Rôles de contact
Un rôle de contact associe une personne à une opération dans REDA et précise sa participation : locataire d’un bail, acquéreur d’une vente ou garant d’un locataire. Cet article présente les valeurs de rôle et leurs effets, l’ajout d’une personne à une opération, le fonctionnement du contact principal et le piège à éviter, ainsi que les fonctions alimentées par les rôles : portail résident, participation au conseil et payeurs. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Autorisations nécessaires. La gestion des rôles utilise les autorisations de l’activité correspondante, par exemple REDA - Property Leasing User. Comme Ajouter un contact peut aussi créer la fiche de la personne, vous devez aussi disposer des droits nécessaires sur Contact. Ils peuvent être fournis par votre profil ou vos ensembles d’autorisations, y compris certains ensembles REDA. Votre administrateur doit vérifier les droits effectifs, la licence et le partage des enregistrements.
Qu’est-ce qu’un rôle de contact ?
Un rôle de contact relie un Contact, la personne, à une Opportunité, l’opération ou le bail, et indique son Rôle. Dans Platform, il remplit la fonction du lien standard entre opportunité et contact. Vous ne nommez pas ces enregistrements : REDA les numérote automatiquement sous « Rôle du contact # ». Identifiez-les donc par la personne et le rôle, et non par un nom saisi.
Dans Platform, la conversion d’une demande crée un rôle principal ; vous ajoutez les autres personnes avec Ajouter un contact.
Valeurs de rôle et effets
Le champ Rôle de Platform propose dix valeurs. Sept décrivent une partie actuelle ; trois valeurs « Ex - » conservent les personnes qui ont quitté l’opération :
Locataire · Vendeur · Occupant · Garant · Client gestion immobilière · Acheteur · Prêteur · Ex - Locataire · Ex - Occupant · Ex - Garant
Les valeurs « Ex - » sont des indicateurs historiques que vous renseignez manuellement. Elles signalent le départ d’une personne sans supprimer son rôle et conservent ainsi sa présence passée dans l’opération. Le préfixe « Ex - » ne déclenche pas en lui-même un processus automatique de départ : utilisez ces valeurs pour les rapports, l’audit et l’information de vos collègues, puis suivez les procédures du portail ou des autres fonctions concernées pour vérifier les accès et effets associés.
Si vous ne renseignez pas le rôle à l’ajout d’une personne, REDA utilise le rôle par défaut du type d’opportunité. La table décrit les cinq types d’opportunité actifs de Platform. Dans Sales Cloud, les choix disponibles et leurs libellés peuvent différer : vérifiez les valeurs proposées dans votre organisation avant de sélectionner un rôle. La présence d’une correspondance par défaut ne garantit pas que toutes les valeurs de cette table soient proposées dans Sales Cloud :
| Type d’opportunité | Rôle par défaut dans Platform |
|---|---|
| Location | Locataire |
| Acquisition | Vendeur |
| Prêt | Prêteur |
| Gestion immobilière | Client gestion immobilière |
| Vente immobilière | Acheteur |
Ainsi, un cosignataire ajouté à un bail avec le rôle vide reçoit Locataire dans Platform. Si cette personne est garante, choisissez explicitement Garant.
Ajouter une personne à une opération
Utilisez Ajouter un contact dans la liste des rôles de l’opportunité. Le parcours guidé traite les personnes existantes comme les nouveaux contacts :
Le contact principal
Dans Platform, Est principal désigne le contact principal de l’opération. L’ajout ou la restauration d’un rôle principal, sa suppression ou la modification de sa case de principal déclenche le recalcul du Contact principal, sous réserve du droit de modifier ce champ. REDA retient le premier rôle principal trouvé, sans tri de priorité garanti, puis transmet le contact aux opportunités enfants directes. Modifier uniquement la personne référencée par un rôle ne déclenche pas ce même contrôle de changement de case ; vérifiez la valeur après correction. Pour une location, ce contact intervient aussi dans le nom généré automatiquement pour l’opportunité.
Fonctions alimentées par les rôles
Plusieurs fonctions REDA utilisent les rôles de contact :
Rôles au conseil et deux règles de validation
Deux règles peuvent bloquer l’enregistrement. La première contrôle le Rôle au conseil : vous pouvez le renseigner uniquement si le bien de l’opportunité dépend d’un parent dont le conseil est activé :
Dans Platform, les valeurs du rôle au conseil sont Locataire avec droit de location et Locataire à vie. Dans Sales Cloud, la première est « Locataire titulaire d’un bail » et la seconde reste « Locataire à vie ». La deuxième règle ci-dessous concerne uniquement les organisations multidevises :
Exemple : Meridian Court #101
Dans Platform, la conversion de la demande d’Aisha Rahman crée Aisha Rahman — Locataire (principal) sur le bail de Meridian Court #101. L’agent utilise Ajouter un contact pour ajouter un colocataire comme Occupant et un cosignataire comme Garant. Pour le garant, REDA présente une correspondance par e-mail ; l’agent la vérifie et la sélectionne pour réutiliser le contact. Aisha reste le contact principal de l’opportunité. Lorsque le bail devient actif pour la facturation et que le portail de la région est activé, les utilisateurs du portail sont créés pour les rôles éligibles selon la configuration ; le rôle Locataire (Lessee) d’Aisha porte l’indicateur de payeur si le traitement d’extension applicable a été exécuté. Vérifiez cet indicateur séparément : il n’est pas déclenché par la seule activation du bail.
