Activer un compte client comme entité comptable

Q: Le paiement locataire signale l’absence d’un compte de trésorerie.

Le message de référence est « Default Cash Account is not defined for the entity. ». Le parcours recherche l’entité via le compte propriétaire du bien ; cette entité doit avoir un Default Cash Account, le compte général de trésorerie par défaut. Faites renseigner le compte approprié, puis contrôlez les autres paramètres. Consultez Enregistrer les paiements des locataires.

Q: Les deux produits d’honoraires se configurent-ils sur la même entité ?

Dans le traitement consulté, oui : Management Fee Revenue Product et Management Fee Expense Product sont lus sur l’entité de la société de gestion, même si la charge est comptabilisée dans les livres du propriétaire. Confirmez ce rattachement dans votre version de l’extension. Owner Draw Product est le paramètre de versement à préparer sur l’entité du propriétaire concerné.

Administration 14 min de lecture Mis à jour en juillet 2026

Pour comptabiliser les opérations dans les livres d’un propriétaire ou de votre société de gestion, REDA Financials doit disposer de l’entité comptable correspondante. Dans le parcours d’intégration décrit ici, cochez Financial Active, l’activation financière, sur un compte admissible : l’extension crée une Entity, l’entité qui porte ses livres, ou retrouve une entité déjà liée à ce compte. Plusieurs conditions doivent être remplies, et la création ne termine pas la configuration comptable. Les factures, les paiements des locataires, les honoraires de gestion et les versements aux propriétaires utilisent ensuite leurs propres paramètres et contrôles. Ce guide s’adresse à l’administrateur de mise en œuvre ou au responsable des services aux propriétaires. Il explique quels comptes activer, les prérequis, les valeurs initiales et les paramètres à compléter pour préparer les opérations de chaque client.

Qu’est-ce qu’une entité ? Une Entity dans REDA Financials représente un ensemble de livres comptables avec sa devise, son exercice et ses écritures. Chaque propriétaire dont vous tenez une comptabilité distincte dispose généralement d’une entité, tout comme votre société de gestion. Cet article décrit la création et la configuration depuis REDA ; le fonctionnement comptable des entités, des grands livres, des comptes généraux et des méthodes comptables est détaillé dans le centre d’aide REDA Financials, disponible en anglais. Les libellés propres à Financials et à son extension restent indiqués en anglais lorsqu’aucune traduction française vérifiée n’est disponible.

Accéder au compte. Ouvrez le Lanceur d’application, la grille en haut à gauche, → REDA → l’onglet Comptes, puis le compte à activer. Après création, ouvrez l’entité depuis son lien Entity sur le compte.
Droits nécessaires. L’accès aux comptes dépend de vos autorisations effectives ; certains ensembles REDA accordent aussi des droits sur cet objet. Faites vérifier les licences, le partage et les droits de création ou modification si le compte est inaccessible. La modification de Financial Active et Account Code, ainsi que la configuration de l’entité, doit être confiée à une personne habilitée à administrer la comptabilité.

Quels comptes doivent disposer d’une entité comptable ?

Une entité permet de distinguer les livres d’une partie de ceux d’une autre. Si vous gérez plusieurs propriétaires, leurs loyers, honoraires et versements doivent être attribués à la bonne comptabilité, distincte de celle de votre société. Les pièces portent l’entité concernée et les états peuvent être établis par entité. Cette séparation comptable ne remplace pas la configuration des comptes bancaires, des autorisations et des contrôles applicables aux fonds gérés.

Tous les comptes n’ont pas besoin de livres propres. Activez ceux qui portent une comptabilité distincte. Un locataire ou un fournisseur peut figurer comme client ou bénéficiaire d’une pièce sans disposer de sa propre entité. Si une même partie joue aussi le rôle de propriétaire ou de société dont vous tenez les livres, examinez séparément ce besoin.

