Codes de facturation

Un code de facturation désigne la nature d’un montant facturé dans REDA : loyer, pénalité de retard, dépôt de garantie, récupération de charges de services, etc. Ce paramétrage détermine notamment le titulaire de la créance, le délai de paiement, le regroupement récurrent et l’admissibilité aux pénalités de retard. Cet article présente chaque option et répond à une question fréquente : quel code est réellement repris lorsque REDA génère une facture ? Les termes sont expliqués sans supposer une expérience préalable de l’administration REDA.

Qu’est-ce qu’un code de facturation ?

Les codes forment un vocabulaire commun de catégories réutilisables pour les postes et les factures. Lorsqu’une personne configure un loyer, ajoute des frais d’équipement ou définit une pénalité, elle choisit un code pour préciser la nature du montant. Ce choix apporte ensuite ses règles de traitement aux factures générées dans le parcours concerné.

Les codes sont des données de référence, définies une fois et réutilisées comme les catégories d’un plan de comptes, sans être eux-mêmes des comptes comptables. Les postes et factures historiques continuent de les référencer : désactivez un code obsolète plutôt que de le supprimer, avec l’option Actif. Cela conserve l’historique et le retire des sélections qui filtrent les codes actifs. Cela n’annule pas automatiquement les postes déjà configurés.

Les options, une par une

Un code comporte surtout des cases à cocher et des valeurs par défaut. Les explications suivantes les regroupent par usage. Un code simple peut nécessiter seulement un nom, Actif et, selon les conditions de paiement, un délai ; les exigences de votre organisation restent applicables.

Codes de répercussion : changer le titulaire de la créance

Dans le générateur des postes de bail décrit ici, la créance revient par défaut au compte propriétaire du bien porté par le poste. Un code de répercussion modifie ce routage. Lorsque Est refacturable est coché, les règles suivantes s’appliquent dans ce parcours ; d’autres origines de factures peuvent avoir leurs propres règles :

• Le titulaire de la créance change. Le Compte client par défaut du code est utilisé s’il est renseigné ; sinon, le générateur reprend la société ou entité de gestion immobilière du bien du bail. Le locataire facturé reste le compte du bail : ce routage change à qui la somme est due, pas nécessairement qui la paie.
• Le bien peut changer. Si le code comporte un Bien par défaut, celui-ci remplace le bien du poste sur la facture de ce parcours.
• La facture est exclue du lot récurrent. Le traitement récurrent ne regroupe pas les factures de répercussion, même si Regrouper les factures est coché. Cette exclusion ne doit pas être étendue à tous les parcours : les mémos de sortie disposent d’un regroupement distinct par titulaire de créance.
• Une condition supplémentaire s’applique au regroupement récurrent. Le code doit autoriser le regroupement, ne pas être refacturable par répercussion, et le montant doit être strictement positif. Une ligne nulle ou négative, par exemple un crédit promotionnel, reste indépendante dans ce traitement. Il faut aussi au moins deux factures admissibles partageant la clé complète.

La répercussion sert à facturer des sommes qui transitent par la gestion du bien au bénéfice d’un autre titulaire de créance : par exemple des services récupérés pour l’entité de gestion, plutôt qu’un loyer dû au propriétaire.

Participation aux traitements complémentaires

Quatre cases à cocher permettent aux montants de participer à des traitements facultatifs. Elles constituent des critères d’admissibilité ; cocher une case ne lance pas le traitement et ne remplace pas ses autres conditions.

Quel code est repris sur la facture ?

Un poste peut être lié simultanément à plusieurs sources : modèle de frais, ticket du bail, équipement ou promotion. Chacune peut porter un code différent. Le générateur doit donc déterminer lequel retenir.

Pour les postes traités par le générateur de factures du bail, le code provient en priorité de la source du poste. Le tableau présente les cas usuels ; si plusieurs sources portent un code, l’ordre précis est expliqué ensuite.

Dans le cas habituel, une seule source métier fournit le code : il suit l’origine du poste, et le ticket sert de recours. Pour le commentaire de facturation, le générateur applique les descriptions non vides des frais administratifs, puis de l’équipement, puis de la promotion ; la dernière l’emporte. À défaut, il reprend la Description de facturation par défaut du code retenu. Les dates de période peuvent ensuite être ajoutées au commentaire.

Exemple : récupération de services par répercussion

Votre portefeuille récupère les frais d’eau auprès des locataires pour l’entité de gestion. Vous créez le code Récupération de charges de services avec Actif coché, Est refacturable coché, Compte client par défaut égal au compte de l’entité de gestion, Jours de grâce paiement facture égal à 5, et Regrouper les factures coché. Cette dernière option n’a pas d’effet sur ce code dans le regroupement récurrent, qui exclut la répercussion.

Aisha Rahman, à Meridian Court #101, a un poste mensuel de services de 120,00 utilisant ce code. Facturé le 1er, il produit une créance au bénéfice de l’entité de gestion, avec échéance au 6 : date de facturation + 5 jours. La facture reste hors du lot récurrent de loyer. Avec un code Loyer sans répercussion, la créance revient au propriétaire du bien du poste et la facture peut rejoindre d’autres factures admissibles.

La liste de référence montre huit codes actifs avec leurs descriptions : loyer résidentiel, frais de dossier, dépôt de garantie, recommandation de locataire, pénalités de retard, prolongation mensuelle, réservation et entretien des parties communes. La colonne anglaise Is Active indique qu’ils sont activés dans cet exemple.

Le code de loyer résidentiel présente une section Valeurs par défaut, affichée Defaults dans la capture, avec Est refacturable, Compte client par défaut et Bien par défaut. Ces champs orientent la créance et le bien de la facture dans les parcours qui les utilisent.

Sur le même code, Regrouper les factures et Facturer pénalité de retard apparaissent avec Inclure dans calcul linéaire, Inclure dans snapshots de rappro. et Inclure dans calcul d'inflation. Ces options déterminent l’admissibilité aux traitements correspondants.

Référence des champs

Principaux champs de configuration du code :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Fonctionnement de la facturation dans REDA : du poste à la facture.
2. Comprendre les factures : lecture des champs d’une facture générée.
3. Factures consolidées : les lots : règles de regroupement récurrent.
4. Pénalités de retard : traitement soumis à l’option du code.
5. Codes de règlement : référentiel complémentaire pour les règlements.

Questions fréquentes