Renouveler un bail

Avec l’automatisation activée et le délai de renouvellement renseigné, les renouvellements REDA forment un cycle continu. Avant l’expiration du bail, REDA crée un ticket Renouvellement. Vous négociez et renseignez ses nouvelles conditions et ses frais. À sa clôture, REDA prolonge le bail et crée automatiquement le ticket du cycle suivant si cette automatisation reste activée et le délai renseigné. Cet article présente l’origine du ticket, tous ses statuts, y compris le refus et l’annulation, l’origine du loyer de renouvellement et les modifications apportées au bail à la clôture. Dans REDA, un ticket est une courte liste de contrôle suivie, avec son propre Parcours de statut, qui pilote l’enregistrement parent pendant son traitement.

Fonctionnement des renouvellements

Lorsque l’automatisation est activée et si le délai de renouvellement est renseigné, REDA prépare le renouvellement sans que vous ayez à vous en souvenir. Le ticket apparaît bien avant la fin du bail et constitue votre espace de travail : intention du locataire, nouvelles dates et nouveau loyer, documents, puis clôture. Le Parcours de renouvellement présente aussi des instructions à l’écran. Développez le panneau de conseils de réussite (« Guidance for Success » dans l’interface anglaise) pendant le traitement.

Origine du ticket Renouvellement

La Règle de location pilote ce cycle (voir Règles de location : les politiques du bail). Lorsque le bail atteint Occupé - Sans préavis, donc occupé et actif pour la facturation, REDA crée un ticket Renouvellement au statut Nouveau si Automatisation de renouvellement est coché et si la Politique de renouvellement, exprimée en jours, est renseignée. Le ticket contient déjà :

Le cycle se poursuit : chaque fois que vous clôturez un renouvellement avec l’automatisation activée et le délai de renouvellement renseigné, REDA crée le suivant au statut Nouveau. Son début est la fin du renouvellement précédent plus un jour, et son échéance cette même fin moins le délai de renouvellement. Si le bail cesse ensuite d’être facturable en passant à Expirée, les futurs tickets ouverts à « Renouvellement - Accepté », dont la date de début est aujourd’hui ou plus tard, sont annulés automatiquement.

Les statuts du renouvellement

Le ticket suit son propre Parcours : Nouveau, Renouvellement - Accepté, Contrat envoyé, Contrat signé, Fermé, avec deux issues alternatives, Renouvellement - Refusé et Annulé. Le parcours accepté est Nouveau → Renouvellement - Accepté → configuration des conditions → Contrat envoyé → Contrat signé → Fermé.

Configurer les nouvelles conditions et les frais

Sur le ticket, renseignez Date début renouv. bail, Date fin renouv. bail et Durée renouv. bail (mois). Tant que le ticket n’est pas Fermé, le contrôle exige que le début renseigné soit strictement postérieur à l’expiration actuelle du bail ; une date antérieure ou égale déclenche « La date de début de bail du renouvellement n'est pas valide. » Choisissez le lendemain de l’expiration pour assurer la continuité. Le contrôle ne garantit pas à lui seul l’absence d’intervalle si vous choisissez une date plus tardive. Date limite de renouv. pilote les rappels et Motif de non-renouvellement conserve la raison d’un refus.

Pour les montants, cliquez sur Conditions et frais de renouvellement : l’éditeur s’ouvre pour ce ticket. Le loyer provient des grilles de loyer du bien, avec le Montant base renouv. bail plutôt que le montant nouveau bail. Une grille à durée précise prime sur une grille indépendante de la durée, et le total comprend le loyer additionnel des équipements. Le nouveau loyer vient donc de la grille, pas du loyer actuel : avec 1 200,00 pour un nouveau bail et 1 250,00 pour le renouvellement, le loyer renouvelé est 1 250,00. Les promotions marquées Applicable au renouvellement sont proposées ; celles réservées aux nouveaux baux sont exclues. Les augmentations pluriannuelles s’appliquent à la génération des frais comme pour un nouveau bail (voir Baux pluriannuels et augmentations).

