Scénario : gérer l’immeuble d’un propriétaire
Suivez la gestion immobilière pour compte de tiers : préparer le dossier, signer le contrat de gestion, vérifier la relation sur le bien, traiter la maintenance, régulariser les charges récupérables et transmettre les informations pour le relevé propriétaire. Ce scénario ordonne les opérations et renvoie à leurs guides détaillés. Meridian Properties gère l’immeuble de Continental Holdings, avec Aisha Rahman comme locataire et SwiftFix Maintenance comme prestataire. Deux distinctions sont essentielles : une opportunité de gestion n’a pas besoin d’être gagnée pour être liée au PMA, et les versements et relevés propriétaires relèvent du parcours REDA Financials configuré.
Droits nécessaires. Le parcours de gestion utilise REDA - Property Management User, avec les droits spécialisés requis pour les interventions et régularisations. Honoraires, versements et relevés propriétaires exigent le paramétrage et les accès REDA Financials correspondants.
Vue d’ensemble
Meridian Properties est le gestionnaire et l’entité de facturation de l’exemple. Continental Holdings est le propriétaire, Aisha Rahman une locataire et SwiftFix Maintenance le prestataire. Le dossier de Gestion de biens utilise cinq étapes. Les libellés suivants sont ceux de Platform ; Sales Cloud propose notamment Sous-traitance, Fermé Gagné et Fermé Perdu pour les étapes correspondantes.
Prospection → Contrat envoyé → Sous contrat → Clôturée gagnée, ou Clôturée perdue si le dossier est abandonné
Préparez le dossier et le contrat dans l’ordre prévu par votre procédure. Le contrôle PMA accepte une opportunité de gestion sans exiger qu’elle soit déjà gagnée. Pour une opportunité de vente, il exige l’indicateur gagné. Les informations du bien sont ensuite mises à jour par les branches du contrat : gagner l’opportunité seul ne remplace pas ce suivi.
Chronologie
Voici les interventions, leurs effets et les guides correspondants.
| Étape | Intervenant | Action | Traitement REDA | Guide détaillé |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Agent | Créer et qualifier le dossier de Gestion de biens pour l’immeuble du propriétaire. L’étape Clôturée gagnée pourra être utilisée lorsque le dossier est conclu, mais n’est pas un prérequis technique au PMA. |
Le dossier commence à Prospection et suit les cinq étapes proposées selon le parcours de gestion. |
Comprendre la gestion immobilière · Convertir les demandes |
| 2 | Agent | Créer le ticket PMA sur le dossier admissible ; renseigner les types et montants d’honoraires de gestion, placement et renouvellement, l’entité de gestion et les dates. Enregistrer la signature et clôturer selon les contrôles applicables. | Contrat envoyé peut placer le dossier à Contrat envoyé depuis Prospection ; Contrat signé ou Fermé le place à Sous contrat depuis les étapes admises. La clôture renseigne les informations de gestion sur le bien selon la branche : accord, entité, opportunité et étape de gestion. |
Contrats de gestion immobilière · Gérer un bien sous mandat |
| 3 | Locataire / agent | Enregistrer le problème dans une Demande de service, créer un Ordre de travail associé et l’affecter à SwiftFix. | Faire avancer l’intervention selon son état réel : Nouveau, Planifié, En cours, puis Terminé dans Platform. | Demandes de service · Ordres de travail |
| 4 | Agent | Si la réparation est refacturable au locataire selon l’accord applicable, cocher Facturer au locataire et renseigner code, montant hors taxes et note, puis terminer l’intervention. | Au passage d’un autre statut à Terminé, avec option et liens requis, crée une Facture opportunité pour le locataire : montant, commentaire issu de la note, date de facturation et échéance. | Facturer un ordre de travail |
| 5 | Agent | Préparer un lot de régularisation des charges pour la période : un périmètre de bien ou de liste, dépenses et taxes, code de facturation. | Construit les lignes d’occupation et de vacance prévues pour les unités, calcule les quotes-parts et les rapproche des montants déjà facturés selon le code et la période. | Régularisation des charges · Exécuter une régularisation |
| 6 | Agent | Contrôler les résultats et erreurs, puis valider le lot de régularisation. | Crée une Facture opportunité par ligne admissible d’occupation dont le net dû est positif. Les lignes de vacance ne créent pas de facture dans ce parcours ; le coût reste à la charge du propriétaire. Les champs et opérations prévus sont ensuite protégés. | Valider une régularisation |
| 7 | Équipe REDA Financials | Préparer les honoraires, le versement propriétaire et le relevé de période dans le parcours comptable configuré. | Dans le calcul de l’extension générique examinée, les honoraires en pourcentage utilisent le solde absolu des crédits moins débits des écritures correspondant aux comptes marqués, à l’entité, au bien et à la période ; ce n’est pas un filtre réservé aux encaissements. Le versement propriétaire exige notamment client actif, entité et produit configurés, avec un disponible positif après réserve. Vérifier les écritures et résultats. | Honoraires de gestion · Versements et relevés propriétaires |
Étape 1 — Préparer le dossier de gestion
L’opportunité Gestion de biens suit Prospection → Contrat envoyé → Sous contrat → Clôturée gagnée, ou Clôturée perdue en cas d’abandon. Le rôle principal du contact propriétaire dans le parcours Platform est Client gestion immobilière, à vérifier dans les valeurs proposées. Il représente l’interlocuteur de Continental Holdings. Ne passez pas artificiellement le dossier à Clôturée gagnée pour créer le contrat : le contrôle du PMA n’exige pas cet état pour une opportunité de gestion. Consultez Comprendre la gestion immobilière.
