Configurer les frais du bail

Les postes de facturation d’un bail représentent ses montants contractuels : loyer, frais administratifs, équipements et crédits promotionnels. Cet article explique l’éditeur Conditions et frais : différence entre poste et facture, origine du loyer et des frais, début de facturation de chaque poste et verrouillage après approbation. Configurez correctement ces postes avant de soumettre la candidature pour approbation, afin de préparer la suite de la facturation. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire ; chaque terme est expliqué au fil du guide.

Un poste de facturation n’est pas une facture

Un poste de facturation est un modèle contractuel, récurrent ou ponctuel, qui définit un montant dû et son calendrier. Une facture est le montant effectivement facturé que REDA génère depuis ce poste au moment prévu. Cette distinction est essentielle : vous configurez les postes maintenant ; REDA en tire ensuite les factures.

La facturation récurrente planifiée consulte deux conditions d’activation : l’indicateur de création de facture du poste et l’activité comptable du bail. Les parcours ponctuels et à la demande ont leurs propres conditions ; ils ne partagent pas tous ce second contrôle. Vous activez rarement cet indicateur à la main : les étapes du bail le font à mesure que le processus avance. Une fois activé, l’indicateur reste coché ; REDA ne le décoche pas simplement après une facturation.

Les factures générées alimentent ensuite les montants suivis sur le bail : le Solde dû total, qui comprend les factures et factures consolidées impayées avant crédits, puis le solde net après crédits. Chaque poste produit ainsi ses factures, dont les soldes composent le montant dû par le locataire.

Les cinq types de postes

Le type de chaque poste détermine ses prérequis :

Les postes administratifs et d’équipement nécessitent chacun leur source. Sans configuration administrative, REDA affiche « Vous devez indiquer la configuration des frais administratifs pour les frais administratifs de location. » Sans équipement, il affiche « Vous devez indiquer la commodité du bien pour les frais de commodité de location. » Le sélecteur d’équipement ne propose que les équipements facultatifs du bien.

L’éditeur Conditions et frais

L’action Conditions et frais ouvre l’éditeur des postes du bail. Les grilles sont réparties entre Récurrent, Une seule fois et Promotion. En coliving, les baux enfants apparaissent avec le parent dans la grille des promotions. L’éditeur propose aussi Réinitialiser, qui régénère les postes à partir des règles de location. Cette opération supprime les postes actuels et demande donc une confirmation.

Origine du loyer

REDA calcule le loyer depuis les grilles de loyer du bien. Il cherche une grille correspondant à la durée du bail, puis utilise une grille indépendante de la durée s’il n’en trouve pas. Une durée exacte prime sur une grille indépendante ; en cas d’égalité, la grille modifiée le plus récemment est retenue. Le montant est le total nouveau bail, ou le total renouvellement si l’éditeur a été ouvert depuis un ticket de renouvellement. Il comprend déjà le loyer additionnel des équipements. Les baux pluriannuels génèrent plusieurs postes datés avec augmentations : consultez Baux pluriannuels et augmentations.

Origine des frais

Les frais proviennent des configurations de frais administratifs rattachées à la règle de location du bail. Chaque configuration fournit son montant, la valeur Applicable à, la récurrence et sa période, le caractère facultatif, l’indicateur de dépôt de garantie, l’application au renouvellement et le calcul par occurrence, soit le montant multiplié par le nombre saisi. Les dépôts constituent un cas particulier : ils ne peuvent pas être récurrents. REDA impose cette règle avec « Le dépôt de garantie ne peut pas être récurrent. »

Début de facturation de chaque poste

Chaque poste porte une valeur Applicable à qui le relie à une étape. Sa facturation s’active lorsque le bail atteint cette étape :

À l’activation, un poste ponctuel est facturé immédiatement avec la date de facturation du jour. Pour un poste récurrent, REDA calcule la prochaine date de facture à partir du jour de traitement de la règle ; le traitement facture notamment la semaine ou le mois suivant ; pour une périodicité quotidienne, il utilise la date de traitement elle-même. Un poste commençant tard dans son cycle peut produire deux factures au premier traitement : c’est le fonctionnement prévu du jour seuil, expliqué dans Fonctionnement de la facturation récurrente.

