Rendre un bien réservable
Une salle de réunion, une salle de réception, un appartement de courte durée : certains espaces se réservent à la journée ou à l’heure au lieu d’être loués pour une durée contractuelle. Dans REDA, il s’agit de la réservation. Une case à cocher l’active, avec quelques paramètres complémentaires obligatoires. Cet article explique comment rendre un bien réservable : activation et champs requis, tarification et facture par réservation, règles de créneaux et durées minimales sur l’écran de réservation, et distinction avec les deux options voisines. Chaque contrôle décrit correspond à une règle appliquée par REDA ; les messages exacts sont cités pour chaque édition. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Autorisations nécessaires. Pour modifier ces champs, utilisez un ensemble d’autorisations permettant de modifier les biens : REDA - Property Sales User, REDA - Property Acquisition User, REDA - Property Management User ou REDA - Property Lending User, ou encore REDA - Master Data - Admin. Pour gérer les réservations créées, il faut REDA - Booking Admin ; REDA - Booking Read Only permet de les consulter. Les libellés Platform sont utilisés ci-dessous ; les différences Sales Cloud sont indiquées.
Que signifie « réservable » ?
La réservation et la location répondent à des besoins différents. Un bail attribue un bien à un locataire pour une durée de plusieurs mois ou années, avec des loyers facturés selon un échéancier. Une réservation porte sur une période limitée : une personne utilise l’espace pendant une journée ou quelques heures, puis il redevient disponible. Salles de conférence, espaces communs équipés, salles de réception et unités de courte durée sont des exemples courants.
Rendre un bien réservable ne supprime pas ses autres usages : cela lui ajoute la possibilité de recevoir des réservations. En revanche, REDA doit disposer des paramètres nécessaires pour tarifer une réservation et organiser le calendrier. C’est pourquoi l’activation s’accompagne d’autres champs. Nous les abordons dans l’ordre présenté ci-dessous.
Activer la réservation et ses paramètres associés
Cochez Disponible à la réservation. REDA effectue alors deux contrôles avant d’autoriser l’enregistrement.
Le premier définit les frais à utiliser. Les prix de réservation s’appuient sur une Règle de location, ensemble réutilisable de codes de facturation et de paramètres de calendrier du bien, et plus précisément sur son Code de facturation de réservation (Sales Cloud : Code de frais de réservation). Si le bien n’a pas de règle de location, ou si cette règle n’a pas de code de réservation, REDA bloque l’enregistrement :
Associez une règle de location avec un code de facturation de réservation (voir Règles de location) pour satisfaire ce premier contrôle.
Le second contrôle indique à REDA comment réserver l’espace. Le champ Type de réservation apparaît une fois la réservation activée et propose deux valeurs que vous pouvez sélectionner ensemble :
| Type de réservation | Signification |
|---|---|
| Jour | L’espace est réservé par journées entières. Cette valeur active la vue journalière de l’écran de réservation. |
| Heure | L’espace est réservé à l’heure. Cette valeur active la vue horaire de l’écran de réservation. |
Si le champ est vide, REDA refuse de rendre le bien réservable :
Sélectionnez l’une des valeurs ou les deux : un espace peut être réservé à la journée, à l’heure ou selon les deux modes.
Facturer les réservations
Vous décidez si une réservation doit être facturée. La case Créer facture de réservation (Sales Cloud : Créer une facture de réservation) demande à REDA de créer automatiquement une facture pour chaque réservation du bien. Une fois cochée, elle rend les tarifs obligatoires selon le type de réservation :
Si les réservations sont gratuites ou tarifées ailleurs, laissez Créer facture de réservation décoché : les tarifs ne sont pas obligatoires lorsque la facturation est désactivée. Si elle est activée, le contenu de Commentaires factur. (Réservation) (Sales Cloud : « Commentaires sur la facturation (Réserva », libellé tronqué) est repris sur chaque facture de réservation. Utilisez ce champ pour les conditions ou notes standard destinées à la personne qui réserve.
