Construire votre catalogue d’inspection

Avant de réaliser une inspection, il faut préparer les listes de contrôle réutilisables qui l’alimentent. Cet article explique comment constituer le catalogue d’inspection REDA : les éléments définissent quoi vérifier, les lieux indiquent où, et les modèles les assemblent en listes de contrôle prêtes à l’emploi. Vous découvrirez aussi comment les points-virgules transforment un champ en boutons de réponse, le réglage souvent oublié (les lieux sont inactifs à leur création) et le clonage d’un modèle pour éviter de tout reconstruire. Aucune expérience préalable de REDA n’est requise.

Les trois composants du catalogue

Le catalogue comporte trois niveaux. Bien les distinguer facilite la suite :

Lorsqu’un modèle est appliqué à une inspection, REDA crée un élément de liste de contrôle pour chaque élément du modèle : c’est la ligne que l’inspecteur renseigne réellement. Gardez ces termes distincts : un élément de modèle est une ligne du modèle réutilisable ; un élément de liste de contrôle est sa copie dans une inspection réelle.

Créer les éléments de référence

Dans l’onglet Maîtres des articles d'inspection, cliquez sur Nouveau et décrivez une chose à vérifier :

Les éléments de référence comportent aussi une Description pour vos notes internes et une case Actif (cochée par défaut), qui détermine si l’élément peut être utilisé.

Options de statut : la syntaxe à points-virgules

Le champ Options de statut fournit les boutons de réponse de l’inspecteur. Saisissez les choix sur une seule ligne, séparés par des points-virgules :

Bon;Moyen;À réparer

REDA transforme chaque entrée en bouton, exactement comme vous l’avez saisie. C’est ce champ qui limite les réponses possibles de l’inspecteur ; quelques règles sont donc essentielles :

Un élément est considéré comme traité dès qu’une option, quelle qu’elle soit, est sélectionnée. C’est ce qui alimente le compteur d’éléments terminés suivi par les inspecteurs (voir Réaliser des inspections).

Créer les lieux

Dans l’onglet Lieux d'inspection, cliquez sur Nouveau et renseignez Nom du lieu d'inspection, par exemple « Cuisine », « Chambre » ou « Entrée ». Une Description permet d’ajouter des notes, et une case Actif détermine la disponibilité. Voici le point à ne pas manquer :

Assembler un modèle

Dans l’onglet Modèles d'inspection, cliquez sur Nouveau, renseignez Nom du modèle d'inspection et, si nécessaire, une Description (la case Actif du modèle est cochée par défaut), puis ajoutez les lignes. Chaque élément de modèle réunit les trois paramètres suivants :

Sur l’écran de l’inspecteur, les lignes sont classées par Ordre de tri, puis par lieu et par nom. Définissez donc cet ordre pour suivre le parcours de l’inspecteur dans l’unité. Le modèle peut aussi porter une Région pour organiser des catalogues régionaux.

Cloner un modèle avec ses lignes

Pour créer une liste similaire sans repartir de zéro, utilisez l’action Cloner avec les lignes du modèle. Elle copie le modèle et tous ses éléments dans un nouveau modèle que vous pouvez renommer et adapter. Vous pouvez ainsi créer rapidement une variante « Meublé » d’une liste de contrôle de départ, par exemple.

Du modèle à la liste de contrôle

Lorsqu’un modèle est appliqué à une inspection, REDA copie chaque ligne en élément de liste de contrôle, en reprenant l’élément, le lieu et les consignes, tout en conservant un lien vers la ligne du modèle d’origine. Si votre équipe doit reprendre d’autres informations, votre administrateur peut étendre les champs copiés sans code, mais le catalogue courant ne nécessite pas cette extension. Pour le travail de l’inspecteur, y compris l’avertissement essentiel sur la reconstruction complète de la liste lors d’une nouvelle application du modèle, consultez Réaliser des inspections.

Exemple détaillé : un modèle de départ d’unité standard

Vous construisez le modèle « Départ d’unité standard » utilisé par Meridian Properties lorsqu’un locataire quitte une unité telle que Meridian Court #101. Commencez par les éléments de référence et les lieux, puis assemblez le modèle :

Pour créer une variante meublée, utilisez Cloner avec les lignes pour obtenir « Départ d’unité standard - Meublé », puis ajoutez les lignes supplémentaires à la copie.

L’élément de référence Walls & Paint (Murs et peinture). Son champ Options de statut contient la liste à points-virgules Good;Fair;Needs Repair, les boutons proposés à l’inspecteur, et Actif est coché. La Description (« Inspect wall surfaces and paint condition. », soit « Inspecter les surfaces murales et l’état de la peinture ») donne le contexte. La capture présente l’exemple anglais.

Le Move-In Inspection Template (modèle d’inspection d’entrée), avec l’onglet Lignes du gabarit d'inspection ouvert. Chaque ligne associe un Lieu d'inspection à un Élément d'inspection et possède un Ordre de tri. Ici : Living Room : Walls & Paint (1), Living Room : Flooring (2), Kitchen : Appliances (3), soit salon/murs et peinture, salon/sols, cuisine/électroménager. Cet ordre est celui des éléments après application du modèle. La capture présente les libellés anglais.

Référence : champs du catalogue

Champs de l’élément de référence :

Champs du lieu :

Champs du modèle et de ses éléments :

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Réaliser des inspections : appliquer un modèle, remplir la liste de contrôle et terminer une inspection.
2. Inspections d’entrée, de départ et récurrentes : rattacher des modèles aux biens pour créer automatiquement les inspections.

Questions fréquentes