Compte	À activer ?	Motif
Propriétaire ou investisseur client	Oui, si vous tenez ses livres dans Financials	Porte sa comptabilité et les pièces d’honoraires ou de versement qui lui sont attribuées
Votre société de gestion immobilière	Oui	Porte les produits d’honoraires et les opérations de la société
Locataire	Pas pour le seul fait d’être facturé	Figure comme client sur les factures et les encaissements ; des livres distincts ne sont pas nécessaires pour lui facturer un loyer
Fournisseur ou prestataire	Pas pour le seul fait d’être payé	Figure comme bénéficiaire sur les pièces fournisseurs ; ce rôle seul ne nécessite pas l’activation d’une entité

L’activation concerne les livres comptables. Ne créez pas une entité pour chaque locataire simplement afin de lui facturer un loyer. Le locataire est identifié comme client sur la pièce. Activez les comptes dont vous devez tenir les livres : dans ce scénario, vos propriétaires et votre société de gestion.

Les prérequis à préparer

Le traitement intervient lorsque Financial Active est coché, que l’extension est installée et active, et que le compte est admissible. Préparez les quatre éléments ci-dessous. Dans le flux consulté, le type de compte, le code et le territoire font l’objet de contrôles explicites ; la région fournit la devise lors de la création. Une condition manquante peut empêcher le traitement ou provoquer une erreur de création. Le compte doit aussi ne pas être déjà relié à une entité pour entrer dans ce chemin.

Prérequis	Valeur à préparer	Utilisation
Type de compte admissible	Type d’enregistrement Client, ou Entité interne avec Type d’entité interne correspondant à la valeur Company	Ce chemin prend en charge ces types. Un compte Location ou Fournisseur, ou une entité interne de type employé ou équipe, n’entre pas dans ce traitement de création
Account Code, le code du compte	Un code unique sans distinction de casse, de 10 caractères maximum, par exemple CLI-001	Il devient le code de l’entité : définissez-le avant l’activation
Région	La région du compte	Sa devise alimente celle de l’entité ; une région absente ou mal configurée peut empêcher une création valide
Territory, le territoire	Le territoire du compte	Cette dimension est reportée sur l’entité ; le flux consulté exige qu’elle soit renseignée

La devise initiale provient de la région. Pendant cette création automatique, l’extension lit la devise de la Région du compte. Choisissez donc une région dont la devise correspond aux livres à créer. Pour plusieurs devises, organisez vos régions en conséquence ; cette attribution initiale ne signifie pas qu’une modification ultérieure de région convertit automatiquement les livres existants.

Les valeurs créées par l’activation

Cochez Financial Active et enregistrez le compte admissible. Si le traitement et les validations réussissent, l’extension crée l’entité et renseigne les valeurs ci-dessous depuis le compte et sa région. Contrôlez le résultat : ces valeurs initiales ne remplacent pas les paramètres comptables à compléter ensuite.

Champ de la nouvelle entité	Valeur	Origine
Name — nom	Nom du compte	Compte
Entity Account — compte de l’entité	Le compte lui-même	Lien vers le compte à l’origine de la création
Entity Code — code de l’entité	Account Code du compte	Compte
Territory — territoire	Territory du compte	Compte
Region — région	Région du compte	Compte
Currency Code — code devise	Devise de la région	Région
Accounting Basis — méthode comptable	Accrual — comptabilité d’engagement	Valeur initiale du traitement
Fiscal Year Start Month — premier mois de l’exercice	Janvier	Valeur initiale du traitement
Active — entité active	Oui	Valeur initiale du traitement

Définissez Account Code, Région et Territory avant l’activation afin que les valeurs initiales correspondent à vos besoins. Le traitement crée Accounting Basis avec Accrual, la comptabilité d’engagement, et Fiscal Year Start Month avec janvier. Si les livres du client exigent d’autres paramètres, faites-les configurer et valider par le responsable comptable avant les premières écritures ; ne modifiez pas librement la devise ou l’exercice de livres déjà utilisés.

Le traitement recherche une entité existante. Si le lien Entity du compte est déjà renseigné, ce chemin de création s’arrête. Si le lien est vide, le traitement recherche une entité dont Entity Account correspond au compte et la relie lorsqu’il en trouve une ; sinon, il tente de la créer. Vérifiez ce lien avant de recommencer. Ce mécanisme ne constitue pas une garantie générale contre toute création concurrente ou tout doublon issu d’un autre processus.

Activer un compte, étape par étape

Voici le parcours complet pour préparer la comptabilité du propriétaire Continental Holdings.

