Contrats de gestion immobilière

Lorsque vous acceptez de gérer un bien pour son propriétaire, vous convenez ensemble de votre rémunération, de la durée de la mission et de la société qui assurera la gestion. REDA enregistre ces éléments dans un contrat de gestion immobilière. Cet article explique comment le créer, renseigner les conditions tarifaires pour satisfaire tous les contrôles, le faire passer de sa préparation à sa signature puis à sa clôture et, surtout, comprendre l’action automatique de REDA à la clôture : le bien est marqué comme étant sous votre gestion. Aucune connaissance préalable de REDA n’est nécessaire ; chaque terme est défini à mesure qu’il apparaît.

Qu’est-ce qu’un contrat de gestion immobilière ?

Un contrat de gestion immobilière est le contrat de référence entre vous et le propriétaire. REDA l’enregistre comme un ticket, un enregistrement de suivi court disposant de son propre parcours de statuts. Les conditions tarifaires se trouvent sur le contrat, pas sur le bien. Le bien fait simplement référence au contrat une fois celui-ci fermé. Dans cet article, nous utilisons d’abord l’expression ticket PMA, puis « contrat » : vous raisonnez en termes de contrat, et REDA le conserve sous forme de ticket.

Le contrat est lié à une opportunité admissible, généralement une affaire de gestion. Dans REDA, une affaire est une Opportunité, l’enregistrement commun aux affaires. Pour la gestion immobilière, il s’agit d’une opportunité Gestion de biens, qui suit la démarche commerciale auprès du propriétaire. Le contrat conclut cette démarche. Quand vous faites avancer le statut du contrat, REDA met à jour l’étape de l’affaire ; à la clôture, il inscrit les informations de gestion sur le bien. Cette articulation entre statut du contrat, étape de l’affaire et informations du bien est au cœur de cet article.

Avant de commencer

Le contrat ne peut être associé qu’à une affaire admissible : une opportunité Gestion de biens ou une opportunité Vente de bien marquée gagnée, pour le parcours de vente suivi de gestion. L’affaire de gestion n’a pas besoin d’être gagnée pour cette règle. La vente est contrôlée par son indicateur gagné : dans Platform/OEM, les étapes Financée et Clôturée gagnée le satisfont ; dans Sales Cloud, vérifiez l’état gagné défini par les étapes configurées. Une affaire liée d’un autre type, ou une vente non gagnée, est bloquée par ce contrôle. Le message de l’application est plus restrictif que sa condition réelle :

Le champ Bien immobilier du contrat doit également correspondre au bien de cette affaire :

Préparez donc l’affaire de gestion et le bien qu’elle désigne avant de créer le contrat.

Sur une affaire Gestion de biens, le représentant du propriétaire est le contact principal portant le rôle de contact Client gestion immobilière. Vous ne définissez pas ce rôle sur le contrat lui-même : il se trouve sur l’affaire et permet de vérifier que le contrat concerne le bon propriétaire.

Créer le contrat

Dans l’onglet Tickets, cliquez sur Nouveau, choisissez PMA (Contrat de gestion immobilière), puis renseignez les conditions. Le contrat se compose de plusieurs groupes de champs :

Le contrat comprend aussi le champ Escalade et priorité, avec les valeurs Faible, Moyen ou Haut, ainsi qu’une Description en texte libre pour vos notes.

Les honoraires de gestion

Le Type d'honoraires de gestion est soit Fixé, soit Pourcentage du loyer :

• Fixé : un montant forfaitaire dans Honoraires de gestion fixes.
• Pourcentage du loyer : un pourcentage dans % honoraires de gestion. Uniquement avec ce type, vous pouvez aussi définir Honoraires de gestion min. et Honoraires de gestion max. pour fixer un plancher et un plafond.

