Les comptes dans REDA

Chaque entreprise ou personne avec laquelle vous travaillez dans REDA — locataire, acquéreur, propriétaire, fournisseur, association de propriétaires ou entité de votre entreprise — est rattachée à un Compte. Il s’agit de l’objet standard Salesforce, et non d’un objet « Compte REDA » distinct. Dans Platform, les demandes et opportunités sont des objets REDA ; Sales Cloud utilise les prospects et opportunités standard. Cet article explique l’utilisation des comptes, les quatre types d’enregistrement livrés et leur rôle, la création d’un compte lors d’une conversion et les enregistrements REDA qui référencent chaque partie. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire : chaque terme est expliqué au fil de l’article.

Pourquoi REDA utilise l’objet Compte standard

Dans Platform, REDA remplace plusieurs objets standard : les prospects sont suivis dans une demande REDA, les opérations dans une opportunité REDA, les interventions dans une demande de service REDA et les campagnes marketing dans une promotion. Sales Cloud utilise les objets standard correspondants. Dans les deux éditions, le Compte, qui représente l’entreprise ou la partie, et le Contact, qui représente une personne, restent les objets standard Salesforce. Les enregistrements REDA les référencent.

En pratique, les opportunités REDA référencent un compte. Dans Platform, la conversion d’une demande peut créer un compte, un contact, une opportunité et son rôle de contact principal. Le compte et le contact sélectionnés peuvent être réutilisés au lieu d’être créés. Le compte constitue donc le point de référence de la relation client : opportunités, personnes, paiements et rapports y sont reliés.

Les quatre types d’enregistrement de compte

Un type d’enregistrement précise la nature du compte, sa présentation et les champs de référence qui peuvent le sélectionner. REDA en livre quatre, tous actifs :

La distinction répond à la question « quel est le rôle de cette partie pour nous ? » : un Client est servi par l’entreprise, un Fournisseur est rémunéré pour une prestation, une Entité interne est une de vos propres entités juridiques et un compte Location représente un locataire, notamment après une conversion locative Platform.

Comptes de conseil ou d’association de propriétaires

La case Conseil/Association de copropriétaires (Council/ HOA en anglais) identifie un organisme de gestion collective. Lorsqu’elle est cochée sur le compte d’association ou de copropriété lié au bien parent, elle active les fonctions de conseil et de vie de la résidence, notamment la possibilité d’attribuer un rôle au conseil à une personne associée à une opportunité (voir Rôles de contact).

Pour le parcours documenté, configurez un compte Entité interne de type Entreprise. La validation consultée bloque la case lorsqu’un compte est de type Entité interne et que son type d’entité interne n’est pas Entreprise. Elle ne vérifie pas à elle seule que tout compte avec cette case cochée soit une Entité interne, malgré son message plus général :

Un compte Entité interne nécessite aussi un Type d’entité interne. Les valeurs proposées sont Entreprise, Employé, Équipe et la valeur de remplacement « -N / A- ». Si aucun type n’est renseigné, REDA affiche :

Un compte d’association ou de copropriété peut donc associer le Type d’entité interne Entreprise et la case Conseil/Association de copropriétaires dans ce parcours. Sur une Entité interne, la validation exige Entreprise lorsque la case est cochée ; le message emploie le mot « Société » pour cette valeur.

Le total des pourcentages de détention du compte

Le champ % des propriétaires de comptes totalise automatiquement les pourcentages des participations rattachées au compte. Pour les types d’enregistrement autres que Location, REDA empêche ce total de dépasser 100 % :

Ce champ est calculé à partir des lignes de détention du compte : il ne se modifie pas manuellement. Les participations décrivent qui détient l’entité représentée par le compte et dans quelles proportions. Le bien, lui, référence son compte propriétaire et conserve ses propriétaires successifs dans l’historique. Pour modifier le total % des propriétaires de comptes, corrigez les lignes de détention de l’entité ; pour changer le propriétaire d’un bien, modifiez ses champs de propriétaire et de date de début. Ces deux niveaux ne doivent pas être confondus.

Les rôles joués par les comptes

Le même objet Compte joue différents rôles selon l’enregistrement REDA qui le référence. Voici où chaque partie est enregistrée :

Plusieurs rôles ont des règles particulières. Dans Platform, le Compte doit être renseigné avant de gagner une opportunité : Platform : « Un compte est requis pour mettre à jour une opportunité. » Pour un prêt lié à une acquisition, le Compte de l’emprunteur (Sales Cloud : Compte emprunteur) doit correspondre au compte acheteur de l’acquisition : Platform : « Le Compte de l'emprunteur doit être identique au Compte acheteur de l'Opportunité d'acquisition. » ; Sales Cloud : « Le compte de l'emprunteur doit être identique au compte d'achat lors de l'opportunité d'acquisition. » Les champs Compte acheteur (Sales Cloud : Compte d’achat) d’une acquisition et Compte de gestion (PM) (Sales Cloud : Compte PM) d’une opération de gestion proposent un filtre visant les comptes Entité interne. Ces filtres, comme ceux des sociétés de titre, sont facultatifs dans les deux éditions ; ils ne garantissent pas à eux seuls le type du compte sélectionné. Vérifiez son rôle métier et les validations de votre organisation. Un bail peut aussi avoir un Compte subventionneur (Sales Cloud : Compte de subvention), dont la subvention est reprise sur chaque frais de location, et un Compte de recommandation (Sales Cloud : Compte de parrainage), repris de la demande pour les reversements et les rapports. Le propriétaire du bien et le lien vers le conseil ou l’association se définissent sur le bien et son parent ; consultez les articles correspondants.

