Dimensions immobilières dans les états financiers
Pour savoir quel immeuble a dégagé un résultat au dernier trimestre, les écritures doivent identifier le bien auquel elles se rapportent. Pour comparer le résidentiel au commercial, elles doivent aussi porter la bonne catégorie. L’extension REDA Financials prévoit cinq dimensions immobilières : le bien, son bien parent, sa catégorie de portefeuille, son type et sa région. Lorsque les données sources et les correspondances de comptabilisation sont correctement renseignées, les mêmes écritures peuvent être regroupées selon chacun de ces axes. Cet article explique ces dimensions, leur présence sur les factures et les encaissements, leur dérivation depuis le bien et leur copie sur les écritures lors de la comptabilisation. Il précise les contrôles de données et de configuration nécessaires pour obtenir des états par bien, immeuble, catégorie ou région.
Accès et préparation. L’extension consultée contient cinq déclarations de dimensions et les champs correspondants. Vérifiez leur présence, leurs correspondances de comptabilisation et les droits sur les données dans votre version installée. Maintenez aussi la catégorie de portefeuille, la région, le type et le bien parent sur les biens concernés. Les libellés Financials et d’extension restent en anglais lorsqu’aucune traduction française vérifiée n’est disponible.
Les cinq dimensions
Une dimension est un attribut utilisé pour regrouper les montants, comme une région ou une gamme de produits dans un tableau. L’extension expose cinq attributs immobiliers sur les documents concernés et prévoit leur transmission aux écritures comptables. Voici les questions auxquelles ils permettent de répondre lorsque les valeurs sont présentes :
| Dimension | Question | Information portée |
|---|---|---|
| Property — bien | Quelle unité ou quel bien ? | Le bien précis auquel se rapporte le montant, par exemple Meridian Court #101. C’est l’axe immobilier le plus détaillé de cet exemple |
| Parent Property — bien parent | Quel immeuble ? | Le parent direct de l’unité, ici Meridian Court, permettant de regrouper les unités d’un même immeuble ou ensemble |
| Portfolio — catégorie de portefeuille | Quelle catégorie immobilière ? | Une catégorie large ; les valeurs livrées dans la source consultée sont Residential, résidentiel, Commercial, commercial, et Industrial, industriel. Vérifiez les éventuelles catégories ajoutées dans votre configuration |
| Property Type — type de bien | Quel type d’espace ? | Une classification plus fine, par exemple appartement, bureau ou entrepôt, pour comparer les types de biens |
| Region — région | Quelle zone ? | La zone géographique ou opérationnelle du bien, ici Harbour District |
Ces dimensions permettent de lire les mêmes montants à plusieurs niveaux : l’unité, son immeuble, la catégorie résidentielle, la comparaison des catégories ou la région Harbour District. Il ne s’agit pas de comptabiliser à nouveau chaque montant pour chaque regroupement. La qualité du résultat dépend toutefois des valeurs présentes sur les écritures et des filtres du rapport, notamment l’entité, le grand livre, la période et la devise.
Comment une facture porte ces dimensions
Prenons un loyer de juillet de 1 200,00 pour Meridian Court #101 transmis à la comptabilité. La ligne Sales Invoice présente les informations suivantes. Sur la ligne source, quatre de ces champs sont calculés par formule ; leur valeur est ensuite copiée sur l’écriture lors de la comptabilisation :
| Dimension de la ligne | Valeur pour Meridian Court #101 | Mode de renseignement sur la ligne source |
|---|---|---|
| Property | Meridian Court #101 | Lien vers le bien |
| Parent Property | Meridian Court | Formule dérivée du bien ; valeur copiée sur l’écriture à la comptabilisation |
| Portfolio | Residential | Formule dérivée du bien ; valeur copiée sur l’écriture à la comptabilisation |
| Property Type | Apartment | Formule dérivée du bien ; valeur copiée sur l’écriture à la comptabilisation |
| Region | Harbour District | Formule dérivée du bien ; valeur copiée sur l’écriture à la comptabilisation |
La distinction porte sur le document source et l’écriture comptable. Property est un lien vers le bien. Sur les lignes de document consultées, les quatre autres champs sont des formules qui dérivent les valeurs actuelles du bien ; pour les lignes de facture et de journal, elles peuvent utiliser le bien de l’en-tête lorsque celui de la ligne est vide. À la comptabilisation, les valeurs mappées sont enregistrées sur Accounting Transaction comme références ou catégorie conservées pour l’historique. Corriger la classification du bien après cette comptabilisation peut modifier les formules du document source, sans réécrire les valeurs déjà stockées sur les écritures. Un lien conservé peut toujours afficher le nom actuel de l’enregistrement lié ; ce n’est pas une photographie de tous ses attributs.
