L’enregistrement du bail

Voici le principe essentiel de la location dans REDA : le bail et l’opportunité sont un seul et même enregistrement. Lorsque vous ouvrez un « bail », vous accédez à une Opportunité, le point central des opérations commerciales de REDA, qui porte les dates, la durée, le locataire, le loyer et l’activation de la facturation. Tout le reste — frais, factures, tickets, inspections et accès au portail résident — se rattache à cet enregistrement. Cet article vous guide pour lire l’Étape comme l’état du bail, repérer chaque bloc d’informations et reconnaître les champs que REDA renseigne et maintient automatiquement, afin de ne pas perturber ces traitements par des modifications manuelles. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.

Un seul enregistrement pour le bail

L’Opportunité est l’objet central des opérations commerciales de REDA. Son type d’enregistrement lui donne une présentation adaptée à chaque activité. Le type Location représente le bail : dates, durée, compte locataire, loyer, politiques de pénalités de retard et de maintien au mois, et liens vers les baux parents ou enfants. Le bail et l’affaire étant identiques, aucun objet « bail » distinct n’est à rapprocher : REDA conserve toutes les informations au même endroit.

REDA nomme aussi le bail automatiquement. Renseignez le locataire et l’unité : le nom est composé à partir du contact principal et du bien, par exemple le nom du locataire suivi de l’unité louée. Ne remplacez ce nom que si un libellé personnalisé est nécessaire.

Le cycle du bail en un coup d’œil

Le bail progresse entre des Étapes, affichées dans le Parcours en haut de l’enregistrement. L’étape indique sa situation dans le cycle. Les valeurs ci-dessous comprennent aussi les issues de refus et d’annulation : ces deux issues clôturent la demande et ne conduisent pas à la préparation du contrat.

Demande - Nouvelle → Demande - Terminée → Demande - Approuvée ; issues possibles : Demande - Refusée / Demande - Annulée. Parcours d’une demande acceptée : Contrat - En cours → Occupé - Emménagement en attente → Occupé - Sans préavis → Occupé - Préavis (départ) / Occupé - Préavis (résiliation) / Occupé - Préavis (expulsion) → Expirée

Vous modifiez manuellement les premières étapes de candidature. La plupart des transitions suivantes sont effectuées pour vous par les tickets, les listes de contrôle suivies que REDA crée aux étapes clés : contrat de bail, emménagement, renouvellement, départ, expulsion et résiliation. Vous traitez le ticket ; il fait avancer le bail.

Deux de ces étapes modifient aussi des indicateurs système utilisés par le reste de REDA. Le principal est décrit dans la présentation des champs ci-dessous.

Présentation des blocs de champs

Les blocs sont présentés dans l’ordre de la visite. Dates du bail est renseigné : le début, la fin et l’expiration sont cohérents. Détails du renouvellement est vide, car ce bail n’a pas encore été renouvelé. Ici, le vide a un sens ; il ne signale pas une information manquante.

Les champs du bail sont regroupés par thème. Voici le rôle de chaque bloc et les libellés à rechercher. Lorsqu’un libellé se termine par (Sys), REDA maintient automatiquement le champ : consultez-le sans le modifier manuellement.

Locataire et autres personnes

Le Nom du compte désigne le compte locataire, généralement renseigné lors de la conversion d’une demande en bail. Il est requis lors de la mise à jour d’un bail existant gagné dans Platform ; renseignez-le dès la création pour préparer les étapes suivantes. Le Contact principal est la personne principale du bail : il entre dans son nom automatique et se transmet aux baux enfants. Les autres personnes — cosignataires, occupants, garants — sont enregistrées comme Rôles de contact ; un nouveau rôle sur un bail prend par défaut la valeur Locataire. Si un tiers paie une partie du loyer, Compte subventionneur et Montant de la subvention indiquent qui paie et combien. Chaque poste de facturation reprend cette subvention.