Étape 2 — Enregistrer le PMA
Créez le ticket PMA (Contrat de gestion immobilière) dans Platform. Le contrôle admet une opportunité de gestion ou une vente dont l’indicateur gagné est vrai. Dans Platform, Financée et Clôturée gagnée satisfont cet indicateur de vente. Le message fourni est plus restrictif que sa formule :
Les conditions d’honoraires sont renseignées sur le ticket : Type d'honoraires de gestion = Fixé ou Pourcentage du loyer, montant ou pourcentage correspondant ; minimum et maximum pour le modèle en pourcentage ; types et montants de placement et de renouvellement ; réserve de maintenance ; Société/Entité de gestion et dates de l’accord. Vérifiez les libellés de votre édition et l’entité effectivement reprise dans la facturation.
Le ticket agit sur l’opportunité depuis les étapes admises : Contrat envoyé peut passer de Prospection à Contrat envoyé ; Contrat signé ou Fermé à Sous contrat. Le message suivant semble interdire une clôture directe, mais la règle vérifie réellement un bien manquant sur un PMA Fermé. Vérifiez aussi la date/heure de signature et les règles de document ; le message ne prouve pas une obligation de parcourir tous les statuts intermédiaires :
La clôture du PMA renseigne les informations de gestion du bien selon le parcours : accord, société/entité, opportunité et étape. Vérifiez les références enregistrées. Annuler le PMA ne supprime pas automatiquement cette relation dans le flux fourni ; une fin de gestion exige d’examiner les références et le processus approprié avec l’administrateur. Consultez Contrats de gestion immobilière et Gérer un bien sous mandat.
Étape 3 — Maintenance
Le signalement devient une Demande de service dans Platform. Les Ordres de travail suivent l’intervention associée à cette demande et au bien ; ils sont distincts des tickets de processus. Affectez le prestataire SwiftFix Maintenance et suivez les étapes Nouveau, Planifié, En cours et Terminé selon l’avancement réel. Consultez Demandes de service et Ordres de travail.
Étape 4 — Refacturer une réparation au locataire
Lorsque l’accord applicable prévoit cette refacturation, cochez Facturer au locataire et renseignez Code de facturation, Montant de la facture hors taxes et Note de facture avant le passage à Terminé. Vérifiez aussi les liens vers le bail et le bien. Les trois champs de facturation sont contrôlés avec les messages suivants :
Platform : « Vous devez fournir un montant de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. » ; Sales Cloud : « Vous devez indiquer le montant de la facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. »
Platform : « Vous devez fournir une note de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. » ; Sales Cloud : « Vous devez fournir une note de facturation si l'ordre de travail est facturé au locataire. »
Le passage d’un autre statut à Terminé, avec les conditions requises, crée une Facture opportunité : montant hors taxes, commentaire issu de la note, date de facturation au jour du traitement et échéance à cette date plus les jours de grâce du code, ou le même jour sans délai. Enregistrer de nouveau au même statut Terminé ne rejoue pas cette transition. Ne supposez pas une protection universelle contre une nouvelle transition après réouverture ; examinez les factures existantes avant correction. Consultez Facturer un ordre de travail.
