Factures consolidées : les lots
Lorsque le loyer, le stationnement et d’autres postes récurrents sont facturés le même jour, ils peuvent être présentés au locataire sur une facture consolidée. Ce regroupement est un lot, enregistré dans un Lot de factures Opp. REDA le construit automatiquement lors du traitement récurrent lorsque les conditions sont réunies. Cet article explique quand un lot est créé, pourquoi certaines factures y sont rattachées et d’autres restent séparées, comment lire ses montants cumulés et pourquoi sa suppression peut être bloquée. Les termes sont expliqués au fil de l’article.
Autorisations. Dans Platform, les ensembles REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User accordent la création et la modification des lots ; REDA - Invoice Management Read Only accorde la consultation. Dans Sales Cloud, vérifiez notamment REDA - Invoice Management Admin. L’accès effectif dépend aussi des champs, du partage et de la configuration de votre organisation.
Qu’est-ce qu’un lot ?
Un lot regroupe plusieurs factures d’un même cycle et d’un même bail. Au lieu de présenter des documents distincts pour le loyer, le stationnement et les services datés du même jour, REDA réunit les factures admissibles sous un enregistrement dont la description standard est « Frais de location périodiques ». Les factures individuelles restent présentes : le lot permet de les présenter et de les totaliser ensemble.
Le lot ne remplace pas ses factures membres : il les référence et cumule leurs montants. Il présente un montant global, une date d’échéance et un solde communs, tandis que chaque facture conserve son détail.
Quand REDA crée-t-il un lot ?
Le traitement récurrent crée les lots décrits ici pendant la génération des factures de la période ; voir Fonctionnement de la facturation récurrente. Deux conditions déterminent ce regroupement. Il existe aussi un parcours distinct de lignes de mémos de sortie : il peut regrouper des factures ponctuelles par titulaire de créance. Les règles ci-dessous concernent le traitement récurrent, pas tous les parcours de création de lots.
Première condition : la facture doit être admissible au regroupement. Sur son code de facturation, Regrouper les factures doit être coché, le code ne doit pas être refacturable au sens du mécanisme de répercussion, et le montant de la facture doit être strictement positif.
Deuxième condition : au moins deux factures admissibles doivent partager la même clé de regroupement. Cette clé comprend sept éléments :
Si au moins deux factures correspondent sur les sept éléments, REDA crée un lot et les y rattache. Les six données d’en-tête doivent être renseignées ; le ticket peut être vide. Une facture seule sur sa clé reste indépendante dans ce traitement récurrent. Le parcours distinct de mémos de sortie peut produire un lot à une seule ligne pour un titulaire de créance, même si plusieurs lignes sont saisies au total.
Factures exclues du regroupement récurrent
Dans le traitement récurrent décrit ici, les conditions suivantes s’appliquent :
| Facture | Regroupement récurrent ? |
|---|---|
| Facture ponctuelle | Non dans ce traitement ; le parcours distinct de mémos de sortie peut créer des lots |
| Facture dont le code a Regrouper les factures décoché | Non |
| Facture dont le code est refacturable par répercussion | Non |
| Facture dont le montant est nul ou négatif | Non |
| Facture admissible, seule sur sa clé | Non : elle reste indépendante |
| Au moins deux factures admissibles partageant la clé complète | Oui |
Lire les montants d’un lot
Le montant principal du lot est le Montant de base, somme des montants de base des factures membres. Il est recalculé automatiquement lorsque des factures sont ajoutées, retirées ou que leurs montants changent ; il n’est pas à saisir manuellement. Les montants des taxes, reçu/appliqué, annulé et d’ajustement sont mis à jour par le parcours comptable configuré. Deux formules complètent ces informations :
- Montant total = montant de base + taxes.
- Montant du solde = (montant de base + taxes) − (montant reçu + montant annulé + ajustement). C’est le reste dû sur le lot.
Le champ Créer écriture comptable sert de signal à l’extension comptable pour créer la facture client consolidée. Le traitement récurrent l’active après l’insertion des factures membres : il peut donc être brièvement décoché pendant la création. Ce signal ne prouve pas que la facture comptable est déjà créée ou comptabilisée : le résultat dépend de l’extension, de sa configuration et du traitement asynchrone. Voir Présentation de REDA Financials.
Règles de rattachement
Une facture membre doit rester cohérente avec son lot sur six champs : compte, titulaire de la créance, bien, opportunité, date de facturation et date d’échéance. Une modification qui rompt cette cohérence est bloquée par le message suivant, dont le texte ne cite qu’une partie des six champs contrôlés :
L’indicateur de rattachement de la facture est géré automatiquement. Si une suppression du lot est autorisée et réussit, cet indicateur et le lien au lot sont effacés ; les factures redeviennent indépendantes.
Supprimer un lot ou ses factures
Le contrôle de suppression compare le solde au total et vérifie le rattachement éventuel à un lot. Il ne se limite donc pas à la présence d’un encaissement :
| Opération | Résultat du contrôle fourni | Message |
|---|---|---|
| Supprimer une facture rattachée à un lot | Bloqué | « Cette facture d'opportunité ne peut pas être supprimée. » |
| Supprimer une facture dont le solde diffère du total | Bloqué | « Cette facture d'opportunité ne peut pas être supprimée. » |
| Supprimer une facture indépendante dont le solde égale le total | Non bloqué par ce contrôle ; les autres droits et contrôles restent applicables | — |
| Supprimer un lot dont le solde diffère du total | Bloqué | « Ce lot de factures Opp ne peut pas être supprimé. » |
| Supprimer un lot dont le solde égale le total | Non bloqué par ce contrôle ; si la suppression réussit, ses factures restent présentes et deviennent indépendantes | — |
La suppression autorisée d’un lot libère ses factures sans les supprimer. Le contrôle fourni bloque un lot lorsque son solde diffère de son total, notamment après paiement, annulation de montant ou ajustement. Cette comparaison porte sur les valeurs actuelles, pas sur un historique garanti de toute opération passée. Ne modifiez pas les montants ou les liens pour contourner le contrôle : faites vérifier la correction comptable appropriée, surtout si une facture client a déjà été créée ou comptabilisée.
