Scénario : louer un appartement de bout en bout

Ce récit suit un bail résidentiel, de la première demande à une location occupée et renouvelée. Aisha Rahman loue Meridian Court #101 pour 1 200,00 par mois pendant 12 mois, auprès du propriétaire Continental Holdings. Chaque étape renvoie au guide détaillé correspondant. Ce scénario explique l’ordre des opérations, leurs transmissions et les enregistrements que REDA crée pour vous lorsque les conditions sont réunies. Utilisez cette chronologie pour situer votre propre dossier et préparer la suite.

Le récit en un coup d’œil

Aisha se renseigne sur un appartement d’une chambre à Meridian Court. Un agent qualifie sa demande et la convertit en bail. Il complète le dossier, obtient l’approbation, fait signer le contrat et active la facturation. Aisha emménage, paie son loyer et renouvelle un an plus tard. Ces cinq actes relient les enregistrements et les automatisations, sous réserve des conditions précisées à chaque étape.

La chronologie

Les montants reprennent l’exemple Meridian. Les dates sont illustratives, avec un début de bail au 1er août 2026. Chaque ligne renvoie au guide détaillé de l’étape.

Acte 1 — De la demande au bail

L’intérêt d’Aisha devient une demande de location, saisie après un appel ou reçue du site Meridian configuré. L’intégration peut définir la source Web et transmettre les paramètres d’attribution présents ; leur présence n’est pas garantie pour chaque demande (voir Saisir les demandes). L’agent qualifie ensuite le prospect dans le parcours de statuts manuel (voir Qualifier les demandes).

Pour ce parcours Platform, renseignez la date d’emménagement et la durée du bail avant la conversion : les contrôles de création du bail peuvent sinon faire échouer toute la transaction. Vérifiez aussi les autres champs requis et les correspondances de votre organisation. L’agent clique sur Convertir la demande. REDA crée le compte, le contact, l’opportunité de location et le rôle principal Locataire dans une transaction annulée en cas d’échec. Le nouveau bail reçoit Demande - Nouvelle et la demande devient Convertie. Les correspondances et les sélections de réutilisation sont détaillées dans Convertir les demandes.

Acte 2 — De la demande à l’emménagement

L’agent configure le loyer, le dépôt de garantie et les frais de dossier ou d’administration (voir Configurer les frais du bail). Pour compléter la demande, le bail doit notamment comporter un bien, une date de début, une durée et des frais ; la présence des frais ne signifie pas qu’ils sont payés. Le parcours d’étapes Platform est le suivant :

Demande - Nouvelle → Demande - Terminée → Demande - Approuvée → Contrat - En cours → Occupé - Emménagement en attente → Occupé - Sans préavis

Deux créations automatiques structurent ce parcours : le ticket de contrat de bail après l’approbation, puis le ticket d’emménagement lorsque le contrat signé et clôturé fait passer le bail à Occupé - Emménagement en attente et active la comptabilité. Les premières factures suivent les conditions des frais ; l’inspection d’entrée dépend de la configuration du bien. En clôturant le ticket d’emménagement, le bail atteint Occupé - Sans préavis et peut déclencher le renouvellement si ses paramètres sont complets. Consultez De la demande à l’emménagement. Enregistrez le ticket avant d’y joindre le document signé : le contrôle vérifie l’association d’un fichier, pas la validité juridique de sa signature.

Acte 3 — Les premières factures

Une question fréquente est : « Aisha a reçu deux factures lors du premier cycle : est-ce une erreur ? » Pas nécessairement. Lors de la première exécution d’un frais récurrent mensuel sans dernière date traitée, REDA peut facturer la période initiale et la période suivante. Cela exige notamment que le début de la première fenêtre soit dans le mois du début du bail et atteigne le seuil configuré, avec repli sur le jour de traitement si nécessaire. Un début au 1er août ne prouve donc pas à lui seul que deux factures doivent être créées.