Ouvrez le compte client. Dans l’onglet Comptes , ouvrez Continental Holdings. Vérifiez le type d’enregistrement Client ou, pour votre société, Entité interne avec le type correspondant à la valeur Company , c’est-à-dire société.

Préparez les paramètres nécessaires. Renseignez Account Code , la Région et Territory . Le code du compte devient celui de l’entité ; la région fournit sa devise initiale. Vérifiez ces valeurs avant de poursuivre.

Cochez Financial Active et enregistrez. Si les conditions et les validations sont satisfaites, l’entité est créée ou retrouvée. Ouvrez le lien Entity du compte et vérifiez son nom, son code et sa devise. Une nouvelle entité reçoit Accrual comme méthode comptable et janvier comme premier mois de l’exercice.

Complétez la configuration de l’entité. Renseignez les banques, produits, comptes et autres paramètres nécessaires aux opérations prévues, décrits dans la section suivante. Vérifiez-les avant les premières factures ou les premiers paiements, puis testez un parcours représentatif.

Après l’activation : compléter la configuration

La création de l’entité ne garantit pas qu’une facture puisse déjà être comptabilisée. Vérifiez aussi les grands livres, comptes, périodes, produits et paramètres requis par chaque opération. Les paiements des locataires, les honoraires et les versements aux propriétaires utilisent les paramètres ci-dessous. Leur emplacement doit être confirmé dans votre version de l’extension : le traitement de gestion consulté lit notamment les deux produits d’honoraires sur l’entité de la société de gestion. Les groupes suivants présentent les banques, les produits, un bien administratif facultatif et les paramètres Financials.

Les comptes bancaires

Champ	Fonction	Utilisation et effet d’une valeur absente
Operations Bank — banque d’exploitation	Compte bancaire d’exploitation de votre société, à définir sur son entité	Fournit le compte général de destination de l’écriture de transfert des honoraires depuis la banque par défaut de la société. Le traitement consulté exige aussi le compte général lié à chaque banque ; une valeur manquante peut exclure le calcul ou empêcher cette écriture
Management Fee Settlement Bank — banque de règlement des honoraires	Banque de règlement lue sur l’entité de la société de gestion dans le traitement consulté. Ne supposez pas qu’une valeur renseignée uniquement chez le propriétaire remplace ce paramètre	Fournit la banque utilisée par le parcours de règlement des honoraires. Sa validité, son entité et les comptes associés doivent être compatibles avec les pièces créées ; une valeur absente empêche ce parcours

Les produits comptables

Un produit comptable fournit notamment les comptes généraux utilisés par une ligne. Les honoraires donnent lieu à un produit pour la société et à une charge pour le propriétaire. Cela ne signifie pas que les deux paramètres se trouvent forcément sur leurs entités respectives : le traitement consulté lit les deux produits d’honoraires sur l’entité de la société de gestion, puis les utilise dans les deux comptabilités. Confirmez ce rattachement dans votre version.

Champ	Emplacement à configurer	Utilisation et effet d’une valeur absente
Management Fee Revenue Product — produit des honoraires facturés	Entité de votre société de gestion	Fournit le produit et son compte de produits pour la facture émise par la société. Sans ce paramètre, le parcours consulté ne peut pas produire cette partie de la facturation
Management Fee Expense Product — produit de charge des honoraires	Entité de votre société de gestion dans le traitement consulté ; vérifier ce point dans la version installée	Fournit le produit et son compte de charges pour la pièce fournisseur dans les livres du propriétaire. Le renseigner seulement sur l’entité du propriétaire ne satisfait pas le traitement consulté
Owner Draw Product — produit des versements aux propriétaires	Entité de chaque propriétaire concerné	Fournit la ligne de la pièce de versement au propriétaire. Vérifiez ce produit et ses comptes avant le traitement ; son absence empêche la création de la pièce correspondante

Le bien administratif

Administration Property est facultatif. Sur l’entité de la société de gestion, il permet d’attribuer les lignes de l’écriture de transfert des honoraires à un même bien administratif pour les états. S’il est vide, ces lignes ne portent pas ce bien dédié ; les autres exigences comptables restent applicables.

