Animaux et véhicules sur un bail
REDA conserve deux registres liés au bail : les animaux de compagnie du locataire, pour le suivi des règles applicables et des frais éventuels, et ses véhicules, pour le stationnement et les informations des résidents. Ils sont rattachés au bail plutôt qu’au compte locataire, afin de conserver l’historique de cette occupation. Ce guide présente leurs champs, leurs dates d’activation et de fin, la collecte depuis les demandes de location en ligne et l’emplacement distinct des frais associés aux animaux. Aucune expérience préalable de REDA n’est nécessaire.
Droits nécessaires. La création et la modification utilisent notamment REDA - Property Leasing User ; vérifiez les droits effectifs sur ces objets.
Deux registres rattachés au bail
Les animaux et véhicules sont associés au bail, pas directement à une personne. À la fin du bail, leurs fiches restent dans son historique sans être transférées automatiquement au bail suivant du locataire. Vous conservez ainsi les informations sur les animaux et véhicules présents pendant l’occupation de l’unité. Ces registres de base restent simples : aucun parcours de statuts ni processus d’approbation propre n’est décrit ici, et les objets fournis ne comportent pas de règles de validation personnalisées. Renseignez les champs nécessaires et enregistrez ; les contrôles standards et les éventuels ajouts de votre organisation restent applicables.
Enregistrer un animal
Dans la liste Animaux de compagnie du bail, cliquez sur Nouveau et renseignez :
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Nom de l’animal | Le nom de l’animal, utilisé comme titre de la fiche. |
| Type | Chien ou Chat. |
| Race | Texte libre. |
| Animal d’assistance | Oui ou Non : information destinée au suivi. Les éventuelles exemptions de frais ou de restrictions doivent être examinées selon les règles applicables. |
| Date de dernière vaccination | Date enregistrée pour le suivi des justificatifs et des règles applicables. |
| Date d’activation | Date d’arrivée de l’animal dans le foyer ; date du jour par défaut. |
| Date d’inactivation | Date à laquelle l’animal n’est plus présent ; voir ci-dessous. |
| Remarques | Informations complémentaires utiles. |
Enregistrer un véhicule
Dans la liste Véhicules du bail, cliquez sur Nouveau et renseignez :
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Numéro de série du véhicule | Le titre de la fiche : immatriculation ou numéro VIN selon votre convention. |
| Marque (Année) | L’année de fabrication sur quatre chiffres. Malgré le mot « Marque », ce champ attend l’année, pas le constructeur. |
| Modèle | Texte libre. |
| Couleur | Texte libre. |
| Date d’expiration de l’assurance | Date utilisée pour organiser le suivi du renouvellement de l’assurance. |
| Date d’activation | Date d’enregistrement du véhicule ; date du jour par défaut. |
| Date de désactivation | Date à laquelle le véhicule n’est plus présent ; voir ci-dessous. |
| Remarques | Informations complémentaires utiles. |
La période d’activation
Les deux registres utilisent une Date d’activation, initialisée à la date du jour, et une date de fin : Date d’inactivation pour l’animal, Date de désactivation pour le véhicule. Ces dates permettent d’identifier les fiches pertinentes à une date donnée dans vos vues ou rapports. Lorsqu’un animal part ou décède, ou qu’un véhicule est vendu, renseignez sa date de fin pour conserver l’historique au lieu de supprimer la fiche. Il ne s’agit pas d’un parcours de statuts ou d’une validation automatique de la cohérence des dates.
Collecte automatique des informations
Si votre organisation utilise les demandes de location en ligne REDA, les animaux et véhicules déclarés par le demandeur peuvent être collectés automatiquement et liés à la demande d’origine. Les informations sont alors disponibles avant la préparation du bail. Cette collecte appartient à la fonction de demande en ligne, distincte du seul package de location ; vérifiez son installation et le traitement du rattachement au bail. Voir Demandes de location en ligne.
Facturer les animaux et le stationnement
Les fiches d’animaux et de véhicules ne comportent pas de montant à facturer. Les frais associés sont des postes de facturation du bail. Utilisez un ticket Ajouter des frais de location pour un poste tel que des frais mensuels liés à un animal, ou le processus de frais ponctuels selon le besoin. Vérifiez ensuite l’activation et le calendrier de facturation du poste. Le registre descriptif et la facturation restent distincts. Voir Modifier les frais du bail.
La fiche de l’animal indique quel animal est présent, s’il est déclaré comme animal d’assistance et sa dernière vaccination enregistrée. Elle ne certifie pas à elle seule la conformité de la situation. Le poste de frais associé définit le montant facturé. Dans le fonctionnement de base décrit ici, le rattachement au même bail ne crée pas de synchronisation automatique entre les deux. Si des frais sont écartés, traitez cela du côté des postes, en n’en ajoutant pas ou en arrêtant le poste concerné. Le champ Animal d’assistance consigne une information pouvant expliquer la décision, sans l’appliquer à la facturation.