Référence : champs et effets
Champs utilisés sur le rôle de contact personnalisé Platform ; les champs de conseil ont les équivalents Sales Cloud indiqués plus haut :
| Champ | Définition | Modifiable ? |
|---|---|---|
| Contact | La personne | Oui, à la création |
| Opportunité | L’opération ou le bail | Oui, à la création |
| Compte | Le compte de la personne | Oui |
| Rôle | Une des dix valeurs de rôle Platform | Oui ; valeur par défaut si le champ reste vide |
| Est principal | Désigne le contact principal de l’opération | Oui ; conservez un seul rôle principal |
| Rôle au conseil | Locataire avec droit de location / Locataire à vie | Oui, sous réserve de la règle du conseil |
| Droit de vote au conseil | Indicateur de droit de vote pour les événements du conseil | Oui |
| E-mail / Téléphone / Mobile | Copies en lecture seule des coordonnées du contact | Non |
Rôles et effets ; libellés Platform :
| Rôle | Valeur par défaut pour | Effet associé |
|---|---|---|
| Locataire | Opportunités de location | Éligibilité au portail selon la configuration ; indicateur de payeur renseigné sous conditions pour les fonctions financières |
| Occupant / Garant | Ajouts manuels aux baux | Membres du ménage ou garants ; participent aux liens d’identité utilisés par le portail |
| Vendeur | Opportunités d’acquisition | Identification de la contrepartie |
| Acheteur | Opportunités de vente immobilière | Identification de la contrepartie |
| Prêteur | Opportunités de prêt | Identification de la contrepartie |
| Client gestion immobilière | Opportunités de gestion immobilière | Contact du propriétaire client |
| Ex - Locataire / Ex - Occupant / Ex - Garant | — | Historique : renseigné manuellement pour signaler le départ de la personne |
Pour aller plus loin
- Travailler avec les contacts : la personne référencée par le rôle.
- Les comptes dans REDA : le compte auquel les personnes sont rattachées.
- Convertir une demande de renseignements : création du premier rôle de contact dans Platform.
- Le portail résident : utilisation des rôles pour l’accès au portail.
- Baux enfants : propagation du contact principal du bail parent.
Questions fréquentes
Dans Platform, plusieurs rôles peuvent être marqués principaux. REDA en retient alors un sans ordre garanti pour le contact principal de l’opportunité. Conservez un seul rôle principal et décochez les autres. Les contrôles du rôle standard Sales Cloud peuvent différer.
REDA affiche : Platform : « Vous ne pouvez pas attribuer de Rôle au conseil à ce Rôle de contact car l'Opportunité associée n'est pas disponible pour les Événements du conseil. » ; Sales Cloud : « Vous ne pouvez pas indiquer le rôle du conseil municipal pour ce contact car l'opportunité associée n'est gérée par aucun conseil municipal/association de propriétaires. » Le bien de l’opportunité doit dépendre d’un parent lié à un compte de conseil ou d’association avec la fonction Conseil/HOA activée avant d’attribuer un rôle au conseil.
Dans Platform, le rôle vide est renseigné selon le type d’opportunité. Une location utilise Locataire par défaut. Pour identifier un garant, choisissez explicitement Garant.
Vérifiez que le bail est actif pour la facturation, que le portail résident de la région est activé et que le rôle remplit les conditions de l’extension. Les rôles ajoutés avant l’activation sont traités à cette étape. Voir Le portail résident.
Ce contrôle s’applique uniquement en multidevise : Platform : « Incompatibilité de devise : la devise de la Région du compte du contact et celle de la Région du bien sur l'Opportunité associée doivent correspondre lorsque le multidevise est activé. » ; Sales Cloud : « Incohérence de devises : la devise de la région du compte du contact et celle de la région du bien sur l’opportunité associée doivent correspondre lorsque la gestion multidevises est activée. » La devise de la région du compte du contact doit correspondre à celle de la région du bien de l’opportunité.
Dans Platform, les noms sont des numéros générés par le système. Identifiez l’enregistrement par son contact et son rôle plutôt que de chercher à le renommer.
Utilisez de préférence le rôle Ex - correspondant dans Platform. La suppression perd l’historique ; cette valeur conserve la trace de la personne et indique qu’elle ne participe plus à l’opération. Elle ne remplace pas la vérification des procédures de fin d’accès au portail ou d’autres fonctions concernées.
REDA répercute automatiquement le contact principal de l’opportunité parente sur ses baux enfants.
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