Les paramètres comptables des paiements locataires

L’entité possède aussi trois paramètres Financials : Default Bank Account, la banque par défaut, Default Cash Account, le compte général de trésorerie par défaut, et Default Ledger, le grand livre par défaut. Le parcours de paiement locataire les copie sur l’encaissement. Configurez-les pour l’entité propriétaire concernée selon vos règles comptables. Le centre d’aide REDA Financials, disponible en anglais explique leur rôle.

Renseignez Default Cash Account avant de saisir un paiement locataire. Le parcours recherche l’entité via le compte propriétaire du bien. Si son compte général de trésorerie par défaut est absent, il affiche un écran d’erreur au lieu du formulaire de paiement : « Default Cash Account is not defined for the entity. », soit « Aucun compte de trésorerie par défaut n’est défini pour l’entité ». Renseignez ce paramètre pour les entités propriétaires concernées. Consultez Enregistrer les paiements des locataires.

Cohérence entre région et devise

La devise initiale de l’entité provient de la région du compte. Maintenez cette cohérence lors des changements ultérieurs. Une règle d’extension prévoit le contrôle ci-dessous, mais son activation dépend de la configuration et de la version ; la source locale consultée la contient désactivée. Ne considérez donc pas son blocage comme garanti dans votre organisation.

Vérifiez l’accord entre région et devise. Lorsque cette règle est active et que les devises renseignées diffèrent, son message est : « Entity Currency must match the Region Currency. Please ensure both currencies are aligned. », soit « La devise de l’entité doit correspondre à celle de la région ». Faites choisir une région compatible et valider toute correction comptable ; changer une région ne convertit pas des écritures existantes.

Cette cohérence concerne aussi les honoraires : le calcul consulté exclut une combinaison dont les entités propriétaire et société de gestion ont des devises différentes. Pour ce parcours, utilisez des entités de même devise. Cela ne constitue pas une limitation générale de toutes les opérations multidevises Financials. Consultez Automatisation des honoraires de gestion.

Le compte titulaire de la créance doit conduire à une entité valide. Pour créer la pièce comptable d’une facture, la liaison suit son compte de créance jusqu’à l’entité correspondante. Une liaison absente ou invalide peut empêcher le transfert. Ce contrôle est essentiel au diagnostic, sans être la seule cause possible. Consultez Synchronisation des paiements et des soldes avant de corriger ou de relancer une facture.

Exemple : Meridian Properties et Continental Holdings

Deux comptes donnent lieu à deux entités : la société de gestion et le propriétaire. Tous deux sont rattachés à la région Harbour District et utilisent la même devise, ce qui satisfait le contrôle de devise du parcours d’honoraires. Attribuez aussi un territoire à chacun : cette dimension est requise par le traitement d’activation, tandis que la devise initiale provient de la région. Les autres conditions de calcul et de comptabilisation doivent également être remplies.

Activez votre société, Meridian Properties. Son compte utilise le type d’enregistrement Entité interne avec Type d’entité interne correspondant à Company . Renseignez Account Code avec PM-001 , la région Harbour District et le territoire Harbour , puis cochez Financial Active . Après réussite, vérifiez l’entité « Meridian Properties » : code PM-001, devise de la région, Accrual, début d’exercice en janvier et état actif.

Configurez l’entité de Meridian. Définissez Operations Bank avec « Meridian Operating », Management Fee Settlement Bank avec « Meridian Settlement » et Management Fee Revenue Product avec « Management Fee Revenue » : ce produit correspond aux honoraires que Meridian gagne . Dans le traitement consulté, définissez aussi Management Fee Expense Product avec « Management Fee Expense » sur cette entité. Renseignez Default Bank Account , Default Cash Account et Default Ledger selon votre configuration ; vérifiez notamment les comptes généraux liés aux banques d’exploitation et par défaut.

Activez le propriétaire, Continental Holdings. Son compte utilise le type d’enregistrement Client . Renseignez Account Code avec CLI-001 , la région Harbour District — la même région et la même devise que Meridian — et le territoire Harbour , puis cochez Financial Active . Après réussite, vérifiez l’entité « Continental Holdings » et les valeurs reprises.

