De la candidature à l’emménagement
Voici le parcours central de la location dans REDA : passer d’une nouvelle candidature à un locataire installé et facturé. Vous finalisez la candidature, configurez les frais, obtenez l’approbation, puis traitez deux tickets créés par REDA : Contrat de location et Entrée, le ticket d’emménagement. Cet article présente le parcours complet et les enregistrements créés pour vous à chaque étape, afin que leur apparition à l’écran soit compréhensible. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire ; les étapes et termes sont expliqués au fil du guide.
Autorisations nécessaires. Le traitement du bail, de ses frais, tickets et factures nécessite REDA - Property Leasing User. Les administrateurs peuvent utiliser REDA - Master Data - Admin, sous réserve des droits effectifs et des contrôles de chaque enregistrement. Les instructions utilisent les libellés Platform ; les différences Sales Cloud figurent dans la note d’édition.
Le parcours en un coup d’œil
Un bail est un enregistrement de l’onglet Opportunités, l’objet central des opérations commerciales de REDA. Il progresse entre des Étapes affichées dans le Parcours. De la candidature à l’occupation, le chemin est le suivant :
Demande - Nouvelle → Demande - Terminée → Demande - Approuvée → Contrat - En cours → Occupé - Emménagement en attente → Occupé - Sans préavis
Vous pilotez les trois premières étapes manuellement. Les trois dernières sont mises à jour pour vous par les deux tickets créés par REDA : vous traitez le ticket, il fait avancer le bail. C’est la répartition essentielle à comprendre :
Étape 1 — Finaliser la candidature
Un bail naît généralement de la conversion d’une demande et s’ouvre à Demande - Nouvelle. Renseignez le Bien immobilier, l’unité louée, la Date de début de bail, la Durée du bail (mois) et les postes de facturation du candidat (voir Configurer les frais du bail). Passez ensuite l’étape à Demande - Terminée.
REDA bloque la progression si ces éléments manquent. Sans bien, dates, durée ou postes de facturation, vous pouvez voir :
À la finalisation de la candidature, les postes configurés comme facturables à cette étape, tels que des frais de réservation ou de candidature, s’activent et produisent leurs factures. Les autres attendent l’étape prévue.
Étape 2 — Soumettre pour approbation
L’approbation comporte deux étapes : utilisez Soumettre pour approbation en haut du bail puis obtenez le statut d’approbation Approuvée avant de passer l’étape à Demande - Approuvée. La seule soumission ne suffit pas. Si vous omettez la soumission, REDA affiche :
L’approbation exige également des postes de facturation sur le bail et sur ses éventuels baux enfants de coliving :
Une fois approuvé, le bail verrouille ses champs protégés pour empêcher de modifier discrètement une candidature acceptée. Une tentative peut afficher « L'enregistrement de location est approuvé et verrouillé en édition. » Pour modifier les éléments concernés, suivez le parcours adapté de retour en arrière (voir Si les projets changent).
À l’approbation du bail, REDA crée le premier ticket.
Étape 3 — Le ticket Contrat de location
Un ticket est une courte liste de contrôle suivie pour une étape de la vie d’un enregistrement. Il possède son propre Parcours de statut et fait avancer son enregistrement parent lorsque vous le traitez. Dès l’approbation, un ticket Contrat de location apparaît dans Billets, avec une date d’emménagement proposée à partir du début du bail. Seul le bail parent reçoit ce ticket ; les baux enfants de coliving sont traités avec lui (voir Baux enfants).
Suivez son Parcours. Le statut choisi met à jour l’étape du bail :
| Statut du ticket | Effet sur le bail |
|---|---|
| Nouveau | Aucune transition pour l’instant : vérifiez la Date d’entrée et les informations du document. |
| En cours | Étape du bail → Contrat - En cours |
| Contrat envoyé | Étape du bail → Contrat - En cours |
| Contrat signé | Étape du bail → Occupé - Emménagement en attente ; date de signature et date d’emménagement prévue renseignées |
| Fermé | Même effet que Contrat signé : le contrat est terminé |
| Annulé | Retour à l’étape mémorisée si le bail est encore à Contrat - En cours ou Occupé - Emménagement en attente ; date réelle d’emménagement effacée |
Deux traitements accompagnent ce ticket. D’abord, chaque poste de facturation du bail et de ses enfants est relié au contrat, afin de conserver le lien entre documents et montants. Ensuite, le ticket renseigne automatiquement son approbation à cette étape. S’il affiche « Approuvé » sans saisie manuelle, c’est normal : aucune approbation manuelle supplémentaire n’est nécessaire.
