Compte locataire et soldes
« Combien ce locataire doit-il ? » Commencez par le Ledger Summary, la synthèse du compte montrée dans les captures, et son indicateur Net Outstanding, puis vérifiez la portée et la fraîcheur des données. Ce guide explique les tuiles de synthèse, les champs du bail et les données de l’intégration comptable. Un solde négatif peut représenter un crédit ; il ne garantit pas à lui seul que les données sont correctes ou qu’un remboursement est dû. Il n’existe pas d’enregistrement unique de “compte locataire” regroupant tout ce parcours dans le modèle REDA One décrit ici : il s’agit d’une vue composée des champs du bail, des montants détenus sur le compte et, si l’intégration le fournit, d’un relevé imprimable Account Ledger. Les tuiles et actions des captures dépendent de la configuration ; leurs libellés anglais sont conservés avec une explication française.
Autorisations nécessaires. Les jeux REDA - Property Leasing User et REDA - Invoice Management Admin fournissent des droits sur les factures ; REDA - Invoice Management Read Only fournit la lecture. Faites vérifier l’accès effectif au bail, aux comptes, aux champs, aux composants et à l’extension. Les autorisations se cumulent : un jeu REDA peut déjà fournir certains droits standard, sans garantir tous ceux de votre écran.
Commencer par les tuiles de synthèse
Le bandeau Ledger Summary de la configuration illustrée présente cinq indicateurs. Ils résument une situation financière sans saisie directe dans les tuiles. Leur source et leur portée dépendent du composant installé : ne supposez pas qu’une synthèse au niveau du compte correspond exactement aux seuls champs du bail. Vérifiez les factures et crédits sous-jacents en cas d’écart.
| Tuile | Signification |
|---|---|
| Total Outstanding | Total restant dû dans le périmètre de la synthèse, avant déduction des paiements et avoirs encore non imputés. Il ne désigne pas nécessairement uniquement des factures déjà échues. |
| Unapplied Payments | Paiements enregistrés dont le montant n’est pas encore imputé à une facture, dans le périmètre retenu par l’intégration. |
| Unapplied Memos | Avoirs disponibles non encore imputés, selon les données comptables de la synthèse. |
| Net Outstanding | Total restant dû après déduction des paiements et avoirs non imputés représentés. Une valeur négative indique une position créditrice selon ces données ; vérifiez leur applicabilité aux factures concernées. |
| Total Liabilities | Montants comptabilisés comme détenus pour le locataire, par exemple un dépôt de garantie, selon la configuration. Ils doivent être examinés séparément des sommes dues par le locataire. |
Une vue du compte locataire, pas un enregistrement unique
Le parcours REDA One décrit ici assemble plusieurs données. Une intégration comptable possède aussi ses propres journaux et écritures ; l’absence d’un objet unique de compte locataire dans ce parcours ne signifie pas qu’il n’existe aucun grand livre comptable.
- Les tuiles de synthèse donnent les indicateurs du composant configuré.
- Les champs de solde du bail totalisent les factures autonomes et leurs lots.
- Les montants détenus sur le compte concernent la partie, parfois sur plusieurs baux.
- Le relevé Account Ledger, lorsqu’il est configuré, propose une vue imprimable. Un portail résident peut également exposer un relevé selon son intégration.
Rapprochez ces vues en tenant compte de leurs filtres et de leur date de mise à jour. Les sections suivantes définissent les champs REDA et les indicateurs illustrés.
Champs de solde du bail
L’onglet Détails contient les champs REDA du bail. Les soldes sont des agrégats ou formules ; les prépaiements et crédits sont alimentés par l’intégration. Solde dû total représente le total avant montants non imputés, Solde net des factures le résultat net, et Prépaiements / Montant de crédit non imputé les déductions. Ces concepts correspondent aux intitulés des tuiles, mais une égalité de valeur exige la même portée et la même mise à jour du composant.
| Champ | Signification |
|---|---|
| Solde dû factures | Somme des soldes des factures du bail dont l’indicateur système de rattachement à un lot est faux, pour éviter de recompter celles déjà regroupées. |
| Solde dû lots de factures | Somme des soldes des lots de factures du bail. |
| Solde dû total | Lots plus factures autonomes : montant restant à régler, avant déduction des prépaiements et crédits non imputés. Les montants déjà imputés sont déjà reflétés dans les soldes. |
| Solde net des factures | Lots plus factures autonomes, moins prépaiements et crédit non imputé du bail. Une valeur négative représente un crédit net selon ces données, pas nécessairement un trop-perçu en espèces. |
| Prépaiements | Montant de paiements non imputés enregistré sur le bail par l’intégration. |
| Montant de crédit non imputé | Crédit porté sur le bail, encore non imputé à une facture. |
Total restant dû et solde après crédits
Les tuiles Total Outstanding et Net Outstanding illustrent les notions des champs Solde dû total et Solde net des factures. Le total répond à « Quel montant facturé reste à régler ? » ; le net à « Quel solde reste après déduction des paiements et crédits non imputés enregistrés dans cette vue ? » Déduire un crédit dans une formule n’effectue pas son imputation comptable.
