Travailler avec les contacts
Un Contact dans REDA représente une personne : locataire, cosignataire, propriétaire, acquéreur ou responsable de site d’un fournisseur. Comme Compte, il s’agit de l’objet standard Salesforce, et non d’un objet propre à REDA. Cet article explique comment créer un contact, comment l’associer à une opération par un rôle de contact et quels champs alimentent notamment le portail résident et les payeurs. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Autorisations nécessaires. L’accès à Contact dépend de vos droits effectifs : profil, ensembles d’autorisations attribués, licence et partage des enregistrements. Certains ensembles REDA accordent déjà des droits sur les contacts. Votre administrateur peut vérifier ces accès avec ceux nécessaires aux demandes et opportunités.
Le rôle d’un contact dans REDA
Un contact est l’enregistrement d’une personne. Son champ Compte le rattache à son compte principal, par exemple une entreprise ou un ménage. Ce lien ne suffit pas à l’associer à une opération : pour ajouter une personne à un bail ou à une vente, créez un rôle de contact, l’enregistrement de liaison qui précise sa participation à cette opération. La même personne peut ainsi être locataire d’un bail et garante d’un autre sans dupliquer sa fiche. Dans Platform, ces rôles portent les libellés « Locataire » et « Garant ». Consultez Rôles de contact pour le détail.
Le contact n’a pas de règle de validation REDA spécifique : sa création suit Salesforce, avec Nom comme champ obligatoire de base. Les champs et validations supplémentaires dépendent de la configuration de votre organisation.
Créer un contact
Un contact peut être créé par trois parcours principaux ; la conversion est courante dans REDA :
Un quatrième parcours existe depuis l’opportunité. Avec Ajouter un contact dans sa liste de rôles de contact, REDA recherche les contacts par e-mail et présente les correspondances à vérifier et à sélectionner. Pour une nouvelle personne, le parcours permet de créer le contact et son rôle. Voir Rôles de contact pour cette procédure.
Relier un contact aux autres enregistrements
Deux liens sont essentiels. Le champ Compte indique le compte principal du contact. Les opportunités sont associées au moyen des rôles de contact : une personne peut participer à plusieurs opérations, avec un rôle propre à chacune et un enregistrement de liaison distinct. Pour ajouter une personne à une opération, créez ce rôle au lieu de chercher un champ d’opportunité unique sur le contact.
Champs renseignés par la conversion
La conversion Platform copie les valeurs métier suivantes de la demande lorsqu’elle crée un contact. Le mappage par défaut reprend aussi deux références système : l’identifiant de la demande dans « Identifiant de la requête » et son nom technique de type d’enregistrement dans « Nom du développeur RT de la demande ». Il comporte donc 12 correspondances : 10 champs métier et ces 2 références système.
| Champ de la demande Platform | Champ du contact |
|---|---|
| Prénom | Prénom |
| Nom | Nom |
| Téléphone | Téléphone professionnel |
| Mobile | Téléphone mobile |
| Rue | Rue de l’adresse postale |
| Ville | Ville de l’adresse postale |
| État | État/province de l’adresse postale |
| Code postal | Code postal de l’adresse postale |
| Pays | Pays de l’adresse postale |
Le Compte du nouveau contact est celui sélectionné ou créé pendant la conversion Platform. La conversion crée aussi un rôle de contact principal, dont le rôle dépend du type d’opportunité : une location utilise par défaut Locataire. La personne est donc déjà rattachée à son compte, à son opération et désignée comme contact principal. Voir Rôles de contact.
Champs utilisés par le portail et les paiements
Certaines informations du contact ou de ses enregistrements associés alimentent d’autres fonctions REDA. Vous les modifiez rarement directement, mais il est utile de connaître leur rôle :
Référence : données copiées à la conversion
Correspondances métier de la demande vers le nouveau contact dans Platform. Les deux références système, identifiant de la demande et nom technique de son type d’enregistrement, sont également copiées comme expliqué ci-dessus ; le compte est associé par le processus de conversion.
| Depuis la demande Platform | Sur le contact |
|---|---|
| Prénom / Nom | Prénom / Nom |
| Téléphone / Mobile | Téléphone professionnel / Téléphone mobile |
| Rue / Ville / État | Rue / Ville / État ou province de l’adresse postale |
| Code postal / Pays | Code postal / Pays de l’adresse postale |
| Compte choisi ou créé | Compte |
Exemple : le contact d’Aisha
Aisha Rahman se renseigne sur un logement de Meridian Court. Lors de la conversion Platform, les deux sélecteurs restant vides, REDA crée le contact Aisha Rahman sous le nouveau compte. Il reprend l’e-mail, le téléphone, le mobile et l’adresse postale de la demande, puis crée un rôle principal Locataire sur le bail. Plus tard, un agent ajoute son colocataire avec Ajouter un contact depuis l’opportunité. REDA ne trouve aucun contact pour cet e-mail : il crée le contact et son rôle Occupant en une seule étape. Lorsque le bail passe en facturation active et que le portail résident de la région est activé, le contact d’Aisha sert de référence pour son accès au portail.
Pour aller plus loin
- Rôles de contact : associer une personne à une opération, le complément essentiel de cet article.
- Les comptes dans REDA : le compte auquel le contact est rattaché.
- Convertir une demande de renseignements : l’origine des contacts créés automatiquement.
- Le portail résident : configurer l’accès d’un contact locataire au portail.
- Comptabiliser un paiement : utilisation de l’indicateur de payeur.
Questions fréquentes
Les droits sur Contact peuvent provenir du profil et des ensembles d’autorisations, y compris certains ensembles REDA. Votre administrateur doit vérifier vos droits effectifs de lecture ou de création, la licence, les champs accessibles et le partage des enregistrements concernés.
Ajoutez un rôle de contact pour relier la personne à l’opération. Utilisez Ajouter un contact dans la liste de rôles de l’opportunité, en choisissant un contact existant ou en créant un contact dans la même opération. Voir Rôles de contact.
Dans la conversion Platform, il est rattaché au compte choisi ou créé au cours de la même opération. Si le sélecteur de compte est vide, il s’agit du nouveau compte créé par la conversion. La conversion standard des prospects Sales Cloud suit ses propres choix et paramètres.
Dans Platform, le mappage par défaut de la conversion reprend la rue, la ville, l’État, le code postal et le pays de la demande dans l’adresse postale du contact. Dans Sales Cloud, les correspondances dépendent de la conversion standard des prospects.
Le portail associe l’utilisateur à son contact, puis aux rôles du contact sur le bail. La création de l’accès est pilotée par le rôle de contact d’un bail en facturation active. Voir Le portail résident pour les paramètres nécessaires.
L’indicateur de payeur appartient au rôle de contact. Le parcours documenté le renseigne pour Locataire (Lessee) lors d’une création ou mise à jour avec l’extension active ; vérifiez les rôles historiques et les autres payeurs avec l’administrateur. L’action Post Payment propose les payeurs ainsi marqués. Voir Comptabiliser un paiement.
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