un rôle de contact de bail : Lessee relie le contact au bail.

Capture anglaise d’un rôle de contact côté équipe : Lessee relie la personne au bail. Ce lien contribue à la sélection des baux ; les autres rubriques doivent être vérifiées séparément.

Pour aller plus loin

Enregistrer les paiements des locataires — comprendre le traitement interne et vérifier ce qui apparaît dans le portail.
Synchronisation des paiements et des soldes — suivre les échanges avec la comptabilité.
Candidatures locatives en ligne — parcours du candidat avant l’entrée dans les lieux.
Activer un compte client comme entité financière — préparer notamment le compte de trésorerie non affectée.
Ordre de mise en place de la suite — situer le portail dans le projet.

Questions fréquentes

Contrôlez le contact de l’utilisateur, ses rôles admissibles sur le bail et les critères du composant. Dans le parcours de référence, Baux utilise Lessee et Guarantor, alors que Paiements peut aussi utiliser Payee et vérifie l’activité comptable. Vérifiez ensuite licences, droits et configuration du site ; n’ajoutez pas un rôle sans confirmer qu’il correspond à la personne et au parcours.

Le bouton Make Payment (« Effectuer un paiement ») ouvre la page de paiement configurée. La carte n’est disponible que si cette page, son prestataire et le traitement comptable associé ont été mis en place et testés.

Les charges affichées proviennent des factures comptabilisées admissibles liées au bail, hors avoirs et avec un solde positif. Les brouillons et factures non transmises à la comptabilité n’y figurent pas. Vérifiez aussi le crédit disponible, son périmètre de compte, la devise et les éventuels délais de mise à jour.

Ce guide décrit uniquement le parcours des résidents. Ne créez pas un accès propriétaire ou fournisseur sur cette seule base ; faites confirmer le produit, les fonctions et les droits adaptés à cet autre public dans votre solution.

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