Pour le recouvrement, partez du montant net, puis vérifiez les factures échues et les crédits utilisables. Une valeur négative doit être interprétée dans son contexte :
Origine des montants
Les soldes partent des factures. REDA produit leurs montants et dates ; l’intégration comptable, comme REDA Financials dans une configuration adaptée, alimente les taxes et les effets des paiements et avoirs. Cette répartition explique le processus de correction ; elle ne signifie pas que tous les champs sont techniquement non modifiables dans chaque organisation.
| Données de facture | Alimentation habituelle |
|---|---|
| Montant de base, période, dates de facturation et d’échéance, imputation et lots | REDA |
| Taxe, montant reçu ou imputé, montant remis, ajustement | Intégration comptable selon sa configuration |
Les formules relient ces données : Montant total = montant de base + taxe ; Solde = (base + taxe) − (reçu + remis + ajustement). Les agrégats du bail additionnent les soldes de ses factures et lots.
Solde d’une facture
Pour connaître le solde de cette facture, lisez son Montant total et son Solde. Les lots utilisent les mêmes principes de calcul. Les agrégats du bail additionnent ces soldes en excluant les factures déjà représentées par un lot. Voir Comprendre les factures.
Montants au niveau du compte
Certains montants concernent plusieurs baux. Le Compte du locataire peut comporter des champs fournis ou maintenus par l’extension :
- Prepayments — prépaiements : paiements non imputés rattachés à la partie. Dans l’extension de référence examinée, le recalcul réagit à des créations ou modifications d’encaissements, avec des conditions de statut et de rattachement ; il ne couvre pas tout événement possible, notamment la suppression.
- Cumulative Escrow Amount — séquestre cumulé : solde de fonds détenus pour la partie dans l’intégration qui fournit ce champ.
Ne confondez pas ces montants de compte avec ceux d’un seul bail. Vérifiez le périmètre, la devise et l’origine comptable, puis utilisez le processus de correction de l’extension au lieu de modifier directement les indicateurs.
Relevé Account Ledger
Lorsque l’intégration le fournit, l’action Account Ledger ouvre un relevé imprimable des opérations couvertes par ses filtres. Vérifiez le compte ou bail, les dates, les devises, les statuts et les types de documents inclus avant de le transmettre à un locataire ou de l’utiliser pour expliquer un litige. Un relevé construit depuis les données comptables peut différer des factures REDA encore non synchronisées ; il ne garantit pas l’inclusion de chaque opération historique.
Un portail résident configuré peut proposer une synthèse ou un relevé. Vérifiez ses filtres et ses droits : l’affichage externe n’est pas nécessairement une copie exacte du bandeau interne ou des champs du bail. Voir Portail résident.
Référence des indicateurs
| Indicateur | Emplacement | Signification | Source |
|---|---|---|---|
| Total Outstanding — tuile | Synthèse configurée | Montant restant dû dans sa portée, avant paiements et avoirs non imputés. | Composant et données configurés |
| Unapplied Payments — tuile | Synthèse configurée | Paiements enregistrés non encore imputés. | Intégration comptable / composant |
| Unapplied Memos — tuile | Synthèse configurée | Avoirs non encore imputés. | Intégration comptable / composant |
| Net Outstanding — tuile | Synthèse configurée | Total moins paiements et avoirs non imputés ; négatif = position créditrice selon ces données. | Composant et données configurés |
| Total Liabilities — tuile | Synthèse configurée | Montants détenus pour le locataire selon la configuration. | Intégration comptable / composant |
| Solde dû factures | Bail — Détails | Somme des soldes des factures non regroupées. | Agrégat REDA |
| Solde dû lots de factures | Bail — Détails | Somme des soldes des lots. | Agrégat REDA |
| Solde dû total | Bail — Détails | Lots plus factures autonomes, avant montants non imputés. | Formule REDA |
| Solde net des factures | Bail — Détails | Lots + factures autonomes − prépaiements − crédit non imputé. | Formule REDA |
| Prépaiements du bail | Bail — Détails | Montant non imputé enregistré sur le bail. | Intégration comptable |
| Montant de crédit non imputé | Bail — Détails | Crédit non imputé du bail. | Intégration comptable |
| Montant total d’une facture ou d’un lot | Facture / lot | Montant de base + taxe. | Formule REDA |
| Solde d’une facture ou d’un lot | Facture / lot | (Base + taxe) − (reçu + remis + ajustement). | Formule REDA |
| Prepayments du compte | Compte, si le champ est fourni | Paiements non imputés pour la partie, potentiellement sur plusieurs baux. | Intégration comptable |
| Cumulative Escrow Amount | Compte, si le champ est fourni | Fonds en séquestre de la partie. | Intégration comptable |
Quel indicateur utiliser ?
