Comprendre les factures

Une facture REDA regroupe montants, dates, comptes, période couverte et liens vers son origine. Cet article explique comment lire ces rubriques : d’où vient la facture, comment passer du montant de base au solde, ce que signifient les dates, quel compte est facturé, à qui revient la créance et quels contrôles protègent la suppression. Il s’adresse aux équipes de location, de facturation et de comptabilité. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.

Retrouver l’origine d’une facture

La plupart des factures du parcours courant sont créées par un traitement. Le champ Créé autom. (Sys) permet d’identifier les chemins qui le renseignent, mais sa valeur seule ne suffit pas à déterminer toutes les origines : certains flux peuvent créer une facture sans le cocher. Examinez également les liens vers les enregistrements sources :

Plusieurs liens peuvent coexister : un poste, son ticket et un autre enregistrement peuvent tous expliquer le même montant. Le lien Facture parente est utilisé par le générateur de pénalités fourni ; les factures correspondantes figurent dans Related Invoices — factures associées. En cas de saisie ou d’automatisation personnalisée, vérifiez aussi le code et la source. Une facture MTM n’a pas de lien vers un poste d’opportunité dans le parcours fourni ; cette absence seule ne prouve pas qu’il s’agit de frais MTM.

Du montant de base au solde

Les montants forment une chaîne de calcul :

Lorsqu’un poste porte une subvention, le flux reprend le Compte subventionneur et calcule Subvention $ selon le rapport subvention du poste / montant brut du poste, appliqué au montant de base de la facture. Une facture de moitié du montant brut porte ainsi la moitié de cette subvention, si les autres paramètres restent identiques. Les remises et occurrences peuvent aussi modifier ce rapport au montant facturé : ce n’est pas seulement un calcul de jours.

Dates de facturation et d’échéance

Distinguez les deux dates principales :

• Date de facturation est la date portée par la facture, pas nécessairement le jour où l’enregistrement a été créé. Le générateur récurrent la fixe au début de la période ; le générateur ponctuel décrit ici utilise le jour courant. Les générateurs de pénalités et de frais MTM prennent le jour courant, ou le début de période s’il est ultérieur.
• Date d'échéance indique quand le paiement est attendu. Dans ces générateurs, elle correspond à la date de facturation augmentée du délai du code ; sans délai, elle reprend la date de facturation. Voir Codes de facturation.

Les factures récurrentes portent aussi une Date de début et une Date de fin. Le générateur ajoute cette période au Commentaire facture sous forme d’intervalle entre crochets.

Facture de loyer OI-69 : la capture affiche Date de facturation « 01/10/2026 » et Date d'échéance « 05/10/2026 », avec sa période de début et de fin. Les dates sont reproduites telles qu’affichées ; interprétez leur format selon les paramètres régionaux de la capture. La date portée par la facture ne prouve pas la date réelle de création de l’enregistrement.

Compte facturé et titulaire de la créance

Deux comptes distincts interviennent. Vérifiez leur rôle avant de conclure à une mauvaise affectation :

Si le titulaire de la créance paraît incorrect, vérifiez le code, son indicateur de répercussion et ses valeurs par défaut, puis les comptes du bien source. Les règles peuvent varier selon l’origine de la facture. Sur la page du propriétaire, la liste Opp Invoices (Property Owner Account) de la capture présente les factures associées à ce rôle de propriétaire.

Affectation de la facture OI-65 : Compte Aisha Rahman [ Lease ], Bien immobilier Meridian Court #101 et Code de facturation rent-residential indiquent le client et l’objet facturé. La facture de vente liée dans la configuration de référence permet également de suivre le compte titulaire de la créance.

Lien entre factures de loyer et référence du bail

À la création, modification ou suppression d’une facture, le traitement peut actualiser la référence du poste de loyer du bail. Il retient la facture de loyer liée à un poste dont la date de fin facturée est la plus tardive, sans filtre imposant une période contenant aujourd’hui. Une facturation anticipée peut donc faire pointer cette référence vers un poste futur. Consultez les dates du poste et de la facture pour connaître le loyer applicable à une date donnée.

La Ledger Summary — synthèse comptable de la page de référence présente Total Outstanding — total restant dû, Unapplied Payments — paiements non affectés, Unapplied Memos — avoirs non affectés, Net Outstanding — solde net et Total Liabilities — engagements à reverser. Les libellés et le périmètre dépendent du composant comptable installé ; voir Comprendre la facturation.

Factures appartenant à un lot

Les factures admissibles peuvent être réunies dans un Lot de factures Opp ; voir Factures consolidées. Une facture rattachée doit correspondre à son lot sur six champs : compte, titulaire de la créance, bien, opportunité, date de facturation et échéance. Le message fourni ne cite que quatre champs, mais le contrôle vérifie bien les six :

Supprimer ou corriger une facture

La protection fournie bloque la suppression si le solde est différent du total, ou si la facture est liée à un lot. Cette différence peut provenir d’encaissements, remises ou ajustements. Le message est :

Le contrôle porte sur les valeurs actuelles, pas sur toute l’histoire de la facture : il ne signifie pas que toute pièce ayant déjà reçu un paiement reste éternellement bloquée. Pour corriger une pièce comptabilisée, choisissez avec le responsable comptable la remise, l’ajustement ou la contrepassation appropriée. Ne supprimez pas un lien de lot ou un montant seulement pour contourner la protection ; vérifiez d’abord les pièces et écritures correspondantes.

Référence des champs

Champs principaux, regroupés par rôle :

Exemple : le loyer de février d’Aisha

Aisha Rahman loue Meridian Court #101 pour 1 200,00 par mois. Le code de loyer accorde 5 jours de délai. L’exemple de février, sans taxe et avec un paiement partiel, donne :

Facture récurrente OI-65 : base 1 200,00 → total 1 200,00 → reçu/appliqué 1 200,00 → solde 0,00. Dans cette capture, le paiement complet a été affecté par l’extension comptable.

Liste des factures associées à une facture échue : les pénalités créées par le traitement fourni y apparaissent en factures enfants, ce qui relie la dette d’origine aux frais correspondants.

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Codes de facturation — délais, affectation et répercussion.
2. Fonctionnement de la facturation récurrente — production régulière des factures de loyer.
3. Prorata — périodes partielles de début et de fin.
4. Factures consolidées : les lots — regroupement et contrôles associés.
5. Pénalités de retard — factures liées à une facture parente échue.

Questions fréquentes