Convertir une demande de renseignements
La conversion transforme un prospect prêt à poursuivre en une affaire opérationnelle. REDA prépare un Compte et un Contact, en réutilisant ceux que vous choisissez ou en créant de nouvelles fiches, puis crée une Opportunité et le Rôle du contact principal qui relie la personne à l’affaire. Ce guide explique l’action Convertir la demande, les choix de réutilisation, la transaction commune, les informations reprises et trois erreurs fréquentes. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Accès nécessaire. Les ensembles métier concernés sont REDA - Property Leasing User, REDA - Property Sales User, REDA - Property Acquisition User, REDA - Property Management User ou REDA - Property Lending User. L’administrateur doit autoriser ce parcours et vérifier vos accès à la demande et aux fiches à réutiliser. L’ouverture contrôle l’accès utilisateur ; le traitement de conversion Platform crée et met à jour les enregistrements en contexte système. Il ne faut donc pas supposer que les seuls droits standard de création de comptes et contacts déterminent son exécution.
Le résultat de la conversion
Lorsque vous ne sélectionnez aucun compte ni contact existant, la conversion crée quatre enregistrements :
- Un Compte, pour l’entreprise, le foyer ou l’entité client concernée.
- Un Contact, avec prénom, nom, e-mail, téléphone, mobile et adresse selon les correspondances fournies.
- Une Opportunité : bail, acquisition, prêt, vente ou contrat de gestion, selon le type d’enregistrement de la demande.
- Un Rôle du contact principal, qui précise le lien de cette personne avec l’affaire.
Le traitement prépare ces éléments dans cet ordre. Il réutilise le compte ou le contact choisi au lieu d’en créer un autre. La création de l’affaire, du rôle et la mise à jour de conversion de la demande font partie de la même transaction : si celle-ci échoue, ses modifications sont annulées.
Préparer la conversion
Quelques vérifications limitent les erreurs :
La fenêtre de conversion
Les deux sélecteurs sont facultatifs : vide signifie créer une fiche ; une sélection signifie réutiliser cette fiche. Le traitement ne remplace pas les informations du compte ou du contact existant par les données de la demande. Choisissez d’abord les bonnes fiches, puis utilisez Convertir la requête pour confirmer. La notification de réussite fournie est :
Les enregistrements créés
L’ordre est le suivant : Compte, sauf s’il est réutilisé → Contact, sauf s’il est réutilisé → Opportunité, toujours nouvelle dans ce parcours → Rôle du contact, toujours nouveau et principal. Le nouveau contact est associé au compte choisi ou créé ; un contact réutilisé n’est pas automatiquement déplacé vers ce compte. D’autres valeurs sont définies pendant le traitement :
- L’affaire reprend l’activité de la demande. Location produit une opportunité Location, Acquisition une opportunité Acquisition, et ainsi de suite pour les types configurés correspondants.
- Le rôle principal suit les valeurs par défaut de l’activité. La configuration fournie utilise Locataire pour Location, Acheteur pour Vente de bien, Vendeur pour Acquisition, Prêteur pour Prêt et Client gestion immobilière pour Gestion immobilière.
- L’affaire démarre à l’étape initiale de son type. Les valeurs par défaut fournies sont Demande - Nouvelle pour Location, Sélection du bien pour Vente de bien, Qualification pour Acquisition et Prospection pour Prêt et Gestion immobilière. Le cycle de l’affaire commence indépendamment du dernier statut de qualification du prospect.
- La demande est marquée comme convertie. Son statut prend la valeur configurée par l’administrateur, Convertie dans le paramétrage fourni. La nouvelle affaire conserve la référence à la demande d’origine.
Une transaction commune
Le traitement de conversion crée et relie les enregistrements dans une même transaction. Si une opération de cette transaction échoue, REDA revient à son état initial : aucune des créations de cette tentative n’est conservée. Les comptes ou contacts qui existaient avant la tentative restent en place. Corrigez la cause indiquée, vérifiez le statut de la demande, puis relancez.
Les informations reprises et celles conservées sur la demande
Les correspondances Platform fournies distribuent les informations entre les nouvelles fiches. L’identité alimente le contact et le compte ; le bien, les conditions et l’analyse alimentent l’affaire. Le tableau résume ces correspondances, que l’administrateur peut adapter :
| Groupe | Repris sur l’affaire ? | Détail |
|---|---|---|
| Identité : noms, e-mail, téléphone et adresse | Non, les correspondances concernent le contact et le compte | Le nouveau contact reçoit prénom, nom, e-mail, téléphone, mobile, les cinq champs d’adresse et deux références système. Le nouveau compte reçoit Entreprise comme nom, Téléphone, Type de demande, Région et le nom technique du type d’enregistrement de la demande. Le deuxième prénom n’est pas copié par les correspondances fournies. |
| Intérêt immobilier | Oui | Bien immobilier, Type de bien, Quartier, Région, Nom/adresse du bien et Code postal du bien |
| Date d’emménagement | Oui, vers trois champs de l’affaire | Date de clôture, Date de début de bail et Date d’emménagement prévue |
| Conditions locatives | Oui | Durée du bail (mois) et Montant maximum de loyer |
| Caractéristiques du bien | Oui | Chambres, Salles de bain, Surface construite, Surface brute, Places de stationnement, Parcelle n° et Année de construction |
| Analyse d’acquisition | Oui | Type d’acquisition, Prix demandé, ARV, estimations de construction ou rénovation, détention et profit, Loyer estimé, Stratégie de sortie, Prêt sur le bien, Règle de profit et détention, état du bien, Date de souscription — champ de date d’évaluation sur l’affaire — et Motif de la vente. S’y ajoutent les informations d’accès, de stationnement, d’eau, d’assainissement, de dernière occupation et de derniers travaux prévues par les correspondances. |
| Origine et recommandations | Oui | Source de la demande vers Origine de la demande ; Compte de recommandation, Frais de recommandation et Ticket de recommandation |
| Attribution marketing : UTM, clics et contexte web | Non, conservée sur la demande dans les correspondances fournies | Analysez ces valeurs par le lien vers la demande ; voir Attribution marketing |
| Remarques, Description et Motif de perte | Non | Restent sur la demande dans les correspondances fournies |
| Offre maximale autorisée (MAO) | Recalculée, sans copie directe | La formule de l’affaire utilise la valeur ARV et les estimations de détention, de profit et de construction ou rénovation |
La Date d’emménagement alimente donc trois dates. Dans le paramétrage fourni, un bail converti peut déjà présenter sa date de clôture, son début et son emménagement prévu ; vérifiez ces valeurs et les éventuels effets des automatisations de l’organisation.
