Règles de location : les politiques du bail

Une Règle de location centralise les politiques de location et de facturation : codes de facturation, périodicité des factures, prorata, pénalités de retard, frais après expiration, hausses pluriannuelles, renouvellements, primes de parrainage et étalement linéaire. Vous les définissez une fois pour les biens et baux qui utilisent la règle. Cet article s’adresse aux administrateurs. Il explique comment construire une règle complète et distingue les valeurs copiées sur les baux de celles lues directement au moment du traitement. Point essentiel : la politique de retard et de frais mensuels après expiration est recopiée à l’enregistrement des baux actifs ; une modification manuelle de ces champs sur un bail peut donc être écrasée.

Une règle pour plusieurs baux

Une règle définit les politiques de location et de facturation applicables à un groupe de biens. Vous pouvez organiser une règle par région et catégorie de biens, par exemple « UAE Residential » pour le résidentiel aux Émirats arabes unis ou « US Commercial » pour le commercial aux États-Unis. Ce sont des exemples d’organisation : créez les règles nécessaires et associez-les aux biens concernés.

La règle intervient à plusieurs niveaux : le bien immobilier et le bail la référencent, les postes générés en conservent la référence et ses configurations de frais administratifs définissent notamment les frais de demande, d’emménagement et les dépôts de garantie. Les promotions, tickets et règles de bénéfices et de détention peuvent aussi la référencer. Chaque Région possède en outre une Règle de location par défaut.

Comment le bail reçoit sa règle

Lorsque le champ Règle de location du bail est vide, REDA prend la règle du bien, si elle existe, puis à défaut la règle de location par défaut de la région. Une règle déjà choisie est conservée. Ce remplissage peut intervenir à la création ou lors d’une sauvegarde ultérieure si le champ est toujours vide et que le bien ou la région permet de le déterminer. Définissez donc la règle du bien ou, au minimum, celle par défaut de la région lors de la préparation à la location.

Une région peut avoir une règle habituelle commune à la plupart de ses biens. Dans Harbour District, l’exemple Harbour District Standard remplit ce rôle ; des règles supplémentaires couvrent les groupes ayant des politiques différentes. Le contrôle de la règle régionale par défaut exige que sa région corresponde : « Règle de location non valide. La règle de location sélectionnée ne peut être attribuée qu'à la région indiquée sur la règle de location. »

Les groupes de paramètres

Le formulaire regroupe les paramètres par politique. Voici leur rôle.

Affectation par code de facturation

Six champs de relation, filtrés sur les codes actifs, déterminent la catégorie de facturation : Code fact. loyer pour le loyer, Code fact. pénalité retard et Code fact. frais MTM pour le retard et le maintien dans les lieux après expiration, Code de facturation de réservation pour les réservations — nécessaire pour rendre un bien réservable — ainsi que Code fact. bonus recommandé et Code fact. bonus recommandeur pour les avoirs du parrainé et du parrain. Ces deux derniers servent de valeurs par défaut, adaptables sur le ticket de parrainage.

Périodicité des factures

Jour traitement fact. récurrente - M fixe le jour mensuel de traitement, entre 1 et 28. C’est le champ de paramétrage personnalisé toujours obligatoire ; le nom de l’enregistrement et les autres exigences conditionnelles restent nécessaires. Jour traitement fact. récurrente - S fixe le jour hebdomadaire : 1 = dimanche, jusqu’à 7 = samedi. Les deux champs Jour seuil proch. fact. récur., - M et - S, peuvent déclencher la première facture et celle de la période suivante ensemble lorsque le bail commence au seuil ou après. Ce mécanisme explique les deux factures possibles du premier cycle. Jour début facturation mens. et Jour fin facturation mensuelle définissent une fenêtre différente du mois civil, par exemple du 8 au 7 suivant ; renseignez les deux ensemble.

Prorata

Calculer loyer au prorata active le prorata des périodes partielles de début et de fin. La valeur est reprise sur chaque poste de loyer généré et peut être adaptée sur le poste, dans les limites de son verrouillage. Mois de 30 jours choisit la convention de calcul : mois de 30 jours si coché, nombre réel de jours du mois — de 28 à 31 — sinon. Ces conventions donnent des résultats différents pour une période partielle ; voir les exemples dans Prorata.

Pénalités de retard

Calcul pénalité de retard choisit le mode : Par jour, Mensuel ou Mensuel et par jour. Chaque mode exige ses paramètres associés ; voir le tableau des contrôles. Pénalité de retard sur choisit Loyer, soit le montant initial facturé sans réduction pour un paiement partiel, ou Dette, soit le solde restant. Pour le palier mensuel, Base pénalité de retard, Pénalité de retard sur base et % de pénalité de retard se combinent : une base de 500, un forfait de 50 et un taux de 5 % donnent, sur une assiette de 2 000, 50 + 5 % de 1 500. Pénalité de retard par jour, Jours de pénalité de retard — plafond de jours facturés par facture —, Jours avant pénalité de retard — délai de grâce de 1 à 28 — et Minimum dû pour pénalité complètent ce groupe. Le champ Intérêts de retard % (mensuel) ajoute, si configuré avec un taux positif, des intérêts simples uniquement au mode Mensuel : assiette × taux / 100 / 30 × jours écoulés depuis l’échéance de la facture. Il n’ajoute pas ces intérêts aux deux modes comportant déjà un montant par jour.

