Le calendrier et la chronologie des activités
REDA propose deux vues complémentaires de votre activité. Le calendrier présente les rendez-vous dans le temps : réunions que vous créez, visites, réservations et interventions planifiées avec REDA. La chronologie des activités présente l’historique et les prochaines actions d’un contact, d’une affaire ou d’un bien. Ces vues s’appuient sur les activités décrites dans Tâches, événements et activités dans REDA, selon leur type et les calendriers affichés. Cet article explique où les retrouver.
Accès nécessaire. Le calendrier et la chronologie utilisent les activités Salesforce standard. Leurs accès dépendent de la licence, du profil, de tous les ensembles d’autorisations et du partage ; certains ensembles REDA accordent déjà des droits standard. Demandez à l’administrateur de vérifier vos accès effectifs : la présence d’une fiche parente ne garantit pas la visibilité de toutes ses activités.
Deux vues pour deux besoins
Le calendrier répond à la question « Qu’est-ce qui est prévu, et quand ? », pour les calendriers que vous affichez. La chronologie répond à « Que s’est-il passé sur cet enregistrement ? » : e-mails, appels, tâches et événements rattachés à un contact ou à une affaire. Un événement associé à la fiche peut donc apparaître dans les deux vues, si vos autorisations et filtres permettent de le voir.
Choisir la bonne vue vous fait gagner du temps. Pour savoir si votre mardi après-midi est libre pour une visite, consultez le calendrier. Pour reprendre une relation avec un locataire et identifier la prochaine action, consultez la chronologie de sa fiche. Ces vues présentent les activités existantes ; elles permettent aussi d’en créer au moyen des actions disponibles, par exemple un événement depuis un créneau libre du calendrier.
Le calendrier
Ouvrez l’onglet Calendrier de REDA. Vous pouvez notamment afficher une journée, une semaine ou un mois :
| Vue | Contenu | Usage conseillé |
|---|---|---|
| Jour | Une journée, heure par heure | Organiser une journée chargée ou repérer un chevauchement |
| Semaine | Une semaine ; son premier jour dépend de vos paramètres régionaux | Planifier la semaine ; choisissez cette vue si elle n’est pas déjà active |
| Mois | Le mois entier, avec des détails abrégés | Repérer les périodes chargées ou plus calmes |
Les éléments affichés dans le calendrier
Le calendrier rassemble les éléments planifiés auxquels vous avez accès, selon les calendriers activés :
Une visite ou une intervention peut donc figurer dans un calendrier sans que vous ayez saisi son événement vous-même : le parcours de planification REDA l’a créé. Pour la déplacer ou la gérer, ouvrez l’enregistrement d’origine et utilisez ses actions dédiées, afin de respecter les contrôles métier.
Créer un événement depuis un créneau
Dans la vue Jour ou Semaine, cliquez sur un créneau vide pour ouvrir le formulaire rapide Nouvel événement, avec la date et l’heure préremplies. Si l’option d’ouverture du formulaire complet est proposée, utilisez-la pour accéder aux champs supplémentaires. Consultez Tâches, événements et activités dans REDA pour le détail des champs.
Afficher le calendrier d’un collègue
Si le partage et le panneau des autres calendriers sont disponibles dans votre organisation, ajoutez le calendrier d’un collègue pour consulter ses disponibilités avant de planifier un rendez-vous. Cette fonction standard Salesforce dépend de la configuration et des droits de partage ; elle ne donne pas automatiquement accès à tous les calendriers.
La chronologie des activités d’un enregistrement
Dans la zone Activité d’une fiche, la chronologie distingue les activités à venir ou en retard des activités passées. Les intitulés exacts dépendent de l’interface Salesforce ; voici le rôle de ces deux groupes :
| Groupe | Contenu |
|---|---|
| Activités à venir et en retard | Tâches ouvertes, avec leur échéance, et événements futurs ; les tâches en retard sont signalées |
| Activités passées | Tâches terminées, événements passés, appels consignés et e-mails enregistrés ; l’ordre dépend des options de tri |
Développez une entrée pour consulter ses détails. Les e-mails enregistrés par le parcours d’envoi peuvent présenter leur contenu — voir Envoyer des e-mails depuis REDA. Les appels consignés apparaissent comme des activités terminées ; les tâches rejoignent les activités passées une fois terminées, et les événements après leur date. Cet historique facilite le travail en équipe, mais chaque utilisateur ne voit que les activités auxquelles il a accès, selon les filtres appliqués.
Deux habitudes rendent cette vue utile au quotidien. Une tâche ouverte dont l’échéance est dépassée reste parmi les activités à venir et en retard, avec un signalement ; son emplacement dépend du tri choisi. Vous pouvez aussi retrouver rapidement la date et le contenu du dernier échange avec un locataire, à condition que l’e-mail ou l’appel ait été enregistré et vous soit accessible. Un collègue qui reprend une affaire peut ainsi consulter l’historique partagé avec lui.
Exemple : préparer la semaine
L’agente de location Nadia Khan ouvre Calendrier en vue Semaine pour organiser les visites des logements Meridian. Dans cet exemple, les calendriers auxquels elle a accès affichent deux visites, un créneau de réservation de courte durée et une intervention de remise en état à Meridian Court. Les parcours REDA ont créé ces événements. Elle clique sur le créneau libre du mardi à 15 h pour ajouter un Nouvel événement : un appel avec un propriétaire. Plus tard, sur le bail de David Okafor, la chronologie Activité présente le rendez-vous de signature à venir, puis les échanges accessibles : e-mail contenant le bail, appel consigné et tâche terminée de préparation du contrat.
Pour poursuivre
- Tâches, événements et activités dans REDA — créer les activités présentées ici.
- Envoyer des e-mails depuis REDA — comprendre leur enregistrement dans la chronologie.
- Planifier des visites — créer les rendez-vous de visite.
- Réservations de courte durée — gérer les réservations et leurs événements.
- Le calendrier de maintenance — planifier les ordres de travail.
Questions fréquentes
Dans l’onglet Calendrier de REDA, deuxième élément après Accueil dans la navigation fournie. Les événements de visite et de réservation y sont visibles selon vos droits et les calendriers affichés.
Les parcours REDA de planification des visites, réservations et ordres de travail créent leurs événements associés. Ouvrez l’enregistrement d’origine pour les gérer avec les actions prévues.
Cliquez sur un créneau vide en vue Jour ou Semaine pour ouvrir Nouvel événement avec la date et l’heure préremplies. Consultez Tâches, événements et activités dans REDA pour le formulaire complet.
Oui, si le partage le permet. Ajoutez le collègue depuis le panneau des autres calendriers lorsqu’il est disponible. Les droits et la configuration Salesforce déterminent les événements visibles.
Le premier groupe rassemble les tâches ouvertes et les événements futurs ; les tâches en retard sont signalées. Le second présente les tâches terminées, événements passés, appels consignés et e-mails enregistrés. Vos droits, filtres et options de tri déterminent l’affichage.
Les e-mails enregistrés par le parcours d’envoi et associés à la fiche peuvent y apparaître avec leur contenu, selon vos droits et filtres. Consultez Envoyer des e-mails depuis REDA pour les conditions du parcours utilisé.
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