Créneaux et durées minimales
Deux autres champs définissent le fonctionnement du calendrier. Une Règle de créneau de réserv. (Sales Cloud : Règle de réservation de créneaux horaire) définit les jours, plages horaires et durées autorisés : de 9 h à 17 h, créneaux d’une heure, jours ouvrés uniquement, etc. Choisissez une règle conçue pour les réservations ; REDA refuse une règle destinée à un autre usage :
Les visites et la maintenance utilisent le même modèle de règles de créneaux, chacune limitée à son usage ; vous ne pouvez donc pas les réutiliser ici (voir Calendrier et règles de créneaux). Le champ associé SYS Durée min. de créneau (Sales Cloud : Durée minimale d’un emplacement SYS) définit la durée minimale d’une réservation en minutes et détermine la taille des créneaux proposés à l’écran.
Informations présentées aux personnes qui réservent
Trois champs de texte définissent les informations affichées lors du choix et de la confirmation d’une réservation :
| Champ | Emplacement |
|---|---|
| Description de réservation (Sales Cloud : Description de la réservation) | Texte enrichi décrivant l’espace, affiché sur l’écran de réservation et les portails. Ce texte est informatif : il ne pilote aucun comportement. |
| Instructions de réservation | Affichées après la sélection du bien. Ce sont les consignes pratiques, par exemple le lieu de retrait d’une carte d’accès. |
| Commentaires factur. (Réservation) (Sales Cloud : Commentaires sur la facturation (Réserva) | Repris sur chaque facture de réservation lorsque la création de factures est activée. |
Autre usage : rattacher une petite unité à un bail
La réservation se trouve à côté d’une option avec laquelle elle peut être confondue. Disponible location enfant (Sales Cloud : « Disponible pour la location d’enfants », libellé du produit désignant ici une unité rattachée) permet d’ajouter une petite unité, comme une place de parking ou un espace de stockage, au bail principal d’un locataire et de la facturer avec son loyer sur une seule facture. Il ne s’agit ni d’une réservation ni d’une mise en location autonome. Trois options indépendantes répondent à trois usages :
| Option | Fonctionnement | À utiliser lorsque… |
|---|---|---|
| Disponible à la réservation | Ouvre l’espace aux réservations limitées dans le temps, à la journée ou à l’heure. | Les personnes réservent l’espace pour de courtes périodes. |
| Disponible location enfant (Sales Cloud : Disponible pour la location d’enfants) | Permet de rattacher l’unité au bail principal d’un locataire, sur une facture unique. | Une place de parking ou un espace de stockage accompagne la location du locataire. |
| Disponible à la location | Ajoute l’unité à la recherche locative pour la louer avec son propre bail. | L’unité est louée directement à un locataire. Voir Rendre un bien disponible à la location. |
Ces options sont indépendantes : un espace peut en utiliser une, deux ou aucune. Choisissez-les selon le besoin, et non selon leur proximité dans le formulaire.
