Gérer un bail actif
Après la signature du bail et l’emménagement, le travail quotidien change. L’approbation protège certains champs du bail et de ses frais ; les changements contractuels en cours de bail utilisent donc le ticket ou l’action prévu. Cette page vous oriente, pour un bail occupé, du besoin du locataire vers la bonne opération, puis vers son article détaillé. Elle s’adresse aux agents de location et gestionnaires immobiliers qui se demandent quoi faire et où le faire. Vous pourrez choisir l’outil adapté aux événements courants et comprendre pourquoi une modification directe des champs protégés peut être bloquée ou désynchroniser le processus. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Droits nécessaires. Les opérations sur un bail actif utilisent notamment REDA - Property Leasing User, ou REDA - Master Data - Admin pour l’administration. Vérifiez les droits effectifs sur les tickets, frais, factures, demandes de service et visites. Les ordres de travail peuvent nécessiter les autorisations correspondantes dans Platform ; l’enregistrement d’un paiement dépend également de la configuration et des droits REDA Financials.
Pourquoi utiliser les tickets et les actions
Dans REDA, un ticket est une courte liste de suivi pour une étape de la vie d’un enregistrement. Son propre parcours de statuts pilote des mises à jour de l’enregistrement parent. Les tickets permettent de faire évoluer un bail après approbation. Pour les frais ordinaires sans ticket associé, l’approbation du bail ou du bail parent bloque l’ajout d’un poste et la modification de ses champs protégés. Un poste lié à un ticket est soumis à l’approbation de ce ticket. Le message affiché est le suivant :
Cette protection permet de tracer les changements d’un contrat actif. Elle porte notamment sur les dates, le montant, les occurrences, la remise, le bien et le caractère récurrent du poste ; elle ne signifie pas que chaque champ de tout enregistrement est verrouillé. Utilisez les tickets et actions prévus, en respectant leurs propres contrôles. Les étapes d’occupation sont également pilotées par les tickets : une modification manuelle peut désynchroniser les données liées.
Choisir l’action en cours de bail
Retrouvez le besoin du locataire à gauche, puis l’outil à utiliser et son emplacement. Les articles détaillés expliquent ensuite chaque opération.
| Le locataire ou l’agent souhaite… | Utiliser… | Emplacement |
|---|---|---|
| Ajouter des frais récurrents ou ponctuels | Ticket Ajouter des frais de location | Onglet Billets → Nouveau |
| Arrêter la facturation d’un poste existant | Ticket Supprimer des frais de location | Onglet Billets → Nouveau |
| Facturer ou créditer un montant ponctuel | Ticket Nouveaux frais/avoir | Onglet Billets → Nouveau |
| Renouveler le bail | Ticket Renouvellement et action Conditions et frais de renouvellement | Onglet Billets ; création automatique si le renouvellement automatique est configuré |
| Enregistrer un congé, une résiliation ou une expulsion | Tickets Sortie, Résiliation ou Expulsion | Onglet Billets → Nouveau |
| Enregistrer le paiement du locataire | Action Post Payment (enregistrer un paiement dans l’extension comptable) | Fiche du bail, en haut à droite |
| Enregistrer une demande de maintenance | Demande de service → Créer un ordre de travail dans Platform | Onglet Demandes de service dans Platform ; Cas dans Sales Cloud |
| Réaliser une inspection | Création automatique depuis le ticket Entrée ou Sortie si configurée ; sinon onglet Inspections | Onglet Inspections |
| Enregistrer un visiteur ou un colis | Demande d’accès visiteur ou Nouveau colis | Menu global de création (+) |
| Recalculer les commissions ou l’échéancier linéaire | Calculer / Recalculer commissions · Calculer échéancier linéaire | Fiche du bail, en haut à droite |
Modifications financières
Trois tickets et une action couvrent les principales opérations financières en cours de bail. Ils ne produisent pas le même résultat :
Les articles Modifier les frais du bail et Enregistrer les paiements des locataires détaillent chaque mécanisme et ses effets sur les soldes.
