Propriétaires et historique de propriété
Chaque bien dans REDA indique son propriétaire actuel et ses anciens propriétaires. Le propriétaire actuel détermine les destinataires de la facturation et des reversements ; l’historique permet d’attribuer les dépenses et les relevés au bon propriétaire pour la bonne période. Cet article explique comment renseigner le propriétaire (REDA exige deux champs ensemble), lire l’historique de propriété tenu automatiquement par REDA et résoudre les deux erreurs qui peuvent bloquer l’enregistrement d’un bien lorsque cet historique ne peut pas être mis à jour. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire : chaque terme est expliqué au fil de l’article.
Autorisations nécessaires. La modification des champs du propriétaire nécessite un ensemble d’autorisations permettant de modifier les biens, par exemple REDA - Property Management User (qui permet aussi de créer et modifier les entrées d’historique) ou REDA - Master Data - Admin. Vous devez également avoir accès au compte désigné comme propriétaire. Votre administrateur doit vérifier les droits effectifs issus du profil, de tous les ensembles attribués et de la licence, ainsi que le partage du compte ; certains ensembles REDA accordent déjà des droits sur les comptes.
À qui appartient ce bien ?
Dans REDA, un propriétaire est un Compte : l’enregistrement de l’entreprise ou de la personne qui détient l’actif. Deux champs complémentaires le définissent sur le bien :
| Champ | Information enregistrée |
|---|---|
| Compte propriétaire | Compte qui possède actuellement le bien. REDA utilise ce propriétaire pour la facturation et les reversements ; le bien apparaît aussi dans la liste des biens détenus sur ce compte. |
| Date de début de propriété | Date à laquelle le propriétaire actuel a commencé à détenir le bien. Elle définit le début de sa période dans l’historique, afin que REDA puisse identifier le propriétaire à une date donnée. |
Une période de propriété nécessite à la fois un propriétaire et une date de début. REDA refuse donc d’enregistrer l’un sans l’autre. Si vous renseignez une Date de début de propriété sans propriétaire, le message suivant s’affiche :
Si vous renseignez un Compte propriétaire sans date de début, REDA demande l’élément manquant :
Le propriétaire actuel est aussi le destinataire par défaut des factures du bien, sauf lorsqu’une configuration de refacturation ou de gestion immobilière affecte la créance à une autre partie (voir Qui est facturé ?). Pour la plupart des biens, le propriétaire et le compte facturé sont identiques.
L’historique de propriété tenu par REDA
L’historique de propriété conserve les propriétaires successifs et leurs périodes de détention. Chaque entrée correspond à une période ; REDA les ouvre et les clôture pour vous, sans création manuelle. Vous les trouverez dans l’onglet Ventes | Acquisition du bien. Chaque entrée porte sa propre référence, Historique n°, par exemple POT-00001.
Chaque entrée contient les mêmes informations essentielles :
| Champ de l’entrée | Signification |
|---|---|
| Compte propriétaire | Compte qui détenait le bien pendant cette période. Obligatoire. |
| Date de début de propriété | Premier jour de la période de détention de ce propriétaire. Obligatoire. |
| Date de fin de propriété | Dernier jour de la période de détention. Ce champ reste vide sur l’entrée du propriétaire actuel : l’absence de date de fin indique une entrée « ouverte ». |
| Remarques | Texte libre pour toute information à conserver sur cette période de propriété. |
Dans le fonctionnement normal de l’historique, une seule entrée est donc ouverte à la fois : celle du propriétaire actuel, sans date de fin. Elle est précédée d’autant d’entrées clôturées que nécessaire, chacune avec les dates de début et de fin de détention d’un ancien propriétaire. Leur lecture retrace l’histoire de la propriété du bien.
