Instantanés mensuels et analyse de l’occupation

Un instantané de rapprochement répond à deux questions sur une unité pour un mois donné : a-t-elle été facturée comme prévu ? et quel était son taux d’occupation, et pour quelle valeur ? Il conserve ces informations pour suivre leur évolution : audit de facturation et analyse de l’occupation, par bien et par mois. Cet article explique comment lire l’instantané et ses formules, choisir le mode standard ou avancé, en générer un à la demande et configurer le traitement mensuel, qui ne s’exécute pas par défaut et doit d’abord être planifié par un administrateur.

Qu’est-ce qu’un instantané ?

Un instantané est un enregistrement correspondant à un bien et à un mois. Son nom est la période au format AAAA-MM : 2026-01 désigne donc janvier 2026 pour ce bien. REDA y conserve le montant prévu, le montant réellement facturé, l’écart et les indicateurs d’occupation et de perte du mois. Les instantanés peuvent être reconstruits à la demande : générer un mois existant remplace son instantané, pour refléter la facturation actualisée.

Le bien accumule ainsi un historique mensuel permettant de repérer une anomalie de facturation ou une baisse d’occupation.

L’audit : prévu et facturé

L’audit compare deux montants :

REDA traduit cet écart en un résultat clair. Le Statut d'audit vaut Correspondance si la valeur absolue de l’écart est inférieure à un centime (|écart| < 0,01), et Action requise sinon. Correspondance indique un accord à cette tolérance près. Action requise invite à examiner le mois : facture manquante, changement en cours de mois ou avoir manuel. La case distincte Rapproché ? peut être cochée par une personne après vérification de la ligne.

Les indicateurs d’occupation

En complément de l’audit, chaque instantané mesure l’occupation et la valeur de l’unité pendant le mois. Voici chaque rapport de jours ou de montants, avec un exemple sur les 31 jours de janvier : loyer de marché de 1 550,00 et loyer contractuel de 1 500,00.

Manque à gagner location est l’écart entre le loyer de marché et le montant contractuel pour les jours loués : ici, 50,00 de moins en louant à 1 500 au lieu de 1 550. Il peut être négatif : cela signifie simplement que vous facturez cette unité au-dessus du marché. Perte de vacance représente la valeur de marché des jours vacants, nulle ici puisque l’unité a été occupée tout le mois. L’instantané conserve aussi le Statut de location et le Loyer de marché pour suivre leur évolution.

Modes standard et avancé

Par défaut, un bien produit une ligne par mois, regroupant toute l’unité. Si vous activez Instantané de rapprochement avancé sur le bien, REDA crée une ligne par code de facturation, déterminé depuis sa configuration : loyer, équipement, frais administratifs, promotion. La ligne du loyer est marquée Est instantané de loyer et c’est la seule qui porte les indicateurs d’occupation et de perte. Sur les autres lignes, les occupations physique et économique, le manque à gagner locatif et les jours vacants sont volontairement vides.

Quels biens obtiennent des instantanés ?

Un bien doit remplir deux conditions pour être inclus. Vérifiez-les lorsqu’une unité manque dans le calcul :

Générer des instantanés

Deux méthodes sont possibles ; toutes deux reconstruisent les résultats au lieu de les dupliquer :

L’action Créer instantané de rapprochement génère un instantané pour un bien et un mois. La saisie doit respecter AAAA-MM. Sinon, REDA la refuse :

Les instantanés respectent les règles de dates de l’audit. REDA les contrôle avec les messages suivants si vous en créez un manuellement :

Planifier le traitement mensuel : étape obligatoire

L’administrateur le planifie depuis la Console d'administration REDA → Tâches planifiées. L’horaire par défaut du catalogue est le 1er du mois à 6 h, dans le fuseau horaire de la personne qui planifie. Le traitement porte sur le mois précédent de chaque bien marqué, par lots ; il journalise les échecs sans bloquer les lignes valides. Les traitements documentés et les vérifications avant mise en service figurent dans Planifier les traitements en arrière-plan. Configurez-le à la mise en service pour commencer à constituer votre historique d’occupation.

Exemple détaillé : Meridian Court, janvier 2026

Meridian Properties examine les instantanés de janvier de Meridian Court (31 jours). Chaque unité possède un loyer de marché de 1 550,00 et un loyer contractuel de 1 500,00 :

Le statut Action requise de #102 signale la facture de janvier oubliée. Après correction, Meridian régénère l’instantané 2026-01 de #102 : l’ancienne ligne est remplacée et, la facture étant désormais présente, le statut devient Correspondance. En mode avancé, #101 avec un poste de loyer et un poste d’équipement produirait deux lignes : le loyer porterait les indicateurs d’occupation ci-dessus, tandis que l’autre ligne comparerait seulement ses propres montants prévus et facturés.

Un instantané de #101 pour 2026-06 : l’en-tête affiche le statut d’audit Correspondance ; la section d’occupation indique 30 jours loués, aucun jour vacant et des occupations physique et économique de 100 %. La capture présente les libellés anglais.

Référence : champs de l’instantané

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Planifier les traitements en arrière-plan : étape obligatoire pour automatiser les instantanés mensuels.
2. Régularisation des charges : concepts : l’autre mécanisme, qui récupère les coûts au lieu de les auditer.
3. Fonctionnement de la facturation récurrente : pourquoi le prévu et le facturé peuvent diverger.
4. Prorata : l’effet du réglage de mois à 30 jours sur les frais planifiés.
5. Versements et relevés propriétaires : la présentation des données d’occupation et de facturation au propriétaire à chaque période.
6. Gestion immobilière pour tiers dans REDA : la place des rapports propriétaires dans le processus global.

Questions fréquentes