Réunions du conseil et notifications

Préparez une réunion de l’association, vérifiez ses participants, envoyez les invitations, puis consignez les présences et le procès-verbal. Le type Notification permet aussi de communiquer avec les participants d’une réunion liée. Ce guide distingue les critères de génération, le verrouillage des ajouts et les conditions du statut Invitation envoyée. Commencez par Conseils et listes de membres si les sources de participants ne sont pas encore prêtes.

Deux types d’événements

Un Événement du Conseil est accessible dans Événements du Conseil et se rattache à une association par Compte du conseil, Compte du Conseil dans Sales Cloud. Son nom est le Sujet. Deux types sont proposés :

Le Statut initial fourni est Planification. Préparez et vérifiez l’événement avant toute communication.

Créer la réunion

Dans Événements du Conseil, cliquez sur Nouveau, choisissez Réunion et renseignez les éléments suivants :

Choisir les groupes de participants

Les trois sélecteurs correspondent aux sources de membres. Renseignez les groupes souhaités et laissez les autres vides :

Les rôles sélectionnés déterminent les membres retenus : choisir Propriétaire et propriétaire fiduciaire sans Promoteur exclut ce dernier rôle de la génération. L’option locataires retient les rôles de contact répondant à tous les critères du bail et du compte. La génération ne constitue pas encore l’envoi d’une invitation.

Générer les participants

Les participants sont des fiches distinctes, numérotées comme CEP-000000. Utilisez l’action Générer les participants dans Platform, Générer des participants à l'événement dans Sales Cloud, puis confirmez après lecture de l’avertissement. Le changement du champ correspondant de faux à vrai déclenche aussi la génération, mais ne constitue pas le même parcours de remplacement. Les sources sont :

• chaque membre propriétaire actif à la date du jour dont le rôle est sélectionné ;
• chaque membre de l’organe exécutif actif à la date du jour dont le rôle est sélectionné ;
• chaque rôle de contact admissible d’un bail Location actif et comptablement actif, si les locataires sont inclus.

Chaque ligne reçoit le rôle et les droits de vote de sa source. Elle possède aussi les coordonnées du contact, une Date/heure d'envoi de l'invitation, l’indicateur A assisté à la réunion et des Commentaires. Les totaux Total des participants et Total des présents comptent les lignes, pas nécessairement des personnes distinctes. Les libellés Sales Cloud figurent dans la référence ci-dessous.

Les rôles identifient la source : Propriétaire, Promoteur et autres rôles de membres, fonctions de l’organe exécutif, ou Locataire à bail et Locataire à vie sur le participant Platform. Le même rôle de locataire est libellé Locataire titulaire d'un bail dans Sales Cloud. Les libellés du participant peuvent différer de ceux de la fiche source ; par exemple Directeur devient Gestionnaire sur le participant Platform.

Verrouiller les ajouts

Cochez Est verrouillé lorsque les nouveaux ajouts doivent être bloqués. La validation fournie empêche la création d’un participant sur cet événement ; elle ne verrouille pas automatiquement toute modification ou suppression d’une ligne existante. Une tentative d’ajout affiche :

Si une modification de la liste est autorisée par votre procédure, décochez Est verrouillé, effectuez et vérifiez les changements, puis réactivez le verrou. Conservez les traces prévues par votre organisation.

Envoyer les invitations

Utilisez E-mail en masse — Courriel de masse dans Sales Cloud —, décrit dans Envoyer un e-mail à la communauté. Lorsque la branche d’invitation est effectivement exécutée, elle renseigne la Date/heure d'envoi de l'invitation. La validation du Statut Invitation envoyée exige cet horodatage ; elle ne vérifie pas à elle seule la livraison des messages. Sans date, le message est :

Vérifiez le résultat de l’envoi et l’horodatage avant de changer le statut. Si l’option d’invitation n’est pas proposée ou si la date manque, faites contrôler le parcours par l’administrateur ; ne relancez pas immédiatement au risque d’envoyer deux fois le message.

Consigner les présences

L’action Présence à la réunion charge les participants accessibles et permet de modifier leur présence et leurs commentaires. Dans Platform, elle met à jour A assisté à la réunion, puis Total des présents reflète les lignes marquées. Dans Sales Cloud, le champ de présence est Réunion à laquelle j'ai assisté ; les deux totaux portent le même libellé Nombre total de participants, à distinguer par leur emplacement et leur définition.

Procès-verbal et fin de réunion

Renseignez Notes de réunion (PV) — Compte rendu de réunion (MOM) dans Sales Cloud —, puis mettez le Statut à Terminé dans Platform, Complété dans Sales Cloud. Si la réunion n’a pas lieu, utilisez Reporté ou Annulé selon la situation et les procédures de votre organisation. Ces statuts ne constituent pas à eux seuls une communication aux participants.

Notifications et suivis

Une Notification sert aux annonces ou suivis. Son parcours fourni est Planification puis Terminé, Complété dans Sales Cloud. Si Réunion du conseil parente est renseignée — Réunion du conseil des parents dans Sales Cloud —, l’envoi utilise les participants actuels de cette réunion, sans générer une liste distincte sur la notification. Ce n’est pas nécessairement la liste historique des personnes effectivement invitées ou présentes. Vérifiez les adresses et l’archivage dans Envoyer un e-mail à la communauté.

Exemple : assemblée annuelle de Harbour Tower

La gestionnaire de Harbour Tower Owners Association prépare l’assemblée :

Capture anglaise d’un Council Event de type General : dates de réunion, Status, Voting Required, Meeting Agenda et participants associés avec leurs rôles.

Capture anglaise de Generate Event Participants avec Participants (Owners), (Executive Body) et (Tenants). L’avertissement annonce la suppression des participants existants avant recréation ; vérifiez l’étendue des fiches accessibles et le résultat final.

Référence : événement et participants

Champs de l’événement. Libellés Platform, puis Sales Cloud lorsqu’ils diffèrent :

Chaque participant contient le Membre, son Rôle du membre, le Droit de vote au conseil, l’indicateur A assisté à la réunion, une Date/heure d'envoi de l'invitation, les coordonnées issues du contact et des Commentaires. Sales Cloud utilise notamment Rôle de membre, Droits de vote au conseil et Réunion à laquelle j'ai assisté. Les valeurs copiées à la génération ne sont pas automatiquement recalculées après toute modification des membres sources.

Pour poursuivre

1. Conseils et listes de membres — préparer les sources.
2. Envoyer un e-mail à la communauté — invitations, notifications et traces.
3. Rôles des contacts — rôle des locataires sur le bail.
4. Comprendre les tickets — autre famille de fiches ; les événements du conseil sont des objets distincts.

Questions fréquentes