Montants, remises et occurrences

La base facturée est le Frais net $ : montant du poste multiplié par les occurrences (1 si le champ est vide), moins la remise. Le total du bail Montant total frais (non exact) est indicatif : il ignore le prorata et n’est donc pas destiné à reproduire les factures au centime. Un poste récurrent nécessite une Date de début, une Date de fin et une Période de facturation, par mois, semaine ou jour. Sans date, REDA affiche « Pour des frais récurrents, les dates de début et de fin (plage de dates) doivent être renseignées. » Sans période, il affiche « La période de facturation doit être renseignée si les frais d'opportunité sont récurrents. » Calculer au prorata est réservé aux postes récurrents : « Seuls les frais récurrents peuvent être calculés au prorata. » Cette option calcule aussi des aperçus de première et dernière période sur le poste. Ces aperçus utilisent le montant unitaire et les dates du poste ; la facture utilise le montant net et sa fenêtre finale. Ils ne constituent donc pas une garantie du montant de la future facture. Si un tiers paie une partie du poste, Compte subventionneur et Subvention $ reprennent les valeurs du bail et suivent le prorata du montant facturé sur chaque facture. La Date d’inactivité arrête un poste avant sa fin prévue ; c’est ainsi qu’un retrait de frais en cours de bail prend effet (voir Modifier les frais en cours de bail).

Le verrouillage après approbation

L’approbation du bail verrouille les postes ordinaires. Lorsque le bail ou son parent est approuvé, les postes sans ticket associé ne peuvent plus être créés, et les modifications de montant, remise, occurrences, dates, bien ou récurrence sont bloquées :

La suppression est également contrôlée : « Vous ne pouvez pas supprimer cet enregistrement. L'enregistrement est verrouillé et ne peut pas être modifié. » Les postes associés à un ticket suivent l’approbation de ce ticket pour le verrouillage de leurs champs. Pour modifier les frais après approbation, utilisez les tickets d’ajout ou de retrait de frais (voir Modifier les frais en cours de bail). Avant l’emménagement, vous pouvez aussi utiliser Réinitialiser location pour recommencer en supprimant les éléments concernés.

Exemple : les frais du bail d’Aisha

Aisha Rahman demande un bail de 12 mois sur Meridian Court #101, à partir du 1er août 2026. Ouvrez Conditions et frais sur sa candidature au stade de brouillon et configurez les postes :

Approuvez ensuite le bail, puis tentez de modifier le poste de loyer : REDA affiche le message de verrouillage ci-dessus. Les modifications passent désormais par les tickets de frais.

Éditeur Terms & Charges du bail d’Aisha, capture en anglais : onglets Recurring, One-Time et Promotion. La grille Rent Charges présente le loyer de 1 200,00 par mois repris de la grille du bien, avec les grilles Admin Charges et Amenity Charges.

Éditeur Terms & Charges, capture en anglais : postes de loyer datés, chacun avec son montant, ses dates de début et de fin et sa période mensuelle.

Postes enregistrés sur le bail, dans la liste associée Opportunity Charges de la capture en anglais. Le poste Rent Charges est de type Lease Charge - Rent, pour un net de 1 200,00 $, du 01/08/2026 au 31/07/2027, facturé par mois.

Référence : champs d’un poste de facturation

Les champs et leurs libellés à repérer sur chaque poste :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. De la candidature à l’emménagement — les étapes qui activent les postes.
2. Modifier les frais en cours de bail — les tickets d’ajout ou de retrait après approbation.
3. Baux pluriannuels et augmentations — la génération des postes de loyer sur plusieurs années.
4. Grilles de loyer — l’origine des montants de loyer.
5. Prorata — le calcul des premières et dernières périodes partielles.
6. Règles de location : les politiques du bail — l’emplacement des configurations administratives.

Questions fréquentes