Origine des biens et champs gérés automatiquement
Tous les biens ne sont pas créés manuellement. Lorsqu’une opération d’acquisition ou de gestion immobilière devient active, REDA peut créer le bien pour vous et le relier à l’opération. Une fois le bien créé, REDA maintient automatiquement de nombreux champs : bail actuel et futur, opportunités de vente, d’acquisition et de gestion, historique de propriété, disponibilités et codes de région et de parent. Cet article s’adresse à toute personne qui découvre un bien dont personne ne se rappelle la création, ou voit un champ modifié revenir à sa valeur précédente à l’enregistrement suivant. Vous comprendrez comment REDA crée les biens, quels champs il gère, pourquoi leur modification directe ne persiste pas et, surtout, quelles données modifier à la place. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Autorisations nécessaires. Les ensembles REDA - Property Leasing User ou REDA - Master Data - Read Only permettent de consulter les biens. La création et la modification nécessitent REDA - Property Sales User, REDA - Property Acquisition User, REDA - Property Management User ou REDA - Property Lending User ; la suppression est réservée à REDA - Master Data - Admin. Les traitements automatiques décrits ici s’exécutent indépendamment de la personne qui consulte le bien. Les libellés Platform sont utilisés ci-dessous, avec les différences Sales Cloud indiquées.
Certains biens sont créés automatiquement
Le plus souvent, vous créez volontairement un bien (voir Créer et modifier des biens). REDA peut aussi créer un bien lorsqu’une opération devient active, afin que celle-ci dispose de l’enregistrement de bien dont elle a besoin. Une opération dans REDA est une Opportunité : l’enregistrement qui représente un bail, une vente, une acquisition, un mandat de gestion ou un prêt.
Le mécanisme fonctionne dans les deux sens : une opération peut créer un bien ; un bien créé avec une opération déjà associée peut à son tour générer d’autres enregistrements. Les deux sections suivantes présentent ces possibilités.
Création à partir d’une opération
Lorsqu’une opération d’acquisition, c’est-à-dire l’achat d’un bien pour votre portefeuille, devient active, l’automatisation de REDA après enregistrement peut créer un nouveau bien et le relier à cette acquisition. L’activation d’une opération de gestion immobilière, pour prendre en charge la gestion d’un bien, peut aussi créer un bien et le relier à l’opération. Dans les deux cas, le bien existe parce que l’opération en avait besoin. Vous pouvez retrouver son origine grâce à l’opportunité renseignée directement sur le bien.
Dans l’autre sens, le mécanisme comporte une particularité. Si vous créez un bien avec une Opportunité d’acquisition associée, REDA renseigne le bien sur cette acquisition et crée automatiquement une opportunité de prêt pour ce bien, à l’étape Prospection. Le compte acheteur de l’acquisition devient l’emprunteur ; la date de clôture, la région, le quartier et le type de bien sont repris. Si vous créez un bien avec une Opportunité de gestion (PM) (Sales Cloud : Opportunité PM), REDA renseigne simplement ce bien sur l’opportunité de gestion.
| Origine du bien | Traitement de REDA |
|---|---|
| Création manuelle | Vous renseignez les champs (voir Créer et modifier des biens). |
| Activation d’une opportunité d’acquisition | REDA crée le bien et le relie à l’opportunité. |
| Activation d’une opportunité de gestion immobilière | REDA crée le bien et le relie à l’opportunité. |
| Création avec une opportunité d’acquisition associée | REDA renseigne le bien sur l’acquisition et crée une opportunité de prêt à l’étape Prospection. |
| Création avec une opportunité de gestion associée | REDA renseigne le bien sur l’opportunité de gestion. |
Liens d’opportunité mis à jour automatiquement
Un bien conserve un lien vers l’opportunité actuelle de chaque activité, accompagné d’une copie en texte de son étape. Il existe cinq paires de champs :
| Lien et champ d’étape associé | Synchronisés avec… |
|---|---|
| Location active / Étape location active (Sales Cloud : Bail actif / Phase de location active) | Le premier bail actif du bien. |
| Location future / Étape location future (Sales Cloud : Bail futur / Étape future du bail) | Un deuxième bail actif déjà prévu. |
| Opportunité de vente / Étape de vente (Sales Cloud : Étape de la vente) | L’opportunité de vente active du bien. |
| Opportunité d’acquisition / Étape d’acquisition (Sales Cloud : Phase d’acquisition) | L’opportunité d’acquisition active du bien. |
| Opportunité de gestion (PM) / Étape de gestion (PM) (Sales Cloud : Opportunité PM / PM Stage) | L’opportunité de gestion active du bien. |
Ces dix champs sont gérés par le système. Lorsque les opportunités commencent, se terminent ou changent d’étape, REDA efface et renseigne les champs pour les synchroniser. Vous n’avez pas à les modifier ; une saisie manuelle sera remplacée. Le changement de l’étape du bail actif ou de la vente sur le bien reflète donc un changement sur l’opportunité correspondante.
