Enregistrer un paiement de locataire
Le locataire a payé : comment enregistrer le règlement pour réduire le solde de sa facture ? Dans le parcours REDA Financials de référence, l’action Post Payment — enregistrer un paiement crée un encaissement depuis le bail et peut demander son application aux factures admissibles. Cet article présente l’action et ses effets attendus sur les soldes. Le détail comptable figure dans Enregistrer un paiement — Post Payment. Il faut distinguer la création de l’encaissement, sa comptabilisation et son application aux factures.
Autorisations. L’ensemble REDA - Property Leasing User, ou les droits opérationnels adaptés, permet d’accéder au bail. La création et la comptabilisation du paiement exigent aussi les permissions de l’extension comptable, de ses champs et de son action ; votre administrateur vérifie les accès effectifs.
Ce que fait Post Payment
L’action Post Payment ouvre un écran de saisie du paiement. Dans le parcours de référence, la validation demande la création d’un encaissement au statut Posted — comptabilisé, avec le compte du bail comme client et les valeurs de banque, compte d’encaissement et livre comptable reprises de l’entité liée au propriétaire du bien. La réussite dépend des contrôles de l’extension ; vérifiez le résultat et l’enregistrement créé avant de considérer le paiement comme traité. Dans le flux de référence, l’encaissement est créé avant l’écran de pièce jointe : si vous interrompez ce dernier écran, recherchez l’encaissement existant avant de recommencer pour éviter un doublon.
L’option Auto Apply Receipt — appliquer automatiquement l’encaissement demande à l’extension d’affecter le montant aux factures admissibles selon ses règles. Vérifiez son état : ne supposez pas qu’elle est cochée par défaut. Sans application, le montant peut rester en avance non affectée. Le contact proposé est issu des rôles de contact du bail marqués Is Payee dans l’extension ; la sélection est facultative dans le flux de référence. Voir l’article d’intégration pour l’admissibilité et le détail de l’application.
Ce qui change sur le bail
Après comptabilisation et application réussies, l’intégration reporte le Montant reçu/appliqué sur la facture REDA liée, ou sur le lot lié selon le regroupement. L’actualisation peut nécessiter la fin des traitements et un rafraîchissement de la page :
Avant d’enregistrer le paiement
Vérifiez les éléments suivants :
- Les factures à régler doivent être disponibles et admissibles dans l’extension. Sans facture à laquelle l’appliquer, un encaissement valide peut rester en avance non affectée, à utiliser ultérieurement. Une facture REDA seule ne prouve pas que la facture comptable est prête pour l’application.
- Les comptes et l’entité comptable doivent être correctement configurés. Le compte client du paiement est celui du bail ; dans l’action de référence, l’entité et ses valeurs par défaut proviennent du compte propriétaire du bien. Le flux exige notamment un compte d’encaissement par défaut avant d’ouvrir le formulaire. Voir Activer un compte pour la comptabilité.
En cas de paiement rejeté
Traitez le rejet par le parcours d’annulation de l’encaissement dans l’extension. Dans l’intégration de référence, une transition vers l’état annulé peut générer une facture de frais NSF si l’intégration est active, le client autorise ces frais avec un code et un montant positif, l’encaissement est lié à une opportunité et un titulaire de créance est résolu. Cette automatisation n’est pas garantie pour toute annulation et ne vérifie pas à elle seule un motif de rejet bancaire. Voir l’article d’intégration, puis contrôlez le résultat avant d’ajouter des frais manuellement.
Où trouver le détail comptable ?
Les factures REDA représentent les montants facturés dans le parcours immobilier. L’extension comptable gère les encaissements, leur application, les taxes et les écritures. L’action depuis le bail relie ces deux parcours, mais sa réussite ne dispense pas de vérifier l’application et la synchronisation. Pour les valeurs de l’entité, les contacts admissibles, les frais NSF et les avances, consultez Enregistrer un paiement — Post Payment.
| Point | Fonctionnement du parcours de référence |
|---|---|
| Point de départ | Bail → action Post Payment, si configurée |
| Création demandée | Encaissement au statut comptabilisé dans l’extension ; client = compte du bail |
| Option | Demander l’application automatique aux factures admissibles selon les règles comptables |
| Effet sur la facture liée | Application réussie et synchronisée → montant reçu/appliqué mis à jour → solde recalculé |
| Effet sur les soldes affichés | Le total restant dû baisse selon l’application ; les avances non affectées interviennent dans le solde net selon le périmètre de la synthèse |
| Paiement rejeté et annulation | Frais NSF possibles si toutes les conditions de l’intégration sont réunies ; résultat à vérifier |
| Guide détaillé | Enregistrer un paiement — intégration |
Exemple : Aisha règle son loyer
Aisha Rahman doit 1 200,00 sur sa facture de loyer pour Meridian Court #101. L’agent ouvre le bail, choisit Post Payment, saisit 1 200,00 et active l’application automatique. Supposons que cette facture soit la facture admissible à régler et que les traitements réussissent : le montant reçu devient 1 200,00, le solde atteint 0 et la synthèse Net Outstanding — solde net restant dû diminue de 1 200,00 dans le périmètre illustré.
Si elle paie 1 500,00 dans le même exemple, les premiers 1 200,00 soldent la facture et les 300,00 restants constituent un crédit non affecté, affiché comme Unapplied Payments dans la synthèse de référence. Sans autre mouvement dans ce périmètre, Net Outstanding devient −300,00. Ce crédit appartient au compte et peut être visible dans des synthèses couvrant plusieurs baux ; son application future dépend du processus comptable. Ces valeurs sont calculées, pas saisies manuellement.
Pour aller plus loin
- Enregistrer un paiement — Post Payment : valeurs de l’entité, contacts, frais NSF et avances.
- Grand livre du locataire et soldes : lire les montants après paiement.
- Comprendre les factures : montant reçu et solde d’une facture.
- Fonctionnement de la facturation dans REDA : rôle de l’extension comptable.
- Activer un compte pour la comptabilité : préparer les comptes nécessaires.
Questions fréquentes
Ouvrez le bail et utilisez Post Payment si l’intégration et l’action sont configurées. Saisissez le paiement, vérifiez l’option d’application automatique et terminez. Contrôlez ensuite l’encaissement, son statut, son application et la mise à jour de la facture liée.
Vérifiez si l’encaissement a été appliqué à cette facture : il peut être non affecté, partiellement appliqué ou affecté à une autre facture admissible. Contrôlez aussi l’état de la facture comptable, les erreurs d’application, la synchronisation et le rafraîchissement. Une comptabilisation réussie ne prouve pas à elle seule que cette facture est soldée.
Il peut rester en Unapplied Payments — paiements non affectés sur le compte. Le Net Outstanding — solde net restant dû peut devenir négatif si le crédit dépasse les montants dus dans le périmètre affiché. Ce crédit n’est pas nécessairement réservé à ce seul bail ; son affectation ultérieure suit les règles et actions comptables configurées.
L’intégration de référence peut générer des frais NSF lors du passage de non annulé à annulé si la configuration est active, le client autorise un code et un montant positif, une opportunité est liée et le titulaire de créance est disponible. Vérifiez le traitement de l’annulation, le rétablissement des soldes et l’éventuelle facture de frais ; ne supposez pas que toute annulation facture automatiquement un rejet.
Utilisez Post Payment ou le parcours prévu dans l’extension comptable pour enregistrer et appliquer le paiement. Modifier directement le montant reçu ne crée ni encaissement, ni application, ni écriture comptable correspondante. Ce champ doit refléter le résultat du traitement comptable, même si vos permissions permettent de le modifier.
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