Exemple : la facture d’avril d’Omar
Le bail d’Omar Haddad pour Meridian Court #205 génère trois postes au traitement d’avril, tous avec une date de facturation au 1er avril et une date d’échéance au 6 avril :
- Loyer de 3 000,00 : admissible au regroupement.
- Stationnement de 150,00 : admissible au regroupement.
- Charges de services de 120,00 : code de répercussion.
Le loyer et le stationnement partagent la clé complète : même compte, titulaire de créance, bien, bail et dates, sans ticket sur leurs postes sources. REDA crée donc un lot avec un Montant de base de 3 150,00 et la description « Frais de location périodiques ». La facture de services est refacturable par répercussion : elle reste indépendante dans ce traitement.
Dans cet exemple sans taxes, l’extension comptable traite ensuite le lot et Omar paie 3 150,00. Le solde devient 0, tandis que le total reste 3 150,00 : le contrôle bloque la suppression avec « Ce lot de factures Opp ne peut pas être supprimé. » Avant toute application de montant, une suppression autorisée du lot aurait libéré les deux factures ; il faut néanmoins vérifier les autres contrôles et l’état comptable.
Référence des champs du lot
| Champ | Origine | Signification |
|---|---|---|
| Numéro de lot de factures Opp | Numérotation automatique | Identifiant du lot. |
| Opportunité | Lien | Bail facturé. |
| Compte | Référence obligatoire | Compte facturé : doit correspondre aux factures membres. |
| Compte client | Référence obligatoire | Entité titulaire de la créance : doit correspondre aux factures membres. |
| Bien immobilier | Référence obligatoire | Bien facturé : doit correspondre aux factures membres. |
| Date de facturation / Date d'échéance | Dates | Dates du cycle : doivent correspondre aux factures membres. |
| Description | Valeur standard du traitement récurrent : « Frais de location périodiques » | Libellé de la facture consolidée. |
| Créer écriture comptable | Activé par le traitement après insertion des factures membres | Signal destiné au parcours de l’extension comptable ; ne confirme pas à lui seul la comptabilisation. |
| Montant de base | Cumul automatique | Somme des montants de base des factures membres. |
| Montant des taxes / Montant reçu/appliqué / Montant annulé / Montant d'ajustement | Parcours de l’extension comptable | Taxes, paiements appliqués, montants annulés et ajustements ; les taxes peuvent être présentes avant tout paiement. |
| Montant total | Calculé | Montant de base + taxes. |
| Montant du solde | Calculé | (Base + taxes) − (reçu + annulé + ajustement). |
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform ; les différences fournies dans Sales Cloud figurent ci-dessous. Sur le lot, Compte désigne le compte facturé et Compte client désigne le titulaire de la créance. Les captures de référence conservent leurs textes anglais, expliqués dans les légendes françaises.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Bien immobilier | Propriété |
| Créer écriture comptable | Créer une écriture comptable |
| Montant des taxes | Montant de l'impôt |
| Montant d'ajustement | Montant de l'ajustement |
| Regrouper les factures | Factures groupées |
| Est refacturable | Est-ce un passage |
| Le compte client, le compte, le bien et la date de facturation du lot doivent être identiques à ceux de l'enregistrement de facture d'opportunité. | Le compte client, le compte, la propriété et la date de facturation du lot doivent être identiques à ceux de la facture correspondante. |
Pour aller plus loin
- Fonctionnement de la facturation récurrente : le traitement qui crée les lots récurrents.
- Codes de facturation : options de regroupement des factures et de répercussion.
- Comprendre les factures : lire une facture membre.
- Fonctionnement de la facturation dans REDA : comprendre l’ensemble du parcours.
Questions fréquentes
Le traitement récurrent exige Regrouper les factures activé sur le code, un code hors répercussion, un montant positif et au moins deux factures partageant la clé complète : compte, titulaire de créance, bien, bail, date de facturation, date d’échéance et ticket du poste source. Les six données d’en-tête doivent être renseignées. Toute différence, par exemple un délai produisant une autre échéance, sépare les groupes.
Vérifiez s’il existait au moins deux factures récurrentes admissibles sur une même clé complète lors du traitement. Une facture seule reste indépendante. Contrôlez aussi les options du code, le montant positif, les champs d’en-tête et la réussite de la génération ; l’absence de lot ne prouve pas à elle seule qu’il n’y avait qu’une facture.
« Ce lot de factures Opp ne peut pas être supprimé. » signifie que le solde du lot diffère de son total selon le contrôle fourni. Paiement appliqué, montant annulé ou ajustement peuvent l’expliquer. Faites vérifier le parcours de correction comptable ; n’effacez pas ces valeurs pour contourner le blocage.
« Cette facture d'opportunité ne peut pas être supprimée. » : son rattachement à un lot bloque la suppression. Une suppression autorisée du lot libère ses factures, mais doit respecter les droits, les contrôles et l’état comptable. Ne détachez pas manuellement une facture pour contourner la protection.
« Le compte client, le compte, le bien et la date de facturation du lot doivent être identiques à ceux de l'enregistrement de facture d'opportunité. » La validation contrôle en réalité six champs : compte, titulaire de créance, bien, opportunité, date de facturation et date d’échéance. La facture doit rester cohérente avec son lot sur chacun d’eux.
Cet article vous a-t-il été utile ?