Lien avec les opérations de la résidence
Ces registres rattachés au bail complètent les informations du foyer utilisées par l’accueil. L’équipe de stationnement ou de contrôle d’accès peut consulter les véhicules enregistrés ; les personnes chargées du suivi peuvent examiner les informations des animaux. Cela ne signifie pas qu’une intégration au portail d’accès est automatiquement configurée. Il s’agit de données sur les occupants de l’unité, pas d’immobilisations à gérer ou amortir.
Les fonctions connexes concernent les personnes et livraisons : les visiteurs sont enregistrés avec les contacts du bail et les colis sont rapprochés du bail actif de l’unité. Pour préparer l’accueil d’un immeuble, complétez ces registres avec Accès des visiteurs et Colis et paquets.
Exemple : le foyer d’Aisha
Aisha Rahman enregistre les informations suivantes sur son bail de Meridian Court #101 :
| Fiche | Valeurs saisies |
|---|---|
| Animal | Nom de l’animal « Biscuit » ; Type Chien ; Race Labrador ; Animal d’assistance Non ; Date de dernière vaccination au 15 mai 2026 ; Date d’activation initialisée à la date du jour. |
| Véhicule | Numéro de série « ABC-1234 » ; Marque (Année) 2022 ; Modèle « Honda Civic » ; Couleur Bleu ; Date d’expiration de l’assurance au 31 mars 2027. |
En cours de bail, un ticket d’ajout crée un poste de 50,00 par mois pour l’animal, dont la facturation est vérifiée séparément. Un an plus tard, Aisha vend le véhicule : l’équipe renseigne sa Date de désactivation plutôt que de supprimer la fiche, afin de conserver l’historique du stationnement.
Référence : les deux registres
Les principaux champs à renseigner, côte à côte :
| Animal | Véhicule |
|---|---|
| Nom de l’animal (titre de la fiche) | Numéro de série du véhicule (titre de la fiche) |
| Type : Chien ou Chat | Marque (Année) : année de fabrication |
| Race | Modèle |
| Animal d’assistance : Oui ou Non | Couleur |
| Date de dernière vaccination | Date d’expiration de l’assurance |
| Date d’activation, initialisée à aujourd’hui | Date d’activation, initialisée à aujourd’hui |
| Date d’inactivation | Date de désactivation |
| Remarques | Remarques |
Les objets fournis ne comportent pas de parcours de statuts, d’approbations ou de règles de validation personnalisées. Les dates servent à filtrer les fiches selon votre convention de suivi. Plusieurs champs sont configurés pour le suivi d’historique ; consultez l’historique disponible et sa conservation dans votre organisation, sans supposer que toute modification de toute donnée est conservée indéfiniment.
Libellés selon l’édition
Les instructions utilisent les libellés Platform. Le champ de fin porte déjà un nom différent selon le registre : Date d’inactivation pour l’animal, Date de désactivation pour le véhicule. Les différences Sales Cloud sont indiquées ci-dessous. Les dates et séparateurs numériques reproduits entre guillemets dans les descriptions des captures conservent leur affichage d’origine ; utilisez le format de date de votre interface française lors de la saisie.
| Platform | Sales Cloud |
|---|---|
| Date d'inactivation | Date d'inactivité |
| Animal d'assistance | animal d'assistance |
| Date de dernière vaccination | Date de la dernière vaccination |
| Remarques | Notes |
| Date de désactivation | Date d'inactivité |
| Remarques | Notes |
| Ajouter des frais de location | Ajouter les frais de location |
Pour aller plus loin
- Modifier les frais du bail — ajouter les frais liés aux animaux ou au stationnement.
- La fiche du bail — le bail auquel ces registres sont rattachés.
- Demandes de location en ligne — collecter les animaux et véhicules déclarés.
- Accès des visiteurs — le suivi des personnes à l’accueil.
Questions fréquentes
Le registre décrit une occupation déterminée. À la fin du bail, les fiches restent dans son historique sans être transférées automatiquement avec la personne vers un nouveau bail.
La fiche de l’animal n’a pas de montant. Créez le poste sur le bail avec un ticket Ajouter des frais de location, puis vérifiez son activation et son calendrier de facturation. Voir Modifier les frais du bail.
L’année de fabrication sur quatre chiffres, par exemple 2022. Le constructeur et le modèle, comme Honda Civic, vont dans Modèle ou Remarques. Le champ d’année est numérique ; il ne valide pas à lui seul la plausibilité de l’année.
Renseignez sa date de fin : Date d’inactivation pour l’animal ou Date de désactivation pour le véhicule dans Platform. Vous conservez ainsi les informations du foyer, qui seraient perdues en supprimant la fiche.
Si votre organisation utilise les demandes de location en ligne REDA, les animaux et véhicules déclarés peuvent être collectés automatiquement. Vérifiez cette configuration et consultez Demandes de location en ligne.
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