S’abonner aux rapports et planifier leur envoi

Si vous ouvrez le même rapport chaque matin, abonnez-vous pour que REDA vous l’envoie automatiquement par e-mail. L’abonnement est une fonction standard de Salesforce : ce guide résume la procédure et renvoie à la documentation officielle pour les détails de la fenêtre de configuration. Il précise surtout une distinction à l’origine de nombreuses demandes d’assistance : un abonnement à un rapport transmet simplement un rapport, tandis qu’une tâche planifiée REDA traite vos données métier, par exemple pour facturer les loyers ou créer des créneaux de réservation. Ces mécanismes sont indépendants ; les confondre conduit à chercher au mauvais endroit lorsqu’un traitement ne s’exécute pas. Cet article porte sur les abonnements et les distingue explicitement des tâches planifiées.

Deux types de planification dans REDA

Deux mécanismes de REDA s’exécutent selon un calendrier, mais leurs fonctions sont très différentes :

Cet article concerne la colonne de gauche. Gardez celle de droite à l’esprit : les deux mécanismes sont souvent confondus. Les sections suivantes reviennent sur cette distinction.

S’abonner à un rapport

Pour recevoir automatiquement un rapport :

S’abonner à un tableau de bord

La procédure est similaire pour les tableaux de bord. Depuis l’onglet Tableaux de bord, ouvrez le tableau de bord et cliquez sur S’abonner. L’abonnement actualise le tableau de bord et envoie un aperçu par e-mail selon le calendrier choisi. Consultez Tableaux de bord REDA pour connaître les tableaux de bord auxquels vous pouvez vous abonner.

Exemple : les départs du lundi

Le coordinateur des locations de Meridian souhaite recevoir les départs de la semaine chaque lundi matin : ouvrez le rapport fourni Move Out Tickets - Current FQ (un rapport de location REDA ; voir Rapports REDA prédéfinis), cliquez sur S’abonner, choisissez une fréquence hebdomadaire, le lundi, à 07:00, ajoutez l’équipe de location comme destinataire, puis enregistrez. Chaque lundi, le rapport est exécuté puis envoyé.

En revanche, lorsque le responsable comptable de Meridian indique « les loyers n’ont pas été comptabilisés dans les comptes cette nuit », il ne s’agit pas d’un abonnement. Cela relève de la tâche de comptabilisation des échéances de paiement, configurée dans la Console d'administration REDA ; voir la section suivante.

« Mes factures ne sont pas générées » : cela relève d’une tâche planifiée

Un abonnement à un rapport ne traite jamais les données métier. Si les loyers ne sont pas facturés, les factures ne sont pas générées ou les créneaux de réservation n’apparaissent pas, vérifiez une tâche planifiée REDA, et non un rapport. Sa configuration se trouve dans Console d'administration REDA → Tâches planifiées, accessible uniquement à un administrateur disposant de l’ensemble d’autorisations REDA - Master Data - Admin.

À savoir : seules deux tâches REDA s’exécutent automatiquement dans une organisation de référence neuve : la comptabilisation nocturne des échéances de paiement et la création d’exceptions de créneaux de calendrier supplémentaires. Tous les autres traitements par lots REDA, notamment la facturation récurrente, les frais de retard, les inspections et les instantanés d’occupation, doivent être planifiés dans chaque organisation depuis le catalogue des tâches de la console d’administration. L’absence de génération de factures vient donc presque toujours d’une tâche qui n’a jamais été planifiée, et non d’un abonnement défaillant.

Pour aller plus loin

1. Rapports REDA prédéfinis : les rapports fournis auxquels vous pouvez vous abonner.
2. Tableaux de bord REDA : recevoir un aperçu d’un tableau de bord.
3. Planifier les tâches en arrière-plan : l’autre planification, celle des traitements de données REDA (administrateurs uniquement).
4. Créer vos propres rapports : créer un rapport avant de vous y abonner.

Questions fréquentes