Configurez l’entité de Continental. Vérifiez le rôle de chaque paramètre dans votre version. Dans le traitement d’honoraires consulté, Management Fee Settlement Bank et Management Fee Expense Product sont lus sur l’entité de Meridian, même si Continental paie les honoraires. Sur l’entité de Continental, définissez Owner Draw Product avec « Owner Draw », pour les versements que le propriétaire reçoit . Renseignez aussi les paramètres comptables nécessaires aux paiements locataires des biens de Continental.

En pratique : La devise commune de Continental et Meridian satisfait le contrôle de devise du parcours d’honoraires ; elle ne garantit pas à elle seule son règlement. Si les entités utilisent des devises différentes, le calcul consulté exclut cette combinaison. Vérifiez aussi les produits, les banques, leurs comptes généraux et les pièces effectivement créées.

Onglet Details d’un compte, section REDA Financials, avec Financial Active coché et Account Code, Entity et Territory renseignés

Capture de l’onglet Details du compte, section REDA Financials : Financial Active est coché ; Account Code, Entity et Territory, avec Territory Full Code, sont renseignés. Ces libellés de capture sont conservés comme repères.

Entité créée avec nom et code correspondants, méthode comptable Accrual et indicateur Active dans les informations principales et la section Entity Identity

Capture de l’entité créée : le nom et le code correspondent au compte ; les informations principales montrent Accrual et Active, suivies de la section Entity Identity.

Sections Management Fee Configuration et Default GL Accounts d’une entité activée, avec leurs paramètres renseignés

Capture de la configuration d’une entité activée, Meridian Properties. Le bloc Management Fee Configuration présente Management Fee Revenue Product, Management Fee Expense Product, Management Fee Settlement Bank, Operations Bank et Administration Property. Le bloc Default GL Accounts comporte les comptes généraux par défaut. Vérifiez les paramètres effectivement lus par chaque opération ; une capture remplie ne prouve pas à elle seule la réussite de tous les traitements.

Référence des paramètres de l’entité

Ce tableau réunit les valeurs renseignées à la création et les paramètres à compléter pour les parcours décrits.

Champ de l’entité	Responsable ou origine	Utilisation
Name — nom	Activation, depuis le compte	Identification des livres comptables
Entity Code — code	Activation, depuis Account Code	Référence courte sur les pièces et les états
Region — région	Activation, depuis le compte	Origine de la devise initiale et états par région
Territory — territoire	Activation, depuis le compte	Dimension reportée sur l’entité
Currency Code — devise	Activation, depuis la région	Devise des livres ; vérifier sa cohérence avec la région
Accounting Basis — méthode comptable	Activation : Accrual, valeur initiale	Mode de reconnaissance comptable des opérations
Fiscal Year Start Month — début de l’exercice	Activation : janvier, valeur initiale	Organisation de l’exercice comptable
Active — entité active	Activation : oui, valeur initiale	État d’utilisation de l’entité
Entity Account — compte lié	Activation, lien vers le compte source	Traçabilité entre le compte opérationnel et ses livres
Operations Bank — banque d’exploitation	Personne habilitée, après activation	Transfert des honoraires — compte général de destination
Management Fee Settlement Bank — banque de règlement	Personne habilitée, sur l’entité de la société de gestion dans le parcours consulté	Honoraires de gestion — règlement des pièces
Management Fee Revenue Product — produit de revenu	Personne habilitée, sur l’entité de la société de gestion	Honoraires — ligne de produits de la société
Management Fee Expense Product — produit de charge	Personne habilitée, sur l’entité de la société de gestion dans le parcours consulté	Honoraires — ligne de charges dans les livres du propriétaire
Owner Draw Product — produit de versement	Personne habilitée, sur l’entité du propriétaire	Versements aux propriétaires — ligne de la pièce de versement
Administration Property — bien administratif	Personne habilitée, après activation ; facultatif	Transfert des honoraires — attribution des lignes d’écriture au bien
Default Bank Account / Default Cash Account / Default Ledger	Personne habilitée, après activation	Paiements des locataires — banque, compte de trésorerie et grand livre de l’encaissement ; la banque par défaut de la société intervient aussi dans le transfert des honoraires

Les autres paramètres du compte

Profitez de la préparation du compte pour vérifier les paramètres adjacents ci-dessous. Ils appartiennent au compte et non à l’entité.