Si le contrat est signé sur papier, REDA exige le document signé avant la clôture et vérifie qu’un fichier est réellement associé. Les messages ci-dessous couvrent la date, la pièce jointe et l’indicateur Document joint sur un ticket existant :
« Veuillez joindre le document avant de fermer le ticket. »
« Aucun document n'a été trouvé pour ce ticket. Veuillez télécharger un document avant de répondre « Oui » à l'option « Document joint ». »
Étape 4 — Emménagement en attente : la facturation s’active
Passer le ticket de contrat à Contrat signé, ou Fermé, place le bail à Occupé - Emménagement en attente. C’est le moment qui déclenche le plus de traitements. L’indicateur Compta active (Sys) s’active et REDA produit plusieurs enregistrements :
Étape 5 — Clôturer le ticket d’emménagement
Le jour de la prise de possession, ouvrez le ticket Entrée et passez-le à Fermé. REDA renseigne la Date réelle d’emménagement du bail à partir du ticket et passe à Occupé - Sans préavis, l’état habituel d’un bail occupé sans préavis de départ.
Si la règle de location active le renouvellement automatique et renseigne le délai de renouvellement, REDA prépare la suite : il crée le premier ticket Renouvellement, daté du nombre de jours configuré avant la fin du bail, pour anticiper l’échange avec le locataire (voir Renouveler un bail).
Si les projets changent
REDA prévoit les changements de projet. Les tickets Contrat de location et Entrée mémorisent l’étape du bail à leur création. Passez le ticket à Annulé : le contrat de location rétablit l’étape mémorisée seulement depuis Contrat - En cours ou Occupé - Emménagement en attente ; le ticket d’emménagement le fait seulement depuis Occupé - Sans préavis. Sinon, leur formule conserve l’étape actuelle. L’annulation du contrat efface la date réelle d’emménagement ; elle ne garantit pas l’effacement de la date prévue. L’annulation d’un ticket d’emménagement annule aussi l’inspection d’emménagement associée.
Pour recommencer une candidature, utilisez Réinitialiser location. Cette action supprime les postes de facturation, tickets et factures, remet l’étape à Demande - Nouvelle et efface les dates de bail et de mouvement. Elle n’est disponible que pendant la candidature, la préparation du contrat ou l’emménagement en attente. Après l’emménagement effectif, le bail ne peut plus être réinitialisé.
Exemple : le bail d’Aisha
Aisha Rahman demande Meridian Court #101 pour 12 mois à 1 200,00 par mois dès le 1er août 2026, avec des frais de candidature de 100,00 dus à la candidature et un dépôt de garantie de 1 200,00 dû à l’emménagement. Voici le déroulement ; dans cet exemple, l’inspection d’emménagement et le renouvellement automatique sont configurés :
| Votre action | Traitement de REDA |
|---|---|
| Finaliser la candidature avec bien, dates et frais | Crée la facture de frais de candidature de 100,00 |
Soumettre, obtenir l’approbation, puis passer à Demande - Approuvée | Verrouille les champs protégés du bail ; crée le ticket Contrat de location dans Billets |
| Passer le ticket à Contrat envoyé | Le bail passe à Contrat - En cours |
| Joindre le PDF signé, puis passer à Contrat signé | Le bail passe à Occupé - Emménagement en attente ; crée les premières factures de loyer de 1 200,00 et de dépôt de 1 200,00, le ticket d’emménagement et l’inspection prévue le 1er août |
| Le 1er août, clôturer le ticket d’emménagement | Date réelle d’emménagement renseignée au 1er août ; bail à Occupé - Sans préavis ; premier ticket de renouvellement créé avec une échéance environ 90 jours avant la fin du bail, selon le paramétrage de cet exemple |
Référence : étapes et traitements automatiques
Chaque ligne indique qui fait avancer l’étape et ce que REDA crée ou met à jour :
| Étape | Qui la fait évoluer | Créations ou mises à jour |
|---|---|---|
Demande - Nouvelle | Conversion ou création manuelle d’un bail | Les baux issus d’une conversion commencent obligatoirement à cette étape |
Demande - Terminée | Vous, après satisfaction du contrôle de complétude | Factures des frais de candidature |
Demande - Approuvée | Vous, après obtention de l’approbation | Ticket Contrat de location ; factures des frais d’approbation ou administratifs ; verrouillage des champs protégés |
Contrat - En cours | Ticket de contrat → En cours / Contrat envoyé | — |
Occupé - Emménagement en attente | Ticket de contrat → Contrat signé / Fermé | Dates de signature ; liens des frais ; ticket d’emménagement ; premières factures ; inspection, portail et crédit de parrainage si leurs conditions sont remplies |
Occupé - Sans préavis | Ticket d’emménagement → Fermé | Date réelle d’emménagement ; ticket de renouvellement si l’automatisation est activée et le délai renseigné |
| Retour à une étape antérieure | Ticket → Annulé | Retour d’étape conditionnel pour les deux tickets décrits ; contrat : date réelle d’emménagement effacée ; ticket d’emménagement : inspection associée annulée, sans effacement de date dans ce traitement |