| Question | Indicateur à vérifier |
|---|---|
| Quel montant facturé reste à régler ? | Total Outstanding, dans le périmètre approprié. |
| Quel montant annoncer au locataire pour le recouvrement ? | Net Outstanding, rapproché des échéances, du périmètre et des crédits utilisables. |
| Le locataire possède-t-il des montants non imputés ? | Unapplied Payments et Unapplied Memos. |
| Quels montants détenons-nous pour lui, par exemple son dépôt ? | Total Liabilities, avec détail et origine comptable. |
| Quel est le solde d’une seule facture ? | Le champ Solde de cette facture. |
| Je souhaite un relevé imprimable. | L’action Account Ledger, si elle est configurée, avec vérification de ses filtres. |
Exemple : le solde d’Aisha
Aisha Rahman loue Meridian Court #101 pour 1 200,00 par mois. Deux mois sont facturés sans taxe ni autre ajustement et restent impayés : le Total Outstanding est 2 400,00. Sans montant non imputé, le Net Outstanding vaut aussi 2 400,00. Dans une synthèse configurée à cet effet, le dépôt de garantie se lit séparément dans Total Liabilities.
Elle paie 1 200,00 via Post Payment. Une fois le paiement réellement imputé et synchronisé, le solde d’une facture devient 0 ; total et net valent 1 200,00. Pour obtenir ensuite un crédit de 300,00, elle verse un second paiement de 1 500,00 : 1 200,00 sont imputés au solde restant et 300,00 restent disponibles dans Unapplied Payments. Avec le total dû désormais nul, Net Outstanding vaut −300,00, si la synthèse inclut bien ce paiement. Les indicateurs résultent des opérations et de leur synchronisation. Vérifiez le relevé Account Ledger configuré pour lui présenter le détail.
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform ; les différences fournies dans Sales Cloud figurent ci-dessous. Les noms de champs ci-dessous proviennent des traductions des packages REDA. Les intitulés Ledger Summary, Total Outstanding, Net Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Total Liabilities et Account Ledger sont conservés en anglais parce qu’ils appartiennent aux écrans illustrés, dont les libellés français et le périmètre doivent être vérifiés dans votre intégration. Le portail résident ne garantit pas une copie exacte de la vue interne.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Solde dû factures | Solde des factures impayées |
| Solde dû lots de factures | Lots de factures - Solde impayé |
| Solde dû total | Solde total impayé |
| Prépaiements | Paiements anticipés |
| Montant de crédit non imputé | Montant du crédit non appliqué |
| Montant de la taxe | Montant de l'impôt |
Pour aller plus loin
- Comprendre les factures : total et solde d’une facture.
- Enregistrer un paiement locataire : encaissement, imputation et effets sur les soldes.
- Fonctionnement de la facturation REDA : rôle de REDA et de l’intégration comptable.
- Factures regroupées en lots : soldes des lots et agrégats.
- Portail résident : relevé et accès externe selon la configuration.
Questions fréquentes
Commencez par Net Outstanding dans la synthèse configurée, puis vérifiez les échéances, la portée et les crédits disponibles. Total Outstanding précède les montants non imputés. Les champs REDA Solde net des factures et Solde dû total donnent les valeurs du bail ; un composant au niveau du compte peut couvrir davantage de données.
Il peut refléter un trop-perçu ou un avoir disponible. Vérifiez les données et l’absence de double déduction. L’imputation sur une facture future dépend du processus comptable ; elle n’est pas garantie par le signe du solde.
Dans la configuration illustrée, les montants détenus pour le locataire, comme un dépôt de garantie. Ils sont présentés séparément. La formule REDA du solde net déduit les prépaiements et crédits non imputés, sans déduire directement une tuile Total Liabilities ; le traitement du dépôt dépend de son utilisation comptable.
Corrigez l’opération comptable source, son imputation ou son intégration, puis vérifiez la synchronisation. Une saisie directe peut rompre le rapprochement. Un encaissement simplement enregistré n’équivaut pas à un paiement imputé à la facture ; la taxe peut être synchronisée dès validation de la facture comptable.
Le parcours décrit assemble les indicateurs, champs du bail et montants du compte. L’action Account Ledger, si configurée, donne une vue imprimable. Le portail résident peut exposer une vue différente selon ses filtres et droits ; l’intégration possède ses propres écritures comptables.
L’intégration les recalcule lorsque certains encaissements et leurs imputations changent. Vérifiez le statut, le rattachement au compte ou bail et le journal de synchronisation. Ce recalcul conditionnel ne garantit pas la prise en compte de toute suppression ou modification historique.
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