Lire le solde du locataire
Les opérations comptabilisées à partir des frais, factures, avoirs et paiements sont récapitulées dans Ledger Summary, le résumé du compte situé en haut de l’onglet Comptabilité. Ses cinq tuiles permettent de voir ce que le locataire doit et les montants disponibles à affecter, sans ouvrir chaque facture. Les intitulés anglais ci-dessous identifient le composant de l’extension comptable illustré dans les captures :
| Tuile | Signification |
|---|---|
| Total Outstanding — total restant dû | Montants facturés et non encore réglés sur les factures et lots du bail, avant déduction des paiements et crédits non affectés. |
| Unapplied Payments — paiements non affectés | Sommes reçues du locataire qui n’ont pas encore été affectées à une facture précise ; elles restent disponibles sur son compte. |
| Unapplied Memos — avoirs non affectés | Crédits disponibles sous forme d’avoirs qui n’ont pas encore été utilisés contre une facture. Un trop-perçu encore enregistré comme paiement figure parmi les paiements non affectés, sauf s’il a été traité en avoir. |
| Net Outstanding — solde net restant dû | Le total restant dû après déduction des paiements et avoirs non affectés. Un montant négatif indique un solde créditeur en faveur du locataire, provenant de paiements ou d’avoirs. C’est l’indicateur principal pour suivre les impayés. |
| Total Liabilities — total des sommes détenues pour le locataire | Les passifs comptabilisés envers le locataire, par exemple le dépôt de garantie et certaines avances susceptibles d’être restituées au départ selon leur traitement comptable. |
Changements dans le cycle du bail
Le renouvellement et les différents modes de fin de bail utilisent chacun leur ticket, qui modifie l’étape du bail à des moments précis :
Occupé - Sans préavis . Ouvrez-le, puis cliquez sur Conditions et frais de renouvellement pour définir les nouvelles dates et le loyer, avant de suivre les contrôles de clôture pour prolonger le bail. Voir Renouveler un bail . Expirée à sa clôture. Voir Préavis, départ et fin de bail . Demandes opérationnelles
Les événements en cours de bail ne sont pas tous financiers. Voici où traiter les opérations quotidiennes d’une unité occupée :
| Événement | Votre action | Effet dans REDA |
|---|---|---|
| Une réparation est nécessaire | Dans Platform, créer une Demande de service, puis utiliser Créer un ordre de travail | Enregistre la demande et prépare l’intervention ; chaque enregistrement possède son propre parcours de statuts. |
| Une inspection doit être effectuée | Les tickets Entrée et Sortie créent les inspections correspondantes si le bien est configuré à cet effet ; créez les inspections ponctuelles depuis l’onglet Inspections. | Applique la liste de contrôle du modèle sélectionné. |
| Un visiteur est attendu | Demande d’accès visiteur | Crée une entrée de visite rattachée au bail. |
| Un colis arrive | Nouveau colis | Enregistre le colis reçu pour une remise avec signature. |
Recalculs et réinitialisation
Certaines actions de la fiche du bail relancent un calcul à la demande :
Demande - Nouvelle, sous réserve de ses contrôles. Cette action destructive est réservée à la phase précédant l’emménagement ; un bail occupé ne peut pas être réinitialisé. Pour modifier un bail actif, utilisez les tickets de facturation et de cycle locatif appropriés.Exemple : un mois du bail d’Aisha
Aisha Rahman occupe Meridian Court #101 pour 1 200,00 par mois. Trois événements surviennent en cours de bail ; chacun utilise son processus :
| Événement | Votre action | Effet dans REDA |
|---|---|---|
| Aisha loue une place de stationnement | Créer un ticket Ajouter des frais de location pour 150,00 par mois de frais récurrents, puis le clôturer. | Ajoute le poste de stationnement ; vérifiez son activation de facturation et son calendrier. |
| Aisha paie le loyer du mois à l’accueil | Utiliser Post Payment pour un paiement de 1 200,00. | Comptabilise l’encaissement. Avec l’affectation automatique activée et une facture ouverte éligible de 1 200,00, le paiement lui est affecté ; le solde net du résumé du compte diminue de 1 200,00. |
| Trois mois avant l’échéance, le renouvellement arrive à traiter | Si le renouvellement automatique est configuré ainsi, ouvrir le ticket Renouvellement créé automatiquement, définir le nouveau loyer avec Conditions et frais de renouvellement, puis suivre les contrôles de clôture. | Prolonge le bail et prépare le prochain ticket de renouvellement si l’automatisation est activée et le délai de renouvellement renseigné. |
Occupied - No Notice. L’en-tête présente les actions Terms & Charges (conditions et frais), New Ticket (nouveau ticket), New Booking (nouvelle réservation) et Account Ledger (grand livre du compte), avec d’autres actions sous le chevron. Sous le parcours figurent le résumé du compte et les liens rapides vers les listes associées. C’est le point de départ des opérations quotidiennes sur un bail occupé.
Référence : les outils du bail actif
Un outil par ligne, avec son effet et l’article détaillé correspondant.