Quel que soit le type choisi, le montant correspondant est obligatoire :

Le minimum et le maximum s’appliquent uniquement au pourcentage. Si vous les définissez pour des honoraires fixes, REDA répond :

Frais de mise en location et de renouvellement

Les frais de placement, pour rechercher et installer un locataire, et les frais de renouvellement, pour renouveler son bail, peuvent chacun être de type Fixe - Une seule fois, Fixe - Par an ou Pourcentage du loyer, avec le champ de montant correspondant. Comme pour les honoraires de gestion, le type choisi détermine le montant requis :

Faire avancer le contrat

Le parcours de travail recommandé utilise les valeurs de Statut : Nouveau → En cours → Contrat envoyé → Contrat signé → Fermé. Ces valeurs ne prouvent pas une validation de tout l’historique des statuts. Les changements concernés mettent à jour l’étape de l’affaire de gestion :

Signature et documents

Avant de définir Contrat signé ou Fermé, REDA doit connaître la date de signature du contrat. Renseignez d’abord Date et heure de signature, sinon ce message apparaît :

Le Type de document signé est soit Électronique, lorsqu’une signature électronique est enregistrée, soit Papier. Pour un contrat papier, REDA exige que le document signé soit réellement joint avant la clôture. Il vérifie également qu’un fichier existe avant de vous laisser définir Document joint sur Oui :

La validation de clôture vérifie aussi que le bien est renseigné. Pour un ticket PMA à Fermé dont le bien est vide, REDA affiche le message suivant. Son libellé évoque la signature, mais la formule ne contrôle pas un passage préalable par les statuts Contrat envoyé ou Contrat signé :

Suivez le parcours de signature prévu par votre organisation : vérifiez le contrat, renseignez la date de signature et joignez le document papier le cas échéant, puis utilisez Contrat signé suivi de Fermé.

Les effets automatiques de la clôture

La clôture du contrat est le moment où le bien devient sous gestion. Lors du passage à Fermé, REDA :

L’onglet Détails du bien affiche désormais le lien de gestion. Les opérations quotidiennes décrites dans Gérer un bien sous contrat de gestion prennent alors le relais.

Exemple détaillé : Meridian Court avec des honoraires de gestion de 5 %

Meridian Properties signe un contrat de gestion avec le propriétaire Continental Holdings pour l’immeuble Meridian Court. Voici le contrat de sa création à sa clôture :

La fenêtre Nouveau ticket avec le type PMA (Contrat de gestion immobilière) : les détails du contrat comportent Société/Entité de gestion, les dates de début et de fin et le groupe des frais de placement.

Les groupes de frais d’un ticket PMA. Dans Honoraires de gestion, le Type d'honoraires de gestion est Pourcentage du loyer, avec % honoraires de gestion : 8,00 %. Le minimum, le maximum et le montant fixe alternatif sont vides. Les groupes distincts de frais de placement et de frais de renouvellement comportent chacun leur type et leur montant.

Un ticket PMA terminé, T-0000000219, de type PMA (Contrat de gestion immobilière), dont le parcours atteint Fermé. Les étapes précédentes, dont Contrat signé, sont cochées. Il est lié à l’opportunité parente Continental Plaza - 88 Harbour Road [ PM ] et au bien Continental Plaza - 88 Harbour Road.

Le bien géré Continental Plaza - 88 Harbour Road après la clôture du contrat : la section Informations de gestion (PM) affiche le Contrat de gestion (PM) renseigné, ticket T-0000000219, l’Opportunité de gestion (PM) et l’Étape de gestion (PM), Sous contrat. Société/Entité de gestion reste vide jusqu’à ce qu’une société ou entité de gestion soit définie sur l’affaire.

Référence : statuts et frais

Les conditions et les effets de chaque statut :

Les trois groupes de frais et leurs types :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Gérer un bien sous contrat de gestion — les effets de l’inscription du contrat sur le bien et les opérations quotidiennes.
2. Demandes de service — enregistrer les signalements des locataires ou des propriétaires.
3. Ordres de travail — planifier et facturer la maintenance d’un bien géré.
4. Comprendre les tickets — le fonctionnement de chaque statut du contrat.

Questions fréquentes