Facturer un ordre de travail au locataire
Lorsqu’une réparation relève de la responsabilité du locataire, REDA peut transformer directement l’ordre de travail terminé en facture locataire, sans écran de facturation distinct ni nouvelle saisie. Cet article détaille cette étape : activer correctement la facturation, renseigner les trois champs obligatoires, comprendre précisément ce qui déclenche la facture (et pourquoi elle n’apparaît parfois pas), puis connaître chaque valeur reprise sur la facture. La création et la planification de l’intervention sont décrites séparément dans Ordres de travail ; nous reprenons ici à l’achèvement.
Droits nécessaires. L’utilisation des ordres de travail nécessite l’ensemble d’autorisations REDA - Work Order User ou REDA - Property Leasing User. La facture créée apparaît dans l’onglet Comptabilité du bail. Pour la consulter et la gérer, il faut REDA - Invoice Management Admin ou REDA - Property Leasing User (la variante de lecture seule est REDA - Invoice Management Read Only). REDA - Work Order User est fourni dans Platform uniquement. Dans Sales Cloud, les ensembles de facturation s’intitulent REDA Invoice Management Admin et REDA Invoice Management Read Only. Demandez à votre administrateur les droits adaptés à votre rôle et aux enregistrements concernés.
Quand facturer le locataire
Toutes les réparations ne sont pas refacturées au locataire. L’entretien courant, les travaux sous garantie et les améliorations à la charge du propriétaire restent supportés par celui-ci ; les dommages causés par le locataire sont généralement facturables. Dans REDA, ce choix repose sur une seule case de l’ordre de travail : Facturer au locataire.
- Laissez Facturer au locataire décoché : l’achèvement ne crée aucune facture et le coût reste à la charge du propriétaire.
- Cochez la case et renseignez les informations de facturation : l’achèvement crée automatiquement une facture locataire.
La facture est créée pour l’Opportunité de l’ordre de travail (le bail à facturer) et son Bien immobilier. Ces deux liens doivent être renseignés, sinon aucune facture n’est créée. Vérifiez donc le lien vers le bail avant de terminer l’intervention.
Les trois champs de facturation
Dès que vous cochez Facturer au locataire, trois champs deviennent obligatoires. Chaque champ fait l’objet d’un contrôle à l’enregistrement : vous ne pouvez donc pas terminer une intervention facturable si l’une de ces informations manque.
| Champ | Contenu | REDA bloque l’enregistrement avec… |
|---|---|---|
| Code de facturation | La catégorie de facturation utilisée ; elle définit aussi le délai de grâce du paiement pour calculer l’échéance | « Vous devez fournir un code de facturation si l'ordre de travail est facturé au locataire. » |
| Montant de la facture | Le montant à facturer au locataire, hors taxes | « Vous devez fournir un montant de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. » |
| Note de facture | Un texte court visible sur le relevé du locataire | « Vous devez fournir une note de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. » |
Ces trois contrôles de champs de facturation constituent le principe central de cet article : lorsque la case est cochée, les trois informations doivent être renseignées. C’est la garantie apportée : l’achèvement ne peut pas omettre silencieusement la facturation à cause de l’un de ces trois champs vides.
Déclenchement de la facture
La facture est créée à un instant précis : le passage au statut Terminé. Le statut doit réellement passer d’une autre valeur à Terminé. Si l’ordre de travail est déjà Terminé et que vous l’enregistrez à nouveau, rien de nouveau ne se produit : REDA ne refacture pas.
Pour créer la facture, toutes les conditions suivantes doivent être réunies lors de cette transition :
| Condition préalable | Condition à remplir |
|---|---|
| Transition de statut | L’ordre de travail passe au statut Terminé (il ne l’était pas auparavant) : un déclenchement à cette transition |
| Facturer au locataire | Coché |
| Bail et bien | Tous deux renseignés sur l’ordre de travail |
| Champs de facturation | Code de facturation, Montant de la facture et Note de facture tous renseignés (les contrôles ci-dessus le garantissent) |
Si une condition de création n’est pas remplie, aucune facture n’apparaît : l’absence de transition, de case cochée ou de lien vers le bail ou le bien ne déclenche pas de message de facturation. Les champs de facturation obligatoires restent, eux, soumis aux contrôles d’enregistrement décrits ci-dessus.
