Modifier les frais en cours de bail

Après l’approbation et l’occupation du bail, certains champs de ses frais sont protégés : vous ne pouvez pas simplement remplacer le loyer ou ajouter librement un poste ordinaire. Pour les modifications décrites ici, utilisez un ticket. REDA en propose trois : Ajouter des frais de location pour créer un poste, Supprimer des frais de location pour arrêter un poste existant et Nouveaux frais/avoir pour facturer ou créditer un montant ponctuel. Cet article explique lequel choisir, les champs nécessaires et les enregistrements créés à sa clôture. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.

Pourquoi utiliser un ticket

L’approbation protège les montants contractuels : pour un poste ordinaire sans ticket associé, l’approbation du bail ou du parent bloque l’ajout et la modification des champs protégés. Pour un poste lié à un ticket, le contrôle porte sur l’approbation de ce ticket. Le message est le suivant :

Les tickets tracent l’auteur et le motif d’une modification. Distinguez leur clôture, leur approbation et la facturation : les trois opérations décrites ici se déclenchent au statut Fermé, sans condition d’approbation dans ces flux. L’approbation ne suffit donc pas à garantir qu’un poste sera facturé. Pour un poste ajouté, vérifiez aussi son activation de facturation et son calendrier avec l’administrateur ; ces contrôles sont distincts du verrouillage des champs.

Quel ticket choisir ?

Choisissez selon le résultat recherché :

Ajouter des frais de location

Utilisez ce ticket pour ajouter un poste récurrent ou ponctuel à un bail actif. Le champ Type de frais détermine le type du poste créé :

• Loyer — un poste de la famille des loyers ; renseignez sa récurrence et son calendrier.
• Administratif — un poste de frais. Vous devez alors sélectionner un paramétrage Frais administratifs appartenant à la Règle de location du bail.

Renseignez les informations du ticket : Code de facturation, Montant des frais, éventuellement Nom des frais et Commentaires de facturation, puis la période Frais à partir du / Frais jusqu’au, les Occurrences des frais, Frais récurrents et Calculer au prorata si nécessaire. Le prorata est réservé aux frais récurrents. Le nom et les commentaires du ticket peuvent reprendre les valeurs du code lorsqu’ils sont vides ; ne supposez toutefois pas que chaque champ du ticket est recopié sur le poste créé. Vérifiez le code et les descriptions issus du paramétrage de loyer ou de frais administratifs.

À la clôture, REDA crée le poste de type Loyer ou Administratif, en copiant le nom, le montant, les dates, les occurrences, la récurrence et le prorata, avec un lien vers le ticket. L’étape du bail ne change pas. La création du poste ne garantit pas à elle seule sa facturation : vérifiez notamment Créer facture d’opport. et le calendrier. Le flux de création de ce ticket ne renseigne pas lui-même cet indicateur ; faites vérifier le paramétrage installé si le poste reste non facturable.

Supprimer des frais de location

Ce ticket arrête la facturation future d’un poste sans effacer son historique. Deux champs sont essentiels :

• Frais de location — le poste actif à arrêter.
• Date d’inactivité des frais — la date limite de la période encore facturable.

À la clôture, REDA reporte cette date sur le poste sélectionné. Le ticket ne supprime pas la ligne : elle reste sur le bail pour conserver l’historique. Dans le calcul récurrent, la date d’inactivité borne la fin de la période et reste incluse ; les périodes qui commencent après ne sont plus retenues. Le montant de la dernière période dépend aussi du prorata. Les factures déjà émises ne sont pas annulées automatiquement.

Nouveaux frais/avoir

Ce ticket facture ou crédite un montant ponctuel directement. Il crée une facture d’opportunité, sans poste récurrent à entretenir ensuite. Le champ principal est Frais | Avoir :

• Frais — une facturation ponctuelle dont le montant doit être positif.
• Avoir — un crédit ponctuel dont le montant doit être négatif.

REDA vérifie que le signe correspond au type :

Renseignez le Montant des frais, le Code de facturation, les dates de facture et d’échéance (initialisées à la date du jour), éventuellement la période couverte et un commentaire. Le code intervient dans les descriptions, le routage comptable et les paramètres d’échéance applicables ; vérifiez les dates effectives du ticket. À la clôture, REDA crée une facture d’opportunité avec le montant, les dates et le commentaire. Elle apparaît dans l’onglet Comptabilité ; les effets sur le solde comptable dépendent de sa comptabilisation. Les frais positifs augmentent le montant dû, l’avoir négatif le réduit. Un lot groupé peut attendre que ses tickets soient tous facturés avant sa comptabilisation.

Exemples

Les trois exemples concernent le bail occupé d’Aisha Rahman sur Meridian Court #101, au loyer de 1 200,00 par mois :

Les informations de frais d’un ticket d’ajout : type administratif, paramétrage de frais, nom Pet Rent (frais liés à un animal) et période récurrente avec dates de début et de fin.

Le ticket d’ajout sur le bail porte le montant et la période, et permet de retrouver l’origine du poste créé.

Un ticket de suppression vise le poste de stationnement, avec la date d’inactivité choisie pour arrêter sa facturation future.

Référence : les champs de chaque ticket

Ajouter des frais de location — statuts Nouveau et Fermé :

Supprimer des frais de location — statuts Nouveau et Fermé :

Nouveaux frais/avoir — statuts Nouveau, En cours, Fermé et Annulé :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Configurer les frais du bail — les postes initiaux et le verrouillage après approbation.
2. Comprendre les factures — le résultat du ticket Nouveaux frais/avoir.
3. Fonctionnement de la facturation récurrente — facturer les postes éligibles selon leur calendrier.
4. Comprendre les tickets — les processus de ces trois tickets.
5. Le grand livre du locataire — l’effet d’un avoir sur son solde.

Questions fréquentes