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform. Dans Sales Cloud, le ticket Entrée est appelé Emménagement. Les messages de validation peuvent citer une formulation différente du libellé réel de l’étape ; ils sont reproduits tels que fournis. Le message Sales Cloud d’approbation mentionne le « paiement des frais », mais le contrôle décrit exige la présence des postes de facturation, pas leur paiement. Sur un ticket existant, la vérification du fichier utilise le même message dans les deux éditions. À la création initiale, une règle distincte interdit de définir Document joint sur Oui avant d’avoir enregistré le ticket et ajouté le fichier.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Bien immobilier | Propriété |
| Date de début de bail | Date de début du bail |
| Compta active (Sys) | Comptabilité active (Système) |
| Date réelle d'emménagement | Date d'emménagement réelle |
| Date d'entrée | Date d'emménagement |
| Entrée | Emménagement |
| Réinitialiser location | Réinitialiser le bail |
| La demande de location ne peut être marquée terminée que si le bien et les frais sont fournis. | La demande de location ne peut être considérée comme complète que si les informations relatives au bien et aux frais sont fournies. |
| Soumettez la demande de location pour approbation avant de passer l'étape à "Demande - Approuvée". | Soumettez la demande de location pour approbation avant de passer à l'étape « Demande - Approuvée ». |
| L'opportunité de location ne peut être approuvée si les Frais d'opportunité ne sont pas fournis. Si l'opportunité de location a des baux enfants, les Frais d'opportunité sur les baux enfants doivent aussi être fournis. | L’approbation d’une offre de location est impossible sans le paiement des frais d’opportunité. Si l’offre de location comprend des sous-locations, les frais d’opportunité relatifs à ces dernières doivent également être fournis. |
| L'enregistrement de location est approuvé et verrouillé en édition. | Le contrat de location est approuvé et verrouillé pour modification. |
| Veuillez joindre le document avant de fermer le ticket. | Veuillez joindre le document avant de clôturer le ticket. |
| La Date d'entrée doit être renseignée pour un contrat de location fermé. | Une date d'emménagement doit être fournie pour un contrat de location définitif. |
| Seule une opportunité de location « Occupée - Entrée en attente » peut être sélectionnée. | Seules les opportunités de location « Occupé - En attente d'emménagement » peuvent être sélectionnées. |
| Demande - Nouvelle | Application - Nouvelle |
| Contrat - En cours | Accord en cours de traitement |
| Occupé - Sans préavis | Occupé - Aucun préavis |
| En cours (statut de ticket) | En cours de traitement (statut de ticket) |
Pour aller plus loin
- Configurer les frais du bail — préparer les postes avant de finaliser la candidature.
- Renouveler un bail — traiter le ticket créé à l’emménagement.
- Préavis, départ et fin de bail — la fin du cycle locatif.
- Fonctionnement de la facturation récurrente — la facturation après l’emménagement et les deux factures possibles au premier mois.
- Comprendre les tickets — les processus derrière chaque étape.
- Baux enfants — l’avancement commun des candidatures de coliving ou de plusieurs unités.
Questions fréquentes
Il manque le bien, la date de début, la durée ou les postes de facturation. REDA affiche : « La demande de location ne peut être marquée terminée que si le bien et les frais sont fournis. » Complétez les éléments manquants, puis réessayez.
Le statut d’approbation n’est pas encore Approuvée : « Soumettez la demande de location pour approbation avant de passer l'étape à "Demande - Approuvée". » Soumettez-la et obtenez l’approbation avant de modifier l’étape.
Soit la date d’entrée manque — « La Date d'entrée doit être renseignée pour un contrat de location fermé. » — soit le document signé sur papier n’est pas joint — « Veuillez joindre le document avant de fermer le ticket. » Renseignez la date et joignez le fichier avant de clôturer.
Sur un ticket existant, REDA vérifie qu’un fichier est réellement associé avant d’accepter cet indicateur : « Aucun document n'a été trouvé pour ce ticket. Veuillez télécharger un document avant de répondre « Oui » à l'option « Document joint ». » Téléversez d’abord le fichier. À la création initiale d’un ticket, Document joint ne peut pas être Oui : enregistrez le ticket, ajoutez le fichier, puis mettez l’indicateur à jour.
Le ticket d’emménagement doit être associé à un bail à l’étape d’emménagement en attente. Sinon, REDA affiche : « Seule une opportunité de location « Occupée - Entrée en attente » peut être sélectionnée. » Le message désigne l’étape Occupé - Emménagement en attente. En pratique, REDA crée généralement ce ticket pour vous à la signature du contrat.
C’est un fonctionnement prévu : REDA facture d’avance et peut générer la période initiale et la suivante lors du premier traitement, selon le jour seuil. Consultez Fonctionnement de la facturation récurrente pour l’explication complète.
L’annulation du ticket Contrat de location rétablit son étape mémorisée si le bail est encore à Contrat - En cours ou Occupé - Emménagement en attente ; sinon elle conserve l’étape actuelle. Le ticket d’emménagement ne rétablit son étape mémorisée que depuis Occupé - Sans préavis. Les autres types de tickets peuvent avoir des règles différentes.
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