Dates et durée

Les champs essentiels sont Date de début de bail, Date de fin de bail et Durée du bail (mois). REDA en déduit la Date d’expiration du bail, utilisée pour détecter le maintien dans les lieux et la facturation au mois. Cette expiration correspond à Renouvelé jusqu’au si le bail a été renouvelé, sinon à sa date de fin. La Date réelle d’emménagement est renseignée à la clôture du ticket d’emménagement, et la Date réelle de départ à l’achèvement d’un départ, d’une expulsion ou d’une résiliation. La Date d’emménagement prévue et la Date de départ prévue servent à planifier ces événements en amont. Renouvelé jusqu’au et Accord de renouvellement sont renseignés par les tickets de renouvellement ; Contrat signé le est renseigné lorsque le ticket de contrat de bail passe à Contrat signé ou Fermé.

Loyer

La Règle de location relie le bail à sa politique de gestion (voir Règles de location : les politiques du bail). Elle provient par défaut du bien, ou de la règle par défaut de la région si le bien n’en possède pas. Frais de loyer actuel désigne le poste de référence du loyer. Lorsque le lien est vide, un poste récurrent admissible peut le renseigner. Le traitement des factures le fait ensuite pointer vers le poste associé à la facture de loyer dont la date de fin est la plus tardive, sans limiter cette recherche à la date du jour. Une facturation d’avance peut donc le faire passer à une période future ; il ne change pas nécessairement le jour anniversaire du bail. Loyer actuel correspond au montant net de ce poste. L’Écart de loyer est le loyer de marché du bien moins le loyer actuel ; une valeur positive signifie que le locataire paie moins que le marché. Montant maximum de loyer conserve le plafond lorsqu’il s’applique.

Politique de pénalités de retard et de maintien au mois

Le bail conserve une copie de la politique de retard et de maintien au mois (MTM), notamment Calcul de la pénalité de retard, Pénalité de retard sur, % de pénalité de retard, Jours avant pénalité de retard, Type de frais MTM et Frais MTM. Ces valeurs proviennent de sa règle de location. REDA les recopie à chaque enregistrement d’un bail actif : les modifications directement saisies sur le bail ne persistent donc pas. L’explication complète et la liste exacte des champs figurent dans Règles de location : les politiques du bail.

Soldes et cumuls

Deux types de valeurs figurent ici. Montant total frais (non exact) additionne les postes configurés ; son nom rappelle volontairement qu’il ignore le prorata. C’est un indicateur, pas une facture. Les montants à retenir sont dans les soldes : Solde dû factures et Solde dû lots de factures alimentent Solde dû total. Le Solde net des factures tient compte des prépaiements et crédits non imputés ; une valeur négative indique un trop-perçu. Prépaiements et Montant de crédit non imputé sont maintenus par le moteur comptable de REDA : considérez-les comme des champs à consulter.

Indicateurs système

Quelques cases (Sys) résument l’état du bail pour les autres traitements. La principale est Compta active (Sys), qui autorise le moteur de facturation locative. Elle s’active à Occupé - Emménagement en attente et se désactive à Expirée. Lorsqu’elle est active, les loyers récurrents, pénalités de retard, frais MTM, comptabilisation linéaire, attribution d’accès au portail résident et versements de parrainage s’appuient sur elle. Est active (Sys), Gagnée et Clôturée complètent les informations de suivi. Ne les définissez pas vous-même : REDA les recalcule à chaque enregistrement.

La synthèse du grand livre en haut de page

Le bandeau apparaît sur le bail qu’il décrit. Dans la capture en anglais, Total Outstanding et Net Outstanding affichent tous deux 3 950,00 $, car aucun montant n’est en attente d’imputation. Lorsque ces valeurs diffèrent, les deux tuiles intermédiaires expliquent l’écart.

Avant les blocs de champs, le bail affiche le bandeau Ledger Summary, la synthèse du grand livre. Ses tuiles présentent la situation financière du locataire sans ouvrir l’onglet comptable. Elles fournissent la synthèse ; les factures ci-dessous en donnent le détail. Les libellés anglais de ce composant REDA Financials sont conservés ci-dessous pour identifier les éléments de la capture, avec leur explication française.