Frais après expiration du bail

Les frais MTM s’appliquent au maintien dans les lieux après expiration. Type de frais MTM propose Par jour ou Mensuel, et Frais MTM indique le montant fixe. Pour le mode Mensuel, trois options précisent le calcul : Frais MTM égaux au loyer mensuel, Calculer frais MTM au prorata et Ajouter écart loyer aux frais MTM, qui tient compte de l’écart entre le loyer de référence du marché et celui du bail lorsque ce dernier est inférieur.

Hausses pluriannuelles

Activer règle pluriannuelle active ce mode. Découpage pluriannuel (mois) définit l’intervalle, avec une valeur par défaut de 12. Règle de hausse de loyer détermine le calcul : Montant de base de l'année 1 % pour un pourcentage de la première période, Montant de base de l'année précédente % pour un pourcentage de la période précédente avec effet composé, ou Fixé pour un montant fixe. Renseignez ensuite % de hausse de loyer ou Hausse de loyer fixe. Suivre EOM (fin de mois) aligne les périodes calculées sur les fins de mois. Voir les chiffres et limites dans Baux pluriannuels et hausses de loyer.

Étalement linéaire

Calculer plan linéaire active la génération du plan d’étalement. Calc. prorata plan avancé sélectionne le calcul du prorata fondé sur les jours, et Solder dernière tranche du plan traite le solde de la dernière période. L’aide du champ mentionne IFRS 16 et ASC 842 ; ces paramètres décrivent des fonctions de calcul, pas une validation automatique du traitement comptable applicable à tout bail.

Disponibilité, remise en état et renouvellements

Jours de remise en état par défaut s’ajoute à la date de départ pour calculer la prochaine disponibilité du bien, avec une dérogation possible sur le bien. Période de réserve nouvelle dem. (jours) définit la réservation temporaire de l’unité pendant le traitement de la demande de bail. Automatisation de renouvellement permet la création automatique de tickets Renouvellement ; Politique de renouvellement est un nombre de jours utilisé pour calculer leur échéance avant la fin du bail. Le ticket peut être créé plus tôt lors d’une transition du bail ou de la clôture du renouvellement précédent : ce champ fixe l’échéance, pas une garantie de création exactement ce jour-là.

Parrainage et dépôts de garantie

Bonus pour locataire recommandé et Bonus pour recommandeur définissent les primes par défaut du parrainé et du parrain. Leurs montants doivent être négatifs, car ils produisent des avoirs, et chaque montant renseigné exige son code associé. Intérêts sur dépôt de garantie existe, mais aucun calcul automatique consommant ce champ n’a été trouvé dans le code des packages examinés : ne supposez pas qu’il verse des intérêts. La règle ne porte pas le montant du dépôt ; celui-ci appartient aux postes et à leurs configurations.

Région et devise

La Région intervient dans la devise et le partage des enregistrements. Elle est obligatoire lorsque le paramètre multidevise REDA est activé. Code de région et SYS Devise sont gérés par le système ; l’affectation du champ devise Salesforce exige aussi sa disponibilité sur l’objet. Lorsque ce paramètre REDA est actif, la Région ne peut plus être modifiée si la règle possède des biens, opportunités, configurations de frais, tickets ou règles de bénéfices et de détention associés.

Configurer les frais de demande, d’emménagement et de dépôt

Le loyer n’est qu’un poste du bail. Les frais administratifs autres que le loyer — demande, approbation, emménagement et dépôt de garantie — proviennent d’une Configuration des frais administratifs rattachée à la règle et présentée dans la liste associée Configurations des frais administratifs. L’action Conditions et frais lit ces configurations pour proposer les postes administratifs. Un poste de type Frais de location - Admin. sans configuration est rejeté : « Vous devez indiquer la configuration des frais administratifs pour les frais administratifs de location. » Ces configurations constituent donc le catalogue des frais administratifs proposés ; d’autres types de postes, comme les avantages et promotions, suivent leurs propres sources.

La liste Configurations des frais administratifs de Harbour District Standard présente Application Fee, 100, applicable à Application ; Admin Fee, 250, applicable à Demande approuvée ; Security Deposit, 1 200, applicable à Emménagement ; et Common Area Maintenance, un poste récurrent de 300. Le champ Applicable à indique le déclencheur de facturation prévu. Les noms d’exemple sont conservés pour les retrouver dans la capture.