Effets de la clôture

Passer le ticket à Fermé exécute le renouvellement. REDA effectue alors les opérations suivantes :

La clôture du renouvellement ne modifie pas l’étape du bail, qui reste à Occupé - Sans préavis. Ce sont les dates et références qui changent.

Lorsque le locataire refuse

S’il ne souhaite pas renouveler, passez le ticket à Renouvellement - Refusé. La date de départ est obligatoire : « Veuillez renseigner la Date de sortie si le renouvellement est refusé. » REDA crée alors un ticket de départ enfant du renouvellement et empêche ses postes de renouvellement de facturer. Le départ suit ensuite son parcours habituel (voir Préavis, départ et fin de bail).

Annuler un renouvellement

Si le renouvellement est abandonné plutôt que refusé par le locataire, passez-le à Annulé. Le flux désactive la facturation des postes associés puis tente de supprimer tous les postes liés à ce ticket ; sa sélection ne se limite pas aux postes jamais facturés. Les protections normales peuvent bloquer la suppression, notamment si le ticket associé est approuvé. Le traitement restaure les références du bail au renouvellement clôturé ayant la date de fin la plus récente, ou les efface s’il n’y en a pas d’autre. Il rétablit aussi l’étape mémorisée, sans vérifier que l’étape actuelle est encore celle du renouvellement. Avant d’annuler un ancien ticket, faites vérifier par l’administrateur les postes, les factures existantes, l’approbation et les conséquences sur le bail actuel ; l’annulation n’est pas une contrepassation automatique des factures.

Le document signé

Les renouvellements suivent les règles documentaires des autres tickets de contrat. Un renouvellement signé sur papier ne peut pas être clôturé sans pièce jointe signée : « Veuillez joindre le document avant de fermer le ticket. » Sur un ticket existant, définir Document joint sur « Oui » exige un fichier réel : « Aucun document n'a été trouvé pour ce ticket. Veuillez télécharger un document avant de répondre « Oui » à l'option « Document joint ». » À la création initiale, enregistrez d’abord le ticket, ajoutez le fichier, puis mettez cet indicateur à jour.

Exemple : Aisha renouvelle son bail

Aisha Rahman détient un bail de 12 mois sur Meridian Court #101 à 1 200,00 par mois, se terminant le 31 juillet 2027. Sa règle active le renouvellement automatique avec une politique de 90 jours. Voici le cycle :

Variante de refus : Aisha refuse au lieu de signer. Passez le ticket à Renouvellement - Refusé avec une date de départ au 31 juillet 2027. REDA crée le ticket de départ et arrête les frais de renouvellement : le bail suit alors le parcours de départ.

Ticket de renouvellement du bail avec ses dates de début et de fin préremplies et ses frais de renouvellement renseignés.

Parcours du ticket Renouvellement : statut actuel mis en évidence et conseils à l’écran au-dessus des détails.

Éditeur Conditions et frais avec les postes de loyer datés au tarif de renouvellement pour la nouvelle durée.

Référence : statuts du renouvellement

Chaque ligne décrit un statut du ticket et les traitements de REDA :

Le calcul des dates. Avec l’automatisation activée et un délai de N jours, le premier ticket est créé à Occupé - Sans préavis. Son début est l’expiration actuelle plus un jour ; son échéance est cette expiration moins N jours. À la clôture du précédent renouvellement, le suivant commence à la fin du renouvellement précédent plus un jour, avec une échéance à cette fin moins N jours.

Libellés selon l’édition

Pour aller plus loin

1. Préavis, départ et fin de bail — la suite d’un refus de renouvellement.
2. Configurer les frais du bail — le fonctionnement de l’éditeur des frais.
3. Baux pluriannuels et augmentations — les augmentations à la génération du renouvellement.
4. Grilles de loyer — l’origine du montant de renouvellement.
5. L’enregistrement du bail — les champs de renouvellement et d’expiration.
6. Comprendre les tickets — les processus et le retour d’étape à l’annulation.

Questions fréquentes