Informations reprises sur la facture locataire
Lors de la création, REDA renseigne la facture à partir de l’ordre de travail :
| Sur la facture | Origine |
|---|---|
| Montant | Le Montant de la facture de l’ordre de travail (hors taxes) |
| Commentaire facture | La Note de facture de l’ordre de travail, visible sur le relevé du locataire |
| Date de facturation | Le jour où vous terminez l’ordre de travail (aujourd’hui) |
| Date d’échéance | Aujourd’hui plus le nombre de jours de grâce du code de facturation (aujourd’hui si le code n’en prévoit aucun) |
| Compte de créances | La valeur par défaut du code de facturation |
| Lien vers l’ordre de travail | Une référence à cet ordre de travail, pour garder la facture liée à l’intervention |
Consulter la facture sur le bail
La facture créée est une Facture opportunité, c’est-à-dire une facture liée au bail. Elle apparaît dans l’onglet Comptabilité du bail, sous Actif. Ouvrez-la pour consulter le montant, le champ Commentaire facture (votre Note de facture), ainsi que les dates de facturation et d’échéance. Le locataire voit la note sur son relevé : rédigez-la clairement et précisément.
Dépannage
Exemple détaillé : le robinet qui fuit
Reprenons l’exemple d’Ordres de travail : un locataire d’une unité de Meridian Properties signale une fuite de robinet. La réparation effectuée par SwiftFix Maintenance concerne un dommage causé par le locataire et lui est donc facturable. Le coordinateur, Tom Reyes, s’occupe de la facturation.
Sur l’ordre de travail, Tom coche Facturer au locataire et renseigne les trois champs : Code de facturation « Frais de maintenance » (15 jours de grâce), Montant de la facture 150,00, Note de facture « Remplacement de la cartouche du robinet - dommage causé par le locataire ». Si l’un des trois champs avait été vide, REDA aurait bloqué l’enregistrement avec le message correspondant.
Quand SwiftFix termine, Tom définit le Statut sur Terminé. REDA crée la facture locataire dans l’onglet Comptabilité du bail : montant 150,00, Commentaire facture « Remplacement de la cartouche du robinet - dommage causé par le locataire », date de facturation aujourd’hui et échéance dans 15 jours. Un nouvel enregistrement ultérieur au même statut Terminé ne change rien : il n’y a toujours qu’une facture.
Libellés selon l’édition
Les instructions et messages cités utilisent les libellés Platform. Le tableau indique les variantes Sales Cloud. Les onglets Comptabilité et Actif, les trois champs de facturation et le message de protection contre la suppression ont les mêmes libellés dans les deux éditions.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Bien immobilier | Propriété |
| Facturer au locataire | Facture au locataire |
| Terminé | Complété |
| Vous devez fournir un code de facturation si l'ordre de travail est facturé au locataire. | Vous devez fournir le code de facturation si l'ordre de travail est facturé au locataire. |
| Vous devez fournir un montant de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. | Vous devez indiquer le montant de la facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. |
| Vous devez fournir une note de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. | Vous devez fournir une note de facturation si l'ordre de travail est facturé au locataire. |
| Facture opportunité / Factures opportunité | Facture Opp / Factures Opp |
| Commentaire facture | Commentaire de facturation |
Pour aller plus loin
- Ordres de travail : créer et planifier l’intervention (l’article principal dont celui-ci détaille la facturation).
- Demandes de service : les signalements à l’origine des ordres de travail.
- Codes de facturation : jours de grâce et valeurs par défaut reprises sur la facture.
- Comprendre les factures : le parcours de la facture locataire après sa création.
- Comprendre les tickets : pourquoi ils sont distincts des ordres de travail.
Questions fréquentes
L’un des trois champs de facturation manque. REDA précise lequel : « Vous devez fournir un code de facturation si l'ordre de travail est facturé au locataire. », « Vous devez fournir un montant de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. » ou « Vous devez fournir une note de facture si l'ordre de travail est facturé au locataire. » Renseignez les trois champs, puis enregistrez.
La facture se déclenche uniquement au passage au statut Terminé, si Facturer au locataire est coché et si le bail, le bien et les trois champs de facturation sont renseignés. Vérifiez la case et les liens vers le bail et le bien, puis terminez l’intervention.
Non : la facture se déclenche uniquement au passage au statut Terminé. Enregistrer à nouveau un ordre de travail déjà Terminé, sans changer ce statut, ne crée rien.
La date de facturation est le jour où vous terminez l’ordre de travail. L’échéance correspond à cette date plus les jours de grâce du code de facturation, ou au même jour si le code ne prévoit aucun délai de grâce.
En tant que Facture opportunité dans l’onglet Comptabilité du bail, sous Actif. Votre Note de facture apparaît dans le champ Commentaire facture et sur le relevé du locataire.
Laissez Facturer au locataire décoché. L’achèvement ne crée alors aucune facture locataire et le coût reste à la charge du propriétaire.
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