Envoyer un e-mail à la communauté
Après avoir préparé les participants dans Réunions du conseil et notifications, utilisez E-mail en masse pour communiquer avec eux. Ce guide explique la configuration proposée, les informations modifiables, l’envoi de test, le choix des destinataires et les contrôles après envoi. Une notification liée à une réunion peut reprendre ses participants ; une option d’archivage peut supprimer les participants propres à certains événements. Vérifiez ces comportements avant de confirmer.
Accès nécessaire. REDA - Council Management Admin couvre la gestion concernée ; vérifiez les droits d’envoi, l’expéditeur et les paramètres de délivrabilité. Les modèles sont accessibles, selon votre configuration, via Lanceur d’applications → REDA Admin → Modèles d’e-mail. Leur présence ne garantit pas que le parcours d’envoi sélectionné les prend en charge.
Fonctionnement de l’envoi
E-mail en masse utilise les participants de l’événement, ou ceux de sa réunion parente dans le cas décrit ci-dessous. Le parcours documenté transmet une collection d’adresses à une action d’envoi, puis crée un journal EmailMessage et des relations aux participants concernés. Il fonctionne par événement, à partir de la liste préparée dans Réunions du conseil et notifications ; ne l’assimilez pas à un envoi individuel personnalisé et journalisé séparément pour chaque personne.
Participants, indicateurs et expéditeur
Distinguez les éléments suivants :
- Les participants de l’événement constituent la source des destinataires, avec l’exception de la réunion parente pour une notification liée.
- L’indicateur de fiche Notification générale, présenté dans Conseils et listes de membres, ne constitue pas un filtre automatique du générateur et du parcours d’envoi documentés. Vérifiez la liste réelle des destinataires ; ne supposez pas qu’une case décochée exclut une personne.
- Pour une Réunion, le parcours d’invitation peut renseigner les horodatages nécessaires au statut Invitation envoyée lorsque ses conditions sont remplies. Une Notification sert à communiquer des informations et peut être soumise à l’archivage configuré. Un simple envoi lié à une réunion ne doit pas être confondu avec une invitation horodatée.
Vérifier la configuration et le message
Le composant propose les configurations actives disponibles pour le type de fiche. La configuration fournit notamment le message et l’expéditeur initial, mais l’écran permet de modifier l’objet, les contenus et le type d’expéditeur autorisé. L’administrateur gère le parcours, les valeurs initiales, l’archivage et les éventuels modèles. Dans le flux consulté, la branche avec un identifiant de modèle renseigné n’a pas de suite d’envoi : faites vérifier le parcours utilisé au lieu de supposer qu’un modèle sera rendu automatiquement.
Déterminer les destinataires
Le parcours choisit sa liste ainsi :
- Une Notification avec Réunion du conseil parente renseignée utilise les participants de cette réunion. Dans Sales Cloud, le champ est libellé Réunion du conseil des parents.
- Dans les autres cas, il utilise les participants de l’événement courant.
Il compte les lignes de participants dont le contact possède une adresse e-mail. Celles sans adresse sont exclues de ce compteur. Un total de zéro bloque la poursuite. Le nombre de lignes ne garantit pas autant de personnes ou d’adresses distinctes : contrôlez les doublons et les coordonnées avant l’envoi.
Procédure d’envoi
Comprendre la suppression après envoi
Si l’option d’archivage est activée et que le type de l’événement n’est pas Meeting, notamment une Notification, le parcours peut supprimer les participants propres à l’événement courant qu’il a chargés. Le journal d’e-mail créé reste sur l’événement. Pour une notification utilisant sa réunion parente, cette branche ne supprime pas les participants de la réunion utilisée comme source.
Traces après l’opération
| Élément | Résultat attendu à vérifier |
|---|---|
| Journal d’e-mail lié à l’événement et relations aux participants | Créés si les étapes de journalisation aboutissent ; pas un journal distinct garanti par destinataire. |
| Horodatage d’envoi de l’invitation sur l’événement | Renseigné si la branche d’invitation de réunion est exécutée avec succès. |
| Horodatage d’envoi de l’invitation sur les participants | Renseigné pour les participants parcourus par cette branche ; vérifier les fiches. |
| Participants d’un événement Réunion | Conservés par la branche d’archivage documentée. |
| Participants propres à un événement autre que Réunion | Peuvent être supprimés avec l’archivage activé ; les participants d’une réunion parente ne sont pas cette collection. |
Consultez le résultat du parcours et l’historique avant de relancer. Un échec tardif de journalisation ne prouve pas que rien n’a été envoyé ; un journal ne prouve pas non plus la livraison ou la lecture par chaque destinataire. L’envoi peut être répété : vérifiez les opérations précédentes pour éviter un doublon.
Exemple : invitation à l’assemblée annuelle
Pour l’assemblée de Harbour Tower Owners Association préparée dans Réunions du conseil et notifications, la gestionnaire ouvre E-mail en masse et sélectionne le parcours configuré. Sur 17 lignes de participants, 16 contacts possèdent une adresse : le compteur affiche 16, à contrôler pour les doublons. Elle vérifie le message et l’expéditeur, reçoit un test, puis confirme. Elle contrôle le journal et la Date/heure d'envoi de l'invitation avant de mettre le Statut à Invitation envoyée. Une semaine plus tard, une notification Diffusion du procès-verbal de l’assemblée renseignant la Réunion du conseil parente reprend les participants de cette réunion. L’archivage de cette notification ne supprime pas la liste de la réunion parente.
Pour poursuivre
- Réunions du conseil et notifications — participants et conditions du statut Invitation envoyée.
- Conseils et listes de membres — membres, rôles et limites des indicateurs de participation.
- Administration — configuration des parcours et de leurs valeurs initiales.
Questions fréquentes
Aucune ligne de la liste choisie ne possède d’adresse e-mail. Vérifiez la liste de l’événement ou de sa réunion parente, puis les coordonnées des contacts. Corrigez la source appropriée avant de reprendre.
Pour une Notification ou un autre événement non Meeting, l’archivage configuré peut supprimer la collection de participants propres à l’événement courant. Cette branche ne supprime pas les participants d’une réunion parente utilisée comme source. Vérifiez le type, la configuration et le journal avant toute régénération.
Message Platform : « La Date/heure d'envoi de l'invitation doit être renseignée pour passer le Statut à Invitation envoyée. » Le parcours E-mail en masse peut renseigner cet horodatage pour une invitation de réunion, mais un envoi ordinaire ne garantit pas cette branche. Si l’option d’invitation n’apparaît pas ou si l’horodatage manque après un envoi confirmé, faites vérifier le parcours par l’administrateur avant de relancer.
Le composant fourni permet de modifier l’objet, les contenus et le type d’expéditeur, avec les options autorisées proposées. Les configurations et éventuels identifiants de modèle restent administrés séparément. Une adresse présente dans la liste ne prouve pas à elle seule que son utilisation et sa vérification sont valides pour votre utilisateur.
Le parcours utilise les participants de sa Réunion du conseil parente lorsqu’elle est renseignée. Vérifiez cette liste et le lien ; une nouvelle liste sur la notification ne remplace pas la source ainsi choisie.
L’action de test envoie à l’adresse saisie pour le test. Vérifiez le rendu et l’expéditeur avant la confirmation de l’envoi à la liste des participants.
Les lignes sans adresse sont exclues du compteur de destinataires. Un total nul empêche de poursuivre. Vérifiez néanmoins toutes les personnes attendues : une exclusion du compteur ne vaut pas notification par un autre canal.
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