REDA maintient ces tuiles à partir des factures et paiements du bail ; vous n’y saisissez aucune valeur. Lorsqu’un locataire appelle au sujet de son solde, la tuile Net Outstanding correspond généralement au montant concerné.

Les onglets de l’enregistrement

Le Parcours de l’étape figure en haut du bail. En dessous, les onglets organisent les éléments qui lui sont rattachés :

En haut de l’enregistrement figurent aussi les actions courantes : Conditions et frais (éditeur des frais), Soumettre pour approbation, Nouveau billet, Nouvelle réservation, Account Ledger (ouvre le relevé complet du locataire), Post Payment (enregistre un paiement sur le bail), Nouvelle location, Ajouter bail/baux enfant, Calculer échéancier linéaire et Réinitialiser location. Les deux actions comptables sont identifiées ici par leurs libellés anglais dans l’intégration présentée. Réinitialiser location efface les postes de facturation, tickets et factures du bail, puis le ramène à Demande - Nouvelle. Cette action n’est disponible qu’avant l’emménagement du locataire.

Exemple : lire le bail d’Aisha

Prenez un bail et lisez-le du haut vers le bas. Aisha Rahman détient un bail de 12 mois sur Meridian Court #101, à 1 200,00 par mois, commençant le 1er août 2026, dans un immeuble appartenant à Continental Holdings. Le bail est à Occupé - Emménagement en attente. Voici ce que montre chaque bloc :

Dans l’onglet Billets, un ticket d’emménagement serait ouvert. Sa clôture renseignera la date réelle d’emménagement et fera passer le bail à Occupé - Sans préavis. Ce parcours est détaillé dans De la candidature à l’emménagement.

Page du bail d’Aisha Rahman sur Meridian Court #101, capture en anglais. L’en-tête présente le Parcours complet ; le bail est ici à Application - New, la première étape. Le type d’enregistrement est Leasing, avec le compte, le montant et la date de clôture en dessous.

Bail d’Aisha Rahman sur Meridian Court #101, capture en anglais : il est désormais actif à Occupied - No Notice, avec l’étape mise en évidence dans le Parcours. Le bandeau Ledger Summary présente Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding et Total Liabilities. Les liens rapides ouvrent Opp Invoices, Opportunity Charges, Pets et Vehicles.

Onglet Details du bail occupé d’Aisha Rahman, capture en anglais. Le bloc locataire contient Account Name, Primary Contact, Property (Meridian Court #101), Property Type et Leasing Rule. Le bloc des conditions indique Approval Status Approved, Close Date (01/08/2026) et l’étape Occupied - No Notice.

Onglet Accounting du bail, capture en anglais : trois factures de loyer mensuel de 1 200,00 $ facturées les 01/08, 01/09 et 01/10/2026, plus une facture de travaux de 350,00 $ sous le code de facturation CAM.

Section Accounting des détails du bail, capture en anglais. Current Rent Charge pointe vers le poste actif Rent Charges ; Current Rent affiche 1 200,00 et Rent Variance est vide dans cette capture. Le loyer de l’exemple correspond au marché ; consultez le montant calculé pour distinguer un écart nul d’une donnée manquante.

Référence : étape et traitements de REDA

Chaque ligne indique qui fait évoluer l’étape et les traitements déclenchés. Les articles du cycle détaillent chaque transition.

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. De la candidature à l’emménagement — le parcours principal des premières étapes.
2. Règles de location : les politiques du bail — l’origine des règles de loyer, de retard et de frais MTM du bail.
3. Configurer les frais du bail — les postes qui alimentent le loyer actuel et les soldes.
4. Renouveler un bail — comment sont renseignés Renouvelé jusqu’au et Accord de renouvellement.
5. Préavis, départ et fin de bail — l’autre extrémité du cycle.
6. Comprendre les tickets — les processus qui mettent à jour les étapes.

Questions fréquentes