Lors d’un changement de propriétaire
Lorsque vous modifiez le Compte propriétaire ou la Date de début de propriété d’un bien, ou que vous renseignez les deux pour la première fois, REDA adapte l’historique. Le traitement dépend du changement effectif de propriétaire :
Ce décalage d’un jour est volontaire : l’ancienne période se termine la veille du début de la nouvelle. Les deux périodes se suivent sans intervalle ni chevauchement, sans calcul manuel.
Lorsque l’historique bloque l’enregistrement
La mise à jour de l’historique fait partie de l’enregistrement du bien. Une modification qui laisse des informations de propriété incomplètes ou incohérentes bloque donc l’opération. Deux messages sont à reconnaître.
Le premier apparaît lorsque le propriétaire et sa date de début ne concordent pas, notamment si vous effacez la Date de début de propriété alors qu’une entrée ouverte existe encore pour un autre propriétaire, ou si l’un des deux champs manque lors de la création initiale de l’historique :
La correction consiste à renseigner ensemble le Compte propriétaire et la Date de début de propriété, puis à enregistrer. L’autre message commence par « Impossible de mettre à jour le dossier de propriété. » et ajoute des détails techniques : la mise à jour de l’historique a échoué pendant l’enregistrement du bien. Vérifiez également que les deux champs sont complets et cohérents ; si l’erreur persiste, relevez son texte exact et contactez votre administrateur.
À quoi sert l’historique ?
REDA utilise cet historique pour attribuer les montants au bon propriétaire et à la bonne période. Lors de la production d’un relevé propriétaire ou du rapprochement des dépenses d’un bien sur une période, il consulte l’historique pour identifier le propriétaire de chaque jour. Une dépense engagée avant une vente est ainsi attribuée au vendeur, et une dépense engagée après au nouveau propriétaire, automatiquement.
Les dates sont donc aussi importantes que les noms. Laisser REDA tenir l’historique, plutôt que le modifier manuellement, contribue à la fiabilité des relevés. Les articles de gestion immobilière détaillent les relevés et le rapprochement des dépenses (voir Relevés propriétaires) ; retenez ici que ces fonctions reposent sur un historique de propriété correct.
Gérer la propriété des unités au niveau de l’immeuble
Vous pouvez vouloir gérer la propriété au niveau de l’immeuble et en faire hériter les unités, plutôt que la renseigner unité par unité. Deux champs de l’unité le permettent.
Niveau propriété (Immeuble) (Sales Cloud : Niveau de propriété (bâtiment)) indique à REDA de gérer la propriété et les dépenses de cette unité sur son immeuble parent. Cela nécessite un parent : REDA exige donc de renseigner d’abord le bien parent.
% répartition des charges (Sales Cloud : Pourcentage de répartition des dépenses) indique la part des dépenses de l’immeuble supportée par l’unité. Par convention, les pourcentages des unités d’un immeuble totalisent 100 %, mais REDA ne contrôle pas ce total. Cette bonne pratique de qualité des données reste à votre charge. Des parts correctement renseignées permettent une répartition correcte des dépenses de l’immeuble.
Exemple : Meridian Court #101
Meridian Court #101 est créé le 1er janvier 2026, avec Compte propriétaire défini sur Continental Holdings et Date de début de propriété au 1er janvier 2026. À l’enregistrement, REDA ouvre la première entrée d’historique : POT-00001, début au 1er janvier 2026, sans date de fin. C’est l’entrée ouverte du propriétaire actuel.
Le 15 juin 2026, l’unité est vendue à Meridian Capital. Un gestionnaire remplace le Compte propriétaire par Meridian Capital, définit la Date de début de propriété au 15 juin 2026, puis enregistre. REDA écrit alors :
| Historique n° | Compte propriétaire | Début | Fin |
|---|---|---|---|
| POT-00001 | Continental Holdings | 1er janvier 2026 | 14 juin 2026 (nouveau début − 1 jour) |
| POT-00002 | Meridian Capital | 15 juin 2026 | (vide : propriétaire actuel) |
Les périodes se suivent les 14 et 15 juin, sans intervalle. Exemple d’enregistrement bloqué : un collègue ouvre ensuite le bien #101 et efface la Date de début de propriété pour « nettoyer » la fiche. Meridian Capital reste renseigné, sans date de début, alors que son entrée d’historique est ouverte. REDA refuse l’enregistrement avec « Impossible de mettre à jour l'historique de propriété. Informations de propriété manquantes. ». Rétablir la date du 15 juin 2026 permet d’enregistrer.
