Planification de la maintenance et calendriers d’équipe

Lorsque vous choisissez un créneau pour un ordre de travail, d’où viennent les horaires proposés et pourquoi n’y en a-t-il pas davantage ? Cet article répond à ces questions. Il explique la règle utilisée par le sélecteur de créneaux de maintenance, comment en créer une et la rattacher à vos biens, puis les paramètres qui déterminent les disponibilités : horaires de travail, durée du rendez-vous, délai entre deux interventions, calendrier par immeuble ou par unité, affectation à une équipe et périodes d’indisponibilité. Une fois la règle comprise, les créneaux proposés deviennent explicables. Aucune expérience préalable de REDA n’est requise.

Fonctionnement de la planification de maintenance

Une règle de créneaux de calendrier est un petit enregistrement qui décrit les disponibilités. Le champ Applicable à détermine le type de planification : Affichage (visites), Réservation ou Entretien. Cet article concerne le type Entretien, c’est-à-dire la règle que l’ordre de travail lit pour remplir son sélecteur de créneaux. Le même mécanisme gère les visites et les réservations, décrites dans leurs propres articles.

Lorsque vous ouvrez Créer un ordre de travail, REDA charge la règle de maintenance du bien, construit sa grille horaire, retire les indisponibilités et affiche les créneaux restants. Choisissez-en un : REDA le réserve et l’ordre de travail passe à Planifié. La replanification utilise le même sélecteur.

Créer une règle de créneaux de maintenance

Dans l’onglet Règles d'emplacements du calendrier, cliquez sur Nouveau et décrivez vos disponibilités. Les champs obligatoires définissent votre journée de travail :

REDA applique trois contrôles aux champs numériques :

Créneaux standard ou personnalisés

Le Type de créneau détermine la construction de la grille :

• Standard (valeur par défaut) parcourt les horaires de travail par pas égaux à la durée du créneau : la grille est simple et régulièrement espacée.
• Personnalisé permet de définir vous-même des plages précises. Chaque créneau personnalisé est une ligne enfant de la règle avec une Heure de début, une Heure de fin (toutes deux dans les horaires disponibles de la règle) et un Max d'événements par créneau (1 par défaut), qui définit sa capacité. La plage reste proposée jusqu’à ce qu’elle contienne ce nombre de rendez-vous, puis disparaît.

Les plages personnalisées sont contrôlées par rapport aux horaires de la règle :

Disponibilité par unité ou par immeuble

Le champ Gestion des créneaux détermine le calendrier utilisé pour rechercher les occupations :

• Bien immobilier : chaque unité a son propre calendrier ; une réservation sur une unité n’affecte pas les autres.
• Bien parent / Immeuble : tout l’immeuble ou la résidence partage un calendrier d’occupation ; un créneau pris sur une unité apparaît occupé pour toutes. Utilisez ce réglage lorsqu’une seule équipe intervient dans tout l’immeuble et ne peut être qu’à un endroit à la fois.

Affecter les rendez-vous à votre équipe

Affectation d'enregistrement désigne l’utilisateur ou la file propriétaire des rendez-vous créés par la règle : c’est l’équipe du calendrier d’équipe. Ce champ a aussi un rôle de filtre sur les occupations : seuls les rendez-vous de l’équipe affectée bloquent ses créneaux. La règle peut également contenir un Id du calendrier partagé facultatif, ainsi que des formats Libellé du jour et Libellé de l'heure pour l’affichage des créneaux (à défaut, les paramètres de l’application sont utilisés).

Rattacher la règle aux biens

Une règle n’agit que lorsqu’un bien la référence. Ouvrez le bien, allez dans l’onglet Détails et renseignez le champ Règle de créneau de mainten. avec votre nouvelle règle. Ce champ accepte uniquement une règle dont Applicable à vaut Entretien : il est donc essentiel de le définir d’abord sur la règle. Chaque ordre de travail de ce bien utilisera ensuite les créneaux de cette règle.

Calcul des disponibilités

Voici comment REDA passe de la grille de la règle aux créneaux sélectionnables :

Périodes d’indisponibilité : exceptions de créneaux

Une période d’indisponibilité, ou exception de créneau, est une plage pendant laquelle la maintenance ne peut pas être réservée, quelle que soit la règle : matinée d’entretien de l’ascenseur, jour férié ou fermeture de l’immeuble. Chaque exception comporte Indisponible à partir de et Indisponible jusqu'à, un Motif d'indisponibilité facultatif visible par les personnes qui planifient, et un périmètre. Limitez-la à un Bien immobilier, une Région, un Quartier ou un Type de bien, ou combinez plusieurs critères : tous doivent alors correspondre. Laissez le périmètre entièrement vide pour l’appliquer partout où la règle s’applique.

REDA vérifie la cohérence des dates :

Une exception peut se répéter. Choisissez une Fréquence de récurrence (les valeurs habituelles : TOUS LES JOURS, SEMAINE, 2 SEMAINES, MOIS, 3 MOIS, 6 MOIS, ANNÉE) et renseignez Occurrences récurrentes anticipées, le nombre d’occurrences futures à créer à l’avance. Si vous omettez ce champ, REDA affiche :

Exemple détaillé : l’équipe de maintenance Meridian

L’équipe de maintenance Meridian intervient à Meridian Court ; une seule équipe couvre tout l’immeuble. Voici sa règle et les résultats obtenus :

Comportement obtenu :

Référence : champs de règle, créneau personnalisé et exception

Champs de la règle de créneaux :

Champs du créneau personnalisé :

Champs de l’exception d’indisponibilité :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Ordres de travail : les enregistrements qui utilisent ces créneaux pour planifier les interventions.
2. Demandes de service : le point de départ habituel d’une intervention de maintenance.
3. Règles de créneaux de calendrier : le même mécanisme pour les visites et les réservations, en détail.
4. Exceptions de créneaux : périodes d’indisponibilité et exceptions récurrentes, en détail.

Questions fréquentes