Étape 5 — Régulariser les charges
Les dépenses récupérables de l’immeuble utilisent un lot de régularisation. Choisissez un seul périmètre, bien ou liste de biens, la période, les dépenses et taxes, et le code de facturation servant aussi au rapprochement des montants déjà facturés. Le calcul produit les intervalles d’occupation et de vacance retenus pour chaque unité, leur quote-part selon l’allocation et le solde après prise en compte des factures. Vérifiez les données sources, les intervalles et les erreurs avant validation.
La validation crée une Facture opportunité par ligne d’occupation admissible avec un montant net total dû supérieur à zéro. Elle protège les champs et opérations concernés. Une dévalidation tente de supprimer les factures liées et peut être bloquée par leurs contrôles, notamment après paiement : coordonnez toute correction avec l’équipe comptable. La règle d’admissibilité est :
Consultez Régularisation des charges, Exécuter une régularisation et Valider une régularisation.
Étape 6 — Relevé propriétaire
Cette étape transmet le dossier au parcours REDA Financials configuré pour Continental Holdings. Les honoraires de gestion en pourcentage utilisent, dans l’extension générique examinée, la valeur absolue des crédits moins débits des écritures sélectionnées par comptes marqués, entité, bien et période. Cette base ne correspond pas nécessairement aux seuls loyers encaissés. La facturation et sa contrepartie représentent un produit pour Meridian et une charge pour Continental selon les paramètres et écritures effectivement créées. Le versement propriétaire utilise les soldes d’actif et de passif des comptes marqués, diminués de la réserve : ce n’est pas automatiquement le solde bancaire disponible. Outre le client de gestion actif, vérifiez l’entité, Owner Draw Product et son Default Expense GL, puis un disponible et un montant après réserve positifs. Le relevé propriétaire relève aussi du parcours Financials configuré. Contrôlez les écritures, montants, critères et remise effective ; la clôture du PMA ne garantit pas ces résultats. Consultez Honoraires de gestion et Versements et relevés propriétaires.
Pour poursuivre
- Contrats de gestion immobilière — conditions, honoraires et références du bien.
- Gérer un bien sous mandat — interpréter les informations de gestion.
- Ordres de travail — maintenance associée aux demandes de service.
- Régularisation des charges — dépenses récupérables et traitement de la vacance.
- Versements et relevés propriétaires — transmission au parcours comptable.
- Comprendre REDA Financials — place de la comptabilité dans l’ensemble.
Questions fréquentes
Le message fourni est Platform : « L'opportunité sur le type de ticket « PMA » doit être de type « Vente de bien » ou « Gestion immobilière » Gagnée fermée. » ; Sales Cloud : « L'opportunité sur le type de ticket « PMA » doit être de type « Vente immobilière » ou « Gestion immobilière » clôturée et gagnée. ». La règle admet en réalité une opportunité de gestion sans exiger qu’elle soit gagnée, ou une vente dont l’indicateur gagné est vrai. Vérifiez le type et les références ; consultez Contrats de gestion immobilière.
Les conditions du contrat sont portées par le ticket PMA. Vérifiez l’entité de gestion et sa reprise dans les factures du parcours concerné. Consultez Contrats de gestion immobilière.
Il suit une intervention liée à une Demande de service et au bien, avec ses propres étapes et informations. Consultez Ordres de travail.
Vérifiez Facturer au locataire, les trois champs de facturation, les liens vers le bail et le bien, puis le passage effectif d’un autre statut à Terminé. Un simple enregistrement au même statut ne suffit pas. Consultez Facturer un ordre de travail.
Les lignes de vacance ne sont pas facturées dans ce parcours ; leur coût reste à la charge du propriétaire. Consultez Régularisation des charges.
Les champs et opérations protégés exigent une dévalidation. Celle-ci tente de supprimer les factures liées, sous réserve de leurs contrôles. Faites examiner les factures envoyées ou payées avant correction, puis vérifiez le résultat. Consultez Valider une régularisation.
Du parcours REDA Financials configuré. Préparation, versement et envoi ne sont pas garantis par la seule clôture du PMA. Consultez Versements et relevés propriétaires.
Le parcours examiné exige notamment un client de gestion actif, une entité, Owner Draw Product et son Default Expense GL, un disponible positif et un montant positif après réserve. Vérifiez les exclusions, les autres critères et les journaux plutôt que de déduire une cause unique. Consultez Versements et relevés propriétaires.
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