Financial Type indique son rôle comptable : Customer, client, Vendor, fournisseur, ou Customer & Vendor, client et fournisseur.
Coordonnées du bénéficiaire des paiements électroniques EFT — informations bancaires utilisées pour les paiements ou prélèvements du parcours configuré. Consultez Traitement bancaire EFT / NACHA.
Paramètres des frais de paiement rejeté, NSF — activation et montant des frais à refacturer après un rejet. Consultez Enregistrer les paiements des locataires.

Le paiement locataire recherche l’entité via le propriétaire du bien. Le parcours décrit suit le bien jusqu’à son compte propriétaire, puis à l’entité de ce compte ; il ne choisit pas simplement les livres du compte nommé sur le bail. Le propriétaire doit donc être relié à une entité valide, avec Default Cash Account renseigné, avant l’accès au formulaire. La création et la comptabilisation du paiement restent soumises aux autres contrôles.

Pour aller plus loin

Comment REDA fonctionne avec REDA Financials — comprendre la liaison dans laquelle s’inscrit l’activation.
Synchronisation des paiements et des soldes — diagnostiquer notamment un compte de créance sans entité valide.
Enregistrer les paiements des locataires — utiliser les paramètres de banque, de trésorerie et de grand livre.
Automatisation des honoraires de gestion — vérifier les produits et la banque de règlement.
Versements et relevés des propriétaires — utiliser Owner Draw Product.

Questions fréquentes

Vérifiez d’abord que l’extension est installée, que ses traitements sont actifs et que sa configuration est activée. Le compte doit être de type Client ou Entité interne correspondant à Company, avec Account Code, Région et Territory correctement préparés. Vérifiez aussi le lien Entity existant et les messages d’erreur. Le flux consulté contrôle explicitement le code, le territoire et l’absence de lien ; il utilise ensuite la région pour la devise. Une région manquante peut donc provoquer une erreur de création plutôt qu’un simple arrêt silencieux. Après correction, enregistrez et contrôlez le résultat.

Non, le rôle de client facturé ne nécessite pas sa propre entité. Dans ce scénario, créez les entités pour les propriétaires dont vous tenez les livres et pour votre société de gestion. Si une partie exerce plusieurs rôles, examinez son besoin de comptabilité distincte séparément.

La liaison utilise l’entité associée au compte titulaire de la créance sur la facture. Vérifiez que ce compte conduit à la bonne entité et que les paramètres nécessaires à la comptabilisation sont valides.

Si la règle de cohérence région/devise est active, des devises différentes peuvent afficher : « Entity Currency must match the Region Currency. Please ensure both currencies are aligned. ». Cette règle n’est pas nécessairement activée ; la source locale consultée la contient désactivée. Faites vérifier le message réel et la configuration, puis choisissez une région compatible. Ne changez pas la devise de livres déjà utilisés sans validation comptable.

Examinez le motif d’exclusion et les données du bien. Dans le traitement consulté, la Management Fee Settlement Bank et le Management Fee Expense Product sont lus sur l’entité de la société de gestion, comme le produit de revenu, la banque d’exploitation et les comptes généraux bancaires requis. Des entités propriétaire et société de devises différentes sont aussi exclues. Il existe d’autres conditions d’admissibilité : corrigez la cause et vérifiez les pièces déjà créées avant une relance. Consultez Automatisation des honoraires de gestion.

Le message de référence est « Default Cash Account is not defined for the entity. ». Le parcours recherche l’entité via le compte propriétaire du bien ; cette entité doit avoir un Default Cash Account, le compte général de trésorerie par défaut. Faites renseigner le compte approprié, puis contrôlez les autres paramètres. Consultez Enregistrer les paiements des locataires.

Dans le traitement consulté, oui : Management Fee Revenue Product et Management Fee Expense Product sont lus sur l’entité de la société de gestion, même si la charge est comptabilisée dans les livres du propriétaire. Confirmez ce rattachement dans votre version de l’extension. Owner Draw Product est le paramètre de versement à préparer sur l’entité du propriétaire concerné.

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