Un encaissement du parcours de paiement locataire porte aussi un bien, ainsi que le contexte du contact et du bail. Ses quatre dimensions dérivées sont des formules basées sur ce bien. Ces liens permettent une analyse par locataire et par bien lorsqu’ils sont renseignés ; le contact du parcours doit être interprété selon sa provenance, pas automatiquement comme la preuve de l’identité du payeur bancaire.
Les enregistrements comptables concernés
Les cinq dimensions sont définies sur les catégories d’enregistrements ci-dessous dans l’extension consultée. Leur présence ne signifie pas qu’elles sont renseignées sur toute opération. L’Accounting Transaction, l’écriture comptable, est le support principal des montants utilisés par les états financiers.
| Enregistrement comptable | Champs des cinq dimensions | Autres liens d’analyse |
|---|---|---|
| Ligne de facture client | Présents ; valeurs selon le bien et le parcours | Lien vers la facture REDA source lorsqu’il est renseigné |
| Ligne de facture fournisseur | Présents ; valeurs selon le bien et le parcours | — |
| Ligne d’écriture de journal | Présents ; valeurs selon le bien et le parcours | — |
| Encaissement | Présents ; valeurs selon le bien et le parcours | Contact et bail dans les parcours qui les renseignent |
| Décaissement | Présents ; valeurs selon le bien et le parcours | — |
| Écriture comptable | Valeurs stockées lorsqu’elles sont transmises par la comptabilisation | Base des états ; contrôler les dimensions réellement portées par chaque écriture |
Un montant issu d’une facture, d’un journal, d’un encaissement ou d’un décaissement peut produire des écritures comptables. Les dimensions configurées et disponibles à la comptabilisation y sont transmises selon le parcours. Les états doivent donc lire les champs stockés sur ces écritures, avec des filtres comptables cohérents. Cela permet d’analyser factures et encaissements et journaux et décaissements sans mélanger leurs rôles : additionner indistinctement toutes les écritures ne constitue pas un compte de résultat. Vérifiez notamment les comptes et le grand livre sélectionnés.
Comment les dimensions sont renseignées
Deux éléments sont nécessaires : des valeurs disponibles sur les sources et une configuration de transmission et de traitement compatible avec le moteur comptable. L’extension fournit des champs, des correspondances et des déclarations à vérifier dans l’installation utilisée.
Les données sources commencent par le bien. La liaison d’une facture renseigne Property à partir du bien porté par la facture REDA. Le parcours de paiement locataire renseigne son bien et ses liens de bail et de contact. Les formules dérivent ensuite le parent, la catégorie, le type et la région. Les valeurs ne sont pas garanties sur un document sans bien ; les lignes de facture ou de journal peuvent utiliser le bien de l’en-tête pour leurs formules. Vérifiez la cohérence entre ligne et en-tête, surtout sur un document regroupant plusieurs biens.
Les déclarations de dimensions indiquent leur traitement au moteur Financials. La source consultée contient cinq déclarations actives de type Analysis, pour l’analyse, ainsi que des champs de correspondance Posting Mapping sur les documents concernés. Les déclarations seules ne renseignent pas les écritures : les valeurs doivent être présentes, chargées par le parcours et transmises par les correspondances. Contrôlez une écriture créée avec votre version et votre mode de comptabilisation avant de conclure que l’analyse est prête.