Référence : champs du propriétaire et historique
| Votre modification | Traitement de REDA |
|---|---|
| Compte propriétaire + date de début, pour la première fois | Ouvre la première entrée d’historique (début = votre date, fin vide) |
| Date de début seule, même propriétaire | Met à jour la date de début de l’entrée ouverte |
| Compte propriétaire remplacé par un autre compte | Clôture l’ancienne entrée (fin = nouveau début − 1 jour) et ouvre une entrée pour le nouveau propriétaire |
| Date de début effacée avec une entrée ouverte pour un autre propriétaire | Bloque l’enregistrement : « Impossible de mettre à jour l'historique de propriété. Informations de propriété manquantes. » |
| Propriété gérée au niveau de l’immeuble, sans bien parent | Bloque l’enregistrement : Platform : « La propriété ne peut être gérée au niveau de l'immeuble que si un bien parent est renseigné. » ; Sales Cloud : « La gestion de la propriété au niveau du bâtiment n'est possible que si la propriété mère est fournie. » |
Pour aller plus loin
- Transférer la propriété d’un bien : procédure complète, manuelle ou déclenchée par une vente.
- Détention d’un compte : parties et pourcentages de participation derrière un compte propriétaire.
- Portefeuilles : comment les regroupements par propriétaire intègrent ou retirent des biens.
- Comprendre les biens : place des champs du propriétaire parmi les autres informations d’un bien.
Questions fréquentes
Ces deux champs définissent une période de propriété. Si vous n’en renseignez qu’un, REDA affiche soit Platform : « Le Compte propriétaire doit être renseigné si la Date de début de propriété est spécifiée. » ; Sales Cloud : « Le compte du propriétaire doit être fourni si la date de début de propriété est spécifiée. », soit Platform : « Veuillez renseigner la Date de début de propriété. » ; Sales Cloud : « Veuillez indiquer la date de début de propriété. ». Renseignez les deux pour satisfaire ces contrôles.
REDA crée et clôture les entrées lorsque vous modifiez les champs du propriétaire sur le bien. Une modification manuelle est donc rarement nécessaire. Si vous corrigez une entrée, la date de fin ne peut pas précéder la date de début : Platform : « La date de fin de propriété ne peut pas être antérieure à la date de début de propriété. » ; Sales Cloud : « La date de fin de propriété ne peut être antérieure à la date de début de propriété. » Dans presque tous les cas, il est préférable de modifier le propriétaire sur le bien et de laisser REDA adapter l’historique.
REDA n’a pas pu écrire l’historique correspondant à votre modification, généralement parce que le propriétaire et la date de début sont incomplets ou incohérents : « Impossible de mettre à jour l'historique de propriété. Informations de propriété manquantes. » Renseignez ensemble le compte propriétaire et sa date de début, puis enregistrez à nouveau.
Les transferts ordinaires n’en créent pas : lors du changement de propriétaire, REDA clôture l’entrée précédente la veille du début de la nouvelle. Les périodes se suivent exactement. Une modification manuelle des dates d’une entrée peut introduire des intervalles ou des chevauchements.
Non. Un compte référencé par une entrée d’historique ne peut pas être supprimé, ce qui protège l’historique. S’il faut réellement supprimer ce compte, il faut d’abord retirer ses références des historiques. Ce choix est toutefois rarement approprié, car il détruit la trace du propriétaire du bien et de sa période de détention.
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