Après la conversion
L’action Convertir la demande n’est plus proposée et le statut devient Convertie, selon la valeur configurée. L’affaire conserve le lien d’origine et apparaît dans la liste associée Opportunités de la demande, selon vos droits. Le parcours ne rend pas à lui seul toute la fiche en lecture seule ; les modifications restent soumises aux accès et règles applicables. Avant une conversion, sélectionner manuellement Convertie est bloqué par « Veuillez convertir la demande avant de passer le statut à "Convertie". ». Si une ancienne fenêtre tente d’ouvrir l’action sur une fiche déjà convertie ou inaccessible, le message est :
Exemple : convertir la demande d’Aisha
La demande Aisha Rahman [ Location ] est Qualifiée. Elle contient une Date d’emménagement au 1er août 2026, une Durée de location de 12 mois et le bien Meridian Court #101. L’agent ouvre Convertir la demande, laisse les deux sélecteurs vides parce qu’il s’agit d’une nouvelle cliente, puis clique sur Convertir la requête dans la fenêtre. Après confirmation, il accède au bail, nommé dans cet exemple français Aisha Rahman [ Location - Meridian Court #101 ], à l’étape Demande - Nouvelle. Il vérifie les trois dates au 1er août 2026. Le compte Aisha Rahman [ Location ], le contact Aisha Rahman et son rôle principal Locataire sont associés. La demande affiche Convertie et l’action n’est plus proposée.
Référence : trois erreurs fréquentes
| Situation | Message fourni | Correction |
|---|---|---|
| Ouverture de l’action sur une demande déjà convertie ou inaccessible | « Requête incorrecte. Soit la requête a déjà été convertie, soit vous ne disposez pas des autorisations suffisantes pour la convertir. Veuillez contacter votre administrateur système. » | Actualisez et vérifiez l’état de conversion ; si la demande n’est pas convertie, faites contrôler vos accès |
| Conversion d’une demande Location sans date d’emménagement ou durée | « La date d'emménagement et les conditions de location doivent être renseignées avant de convertir la demande de location. » | Renseignez Date d’emménagement et Durée de location (mois), puis relancez ; les créations de la tentative ont été annulées |
| Sélection manuelle de Convertie avant la conversion | « Veuillez convertir la demande avant de passer le statut à "Convertie". » | Utilisez l’action Convertir la demande, puis confirmez dans la fenêtre |
Pour poursuivre
- Les opportunités, au centre des affaires — types d’affaires et étapes.
- De la candidature à l’emménagement — poursuivre le cycle de location.
- Qualifier et suivre les demandes — préparer les informations nécessaires.
- Attribution marketing — retrouver les données conservées sur la demande.
- Personnaliser la conversion — adapter les correspondances en tant qu’administrateur.
Questions fréquentes
Si une opération échoue dans la transaction de conversion, le traitement annule ses modifications. Les nouvelles fiches de cette tentative ne sont pas conservées ; les fiches préexistantes restent en place. Corrigez l’erreur et vérifiez le statut avant de relancer.
Une demande Location doit contenir Date d’emménagement et Durée de location (mois) avant sa conversion. Le contrôle s’exécute lors de la mise à jour finale de la demande ; renseignez les deux champs puis relancez.
La demande est déjà convertie, par exemple dans une fenêtre restée ouverte, ou vous n’avez pas l’accès nécessaire à cette action. Actualisez et vérifiez son statut. Si elle n’est pas convertie, contactez l’administrateur pour contrôler vos accès.
Recherchez-le avant la conversion, puis sélectionnez le bon compte et le bon contact dans les deux sélecteurs. La réutilisation est manuelle ; un sélecteur vide entraîne une tentative de création, soumise aux validations et règles de doublons applicables. Vérifiez aussi la cohérence du contact et du compte.
Les correspondances fournies les laissent sur la demande. Utilisez le lien entre l’affaire et la demande pour les analyser ; voir Attribution marketing. Des adaptations de votre organisation peuvent modifier les champs copiés.
Le type d’affaire possède sa propre étape par défaut : Demande - Nouvelle pour Location, Sélection du bien pour Vente de bien, puis les valeurs initiales des autres types. Le dernier statut de qualification de la demande ne devient pas l’étape de l’affaire ; vérifiez aussi les adaptations de votre organisation.
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