Ces éléments se complètent. Des champs visibles sur une facture ne prouvent pas que leurs valeurs figurent sur l’écriture ; une déclaration de dimension sans valeur source peut produire une colonne vide. Avec un bien correctement renseigné et une transmission vérifiée, le loyer de Meridian Court #101 peut être analysé selon les cinq axes attendus.
Données à saisir et traitements automatiques
La préparation commence sur le bien, qui fournit les données sources. L’administrateur doit aussi vérifier les liens des documents et la configuration comptable qui transmet ces valeurs : le bien n’est pas l’unique contrôle à effectuer.
| Donnée à préparer sur le bien | Utilisation automatique dans le parcours configuré |
|---|---|
| Portfolio, la catégorie d’extension, par exemple Residential, Commercial ou Industrial | Le lien Property identifie le bien des documents concernés |
| La Région | Les formules dérivent parent, catégorie, type et région depuis le bien résolu |
| Le Type de bien | La comptabilisation copie les valeurs configurées et disponibles sur les écritures |
| Le Bien parent, par exemple l’immeuble ou l’ensemble | Les déclarations de dimensions permettent leur traitement analytique, sous réserve de la configuration installée |
Des données complètes évitent une ressaisie dans les parcours automatisés concernés. Il faut néanmoins vérifier les opérations manuelles, les documents sans bien, les différences entre ligne et en-tête et les correspondances de comptabilisation. Les dimensions historiques des écritures ne sont pas automatiquement reclassées lorsque le bien change.
Exemple : un bien, quatre vues du résultat
Meridian Court #101 est de type Apartment, dans l’immeuble Meridian Court, de catégorie Residential et de région Harbour District. En juillet, trois montants sont comptabilisés avec ces dimensions. L’exemple suppose une même entité, une même devise et un même périmètre de compte de résultat ; le montant d’honoraires de 128,00 est donné, sans déduire ici un taux de calcul :
Si les trois montants figurent sur les écritures avec les dimensions attendues, les mêmes enregistrements répondent à quatre questions en changeant le regroupement. Pour l’unité seule, le résultat est :
| Meridian Court #101 — résultat de juillet | Montant |
|---|---|
| Produits locatifs | 1 200,00 |
| Charge de maintenance | (300,00) |
| Honoraires de gestion | (128,00) |
| Résultat net | 772,00 |
En regroupant les mêmes écritures selon Parent Property, Portfolio ou Region, les 772,00 de l’unité #101 contribuent aux totaux suivants, sans nouvelle saisie :
| Dimension de regroupement | Vue obtenue | Contribution de l’unité #101 |
|---|---|---|
| Property | Meridian Court #101 seule | Résultat net : 772,00 |
| Parent Property | Meridian Court, avec les autres unités du même parent | 772,00 inclus dans le total de l’immeuble |
| Portfolio | Residential, avec les autres biens de cette catégorie | 772,00 inclus dans le total de la catégorie résidentielle |
| Region | Harbour District, avec les autres biens de la région | 772,00 inclus dans le total de la région |
Le même ensemble d’écritures peut ainsi alimenter quatre niveaux d’analyse, en conservant les mêmes filtres comptables et en changeant le regroupement.
Supposons maintenant que Portfolio était vide sur #101 au moment de la comptabilisation de juillet. Si les autres contrôles permettent de comptabiliser les 1 200,00 et que Property est transmis, le montant peut apparaître dans la vue par unité tout en étant absent du groupe Residential. Il peut figurer dans un groupe sans catégorie, selon le rapport. Corriger le bien ensuite peut actualiser la formule du document source, mais ne remplit pas automatiquement la catégorie stockée sur l’écriture historique. Vérifiez donc l’écriture et les filtres du rapport, puis faites définir la correction comptable appropriée ; une catégorie vide n’est qu’une cause possible d’écart.