Acte 4 — La vie dans le logement

Pendant l’occupation, les factures de loyer éligibles sont produites par le traitement récurrent. L’administrateur doit vérifier que le traitement est effectivement planifié dans l’organisation et que ses dates et paramètres correspondent à la règle ; la présence du package ne suffit pas à prouver son exécution. Le traitement standard sélectionne la date attendue et ne garantit pas un rattrapage automatique le lendemain d’une exécution manquée (voir Planifier les traitements en arrière-plan). Les pénalités de retard exigent un code activé, un mode, des dates, un solde et les autres conditions applicables ; leur date de calcul peut être la date de facturation augmentée du délai de pénalité et se distingue de l’échéance de paiement (voir Fonctionnement des pénalités de retard).

Lorsqu’Aisha paie, l’agent utilise Post Payment dans l’extension REDA Financials configurée. L’encaissement doit être comptabilisé puis imputé à la facture éligible ; ne supposez ni une imputation automatique activée par défaut ni une sélection limitée au seul bail affiché. Après synchronisation, REDA affiche le montant reçu et le solde de la facture. Un versement de 1 200,00 imputé au loyer peut solder cette facture tout en laissant une pénalité distincte impayée. Vérifiez l’encaissement et son imputation dans Financials (voir Enregistrer les paiements des locataires et Synchronisation des paiements). Le scénario Un mois de facturation récurrente détaille ce cycle. Les éléments de l’extension décrits sont fondés sur le code générique daté examiné ; leur présence et leur comportement dans votre organisation restent à vérifier.

Acte 5 — Le renouvellement

Au passage à Occupé - Sans préavis, REDA peut créer le premier ticket de renouvellement si l’automatisation est activée et si le nombre de jours avant échéance est renseigné. La date cible dépend de ce délai : elle ne garantit pas qu’une conversation aura lieu. L’agent ouvre le ticket et vérifie le nouveau loyer, proposé à partir du montant Renouveler le bail de la grille de loyers applicable : 1 250,00 dans cet exemple, contre 1 200,00 actuellement. Le début du renouvellement doit respecter les validations, notamment être strictement postérieur à la fin applicable lorsque le ticket n’est pas clôturé. Après signature et clôture, REDA met à jour la date de fin renouvelée et active les frais concernés. Le ticket suivant est créé si les conditions restent réunies. Consultez Renouveler un bail ; une annulation suit ses propres règles et n’est pas une simple restauration universelle sans conséquence.

Les chiffres rapprochés

Voici les hypothèses de l’exemple. Les montants sont dans une même devise ; les résultats de paiement supposent l’absence de taxe ou d’ajustement supplémentaire et une imputation à la facture indiquée.

Capture en anglais : l’onglet contextuel Tickets du bail présente les tickets de son cycle de vie. Le Lease Agreement créé automatiquement (T-0000000216, statut New) apparaît en tête. Le ticket d’emménagement suit la signature et la clôture du contrat lorsque les conditions du parcours sont remplies.

Capture en anglais : l’onglet Accounting présente les factures du bail, dont les loyers mensuels de 1 200,00 $ sur des périodes consécutives et une facture CAM liée à un ordre de travail. Cette capture illustre plusieurs types de factures ; elle ne définit pas les frais requis pour chaque bail.

Pour aller plus loin

1. Convertir les demandes — le parcours complet de conversion qui crée le bail.
2. De la demande à l’emménagement — les étapes détaillées de l’acte 2.
3. Fonctionnement de la facturation récurrente — les périodes facturées et les conditions de deux factures au premier cycle.
4. Un mois de facturation récurrente — le cycle de facturation de l’acte 4 en détail.
5. Un appartement et un stationnement avec un bail enfant — le parcours lorsqu’un locataire prend une seconde unité.
6. Renouveler un bail — le traitement du ticket de renouvellement.

Questions fréquentes