Exemple : Harbour Tower Conference Room A
Harbour Tower Conference Room A est une salle de réunion à ouvrir aux réservations à la journée et à l’heure, avec facturation de chaque réservation. Voici la configuration et les erreurs évitées au fil des étapes :
Référence des erreurs
Les contrôles effectués par REDA lorsque vous rendez un bien réservable et les corrections correspondantes :
| Message | Correction |
|---|---|
| Platform : « Indiquez une Règle de location, et celle-ci doit être associée au Code de facturation de réservation pour marquer ce bien comme Disponible à la réservation. » ; Sales Cloud : « Fournissez les règles de location et associez-les au code de frais de réservation pour indiquer que ce bien est disponible à la réservation. » | Associez une règle de location dont le code de facturation de réservation est renseigné. |
| Platform : « Le Type de réservation doit être indiqué pour rendre le bien Disponible à la réservation. » ; Sales Cloud : « Le type de réservation doit être indiqué pour que le logement soit disponible à la réservation. » | Choisissez Jour, Heure ou les deux. |
| Platform : « Le Tarif de réservation (Jour) doit être indiqué lorsque le type de réservation est jour. » ; Sales Cloud : « Le tarif de réservation (journalier) doit être indiqué lorsque le type de réservation est journalier. » | Si la création de factures est activée et Jour sélectionné, renseignez le tarif journalier. |
| Platform : « Le Tarif horaire doit être indiqué lorsque le Type de réservation est à l'heure. » ; Sales Cloud : « Le tarif horaire doit être indiqué lorsque le type de réservation est horaire. » | Si la création de factures est activée et Heure sélectionné, renseignez le tarif horaire. |
| Platform : « Sélection non valide : la règle de créneau doit être applicable à « Réservation ». » ; Sales Cloud : « Sélection invalide : la règle de créneau horaire doit être applicable pour « Réservation ». » | Choisissez une règle de créneaux destinée aux réservations, et non aux visites ou à la maintenance. |
Pour aller plus loin
- Créer une réservation : enregistrer une réservation pour un bien réservable.
- Calendrier et règles de créneaux : définir les règles et plages horaires des réservations, visites et interventions de maintenance.
- Rendre un bien disponible à la location : l’option correspondante pour les baux.
- Factures de réservation : création et tarification d’une facture par réservation.
Questions fréquentes
La réservation nécessite une règle de location avec un code de facturation de réservation, afin que REDA sache quels frais appliquer. Sans ce paramètre, le message suivant s’affiche : Platform : « Indiquez une Règle de location, et celle-ci doit être associée au Code de facturation de réservation pour marquer ce bien comme Disponible à la réservation. » ; Sales Cloud : « Fournissez les règles de location et associez-les au code de frais de réservation pour indiquer que ce bien est disponible à la réservation. » Associez une règle avec ce code, puis réessayez.
Un bien réservable doit préciser s’il se réserve à la journée, à l’heure ou selon les deux modes : Platform : « Le Type de réservation doit être indiqué pour rendre le bien Disponible à la réservation. » ; Sales Cloud : « Le type de réservation doit être indiqué pour que le logement soit disponible à la réservation. » Choisissez Jour, Heure ou les deux pour satisfaire ce contrôle.
Ils sont requis uniquement lorsque la création de factures de réservation est activée. Dans ce cas, un espace réservable à la journée nécessite un tarif journalier — Platform : « Le Tarif de réservation (Jour) doit être indiqué lorsque le type de réservation est jour. » ; Sales Cloud : « Le tarif de réservation (journalier) doit être indiqué lorsque le type de réservation est journalier. » — et un espace réservable à l’heure, un tarif horaire — Platform : « Le Tarif horaire doit être indiqué lorsque le Type de réservation est à l'heure. » ; Sales Cloud : « Le tarif horaire doit être indiqué lorsque le type de réservation est horaire. ». Si les réservations sont gratuites ou tarifées ailleurs, désactivez la création de factures : les tarifs ne sont plus obligatoires.
Le champ de règle de créneaux de réservation accepte uniquement une règle conçue pour les réservations : Platform : « Sélection non valide : la règle de créneau doit être applicable à « Réservation ». » ; Sales Cloud : « Sélection invalide : la règle de créneau horaire doit être applicable pour « Réservation ». » Les visites et la maintenance disposent de leurs propres règles du même modèle, limitées à leur usage. Choisissez une règle de type Réservation.
Non. « Disponible location enfant » (Sales Cloud : « Disponible pour la location d’enfants ») permet de rattacher une place de parking ou un espace de stockage au bail principal du locataire pour une facturation unique. « Disponible à la réservation » ouvre l’espace aux réservations à la journée ou à l’heure. Un espace peut utiliser l’une de ces options, l’autre ou aucune.
Cet article vous a-t-il été utile ?