Les contrôles de qualité des données
Préparez les données du bien avant les premières opérations, puis vérifiez leur transmission jusqu’aux écritures. Un rapport incomplet peut provenir des attributs sources, d’un lien de document manquant, des correspondances ou des filtres du rapport. Utilisez les contrôles suivants pour les biens concernés :
| Dimension | Question | Sur le document source | Origine | Donnée à vérifier |
|---|---|---|---|---|
| Property | Quel bien ? | Lien vers le bien | Bien de la facture, de l’encaissement ou du parcours concerné | Lien du bail vers son unité et bien effectivement porté par le document |
| Parent Property | Quel immeuble ? | Formule ; valeur copiée sur l’écriture à la comptabilisation | Parent direct du bien résolu | Bien parent de l’unité |
| Portfolio | Quelle catégorie ? | Formule ; catégorie copiée sur l’écriture à la comptabilisation | Champ Portfolio d’extension du bien, notamment Residential / Commercial / Industrial | Catégorie d’extension du bien, distincte du portefeuille nommé |
| Property Type | Quel type d’espace ? | Formule ; référence copiée sur l’écriture à la comptabilisation | Type du bien résolu | Type défini sur le bien |
| Region | Quelle zone ? | Formule ; référence copiée sur l’écriture à la comptabilisation | Région du bien résolu | Région définie sur le bien |
Les analyses possibles
Lorsque les dimensions et les données sont transmises correctement, elles permettent notamment les analyses suivantes :
Pour aller plus loin
- Comment REDA fonctionne avec REDA Financials — comprendre la liaison comptable qui transmet ces dimensions.
- Versements et relevés des propriétaires — comprendre les relevés par propriétaire et par ensemble de biens.
- Automatisation des honoraires de gestion — examiner d’autres écritures attribuées à un bien.
- Portefeuilles — distinguer les collections nommées de biens et la catégorie comptable Portfolio.
- Comprendre les statuts des biens — préparer les données sources avant la facturation.
Questions fréquentes
L’extension consultée fournit cinq déclarations actives de type Analysis et les champs correspondants. Vérifiez leur présence, les champs Posting Mapping, les droits et les valeurs effectivement transmises dans votre installation. Maintenez aussi la catégorie, la région, le type et le parent des biens ; la déclaration seule ne garantit pas que toutes les écritures sont renseignées.
Property identifie le bien précis, ici Meridian Court #101. Parent Property désigne son parent direct, ici Meridian Court. Ces deux valeurs permettent un regroupement par unité ou par immeuble lorsqu’elles sont correctement transmises aux écritures.
Vérifiez Portfolio sur les écritures concernées, les liens vers les biens et les filtres du rapport. Une catégorie vide au moment de la comptabilisation est une cause possible, mais pas la seule. Corriger la catégorie du bien actualise les formules des documents sources ; cela ne remplit pas automatiquement le champ stocké sur les écritures historiques. Faites valider la correction nécessaire après diagnostic.
La modification peut actualiser les formules des documents sources. Elle ne réécrit pas automatiquement les valeurs déjà copiées sur les écritures comptables. Les nouvelles comptabilisations utilisent les données disponibles à ce moment-là, selon leurs correspondances. Les références conservées vers un bien, un parent, un type ou une région peuvent afficher le nom actuel de ces enregistrements liés ; leur identité historique ne change pas simplement parce que le bien a été reclassé.
Les champs existent sur les lignes de facture client, de facture fournisseur et de journal, ainsi que sur les encaissements, décaissements et écritures comptables concernés. Leur renseignement dépend du bien, du parcours et de la transmission configurée. Une opération sans bien ou sans correspondance appropriée peut laisser des dimensions vides : contrôlez les écritures obtenues.
Le parcours de paiement locataire ajoute ces liens de contexte au bien. Ils permettent une analyse par contact et bail lorsqu’ils sont renseignés. Vérifiez leur provenance avant d’assimiler le contact à l’identité du payeur bancaire ; tous les parcours d’encaissement ne les alimentent pas nécessairement de la même façon.
Dans REDA Financials, à partir des écritures comptables et de la dimension voulue. Le centre d’aide Financials décrit les étapes de construction. Appliquez les filtres comptables nécessaires, notamment l’entité, le grand livre, les comptes, la période et la devise ; cet article explique comment les données de dimension sont fournies.
L’extension prévoit les cinq dimensions présentées ici. L’ajout d’axes appartient à la configuration Financials et demande une conception des champs, des correspondances, du traitement et des états, avec validation et tests ; cette mise en œuvre dépasse le présent article.
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