Origine des comptes

Vous pouvez créer un compte manuellement depuis l’onglet Comptes ou le faire créer lors de la conversion d’une demande dans Platform. Cette conversion est une origine courante de comptes. Dans Sales Cloud, utilisez le processus de conversion des prospects standard et sa configuration ; les détails ci-dessous décrivent la conversion REDA Platform.

La conversion Platform crée un nouveau compte uniquement si vous ne choisissez pas de compte existant dans sa boîte de dialogue. Le sélecteur de compte indique :

Si vous laissez ce champ vide, REDA crée un compte en reprenant les informations métier suivantes de la demande. Le mappage par défaut reprend aussi le nom technique du type d’enregistrement de la demande dans le champ système « Nom du développeur RT de la demande » du compte ; ce champ ne constitue pas un type de partie supplémentaire.

Nom du compte et champ « Entreprise »

Dans la conversion Platform, vous ne saisissez pas le nom du nouveau compte : il provient du champ Entreprise de la demande, formaté par REDA avant son enregistrement. Le nom du compte suit donc ces règles :

Les quatre valeurs de Type de demande sont Individuel, Entreprise, Ménage et Articulation, ce dernier libellé désignant une demande conjointe. Les modèles ci-dessus illustrent les suffixes du contexte anglais ; First et Last représentent le prénom et le nom. La formule utilise des libellés traduits : en français, les suffixes correspondants sont Location, Compte, Ménage et Articulation. Les noms des fiches existantes dépendent de leur contexte de génération. Si vous choisissez Entreprise, un nom d’entreprise valide est obligatoire ; sinon REDA affiche :

Type d’enregistrement attribué lors de la conversion

Si votre administrateur a activé l’attribution du type d’enregistrement par défaut (activée à la livraison), la conversion Platform attribue aussi un type au nouveau compte. Une demande de type d’enregistrement Location crée un compte Location ; une demande sans type d’enregistrement crée un Client ; les autres types utilisent le type par défaut de l’organisation. Un compte locataire peut donc recevoir automatiquement le type Location, sans choix manuel de votre part.

Comptes et entités financières

Lorsque les fonctions financières sont utilisées, un compte Entité interne peut être activé comme entité financière, c’est-à-dire l’entité comptable utilisée pour la facturation, les paiements et les rapports. Les champs supplémentaires dépendent de l’installation de l’extension, des droits et de la page attribuée ; cocher l’activation ne suffit pas à les faire apparaître ni à terminer la configuration comptable. Consultez Activer un compte comme entité financière pour la procédure complète.

Le type d’enregistrement intervient aussi dans la comptabilité des propriétaires : le rapprochement distingue les propriétaires de type Client, dont vous gérez les biens, et ceux de type Entité interne, dont votre propre entité détient les biens. Voir Propriétaires et historique de propriété pour comprendre cette distinction fondée sur le type du compte.

Exemple : les comptes de Meridian

Meridian Properties est une entité de votre entreprise : un compte Entité interne dont le type d’entité interne est Entreprise, utilisé pour gérer et détenir des biens. Continental Holdings est un propriétaire externe servi par l’entreprise : son compte est de type Client. Lorsqu’un prospect locataire soumet une demande Platform, REDA formate son champ Entreprise selon First Last [ Lease ]. Si les deux sélecteurs de la boîte de dialogue de conversion restent vides, REDA crée un compte portant ce nom et le type Location, puis reprend notamment le téléphone et la région. La résidence étant gérée par un conseil, son compte d’association ou de copropriété, de type Entité interne et Entreprise, a la case Conseil/Association de copropriétaires cochée. Les résidents pourront ainsi recevoir des rôles au conseil.

Liste des comptes dans REDA, capture en anglais : Continental Holdings (Client), Aisha Rahman [ Lease ] (compte Lease créé par conversion) et Meridian Properties (Internal Entity), avec les actions Calculate Management Fees et Owner Equity Draw.

Compte « Aisha Rahman [ Lease ] », créé automatiquement lors de la conversion de sa demande : le nom reprend la valeur formatée d’Entreprise et le type d’enregistrement est Location (Lease dans la capture en anglais).

Référence : types et données reprises à la conversion

Les quatre types d’enregistrement et leurs usages :

Informations métier reprises sur un nouveau compte lorsque le sélecteur de compte reste vide dans la conversion Platform. Le mappage copie également le nom technique du type d’enregistrement de la demande dans le champ système du compte « Nom du développeur RT de la demande ».

Pour aller plus loin

1. Travailler avec les contacts : les personnes rattachées à un compte.
2. Convertir une demande de renseignements : création du compte et du contact lors d’une conversion.
3. Les opportunités au centre des transactions : les opérations commerciales rattachées au compte.
4. Rôles de contact : association des personnes à une opportunité.
5. Activer une entité financière : activer les fonctions comptables d’un compte.
6. Propriétaires et historique de propriété : comptes propriétaires et distinction entre biens gérés et biens détenus.

Questions fréquentes