Ces champs déterminent aussi la disponibilité du bien. Les règles de calcul déduisent son Statut de location de l’étape du bail actif : une demande en cours correspond à un bien vacant en attente, tandis que certaines étapes d’occupation correspondent à un bien occupé et non disponible. Les préavis de départ ou de résiliation peuvent au contraire rendre un bien occupé disponible, comme l’explique l’article sur les statuts. REDA recalcule ensuite Disponible à la location, la Date disponibilité location (Sales Cloud : Date de disponibilité de location) et Bloquer jusqu’au (Sales Cloud : Conserver jusqu’à la date). Deux statuts constituent des exceptions manuelles que REDA conserve : Poste vacant - Administrateur et Poste vacant - Non disponible. L’article Comprendre les statuts des biens détaille ces règles.
Champs « SYS » et autres valeurs système
Au-delà des liens d’opportunité, REDA renseigne ou calcule plusieurs champs du bien. Certains portent « SYS » dans leur nom ; d’autres se remplissent à nouveau lors de l’enregistrement. Voici leur origine :
| Champ | Traitement de REDA |
|---|---|
| Code de région (Sales Cloud : Code régional) | Reprend le code unique de la région à chaque enregistrement. Ce champ système ne se renseigne pas manuellement. |
| Code bien parent (Sales Cloud : Code propriété parente) | Copie du code du bien parent, conservée pour accélérer les rapports et les correspondances. Le texte d’aide précise que REDA le renseigne automatiquement et demande de ne pas le modifier. |
| SYS Devise (Sales Cloud : Monnaie SYS) | Reprend la devise de la région. REDA la reporte dans la devise Salesforce du bien seulement si son paramètre multidevise est activé et si le champ de devise Salesforce est disponible sur l’objet. Sinon, elle reste une valeur système conservée sur le bien. Le paramètre REDA est désactivé dans la configuration standard décrite ; vérifiez la configuration effective de votre organisation. |
| SYS Commodités (Sales Cloud : Commodités SYS) | Liste système des codes d’équipement actifs du bien, utilisée pour la recherche par équipement. |
| Loyer additionnel commodités (Sales Cloud : loyer supplémentaire pour les commodités) | Somme des montants des équipements actifs ajoutés au loyer, recalculée à chaque modification d’un équipement et ajoutée au loyer de base. |
| Étiquettes de liste | Regroupe les étiquettes des listes de biens auxquelles le bien appartient. Pour les modifier, ajoutez le bien à une liste ou retirez-le d’une liste ; ne modifiez pas ce champ directement. |
| Meilleure durée de location (Sales Cloud : Meilleures conditions de location) | Meilleure configuration de loyer proposée par le système, recalculée lorsque les configurations de loyer du bien changent. |
| Disponible à la vente | Recalculé à chaque enregistrement : coché uniquement lorsque le statut de vente est En stock - Disponible, décoché pour tous les autres statuts. Une sélection manuelle est remplacée. |
Deux champs de date relèvent aussi de ce fonctionnement : Date dernier calcul inflation et Date prochain calcul inflation (Sales Cloud : Dernière date de calcul de l’inflation et Prochaine date de calcul de l’inflation), qui suivent l’ajustement automatique des loyers selon l’inflation. Il en va de même pour Contrat de gestion (PM) (Sales Cloud : Accord PM), qui pointe vers le contrat de gestion signé. REDA renseigne tous ces champs pour vous.
L’historique de propriété
L’historique suit le même principe automatique. Lorsque vous modifiez le Compte propriétaire ou la Date de début de propriété d’un bien, REDA met à jour l’Historique de propriété. En cas de changement de propriétaire, il clôture l’entrée précédente la veille du nouveau début, puis ouvre une entrée pour le nouveau propriétaire. Vous n’avez pas à créer cet historique manuellement (voir Propriétaires et historique de propriété pour le détail).