Chaque configuration définit ses propres montants et conditions :

• Montant des frais et Code de facturation — le montant et la catégorie de facturation ; le code sélectionné doit être actif.
• Applicable à — Application, Demande approuvée ou Emménagement. Ces valeurs correspondent aux déclencheurs du parcours : frais de demande à Demande - Terminée, frais d’approbation à Demande - Approuvée, dépôt ou frais d’emménagement à Occupé - Emménagement en attente. L’activation permet ensuite la facturation selon les dates et autres conditions du poste ; elle ne prouve pas l’emménagement physique.
• Applicable au renouvellement — détermine l’offre dans le contexte de renouvellement. Le sélecteur distingue les configurations pour nouveau bail de celles pour renouvellement ; activez cette option pour les proposer dans Conditions et frais de renouvellement, sans supposer qu’elles seront proposées dans les deux contextes simultanément.
• Applicable à la réservation — champ Platform : il précise si la configuration est aussi utilisable pour les réservations.
• Est facultatif — propose une option dans l’éditeur, à sélectionner selon le besoin, plutôt qu’un poste systématiquement retenu.
• Est récurrent et Période de facturation — mois, semaine ou jour — permettent de répéter un poste administratif. Calculer au prorata ne s’applique qu’aux postes récurrents.
• Est dépôt de garantie — identifie un dépôt de garantie, dont la restitution éventuelle suit le traitement approprié. Il ne peut pas être récurrent : « Le dépôt de garantie ne peut pas être récurrent. »
• Basé sur les instances — multiplie le montant par la quantité saisie sur le poste, par exemple pour des clés ou places de stationnement supplémentaires.
• Activer règle pluriannuelle, Règle d'augmentation des frais — Montant de base de l'année 1 %, Montant de base de l'année précédente % ou Fixé — et % d'augmentation des frais / Augmentation fixe des frais permettent aussi des hausses sur les frais administratifs. Voir Baux pluriannuels et hausses de loyer.
• Ordre de tri ordonne les configurations dans l’éditeur. Actif permet de conserver une ancienne configuration sans la proposer pour de nouvelles sélections.

Effet des modifications de règle sur les baux actifs

Avant de modifier une règle utilisée, comprenez quelles valeurs seront recopiées et à quel moment.

Pour appliquer une politique différente à un bail, envisagez une règle distincte avec votre administrateur et vérifiez les restrictions de modification du bail. Une simple modification de ses champs copiés ne persiste pas. Les contrôles de complétude des paramètres existent aussi sur le bail ; une règle incomplète peut donc empêcher une sauvegarde après recopie.

Tout n’est pas recopié. La génération des postes lit le prorata, les paramètres pluriannuels et les configurations administratives au moment de la génération. La périodicité des factures et les jours de remise en état sont consultés au moment de leur traitement. Voici les principales distinctions :

Exemple : construire une règle

Vous configurez les politiques de Meridian Properties dans la région Harbour District, qui possède déjà sa règle habituelle Harbour District Standard. Créez une nouvelle règle pour un portefeuille résidentiel facturé mensuellement. Pour cet exemple, nous la nommons Harbour District Residential. Les valeurs ci-dessous sont illustratives : ce ne sont pas les valeurs par défaut du produit.

Observez ensuite la recopie. Une fois actif sous cette règle, le bail d’Aisha Rahman à Meridian Court #101 affiche les mêmes valeurs de pénalité dans ses détails. Si vous modifiez ensuite le % de pénalité de retard de la règle, la prochaine sauvegarde du bail actif reprend cette nouvelle valeur. Modifier la règle seule ne réécrit pas immédiatement tous les baux.

Règle « Harbour District Standard » liée à la région Harbour District. Les détails affichent les rubriques Information et Rent Setup - Monthly Billing, consacrée à la facturation mensuelle du loyer. Les listes associées montrent un bien et une opportunité. Dans cet exemple peu configuré, seuls les jours de facturation sont renseignés ; les paramètres de prorata et de pénalité situés plus bas sont encore vides.

Règle avec automatisation du renouvellement et délai renseignés, ainsi que calcul du plan linéaire activé ; le groupe pluriannuel se trouve juste au-dessus.

Détails du bail, rubrique de calcul des pénalités : mode, pourcentage, montant par jour, montant sur base, minimum dû et paramètres MTM sont recopiés depuis la règle de location.

Référence : contrôles de validation

REDA vérifie ces conditions à l’enregistrement d’une règle. Les messages ci-dessous reproduisent les traductions Platform fournies ; les différences Sales Cloud figurent dans la correspondance des libellés.

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Grilles de loyer — l’origine des montants de loyer.
2. Configurer les postes du bail — transformer les configurations administratives en postes.
3. Baux pluriannuels et hausses de loyer — exemples de calcul des hausses.
4. Fonctionnement de la facturation récurrente — les jours de traitement en pratique.
5. Parrainage de locataires — utilisation des primes définies dans la règle.
6. La fiche du bail — les paramètres copiés visibles sur le bail.

Questions fréquentes