| Besoin | Action ou ticket | Effet | Article détaillé |
|---|---|---|---|
| Ajouter des frais | Ajouter des frais de location (ticket) | Crée un poste de facturation à la clôture. | Modifier les frais du bail |
| Arrêter un poste | Supprimer des frais de location (ticket) | Renseigne une date de désactivation sans supprimer l’historique. | Modifier les frais du bail |
| Frais ou crédit ponctuels | Nouveaux frais/avoir (ticket) | Crée une facture d’opportunité, puis une facture ou un avoir comptable selon son traitement. | Modifier les frais du bail |
| Renouveler | Ticket Renouvellement et Conditions et frais de renouvellement | Prolonge le bail ; prépare le prochain renouvellement si l’automatisation est activée et le délai de renouvellement renseigné. | Renouveler un bail |
| Terminer le bail | Tickets Sortie, Résiliation ou Expulsion | Gère le préavis et le départ selon le processus choisi. | Préavis, départ et fin de bail |
| Enregistrer un paiement | Post Payment (action comptable d’encaissement) | Comptabilise l’encaissement ; peut l’affecter automatiquement aux factures éligibles. | Enregistrer les paiements des locataires |
| Maintenance | Demande de service → Créer un ordre de travail dans Platform | Enregistre la demande et prépare l’intervention. | Demandes de service |
| Inspection | Automatique depuis un ticket Entrée ou Sortie si configurée ; sinon onglet Inspections | Permet de réaliser l’inspection à partir de la liste de contrôle. | Inspections d’entrée et de sortie |
| Visiteur ou colis | Demande d’accès visiteur ou Nouveau colis | Enregistre la visite ou le colis. | Accès des visiteurs |
| Commissions | Calculer / Recalculer commissions | Recalcule les commissions de l’opération selon les contrôles applicables. | Calcul des commissions |
| Étalement linéaire | Calculer échéancier linéaire | Crée l’échéancier de reconnaissance du loyer. | Reconnaissance linéaire des loyers |
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform. Dans Sales Cloud, utilisez les libellés correspondants ci-dessous ; les intitulés parfois inhabituels désignent les mêmes opérations documentées. Les demandes de service et ordres de travail personnalisés décrits ici concernent Platform ; consultez la procédure de votre édition pour les Cas Salesforce. Ledger Summary et Post Payment identifient le composant et l’action de l’extension REDA Financials illustrés en anglais ; leur langue et leur disponibilité dépendent de l’extension installée. Tous les montants et opérations de ces éléments sont expliqués en français.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Ajouter des frais de location | Ajouter les frais de location |
| Supprimer des frais de location | Suppression des frais de location |
| Nouveaux frais/avoir | Nouvelle facturation/Note de service |
| Sortie | Déménager |
| Résiliation | Terminaison |
| Calculer / Recalculer commissions | Calculer / Recalculer les commissions |
| Calculer échéancier linéaire | Calculer un horaire linéaire |
| Réinitialiser location | Réinitialiser le bail |
| L'enregistrement est verrouillé en modification. Les frais ne peuvent pas être créés ni mis à jour si l'opportunité, son opportunité parente ou le ticket associé sont approuvés. | L'enregistrement est verrouillé et ne peut être modifié. Il est impossible de créer ou de mettre à jour des frais si l'opportunité, son opportunité parente ou le ticket associé est approuvé. |
| Demande de service / Demandes de service | Cas (objet standard) |
Pour aller plus loin
- Modifier les frais du bail — les tickets d’ajout, de suppression et de frais ou avoirs ponctuels.
- Renouveler un bail — le cycle complet du renouvellement.
- Préavis, départ et fin de bail — terminer un bail.
- Enregistrer les paiements des locataires — l’action d’encaissement en détail.
- Référence des étapes du bail — l’étape actuelle du bail et sa signification.
- Comprendre les tickets — les processus derrière ces opérations.
Questions fréquentes
L’approbation protège les champs concernés des postes : « L’enregistrement est verrouillé en modification. Les frais ne peuvent pas être créés ni mis à jour si l’opportunité, son opportunité parente ou le ticket associé sont approuvés. » Pour un poste ordinaire sans ticket, le contrôle porte sur le bail ou son parent ; pour un poste lié à un ticket, il porte sur l’approbation du ticket. Utilisez les tickets d’ajout, de suppression ou de frais et avoirs ponctuels selon le besoin.
Utilisez Ajouter des frais de location pour un poste récurrent ou contractuel, et Nouveaux frais/avoir pour un montant ponctuel. Voir Modifier les frais du bail.
Utilisez l’action Post Payment de la fiche du bail. Elle comptabilise un encaissement dans REDA Financials et peut l’affecter automatiquement aux factures ouvertes éligibles du locataire, selon la configuration choisie.
Non. La réinitialisation est bloquée après l’emménagement. Pour modifier un bail actif, utilisez les tickets de facturation et de cycle locatif prévus.
Les tickets de cycle locatif mettent à jour l’étape du bail à des statuts précis. L’annulation dépend du type de ticket : certains restaurent l’étape mémorisée uniquement depuis une étape déterminée, tandis que le renouvellement possède un comportement différent. Consultez l’article du ticket concerné ; une annulation ne garantit pas toujours un retour automatique à l’étape précédente.
Dans l’onglet Comptabilité du bail. Les tuiles Ledger Summary résument le total restant dû (Total Outstanding), les paiements non affectés (Unapplied Payments), les avoirs non affectés (Unapplied Memos), le solde net (Net Outstanding) et les passifs envers le locataire (Total Liabilities). Consultez Net Outstanding pour le solde après prise en compte des paiements et avoirs non affectés.
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