Le propriétaire et la date de début sont obligatoires ensemble. Effacer la date de début alors qu’une entrée est encore ouverte pour un autre propriétaire empêche REDA d’écrire l’historique et bloque l’enregistrement :
Renseignez de nouveau le propriétaire et la date de début ensemble pour pouvoir enregistrer.
Pourquoi une modification directe ne persiste pas
Ces valeurs ont un point commun : elles sont dérivées d’autres données. REDA les recalcule, souvent à chaque enregistrement. Si vous remplacez directement une valeur, l’enregistrement suivant la rétablit. Ce fonctionnement maintient le champ en accord avec sa source.
Pour modifier une valeur gérée automatiquement, modifiez donc les données dont elle dépend :
| Pour modifier… | Modifiez la source correspondante |
|---|---|
| Bail actif ou futur, statut de location, disponibilité | Le bail et son étape, ou appliquez une exception manuelle autorisée au statut de location |
| Liens et étapes de vente, d’acquisition ou de gestion | Les opportunités elles-mêmes |
| Disponible à la vente | Le statut de vente |
| Code de région / devise système | La région |
| Code du bien parent | Le bien parent ou son code |
| Équipements système / loyer additionnel des équipements | Les équipements du bien |
| Étiquettes de liste | L’appartenance du bien aux listes de biens |
| Meilleure durée de location | Les configurations de loyer du bien |
| Historique de propriété | Le compte propriétaire et sa date de début de propriété ; l’historique est mis à jour automatiquement |
Exemples : deux origines dans Meridian
Un bien créé automatiquement. Un mandat de gestion est conclu pour Meridian Court, détenu par Continental Holdings. À l’activation de l’opportunité de gestion, REDA crée le bien Meridian Court et le relie à cette opportunité. Le lendemain matin, l’équipe d’exploitation découvre un bien que « personne n’a créé », avec l’opportunité de gestion déjà associée : c’est le résultat attendu.
Des champs mis à jour automatiquement. Sur Meridian Court #101, un gestionnaire définit Compte propriétaire sur Continental Holdings et renseigne une Date de début de propriété. REDA écrit automatiquement la première entrée d’historique. Quelques semaines plus tard, lorsque le bail d’Aisha Rahman atteint Occupé - Emménagement en attente, REDA met à jour le lien Location active (Sales Cloud : Bail actif) et le Statut de location du bien pour refléter l’occupation. Personne n’a modifié ces champs : REDA les a synchronisés avec le bail.
Pour aller plus loin
- Créer et modifier des biens : créer un bien volontairement, l’autre mode de création.
- Comprendre les biens : définition du bien et emplacement de ses champs.
- Comprendre les statuts des biens : règles complètes de calcul du statut de location.
- Propriétaires et historique de propriété : l’historique tenu par REDA.
Questions fréquentes
REDA crée automatiquement un bien lorsqu’une opportunité d’acquisition ou de gestion immobilière devient active sans bien déjà associé. Le nouveau bien est directement relié à l’opportunité, ce qui permet de retrouver son origine. Vous pouvez donc trouver des biens valides dont personne ne se rappelle la création manuelle.
Lorsque vous créez un bien avec une opportunité d’acquisition déjà associée, REDA crée aussi une opportunité de prêt à l’étape Prospection, en utilisant le compte acheteur de l’acquisition comme emprunteur. C’est le fonctionnement attendu : les acquisitions étant souvent financées, REDA prépare cette opportunité de prêt.
Ce champ n’est pas destiné à une saisie manuelle. REDA le recalcule à chaque enregistrement à partir du statut de vente : il est coché uniquement pour En stock - Disponible et décoché pour tous les autres statuts. Modifiez le statut de vente pour changer sa valeur.
Ces deux champs dépendent des baux du bien et de leurs étapes. Au fil du cycle du bail, REDA met à jour le lien vers le bail actif et recalcule le statut de location. Seules les exceptions manuelles Poste vacant - Administrateur et Poste vacant - Non disponible sont conservées.
Non. REDA recalcule les champs SYS et les autres valeurs système, souvent à chaque enregistrement, ce qui remplace une modification manuelle. Pour changer la valeur, modifiez sa source, par exemple la région, l’équipement, l’appartenance à une liste ou l’étape du bail. REDA recalcule ensuite le champ.
Vous avez effacé la date de début de propriété, ou laissé le propriétaire et sa date de début incomplets ou incohérents, alors qu’une entrée d’historique reste ouverte pour un autre propriétaire. REDA n’a donc pas pu mettre à jour l’historique. Renseignez ensemble le compte propriétaire et la date de début de propriété, puis enregistrez à nouveau.
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