Gérer un bien sous contrat de gestion

Le contrat est signé et le bien est sous votre gestion : que change cette situation et quelles opérations devez-vous effectuer au quotidien ? Cet article répond à ces questions. Il prolonge Contrats de gestion immobilière et explique comment vérifier que le bien est correctement placé sous gestion, quels sont les effets des informations de gestion, comment fonctionnent la location et la maintenance d’une unité gérée, et où retrouver les opérations comptables concernant le propriétaire : honoraires, récupération des charges et relevés. Il s’agit d’un guide d’orientation : chaque tâche renvoie à l’article approprié, sans en répéter tous les mécanismes. Aucune connaissance préalable de REDA n’est nécessaire.

Comment reconnaître un bien sous gestion

À la clôture du contrat de gestion, REDA renseigne quatre éléments dans l’onglet Détails du bien. Ensemble, ils matérialisent sa mise sous gestion :

Pour confirmer qu’un bien est sous gestion, vérifiez que ces champs sont renseignés et que l’affaire est à Sous contrat ou à une étape ultérieure. Attention : Compte propriétaire et Société/Entité de gestion sont deux comptes différents. Le propriétaire possède le bien, votre société le gère. Si le même compte figure dans les deux champs, il ne s’agit pas réellement de gestion pour compte de tiers.

Ce qui change et ce qui reste identique

C’est un point souvent mal compris : placer un bien sous gestion ne modifie pas le fonctionnement de la location, des demandes de service ou des ordres de travail. Une unité gérée est louée, entretenue et facturée comme un bien que vous possédez et exploitez vous-même. Aucun processus de gestion distinct n’est à apprendre.

La gestion ajoute une dimension de comptabilité pour le propriétaire. Les conditions tarifaires du contrat servent de base à ce que vous facturez au propriétaire, et votre société de gestion devient l’entité de facturation des factures générées par REDA. Le fonctionnement opérationnel reste donc identique, avec des mouvements financiers supplémentaires entre vous et le propriétaire.

Opérations quotidiennes sur une unité gérée

Un bien géré fonctionne comme tout autre bien. Les opérations quotidiennes suivent donc le processus REDA habituel :

Maintenance et fournisseur

Le circuit de maintenance est le même que pour les autres biens : une Demande de service devient un Ordre de travail, affecté à un compte Fournisseur et planifié selon la Règle de créneau de mainten. du bien. Si la réparation est facturable au locataire, cochez Facturer au locataire sur l’ordre de travail : REDA génère la facture à la fin de l’intervention. Le fonctionnement complet, y compris les champs de facturation obligatoires, est décrit dans Ordres de travail. Aucune règle propre à la gestion n’est à ajouter ici.

Les opérations comptables concernant le propriétaire

C’est du côté du propriétaire que la gestion se distingue d’un bien exploité par son propriétaire. Chacun des éléments suivants possède son propre article ; cette section sert à les identifier et à vous y orienter :

Vérifier et modifier la relation

Pour vérifier que la gestion est active, contrôlez à nouveau l’onglet Détails du bien : les quatre informations de gestion doivent être renseignées et l’affaire doit être à Sous contrat ou à une étape ultérieure. Si une information manque, vérifiez la configuration de la société de gestion et si le contrat a atteint Fermé. Consultez le contrat avant de corriger la configuration ou de terminer sa clôture, si nécessaire.

Référence : où trouver chaque information de gestion

Un bien géré fait intervenir plusieurs parties de REDA. Voici où retrouver chaque information et l’article qui la détaille :

Exemple détaillé : Meridian gère l’immeuble de Continental

Meridian Properties gère un immeuble appartenant à Continental Holdings. Le contrat est fermé : le bien affiche donc Contrat de gestion (PM) = ce contrat, Société/Entité de gestion = Meridian Properties, Compte propriétaire = Continental Holdings, et l’affaire est à Sous contrat. Voici une journée type :

Les opérations côté locataire relèvent de la maintenance ordinaire, comme pour tout bien. Les écritures côté propriétaire constituent la dimension supplémentaire apportée par la gestion. Chaque sujet a son article ; cet exemple sert uniquement à vous orienter.

La section Informations de gestion (PM) du bien géré Continental Plaza - 88 Harbour Road. À la conclusion du contrat, le bien a reçu son Opportunité de gestion (PM) (« Continental Plaza - 88 Harbour Road [ PM ] »), son Étape de gestion (PM) (Sous contrat) et son Contrat de gestion (PM) (ticket T-0000000219). Société/Entité de gestion reste vide ici : le champ n’est renseigné que lorsqu’une société ou entité de gestion est définie sur l’affaire.

L’unité gérée Meridian Court #101, avec l’onglet Location | Gestion de projet | Réservation ouvert. Le volet droit présente la liste des Demandes de service (SR-00125) et celle des Ordres de travail (WO-00004, « HVAC Repair - Unit 101 »). Ces opérations de maintenance pour le locataire existent sur tous les biens, qu’ils soient sous gestion ou non.

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Contrats de gestion immobilière — créer et fermer le contrat qui place le bien sous gestion.
2. Ordres de travail — planifier la maintenance et facturer au locataire les réparations qui lui incombent.
3. Régularisation des charges — récupérer les charges communes, le propriétaire supportant la vacance.
4. Honoraires de gestion — facturer votre service de gestion au propriétaire.
5. Reversements et relevés aux propriétaires — les paiements au propriétaire et les comptes périodiques.

Questions fréquentes